メモの整理

メモの整理

データへのメモの関連付け

Zoho CRMでは、必要な詳細を入力することで、データにメモを関連付けることができます。メモの作成権限がある場合に限り、メモを作成できます。

メモを作成するには

  1. [タブ]タブをクリックします。
  2. [タブ]ホームページで、データを選択します。
  3. 既存のメモがある場合、[タブ]の詳細ページに既存のメモの詳細が表示されます。


  4. テキストボックスにメモの内容を入力します。
  5. メモにファイルをアップロードする場合、[ファイルを添付]リンクをクリックします。
    メモには最大5件までのファイル(ファイルサイズの合計:20MB以下)を添付できます。
  6. [保存]をクリックします。
メモ
  • Zoho CRMでは、データに関連付けたメモは、別のデータとしてカウントされます。つまり、メモの数はデータの合計数に影響します。
    たとえば、アカウントに合計1,000件のデータがあり、すべてのデータにメモが1件ずつ関連付けられている場合、アカウントのデータの合計数は2,000件になります。

メモのインポート

外部データや他のCRMアプリケーションからメモを取得したい場合もあるかもしれません。Zoho CRMでは、外部データからもメモを簡単にインポートできます。

メモ
  • メモをインポートする前に、そのメモに関連する取引先と連絡先をインポートしておく必要があります。

メモをインポートするには

  1. [設定]>[データの管理]>[他のCRMからのデータの移行]をクリックします。
  2. [データ移行ウィザード]ページで、一覧から[メモのインポート]を選択します。
  3. [次へ]をクリックします。
  4. [メモの移行]ページの一覧で、次の手順を実行します:
    • インポートするファイルを参照して選択します。
    • CSVファイルのみインポートできます。
    • 一覧から[文字コード]を選択します。
    • インポートの項目で使用する[日付と時刻の形式]を選択します。他の日付と時刻の形式が使用されているインポート対象のファイル内のデータは、すべて無視されます。
      ここで指定した形式は、[日付]項目と、[日時]項目の値の組み合わせに使用されます。
    • インポートに関する通知メールを受信するには、[通知メールの送信]チェックボックスをオンにします。
    • [次へ]をクリックします。
  5. [項目の関連付け]セクションで、CSVファイルで指定した項目名に項目を関連付けてください。
    CSVファイルで指定した項目名は、一覧で使用できます。
  6. [次へ]をクリックして、データをインポートします。
    移行が完了すると、データをインポートしたユーザー(管理者)にメールが送信されます。
メモ
  • ファイルサイズは50MB以下にしてください。
  • CSVファイルでは、最初の行の詳細が項目名として扱われます。
  • [詳細オプション]で選択されている初期設定の値は、日付がYYYY-MM-DD形式、時刻がHH:MM:SS形式です。形式は変更できますが、インポートするファイルで、選択した形式が使用されていることを確認します。形式が異なる場合は、初期設定の形式が使用されます。

メモのエクスポート

この機能を使用すると、Zoho CRMからメモをCSV形式でエクスポートできます。一度にエクスポートできるメモの数は、最大3,000件までです。

メモをエクスポートするには

  1. [設定]>[データの管理]>[データのエクスポート]をクリックします。
  2. [データのエクスポート]ページの一覧で、[メモのエクスポート]選択します。
  3. [エクスポート]をクリックします。
  4. ダイアログボックスで[ファイルを保存]を選択し、[OK]をクリックします。
    データがエクスポートされ、ローカルディスクに.csv形式で保存されます。

メモの削除

より便利に利用するために、Zoho CRMから不要なメモを削除しなければならない場合があります。今後も参照しないメモは、削除することを検討できます。

メモを削除するには

  1. [タブ]タブをクリックします。
  2. [タブ]ホームページで、データを選択します。
  3. [タブ]の詳細ページの[メモ]セクションで、該当する[削除]リンクをクリックします。
  4. [確認]ダイアログボックスで[OK]をクリックすると、メモは完全に削除されます。
メモ
  • メモの削除権限がある場合に限り、メモを削除できます。
  • 削除されたメモは、一時的にZoho CRMのごみ箱に保存されます。
  • ごみ箱からメモを削除すると、復元できません。

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