Zoho CRMからのアンケートの送信とアンケート回答の表示

Zoho CRMからのアンケートの送信とアンケート回答の表示

アンケートの作成

Zoho CRMからメールアンケートを送信するには、まずZoho Surveyを使用してアンケートを作成する必要があります。アンケートを作成するには、 https://survey.zoho.com にアクセスして3種類のオプション( 空白のアンケート、テンプレート 既存アンケート )から選択します。

関連項目: Zoho Surveyを使用してアンケートを作成する方法

アンケートの送信

Zoho Surveyでアンケートを作成したら、Zoho CRMからメールですべての連絡先に送信できます。その場合、該当するアンケートへのリンクを含むメールテンプレートを作成する必要があります。このテンプレートは、連絡先に対するメールに挿入できます。

アンケート用メールテンプレートを作成するには

  1. Zoho CRMで、 [設定] > [設定] > [カスタマイズ] > [テンプレート] > [メールテンプレート] に移動します。
  2. [メールテンプレート] ページで、 [新しいテンプレート] をクリックします。
  3. [新しいメールテンプレート] ページで、 [データの 種類] を選択します。
  4. すべての必須項目に入力します。
  5. メールの下書きを作成する際に、 [アンケートのリンクの挿入] をクリックします。


    • [アンケートのリンクの挿入] ポップアップで、 [アンケートの選択] ドロップダウンリストから挿入するアンケートを選択します。



    • 必要に応じて、アンケートリンクとして表示されるテキストを変更します。
    • [挿入] をクリックします。
  6. [保存] をクリックします。 
メモ 
  • メールテンプレートの作成時には、メールアドレスのリストがある[見込み客]/[連絡先]/[問い合わせ]タブまたはその他のカスタムタブに、 [アンケートのリンクの挿入] ボタンが表示されます。例:仕入先。[商談]、[受注書]、[請求書]にも表示されます。
  • 権限設定で メールテンプレートの管理権限 が有効になっているZoho CRMユーザーのみが、 アンケートリンクを挿入 してメールテンプレートを作成できます。

アンケートリンクを含むメールテンプレートを作成すると、メールでアンケートを連絡先に送信できます。メールアンケートの送信時には、Zoho CRMで使用可能なすべてのメールオプションを使用できます。そのオプションは次のとおりです:

  • 自動メール送信
  • 個別のメール送信
  • 一括メール送信

ワークフロールールを使用した自動メール送信

該当するタブのワークフロールールを作成して、メールアンケートを自動送信できます。たとえば、商談の獲得時に、組織での購入体験に関する一般的なメールアンケートを、関連付けられた連絡先に送信するとします。その場合、ワークフロールールを設定して送信できます。 [ステージ] 項目が [受注] に更新されるたびに、その商談に関連付けられた連絡先にメールアンケートが送信されます(  関連項目: ワークフロールールの作成 )。

個別のメール送信

メールアンケートを手動で連絡先に送信することもできます。これらのアンケートは、 [データの詳細] ページまたは [リストビュー] [メール送信] オプションから、見込み客と連絡先に送信できます。




メールの作成ページで、 [メールのテンプレート] のドロップダウンリストから、アンケートテンプレートを選択して挿入し、メールを送信します。

[アンケート]アイコン( )をクリックし、特定のアンケートを参照して送信することもできます。この操作にメールテンプレートは必要ありません。



一括メール送信

Zoho CRMの連絡先に一括でアンケートメールを送信するには、2種類の方法があります。

  • 一括メール送信 機能を使用して、Zoho CRMからメールを送信する
  • Zoho Campaignsからメールを送信する(Zoho CRMとZoho Campaignsを連携させる)

一括メール送信 機能を使用して、Zoho CRMからCRMの連絡先に一括でメールを送信できます。ただし、Zoho CRMから一括でメールを送信する場合には制限があります。一度に数千件の連絡先にメールを送信する必要がある場合は、Zoho CRMとZoho Campaignsを連携させて実行します。Zoho Campaignsを使用してメールを送信することで、開封数、クリック数、不達数などの有用なメールマーケティング統計データも取得できるようになります。

Zoho CRMから一括メール送信するには

  1. 目的のタブ([見込み客]/[連絡先]/[取引先]/[カスタム]タブ)をクリックします。
  2. [タブのツール]から一括メール送信オプションを選択します。
  3. メールアンケートテンプレートを選択し、 [送信] をクリックします(  関連項目: 一括メール送信 )。



