ファイルへのリンク（URL）の添付
営業活動において、顧客との間で書類などのファイルを送受信することはよくあります。契約書や請求書などがその例です。Zoho CRMのファイル管理機能を活用すると、営業活動で使用した各種書類のファイルを、顧客データに関連付けて管理できます。操作は、各データの［添付］の関連リストにアップロードするだけです。
ファイルは、利用中のコンピューター（ローカルドライブ）や、連携しているクラウドサービス（Zoho WorkDrive、Google ドライブ、Microsoft OneDriveなど）から選択してアップロードできます。また、任意のリンク（URL）を追加することもでき、外部のファイル管理／クラウドストレージのサービス内のファイルへのリンクを関連付けることも可能です（Zoho CRMと直接連携していなくても可能です）。たとえば、Dropboxに保存されているファイルへのリンクを、Zoho CRM内のデータに関連付けることが可能です。
ファイルへのリンク（URL）の添付
ファイルへのリンク（URL）をデータに添付するには
- 対象のタブをクリックします。
- ファイルへのリンク（URL）を添付するデータをクリックします。
- データの詳細ページで、画面の下にスクロールし、［添付］の関連リストを表示します。
- 一覧の右上にある［添付する］ボタンをクリックします。
- 表示されたメニューから、［リンク（URL）］を選択します。
- 設定画面で、ファイルへのリンク（URL）を入力し、リンク名（ファイル名やファイルの概要など）を入力します。
- ［添付する］をクリックします。
ファイルへのリンク（URL）がデータに関連付けられます。
データに添付されているリンク（URL）の表示／編集／削除
リンク（URL）は、必要に応じて表示／編集／削除できます。
データに添付されているリンク（URL）を表示／編集／削除するには
- 対象のデータの詳細ページで、［添付］の関連リストに移動します。
- 対象のリンク（URL）にカーソルを合わせると表示される［…］（操作メニュー）アイコンをクリックします。
- 表示されたメニューから［表示］を選択すると、リンク（URL）の内容を表示できます。リンク先の内容は、新しいタブで開きます。
- 表示されたメニューから［編集］を選択すると、リンク（URL）を編集できます。
- ［URLを入力］の入力欄で、既存のURLを編集するか、新しいURLを入力します。
- ［名前］の入力欄で、既存のリンク名を編集するか、新しいリンク名を入力します。［保存する］をクリックします。
- 表示されたメニューから［削除］を選択すると、リンク（URL）を削除できます。
- 確認画面で、［はい、ごみ箱に移動します］をクリックします。
メモ：
- リンク（URL）として添付したファイルの実体は、Zoho CRMには保存されません。
- つまり、ファイルそのものがアップロードされるのではなく、ファイルのリンク（URL）のみが追加される仕組みのため、ファイル容量には影響しません（ファイル容量は消費されません）。このため、［添付］の関連リストにおいて、［サイズ］の列には値が表示されません。
- なお、APIを使用して、ファイルのリンク（URL）を添付することも可能です。詳細は、こちらをクリックしてご参照ください。
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