Zoho CRM内のデータには、「タグ」と呼ばれる短いテキストを用いて、データを分類したり、概要や特徴を見やすく表示したりできます。タグによって、データをさまざまな観点で整理できます。各タブでタグを作成すると、以下の処理を実行できるようになります。

• タグに基づくデータの抽出
  
• データ変換時のタグの引き継ぎ
  
• タグに基づくレポートの作成
  
• タグの管理
  

タグに基づくデータの抽出

タグにより、関連するデータを簡単に検索できます。また、タグをもとにデータを抽出して一覧を作成することもできます。たとえば、営業担当者が展示会で名刺交換した連絡先の一覧を作成して、フォローアップ用のメールを一括送信するとします。この場合、対象の連絡先データに［展示会での名刺交換］というタグを関連付けることで、該当のデータをすぐに特定できます。また、タグを条件に設定してデータを抽出することもできます。このように、タグを活用することで、データの検索や抽出に時間をかけずにスムーズにフォローアップできます。

タグに基づくデータの一覧

Zoho CRMの各タブでは、データの抽出条件を設定することで、独自のデータ一覧（カスタムビュー）を作成できます。各タブに作成したタグを抽出条件として設定すると、タグに基づいてデータを抽出できます。たとえば、［商談］タブで［大型商談］というタグが付けられたデータを表示する場合、該当のタグを抽出条件としてデータの一覧を作成し、一致するデータのみを表示できます。

タグに基づくデータの一覧を作成して、データを抽出するには

1. 上部メニューから、対象のタブをクリックします（例：［見込み客］、［連絡先］、［取引先］など）。
   
2. タブのデータの一覧ページで、左上にあるデータの一覧の名前のドロップダウンをクリックします。
   
3. 下部にある［新しいカスタムビュー］をクリックします。
   
4. 条件設定のドロップダウンから［タグ］を選択し、抽出条件を設定します。
   
   （関連情報：独自のデータ一覧（カスタムビュー）の作成）

タグに基づく全体検索

Zoho CRMアカウントにログインし、全体検索欄にタグ名を入力すると、検索したタグ名と一致するデータとその関連情報が表示されます。タグをもとに、アカウント内のデータを一括で検索できます。

タグに基づく詳細フィルター

タブのデータの一覧ページでは、タグに基づく条件を設定してデータを抽出できます。フィルターの設定で、条件項目として［タグ］を選択することが可能です。たとえば、［大型商談］というタグを作成し、このタグが追加されているデータのみを一覧に表示できます。これにより、タブ内で必要なデータをすばやく探せます。

データ変換時のタグの引き継ぎ

Zoho CRMでは、有望だと判断した見込み客データを、次のステップに進めるために、連絡先／取引先／商談データに変換できます。見込み客データにタグが追加されている場合、これらの既存のタグを変換後のデータに引き継ぐことが可能です。これにより、変換の前後で共通のタグを使用してデータを簡単に検索できます。同様に、見積書を受注書／請求書に変換する際にも、タグを引き継ぐことができます。

また、見込み客を一括変換する際にも、タグを引き継ぐことができます。

タグに基づくレポートの作成

Zoho CRMでは、各タブのデータをもとにさまざまな種類のレポートを作成できます（関連情報：レポートの作成）。

データに関連付けられているタグは、レポート作成に使用することが可能です。レポートの表示対象のデータを抽出するためのフィルターで、タグを使用できます。

タグに基づくレポートを作成するには

1. ［レポート］タブに移動します。
   
2. 画面の右上にある［レポートを作成する］をクリックします。
   
3. 新しいレポートの作成画面で、基準となるタブをドロップダウンから選択します。必要に応じて、関連タブの設定で、基準タブと関連するタブをドロップダウンから選択します（例：［取引先］タブを基準タブとし、［商談］タブを関連タブとする）。
   
4. ［続ける］をクリックします。
   
5. レポートのプレビューが表示されます。
   
6. レポートに表示する列（項目）として［タグ］を追加します。
   
7. 必要に応じて、その他の列も追加します。
   
8. フィルターで検索条件を設定します。条件にタグを使用することで、タグをもとにデータを抽出できます。
   
9. ［実行する］をクリックすると、レポートが作成されます。
   
   タグに基づくレポートを確認できます。
10. ［保存する］をクリックします。
    

タグの管理

タグは、タブごとに設定します。タブごとに 、タグの管理や新しいタグの追加を行ったり、使用可能な一覧から既存のタグを編集／削除したりできます。なお、タグを管理できるのは、対象のタブでタグに関する権限を持つユーザーのみですのでご注意ください。

タグを管理するには

1. 対象のタブをクリックします（例：［見込み客］／［連絡先］／［取引先］タブ）。
   
2. データの一覧ページの右上にある［処理］のドロップダウンをクリックします。
   
3. メニューから［タグの管理］を選択します。
   
   
   
4. 該当のタブに関連付けられているすべてのタグが表示されます。必要に応じて、タグの編集／削除、新しいタグの追加を実行できます。
   
5. 一覧の右上にある［新しいタグ］をクリックすると、新しいタグを追加できます。
   新しく追加したタグは、新規／既存のデータに関連付けることが可能です。
6. タグ名にカーソルを合わせると表示されるごみ箱（削除）アイコンをクリックすると、タグを削除できます。
   
7. タグ名にカーソルを合わせると表示される鉛筆（編集）アイコンをクリックし、タグ名を編集してチェックマーク（保存）アイコンをクリックすると、タグ名を変更できます。
   

メモ：

• 同様のタグがある場合に統合するには、既存のタグ名を編集し、統合するタグ名に変更します。変更したタグ名を保存する際に、統合するかどうかの確認メッセージが表示されます。
  ［はい、統合します］をクリックすると、タグが統合され、関連付けられているデータにも変更が反映されます。