ある項目を重複を許可しない項目に設定すると、CRMではその項目の値に基づいて、既存のデータで重複を検索できます。たとえば、[見込み客]タブで、
[メールアドレス]
を重複を許可しない項目に設定したとします。既存の見込み客と同じメールアドレスを持つ見込み客を作成しようとすると、CRMにより、重複アラートが表示されます。明らかに、2人のユーザーが同じメールIDを持つことはできません。その他の例としては、社会保障番号、パスポート番号、商品コードなどがあります。Zoho CRMでは、任意のタブの項目を「値の重複を許可しない(一意)」に設定できます。「一意」に設定されると、これらの項目は、手動で作成されたデータや、インポート、API、見込み客/受注書/見積書を変換して作成されたデータなど、さまざまな例でZoho CRMの重複データの管理に重要な役割を果たします。
項目を重複を許可しない項目に設定できるのは、管理者または Zoho CRMのカスタマイズ 権限を持つユーザーです。1つのタブで項目が重複を許可しない項目に設定されると、そのタブでは、手動作成、インポート、連携、Webフォームなどによって重複データが作成されるのを抑止できます。
この機能を有効にできるのは、権限設定で
Zoho CRMのカスタマイズ
権限を持つユーザーです。この機能を有効または無効にすると、すべての管理者にメール通知が届きます。この機能は、[見込み客]タブと[連絡先]タブでは、個別に有効にする必要があります。有効にすると、すべてのユーザーがこの機能を使用できるようになり、メールアドレスがCRMにすでに存在している見込み客/連絡先を追加すると同時に、通知が送られます。
項目を重複を許可しない項目に設定する方法と関連メモを確認するには、次のリンクをクリックします:
項目を重複を許可しない項目に設定
Zoho CRMにデータを追加するには、さまざまな方法があります。見込み客/連絡先フォームに入力する方法や、データを複製する、Webフォームを使用する、データをインポートする、APIを使用する方法、さらにその他多くの方法でデータを追加できます。以下に、メールの重複チェックを実行する、さまざまなシナリオを紹介します。
以下のシナリオでは、メールアドレスの重複チェックは実行されません: