Zoho CRMを使用して業務を進めるうちに、データの登録件数は増えていくため、データの重複を回避することが難しくなってきます。そこで、「重複禁止項目」の設定を利用すると、Zoho CRMに重複したデータが登録されることをあらかじめ制限できます。
重複禁止項目に設定した項目では、既存のデータと入力値が重複していないかどうかがチェックされます。たとえば、[見込み客]タブの[メール] (メールアドレス)項目を重複禁止項目に設定した場合、既存のデータと同じメールアドレスを入力して新しい見込み客データを登録しようとしても、重複の警告メッセージが表示され、データは登録できません。これにより、同じメールアドレスを持つ見込み客データが複数登録されることを回避できます。同様に、会員番号、クレジットカード番号、商品コードなど、各データの識別用に専用の値を持つべき項目を、重複禁止項目に設定できます。なお、Zoho CRMのどのタブの項目でも重複禁止項目に設定できます。項目値の重複チェックは、手動でデータを作成した場合以外にも、自動でデータが作成された場合にも行われます(インポート/Webフォーム/API/外部連携によって自動作成されたデータ、見込み客/受注書/見積書のデータを変換して作成したデータなど)。
重複禁止項目を設定できるのは、タブのカスタマイズ権限を持つ管理者やユーザーです。タブ内の項目を重複禁止項目に設定すると、該当の項目に基づいて、該当のタブで重複データが作成することが制限されます。
重複禁止項目の設定を行っても、制限の対象外の方法でのデータ登録や値の入力ミスなどによって、重複データが登録される場合があります。このような場合は、重複データの統合機能を使用して、重複データを処理できます。
タブのカスタマイズ権限を持つユーザーが、この機能を利用できます。タブ内の項目を重複禁止項目に設定すると(または、設定を無効にすると)、すべての管理者に通知メールが送信されます。[見込み客]タブと[連絡先]タブで共通する項目についても、各タブで個別に重複禁止項目の設定を行う必要があります。重複禁止項目の設定は、組織内のすべてのユーザーのデータに反映されます。新しいデータの登録時に、Zoho CRM内にすでに登録されている値を重複禁止項目に入力しようとすると、警告メッセージが表示され、データは登録できません。
重複禁止項目の設定方法については、該当のヘルプページと以下の情報をご参照ください。関連情報:重複禁止項目にする設定
以下では、見込み客から連絡先への変換時において重複データを確認する方法について、例を挙げて説明します。たとえば、見込み客のAさんのデータを連絡先データに変換したとします。これにより、Aさんのデータは[連絡先]タブに登録されました。その後、別の営業担当者が、すでに対応済みであることを知らずに、同じAさんのデータを[見込み客]タブに追加したとします。この場合、Aさんの見込み客のデータが重複してしまいます。
重複禁止項目の設定を有効にすることで、このような見込み客のデータの重複を防ぐことができます。すべての見込み客(連絡先に変換済み、または、[連絡先]タブに直接追加された連絡先)において、データが重複しているかどうか確認することが可能です。有効にすると、[見込み客]タブにおいて重複するデータが作成されていないかどうか確認が行われます。重複するデータがある場合、データの作成がブロックされます。
見込み客の重複データを確認するにあたって、以下の2種類の方法があります。
Zoho CRMには、さまざまな方法でデータを追加できます。以下では、追加方法ごとの重複チェックの動作について説明します。なお、こちらでは[見込み客]/[連絡先]タブの[メール]項目を重複禁止項目に設定した場合を例に紹介します。
次の方法でのデータ登録時には、重複禁止項目(例:[メール]項目)についての重複チェックは実行されません。
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。