添付ファイルとメモの容量

添付ファイルとメモの容量

Zoho CRM内のデータには、文書や画像などのファイルを[添付ファイル]として関連付けて管理できます(例:販促資料や見積書を見込み客データに関連付けて管理する)。また、テキスト情報を[メモ]として自由記述形式で入力し、データに関連付けて管理できます(例:見込み客データに関するコメントを残す)。メモは、担当者間や上司部下間で情報を共有し、細かな関連情報を日時情報とともに保存しておくのに役立ちます。

ファイル容量

添付ファイルやメモを保存するには、Zoho CRMアカウントにファイル容量が必要です。Zoho CRMのプランに応じて、 初期設定のファイル容量 があらかじめ用意されています。必要に応じて、5GBずつ追加で購入することも可能です(ただし、無料プランでは追加購入できません)。


メモ:
  • データに添付可能なファイルの数に上限はありません。
  • ただし、1件のデータに添付するファイルのサイズの合計は100MB以下にする必要があります。

メモと添付ファイルに関する権限の管理

データの詳細ページでメモや添付ファイルを表示、追加、編集、削除するには、各操作に対応する権限が必要です。 
メモ:組織内のユーザーに対して各権限を設定できるのは、管理者のみです。

権限を設定するには:
  1. Zoho CRMに組織の管理者アカウントでサインインします。
  2. 画面右上の設定アイコンをクリックし、[ユーザーと権限]→[セキュリティ設定]に移動します。
  3. 権限の一覧ページで設定を変更する権限を選択します。

メモに関する権限を設定するには:

  1. [基本の権限]の設定欄で[メモ]に移動し、切り替えボタンをクリックして、権限の有効/無効を切り替えます。
  2. [表示]、[作成]、[編集]、[削除]のチェックボックスをクリックすると、各操作権限の有効/無効を設定できます。

添付ファイルに関する権限を設定するには:

  1. [基本の権限][添付]に移動し、切り替えボタンをクリックして、権限の有効/無効を切り替えます。
  2. [表示]、[作成]、[編集]、[削除]のチェックボックスをクリックすると、各操作権限の有効/無効を設定できます。


メモ
  1. 添付ファイルを削除できるのは、添付ファイルの削除権限を持つユーザーのみです。
  2. 削除した添付ファイルは、一時的にZoho CRMのごみ箱に保存されます。
  3. ごみ箱から添付ファイルを削除すると、完全に削除され、復元できなくなります。


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