重複データの統合

重複データの統合

Zoho CRMで管理するデータが多くなるにつれ、データが重複しないように適切に管理することは難しくなってきます。また、Zoho CRMにさまざまな方法でデータを作成している場合は、データが重複する可能性も高くなります。たとえば、インポートとAPIという別々の処理によって同じ見込み客データが作成される可能性もあります。Zoho CRMでは、データの重複を回避してデータベースを適切に管理するために、データ作成の前後で2つの機能を利用できます。

  • データ作成前の重複チェック
    「重複禁止項目」を設定することで、該当の項目値に基づき、重複データの作成を制限できます。これは、データ作成の事前策として有効です。たとえば、［見込み客］タブの［電話番号］項目を重複禁止項目に設定した場合、既存の見込み客データと同じ電話番号で新しい見込み客データを登録しようとすると、警告メッセージが表示され、データは登録できません。
    関連情報： 重複禁止項目
  • データ作成後の重複データの統合
    重複禁止項目の設定を行っても、制限の対象外の方法でのデータ登録や値の入力ミスなどによって、重複データが登録される場合があります。このような場合に、データ作成の善後策として有効なのが、重複データの統合機能です。重複データを統合することで、事後的に重複を解消することができます。次の2種類の重複データの統合機能を利用できます。
重複データの個別検索と統合
重複データの一括検索と統合

利用場面：
特定のデータについて、重複データを検索して統合できます。 例： 見込み客名が重複していることを把握しており、該当の重複データを検索して統合する。

利用場面：
複数のデータについて、特定の項目に基づいて、重複データを一括で検索して統合できます。 例： ［見込み客］タブで、［メール］（メールアドレス）項目に基づいて、タブ内の重複データを一括で検索して統合する。

やり方：

特定のデータの詳細ページに移動し、画面の右上にある処理メニューから ［重複データを検索して統合する］ をクリックします。

該当のデータに重複しているデータが抽出されます。

 

 

やり方：

タブのデータの一覧で、画面の右上にある処理メニューから、 ［（タブ名）の重複データの一括検索と統合］ をクリックし、重複をチェックする基準の項目を選択します。

例： ［メール］ と ［会社］ の項目を選択した場合、該当の項目の値が同じデータが検索され、抽出されます。

重複データの一括検索と統合は、一度に最大3件の項目を対象にして実行できます。

検索結果として表示された重複データの一覧から、手動でデータを選択して統合できます。重複データの統合は、自動では実行されません。

一度に最大3件の項目を統合できます。

ただし、重複として検出されたデータの項目値がまったく同じである場合（対象データのすべての項目値が同じ場合）は、自動で統合されます。

項目値に差分がある場合 * 、内容を確認して手動で解消する必要があります。これには、統合先のデータを選択して、重複データを統合します。

（*）差分の例：
2件の見込み客データがあり、［名前］と［会社］の項目の値が同じで、［電話番号］項目の値は異なるとします。この場合、［電話番号］項目の値を修正して、データの差分を解消する必要があります。
2件のデータにこのような差分がなく、すべての項目の値が同じ場合は、データは自動で統合されます。

重複データの個別検索と統合

特定のデータについて重複しているデータを検索して統合したい場合、 ［重複データを検索して統合する］ 機能を利用します。対象のデータの詳細ページに移動し、操作メニューから該当の機能を実行すると、重複データを抽出できます。

また、複数の項目を使用して詳細な検索条件を設定し、重複データを検索することも可能です。検索条件には、対象のタブ内の項目を6件まで使用できます。検索結果として表示された重複データの一覧から、対象のデータを選択して手動で統合できます。

注記

［重複データを検索して統合する］機能を利用できるのは、 ［見込み客］／［連絡先］／［取引先］／［商談］／［仕入先］タブ  と  カスタムタブ *  のみです。また、一度に統合できるデータ数の上限は、3件です。

