重複データの統合
大量のデータを扱う場合、データベースから重複を排除することは困難です。CRMでデータの作成手段が増えると、データが重複する可能性も高くなります。たとえば、インポートとAPI経由で同一の見込み客が作成されるかもしれません。データを汚さずに管理できるよう、Zoho CRMは事前と事後に対応する方法を提供しています。
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作成する前に重複を回避
特定の項目を「重複を許可しない項目」として設定することで、重複データの作成を回避できます。これは、クリーンなデータベースを維持するための事前の対策です。たとえば、［見込み客］タブで電話番号の項目を重複を許可しない項目として設定した場合、既存の見込み客と同じ電話番号で2件目の見込み客を作成すると、CRMで警告が表示されます（ 関連項目： 重複を許可しない項目 ）。
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重複データの統合
重複を許可しない項目を作成したり、データをダブルチェックしたりしても、CRMに重複データがありそうな場合、Zoho CRMの重複データの一括検索と統合ツールを使用して統合できます。その方法は次のとおりです：
- 重複データの検索と統合
- 重複データの一括検索と統合（重複の自動統合）
- 重複データの一括検索と統合における不一致の解消
- 重複データの検索と統合
| 重複データの検索と統合 |
重複データの削除 |
| 利用場面：
例： 「David Smith」という名前の見込み客が重複していることを把握しており、その重複を見つけて統合したい場合。
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利用場面：
重複があるかどうか把握しておらず、特定の重複を許可しない項目に基づき、CRMの重複チェックを実行したい場合に最適な機能です。
例： メールの項目に基づき、［見込み客］タブに対して重複チェックを実行する場合。
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| 操作方法： 特定のデータの詳細ページに移動し、 ［重複の検索と統合］ オプションをクリックします。 そのデータの重複が抽出されます。 |
操作方法： 特定のデータのページに移動する必要はありません。タブのリストビューから重複データの一括検索と統合ツールをクリックし、検索対象とする項目を選択します。 例： ［メール］ と ［会社］ の項目を選択した場合、CRMは［メール］項目と［会社］項目の値が同じデータをすべて検索します。 重複チェックは、一度に最大3項目に基づき実行できます。 |
| 重複リストビューが表示されたら、検索結果から手動でデータを選択し、統合できます。CRMは、自動で重複を統合しません。 一度に統合できる項目数は、最大3件です。 |
データが完全に相互一致する場合、CRMはその重複データを自動で統合します。
一致しない
* 場合、どちらをメインのデータとするかをCRMに指示し、手動で不一致を解消して統合する必要があります。
（*）不一致の例：
名前と会社が同じで、電話番号が異なる2名の見込み客がいるとします。この場合、電話番号が一致しないという問題は、手動で解消しなければなりません。
このような不一致がなく、すべての項目が完全に一致する場合、CRMは自動でデータを統合します。
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重複データの検索と統合
特定のデータの重複データを統合する場合、 ［重複の検索と統合］ は最適なツールです。特定データの詳細ページに移動し、このツールを展開して重複を抽出できます。
［重複の検索と統合］ ツールを使用することで、重複検索に使用する条件をさらに指定できます。各タブの条件を指定するための項目が6件あります。見つかった重複は手動で統合できます。
このツールは、
［見込み客］、［取引先］、［連絡先］、［仕入先］タブ のみで使用でき、一度に最大3件までのデータを統合できます。
利用条件
必要な権限
［タブ］の検索と統合権限を持つユーザーが、この機能にアクセスできます。
重複データを検索して統合するには
- ［見込み客］ 、 ［取引先］ 、 ［連絡先］ 、または ［仕入先］ タブをクリックします。
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［タブ］ ホーム ページで、目的のデータをクリックします
（タブはこれらのタブを指します）。
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［［タブ］の詳細］ ページで、 ［詳細］ アイコン > ［重複の検索と統合］ をクリックします。
［見込み客］、［取引先］、［連絡先］、［仕入先］タブのみで使用できます。
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［重複［データ］の検索と統合］ ページで、次の操作を行ってください。
- ［検索条件］ セクションに、照合する条件が表示されます。
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必要に応じて追加の条件を指定し、 ［検索］ をクリックします。
- ［一致するデータ］ セクションで、統合するデータを少なくとも2件選択します。
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［次へ］ をクリックします。
- ［検索条件］ セクションに、照合する条件が表示されます。
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［［データ］の統合］ ページで、メインのデータとして残すデータを選択します。
メインのデータのすべての値を最終版として重複部分を統合する場合は、［すべて選択］をクリックします。
それ以外の場合、重複を統合するために「最終版」として残す項目値の横にあるラジオボタンをクリックして、CRMに設定します。
選択した値が、メインのデータ列に表示されます。一度に最大3件までのデータを統合できます。
- ［統合］ をクリックします。
メモ
- メインのデータに統合されたデータは完全に削除され、操作を取り消すことはできません。
- 添付ファイルと活動も、メインのデータに移行されます。
- 検索と統合機能を使用すると、重複データを1つのデータに統合し、重複を削除できます。メインのデータとして保持されたデータと、重複データとして削除されたデータを考えてみましょう。編集時に実行される自動処理はメインのデータが更新されると実行され、削除時に実行される自動化処理は重複データが削除されると実行されます。たとえば、データが削除されるとメール通知を送信するワークフロールールがある場合、重複データが削除されるとこのワークフロールールが実行されます。これは、ワークフロールール、ブループリント、コマンドセンター、承認プロセス、スコアリングルールにのみ適用されます。レビュープロセスには適用されません。
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スケジュール処理： 関連リストに1,000件を超えるデータのあるデータに対して検索と統合が実行された場合、統合の処理は段階的に実行されます。処理が完了するまで、ユーザーがデータを編集できないように、データはロックされます。統合処理が完了すると通知されます。
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データが自動で統合されている場合は、編集または削除の自動処理は実行されません。データが手動で統合されている場合は、編集または削除の自動処理は実行されます。
関連情報
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
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