Zoho Campaignsから、一括でアンケートメールを送信するには

  1. Zoho CRMとZoho Campaignsが連携していない場合は、連携の設定をします(  関連項目 Zoho Campaigns連携の設定 )。
  2. Zoho Campaignsのアカウントで、Zoho CRMの連絡先と、適切なZoho Campaignsのメーリングリストの同期を設定します。



  3. アンケートキャンペーンを作成するには、 [メールキャンペーン] タブで [詳細なキャンペーン] > [アンケートのキャンペーン] > [Zoho Surveyのキャンペーン] をクリックします。



  4. [基本情報] タブでキャンペーンの 名前 を入力し、 [アンケート] ドロップダウンリストから連絡先に送信するアンケートを選択して、その他の必要な詳細情報をすべて入力します。



  5. [内容の作成>>] をクリックします。
  6. 目的のメールテンプレートを選択します。
  7. 必要に応じてメールの内容を編集し、 [保存して次へ] をクリックします。
    受信者が、[CTA(行動喚起)]ボタンをクリックすると、選択したアンケートに移動します。このCTAボタンは編集できます。
  8. 内容を確認したら、 [受信者>>] をクリックします。
  9. アンケートの送信先となるメーリングリストを選択します。 [次へ] をクリックします。



  10. すべての処理を確認し、必要に応じてキャンペーンを「 すぐに送信 」するか「 予約 」します。
    キャンペーンを送信すると、Zoho CRMの[Zoho Survey]セクションで、該当する見込み客/連絡先の詳細ページに、アンケートへの回答が表示されます。


    アンケートの回答を使用した、CRM項目の自動更新を有効にすることもできます。有効にするには、キャンペーンを送信する前に、CRMアンケートを関連付けする必要があります(  関連項目: アンケートの回答を使用したCRMデータの自動更新 )。 

アンケートの回答の表示

Zoho Survey連携の主なメリットの1つは、顧客の関連情報として、アンケートの回答をZoho CRM内で確認できる点です。このため、アンケート結果から、連絡先の回答を手動で検索する手間が省けます。連絡先に商談を売り込む場合には、その連絡先の電話番号とアンケートの回答を同じページに表示できます。

アンケートの回答を表示するには

  1. タブをクリックします。
    Zoho Survey関連リストは、カスタムタブを含め、メール項目をサポートするすべてのタブで使用できます。
  2. データを選択して、 [データの詳細] ページに移動します。
    [Zoho Survey] セクションには、該当するデータに送信されたメールアンケートの詳細が表示されます。 [送信者] [データ元] の列では、そのキャンペーンが個別メール/一括メール/ワークフローのメール通知経由でZoho CRMから送信されたのか、Zoho Campaignsから送信されたのかを確認できます。



  3. 該当するアンケートの [回答の表示] リンクをクリックします。
    受信者がアンケートに回答していない場合、 [回答の表示] リンクは表示されません。代わりに、[未回答]というエントリーが表示されます。
  4. [アンケートの結果] のポップアップで次のように選択して、回答の詳細を表示します。
    • 個別レポート - [個別の回答] をクリックすると、見込み客/連絡先の正確な回答の詳細が表示されます。
      詳細には、見込み客/連絡先による実際の回答、回答時間、IPアドレスが含まれます。



    • 概要レポート - [概要レポート] をクリックすると、アンケートの総合的な回答の詳細が表示されます。
      詳細には、アンケートへのアクセス数の合計、回答数の合計、最大投票数を得た回答などが含まれます。


       
メモ 
  • 一括メール送信に、Zoho CRM以外のメールサービスを使用した場合、回答者がアンケートに回答していても、 [回答の表示] リンクが表示されないことがあります。

顧客の代理でアンケートに回答

顧客にアンケートを送信するのみでなく、顧客の代わりにアンケートに回答することもできます。たとえば、通話中に顧客がメールではなく、電話でアンケートに回答すると選択したとします。その場合、顧客の代わりに、メールアンケートに回答して送信できます。

アンケート回答を代行するには

  1. 目的の見込み客/連絡先をクリックします。
  2. 見込み客/連絡先の [詳細] ページで、 [Zoho Surveyの関連リスト] までスクロールダウンします。
  3. [アンケート回答を代行] リンクをクリックします。



  4. [アンケートに参加] ポップアップで、見込み客または連絡先の代理で回答する アンケートを選択 します。



  5. [アンケート]のポップアップで質問に回答し、アンケートを 送信 します。

見込み客/連絡先の代わりにCRMユーザーが回答したアンケートは、他の通常のアンケートと同じように処理されます。CRMユーザーが代理で回答したアンケートと、顧客が回答したアンケートを区別するには、[Zoho Surveyの関連リスト]の[送信者]列で、[回答者]エントリーを確認します。 