利用条件
必要な権限
［タブの権限］の［検索と統合］の権限を持つユーザーが、この機能を利用できます。

特定のデータについて重複データを検索して統合するには

  1. 対象のタブをクリックします（ 例： 見込み客 ／ 連絡先 ／ 取引先 タブなど）。
  2. タブのデータの一覧 ページで、対象のデータをクリックします。
  3. タブの詳細 ページで、画面の右上にある ［…］アイコン をクリックし、操作メニューから ［重複データを検索して統合する］ を選択します。
    （この機能は、見込み客／連絡先／取引先などの一部のタブでのみ利用できます）
  4. 該当のタブ内の重複データの検索と統合 の設定ページで、次の手順を実行します。
    • ［検索条件］ の設定に、該当のデータの一致する条件が表示されます。必要に応じて、条件を追加／削除します。また、指定した条件すべてを満たすデータのみを検索するか、いずれかを満たすデータを検索するかを指定します。
    • ［検索する］ をクリックします。
    • ［条件に一致したデータ］ に表示されたデータの一覧から、統合するデータを2件以上選択します。
    • ［次へ］ をクリックします。
  5. 重複データの一括検索と統合 の設定ページで、表示されているデータのうち、統合先データを選択します。
    選択したデータの欄において［すべて選択する］リンクをクリックすると、統合先データ（メインのデータ）のすべての項目の値を保持したまま、その他のデータを統合できます。

    項目ごとにどの値を残すかを個別に選択したい場合、対象の項目の欄で保持する値のラジオボタンをクリックすると、選択した値を保持して重複データを統合できます。
    選択した値は、［統合先データ］の列に表示されます。一度に最大3件のデータを統合できます。 
  6. ［統合する］ をクリックします。
注記
メモ：
  • 統合先データ（メインのデータ）に統合されたデータ（重複データ）は完全に削除されます。この操作は取り消せませんのでご注意ください。
  • ［商談］タブでは、重複データの検索と統合は、 未完了の商談 （受注／失注前の商談）に対してのみ実行できます。未完了の商談を統合する際は、以下の点にご注意ください。
    • ［完了予定日］ 、 ［確度］ 、 ［売上の期待値］ の項目には、統合先のデータ（メインとして指定したデータ）の値が入力されます。それ以外のデータの値は適用できません。
    • 複数のパイプライン の設定が有効になっている場合、パイプラインの選択は可能ですが、ステージを選択することはできません。［ステージ］の項目には、パイプラインを選択したデータの値が自動で入力されます。
    • ステージの履歴 の値は、統合先のデータに移行されません。
  • データが統合先データ（メインのデータ）に統合されると、作成日時と作成者の項目には、統合されるデータの中で最も古いデータの値が入力されます。
  • 添付ファイル、メモ、活動も、統合先データに移行されます。
  • 活動の担当者の変更： 統合先データの担当者は、統合先データに統合されたすべての活動の担当者に設定されます。
  • 連絡先データを統合すると、関連データ（商談）が統合先の連絡先データに統合されます。その際、関連データ（商談）の担当者は、変更されません。
  • 取引先データを統合すると、関連データ（連絡先、商談）は統合先の取引先データに統合されます。その際、関連データ（連絡先、商談）の担当者は、変更されません。
  • ［重複データを検索して統合する］機能を利用すると、重複データが1件のデータに統合され、その他のデータが削除されます。なお、重複データの統合によって、統合先データとして保持したデータと、 重複データとして削除されたデータのそれぞれに関する自動処理が実行されます。 データの編集時に実行する自動処理を設定している場合、統合の処理が完了して統合先データが更新されたときに該当の自動処理が実行されます。また、データの削除時に実行する自動処理を設定している場合、重複データが削除されたときに該当の自動処理が実行されます。たとえば、データが削除されたときに通知メールを送信するワークフロールールを設定している場合、重複データが削除されたときにも該当のワークフロールールが適用されて通知メールが送信されます。なお、データの統合によって自動処理が実行されるのは、ワークフロールール、ブループリント、コマンドセンター、承認プロセス、スコアリングルールのみです。レビュープロセスの自動処理は実行されません。
  • 統合の処理の段階的な実行： 関連リストに1,000件を超えるデータが関連付けられているデータに対して、重複データの検索と統合を実行した場合、統合の処理は段階的に実行されます。統合の処理が完了するまで、ユーザーがデータを編集できないように、該当のデータはロックされます（編集できなくなります）。統合の処理が完了すると、通知されます。
  • データが自動で統合された場合は、データの編集／削除時に実行する自動処理は実行されません。データを手動で統合した場合のみ、自動処理が実行されます。 
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