メモの管理

メモの管理

データへのメモの関連付け

Zoho CRMでは、任意のテキストを自由記述形式で入力し、メモとしてデータに関連付けることができます。メモの作成には、メモの作成権限が必要です。

メモを作成するには

  1. 対象のタブをクリックします。
  2. タブのデータの一覧ページで、対象のデータをクリックします。
  3. データの詳細ページの[メモ]の関連リストに、関連付けられているメモが表示されます。
  4. 下部にあるテキストの入力欄に、追加するメモの内容を入力します。
  5. メモにファイルを添付する場合は、クリップ(ファイルの添付)のアイコンをクリックします。
    1件のメモに対して、ファイルを5件まで添付できます。ただし、ファイルのサイズの合計は、20MB以下にする必要があります。
  6. [保存する]をクリックします。

メモ:
  • Zoho CRMでは、メモは個別のデータとしてカウントされます。たとえば、見込み客データに対してメモが関連付けられている場合、見込み客のデータとメモのデータはそれぞれ別々に件数がカウントされます。このため、メモの件数も、データ件数の合計に加算されます。
    たとえば、Zoho CRMアカウントのあるタブに1,000件のデータがあり、各データにメモが1件ずつ関連付けられている場合、データ件数の合計は2,000件です。

メモのインポート

既存のファイルや他のアプリケーションからメモを取り込みたい場合、Zoho CRMにメモをインポートできます。


注:
  • メモをインポートする前に、メモに関連する取引先や連絡先のデータをインポートしておく必要があります。また、インポート可能なファイルはCSV形式のみです。

メモをインポートするには

  1. [設定][データ管理][インポート]の順に移動し、移行元のアプリケーションのアイコンをクリックします。
  2. データの移行手順ページで、インポート対象のファイルをドラッグ&ドロップで画面に追加するか、[ファイルを選択]をクリックして、ファイルを参照して選択します。
  3. データのアップロードが完了したら、[次へ]をクリックします。
  4. 各設定で、次の手順を実行します。
     

    • [タブとファイルの関連付け]設定で、インポート先のタブとして[メモ]を選択します。
    • [メモ]枠の下部にある[ファイルを関連付ける]リンクをクリックします。
    • [次へ]をクリックします。
    • [項目の関連付け]設定で、CSVファイル内のデータの項目名に対して、Zoho CRMの項目を選択して関連付けます。
      日時項目については、形式も選択可能です。
    • [保存して次へ]をクリックすると、項目が関連付けられます。
  5. [移行を開始する]をクリックして、データの移行を開始します。
  6. 移行が完了すると、データをインポートした管理者に通知メールが届きます。

メモ:
  • ファイルのサイズは50MB以下にする必要があります。
  • CSVファイルの最初の行が、項目名として識別されます。
  • 初期設定では、日時形式は[yyyy-MM-dd HH:mm:ss]に設定されています。形式を変更することも可能ですが、選択した形式がインポートするファイル内の値の形式と一致している必要があります。形式が異なる場合は、初期設定の形式が使用されます。

メモのエクスポート

Zoho CRMからメモのデータを、CSV形式のファイルとしてエクスポートできます。一度にエクスポートできるメモの数の上限は、3,000件です。

メモをエクスポートするには

  1. [設定][データ管理][データのエクスポート]の順に移動します。
  2. データのエクスポート画面で、対象タブのドロップダウンから[メモ]を選択します。
  3. [エクスポートする]をクリックします。
  4. 確認画面で、[OK]をクリックします。
    メモのデータがエクスポートされ、CSV形式のファイルとして保存されます。

メモの削除

不要なメモは削除できます。不要なメモを削除することで、データを整理してアカウントを快適に利用できるだけでなく、アカウントのデータ/ファイルの容量を節約できます。

メモを削除するには

  1. 対象のタブをクリックします。
  2. タブのデータの一覧ページで、対象のデータをクリックします。
  3. データの詳細ページで、[メモ]の関連リストに移動し、対象のメモにカーソルを合わせると表示されるごみ箱(削除)アイコンをクリックします。
  4. 確認画面で、[OK]をクリックすると、メモを完全に削除できます。

メモ:
  • メモの削除権限を持つ場合のみ、メモを削除できます。
  • 削除したメモは、一時的にZoho CRMのごみ箱に保存されます。
  • ごみ箱からメモを削除すると、完全に削除され、復元できなくなります。



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