データへのメモの関連付け

Zoho CRMでは、必要な詳細を入力することで、データにメモを関連付けることができます。メモの作成権限がある場合に限り、メモを作成できます。

メモを作成するには

1. ［タブ］タブをクリックします。
   
2. ［タブ］ホームページで、データを選択します。
   
3. 既存のメモがある場合、［タブ］の詳細ページに既存のメモの詳細が表示されます。
   
   
   
   
   
4. テキストボックスにメモの内容を入力します。
   
5. メモにファイルをアップロードする場合、［ファイルを添付］リンクをクリックします。
   
   メモには最大5件までのファイル（ファイルサイズの合計：20MB以下）を添付できます。
   
6. ［保存］をクリックします。
   

メモ

• Zoho CRMでは、データに関連付けたメモは、別のデータとしてカウントされます。つまり、メモの数はデータの合計数に影響します。
  
  たとえば、アカウントに合計1,000件のデータがあり、すべてのデータにメモが1件ずつ関連付けられている場合、アカウントのデータの合計数は2,000件になります。
  

メモのインポート

外部データや他のCRMアプリケーションからメモを取得したい場合もあるかもしれません。Zoho CRMでは、外部データからもメモを簡単にインポートできます。

メモ

• メモをインポートする前に、そのメモに関連する取引先と連絡先をインポートしておく必要があります。
  

メモをインポートするには

1. ［設定］>［データの管理］>［他のCRMからのデータの移行］をクリックします。
   
2. ［データ移行ウィザード］ページで、一覧から［メモのインポート］を選択します。
   
3. ［次へ］をクリックします。
   
4. ［メモの移行］ページの一覧で、次の手順を実行します：
   
   • インポートするファイルを参照して選択します。
     
   • CSVファイルのみインポートできます。
     
   • 一覧から［文字コード］を選択します。
     
   • インポートの項目で使用する［日付と時刻の形式］を選択します。他の日付と時刻の形式が使用されているインポート対象のファイル内のデータは、すべて無視されます。
     

     ここで指定した形式は、［日付］項目と、［日時］項目の値の組み合わせに使用されます。
     
   • インポートに関する通知メールを受信するには、［通知メールの送信］チェックボックスをオンにします。
     
   • ［次へ］をクリックします。
     
5. ［項目の関連付け］セクションで、CSVファイルで指定した項目名に項目を関連付けてください。
   
   CSVファイルで指定した項目名は、一覧で使用できます。
   
6. ［次へ］をクリックして、データをインポートします。
   
   移行が完了すると、データをインポートしたユーザー（管理者）にメールが送信されます。
   

メモ

• ファイルサイズは50MB以下にしてください。
  
• CSVファイルでは、最初の行の詳細が項目名として扱われます。
  
• ［詳細オプション］で選択されている初期設定の値は、日付がYYYY-MM-DD形式、時刻がHH:MM:SS形式です。形式は変更できますが、インポートするファイルで、選択した形式が使用されていることを確認します。形式が異なる場合は、初期設定の形式が使用されます。
  

メモのエクスポート

この機能を使用すると、Zoho CRMからメモをCSV形式でエクスポートできます。一度にエクスポートできるメモの数は、最大3,000件までです。

メモをエクスポートするには

1. ［設定］>［データの管理］>［データのエクスポート］をクリックします。
   
2. ［データのエクスポート］ページの一覧で、［メモのエクスポート］選択します。
   
3. ［エクスポート］をクリックします。
   
4. ダイアログボックスで［ファイルを保存］を選択し、［OK］をクリックします。
   
   データがエクスポートされ、ローカルディスクに.csv形式で保存されます。
   

メモの削除

より便利に利用するために、Zoho CRMから不要なメモを削除しなければならない場合があります。今後も参照しないメモは、削除することを検討できます。

メモを削除するには

1. ［タブ］タブをクリックします。
   
2. ［タブ］ホームページで、データを選択します。
   
3. ［タブ］の詳細ページの［メモ］セクションで、該当する［削除］リンクをクリックします。
   
4. ［確認］ダイアログボックスで［OK］をクリックすると、メモは完全に削除されます。
   

メモ

• メモの削除権限がある場合に限り、メモを削除できます。
  
• 削除されたメモは、一時的にZoho CRMのごみ箱に保存されます。
  
• ごみ箱からメモを削除すると、復元できません。