Zoho CRMの重複データの確認

Zoho CRMの重複データの確認

CRMに何十万ものデータがあると、ビジネスが成長するにつれ、重複の確認は非常に難しいタスクとなります。Zoho CRMでは、「重複を許可しない項目」と呼ばれる機能を使用して、作成前に重複を抑止することができます。

ある項目を重複を許可しない項目に設定すると、CRMではその項目の値に基づいて、既存のデータで重複を検索できます。たとえば、[見込み客]タブで、 [メールアドレス] を重複を許可しない項目に設定したとします。既存の見込み客と同じメールアドレスを持つ見込み客を作成しようとすると、CRMにより、重複アラートが表示されます。明らかに、2人のユーザーが同じメールIDを持つことはできません。その他の例としては、社会保障番号、パスポート番号、商品コードなどがあります。Zoho CRMでは、任意のタブの項目を「値の重複を許可しない(一意)」に設定できます。「一意」に設定されると、これらの項目は、手動で作成されたデータや、インポート、API、見込み客/受注書/見積書を変換して作成されたデータなど、さまざまな例でZoho CRMの重複データの管理に重要な役割を果たします。

項目を重複を許可しない項目に設定できるのは、管理者または Zoho CRMのカスタマイズ 権限を持つユーザーです。1つのタブで項目が重複を許可しない項目に設定されると、そのタブでは、手動作成、インポート、連携、Webフォームなどによって重複データが作成されるのを抑止できます。 

項目を重複を許可しない項目に設定しても、時間の経過とともに、アカウントに重複データが存在する可能性が出てきた場合は、CRMの 重複データの統合機能 を使用してクリーンアップできます。 


項目を重複を許可しない項目に設定

この機能を有効にできるのは、権限設定で Zoho CRMのカスタマイズ 権限を持つユーザーです。この機能を有効または無効にすると、すべての管理者にメール通知が届きます。この機能は、[見込み客]タブと[連絡先]タブでは、個別に有効にする必要があります。有効にすると、すべてのユーザーがこの機能を使用できるようになり、メールアドレスがCRMにすでに存在している見込み客/連絡先を追加すると同時に、通知が送られます。

項目を重複を許可しない項目に設定する方法と関連メモを確認するには、次のリンクをクリックします: 項目を重複を許可しない項目に設定

 

メモ
   
  • [見込み客]タブで項目を重複を許可しない項目に設定すると、変換した見込み客についても、重複チェックを有効にするためのオプションが表示されます。
    次のシナリオについて考えてみましょう。田中さんという名前の見込み客をフォローアップして、連絡先に変換したとします。これで、田中さんは[連絡先]タブに登録されました。同じチームの別の営業担当者が、すでにフォローアップ済みであることを知らずに、同じ見込み客(田中さん)を追加します。この場合、田中さんを見込み客として再度追加する必要はありません。追加すれば、重複したエントリーとなるのみです。
    このような場合、変換した見込み客の重複チェックを有効にすれば、同じ見込み客が作成されるのを止めることができます。これを有効にすると、重複するエントリーが[見込み客]に追加されるたびに、CRMは変換済みの見込み客のみでなく、既存の見込み客についても一致するものがないか確認します。


    [変換した見込み客の重複チェック] を有効にするには、項目を重複を許可しない項目に設定するときに表示される [設定の変更] リンクをクリックします。 [重複の確認の設定] ポップアップで、 [変換した見込み客の重複も確認する] チェックボックスをオンにして、 [保存] をクリックします。この設定は後でいつでも変更できます。
    また、 [設定] > [設定] > [カスタマイズ] > [タブ] > [見込み客] からも、重複チェックを有効にできます。 [見込み客] > [重複の確認の設定] で、 [詳細] アイコンをクリックします。 


  • [見込み客]タブに重複データが入力された場合、既存のデータに関する警告メッセージが表示されます。[見込み客の表示]リンクにカーソルを合わせると、見込み客名と担当者を確認できます。[見込み客の表示]リンクをクリックすると、データの詳細を確認できます。重複データが存在する場合のみ、[見込み客の表示]機能を利用できます。


  • 同じメールアドレスを持つ複数のデータが見つかった場合、警告メッセージが表示され、見込み客を統合するよう求められます。このオプションを使用して、重複データの一括検索と統合ができます。(関連項目:重複データの統合)。


使用法

Zoho CRMにデータを追加するには、さまざまな方法があります。見込み客/連絡先フォームに入力する方法や、データを複製する、Webフォームを使用する、データをインポートする、APIを使用する方法、さらにその他多くの方法でデータを追加できます。以下に、メールの重複チェックを実行する、さまざまなシナリオを紹介します。

  • データの作成と編集 - メールアドレスが別のデータにすでに存在している場合、通知メッセージが届いて、データを保存できません。
     
  • 関連 リスト - メールアドレスの重複チェックは、 関連リスト に連絡先を作成するときにも実行されます。
     
  • ルックアップのポップアップボックス - ルックアップ項目のポップアップボックスから見込み客/連絡先を作成中に、メールアドレスの重複チェックが実行されます。
     
  • Webフォーム - 見込み客/連絡先のWebフォーム経由で取得したデータのみで、メールの重複チェックが実行されます。重複が見つかった場合、 [見込み客/連絡先の承認] オプションが無効になっている場合でも、承認を受けるために自動的にメールが送信されます。このデータは、レビューされ、承認された後にのみタブに追加されます(  関連項目: データの承認 )。
     
  • 複製 - データを複製すると、[見込み客/連絡先の複製]ページでは、メールアドレスの値が自動的に削除されます。そこに別のメールアドレスを追加して、データを保存できます。
     
  • インポート - メールアドレスの重複チェックを有効にすると、[複製]オプションは無効になります。重複エントリーに対する操作項目として、[スキップ]または[上書き]オプションを選択できます。上書きするオプションを選択すると、見込み客/連絡先IのDは関連付けできません。
     
  • モバイルアプリ - Zoho CRMモバイルアプリを使用してデータを追加すると、重複チェックが実行され、重複する見込み客/連絡先は作成できません。
     
  • APIメソッドの場合 - メールアドレスの重複チェックが有効になるシナリオは、次の通りです。
     
      • InsertRecord APIメソッド - このAPIメソッドを使用して、CRMアカウントにすでに存在するメールアドレスを持つデータを追加しようとすると、「 <message>データはすでに存在しています</message> 」という通知メッセージが届きます。データは追加されません。
         
      • UpdateRecord APIメソッド - このAPIメソッドを使用して、データの [メール] 項目を更新しようとすると、メールアドレスの重複チェックが実行されます。CRMアカウントに類似のメールアドレスがすでに存在している場合、データは更新されません。複数のデータを更新する場合、そのデータはスキップされます。
         
      • convertLead APIメソッド - このAPIメソッドを使用して、見込み客を変換しようとすると、メールアドレスの重複チェックが実行されます。CRMアカウントに類似のメールアドレスがすでに存在している場合、そのデータは変換されません。 
メモ 
  • 項目が重複を許可しない項目に設定されていると、その項目はタブのレイアウトから削除できません。また、重複を許可しない項目を含むセクションも削除できません。
  • 標準の [メール] 項目を非表示にしている場合、この機能は使用できません。 

制限事項

以下のシナリオでは、メールアドレスの重複チェックは実行されません:

  • Zoho Sheetビューを使用して、データの更新や追加を行う場合
  • データの移行中
  • ごみ箱からデータを復元する場合
  • Microsoft Outlook用Zoho CRMプラグイン、Googleコンタクトとの同期機能を使用して、連絡先を同期する場合

関連情報



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