メモ 
  • [Zoho Surveyの関連リスト]では、アンケートに回答するのみでなく、 [アンケートの作成] をクリックしてアンケートを作成したり、 [アンケートの送信] リンクをクリックして顧客にアンケートを送信したりできます。

アンケートの回答を使用したCRMデータの自動更新

Zoho SurveyとCRMの連携により、アンケートの回答を使用して、CRMデータを自動更新できます。CRMとアンケートデータを連携させることで、組み合わせたデータから洞察を得て、より多くの情報に基づく、より適切なビジネス上の意思決定を下すことができます。これは、アンケート実施後のアクションプランを手作業で行う手間を省き、効率的に自動化できる強力な機能です。CRM項目を適切なアンケートの質問に関連付けすると、顧客の回答に応じて、すべてのワークフローを 「メール通知の送信、項目の更新、担当者の割り当て、カスタム関数」 などの処理に基づいて実行できます。

たとえば、営業担当者のパフォーマンスに関するアンケートを顧客に送信したとします。このアンケートには、営業担当者のコミュニケーションスキルを評価するよう、受信者に求める質問が含まれています。このスキルを「優れている」と評価した、すべてのユーザーを表示したい場合、カスタム項目である [担当者の対応] の値が [素晴らしい] のデータをすべて検索するだけです。これで、条件を満たすデータをすべて表示できます。

このためには、アンケートを送信する前に、CRM項目とアンケートの各質問を関連付けします。特定の質問に対する回答は、関連付けされた項目の値として更新されます。CRM項目とアンケートの質問を関連付けするには、次の手順を実行します。

  1. https://survey.zoho.com に移動して、 アンケートを作成 します。
  2. [連携のタブ] で、[Zoho CRM]をクリックします。
  3. [CRM連携] セクションで、 [今すぐ連携] をクリックします。
  4. タブを選択します。



  5. すべての項目を、アンケートの各質問に関連付けします。
    たとえば、[担当者の対応]項目を[担当者の対応はいかがでしたか?]の質問に関連付けします。



    適切な項目がない場合は、Zoho CRMにカスタム項目を作成し、項目を質問に関連付けします。
  6. [処理の種類] [データの更新] を選択します。この場合、Zoho CRMでは既存データの項目が更新されます。
    重複していてもデータを作成するようにZoho CRMを設定する場合は、 [データの追加] を選択します。
    重複を確認するようにZoho CRMを設定するには、 [データの追加/更新] を選択します。この場合、重複があれば既存データのみ更新されます。重複するデータがなければ、新しいデータを作成して回答を追加します。
  7. すでにZoho CRMで使用できる項目の既存値をZoho Surveyに表示する場合、 [CRMで関連付けられている項目の値を自動表示] を選択します。
    たとえば、見込み客/連絡先の 名前 がすでにCRMで使用できる場合、受信者はアンケート回答時に自分の名前を入力する必要はありません。名前はあらかじめ入力され、表示されます。
  8. [保存] をクリックします。
    これでZoho Surveyの質問が、CRM項目に関連付けされました。

見込み客/連絡先にアンケートを送信するには

  1. 新しい メールテンプレート を作成します。
  2. テンプレートに アンケートのリンクを挿入 します。


    アンケートのURLに、見込み客IDが自動的に追加されます。これは、特定のデータのアンケート回答を取得するのに役立ちます。


    このIDを使用しない場合は、手動で削除できます。このIDを削除または改ざんした場合、アンケート回答はCRMに自動送信されませんのでご注意ください。



  3. テンプレートを 保存 します。
  4. 見込み客/連絡先にアンケートメールを送信するときに、このテンプレートを選択します。

アンケート回答を使用して更新されたデータを表示するには

  1. 見込み客/連絡先をクリックします。
  2. [データの詳細] ページで、アンケート回答が該当する項目を自動更新したことが確認できます。



ご覧のとおり、アンケートの回答はZoho CRMデータとして使用できるようになります。特定のデータを、特定の条件に基づきフィルタリングできます。たとえば、営業担当者のコミュニケーションスキルを 「優れている」 と評価した顧客を表示する場合、適切な条件でカスタムビューを作成します。


条件に一致するデータが表示されます。

 

メモ

  • Zoho Campaignsを介して送信した一括メールでこの機能を使用する場合、必ずZoho CRMとZoho Survey間の関連付けを設定してからキャンペーンを送信してください。アンケートのURLに、見込み客/連絡先のIDが自動で追加されます。関連付けを一度設定すると、追加の操作は不要です。 












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