タグの操作

タグの操作

タグは、CRMアカウントのデータへの複数の観点からアクセスできるようにするために作成されます。タグを作成したら、次のようなさまざまな処理を実行できます。

タグに基づくデータの抽出

Zoho CRMでタグ付けすると、関連するCRMデータを簡単に検索できます。タグを使用してデータを検索することで、探しているデータの一覧を作成できます。たとえば、自社が主催した販売イベントで取得した連絡先のリストを作成して、キャンペーンメールを送信するとします。これらの連絡先データを過去にインポートし、「 アメリカでの3月の営業イベント 」などの関連する名前を付けているかもしれません。タグ名を使用して全体検索を実行すると、データのリストが瞬時に表示され、時間を節約できます。また要件に基づいて、カスタムビューを使用してタグを抽出し、(詳細フィルターを使用して)タブ固有の検索を実行できます。

カスタムビューの使用

Zoho CRMでは、要件に基づいて条件を定義することで、独自のデータの一覧(カスタムビュー)を作成できます。 [条件] として [タグ] を指定し、そのタブ用に作成したタグに基づいてデータを抽出できます。たとえば、[商談]タブで「 大規模商談 」としてタグ付けされたデータを表示する場合は その条件に基づくカスタムリストビューを作成し、それらのデータだけを抽出できます。

カスタムビューを使用して、タグに基づきデータを抽出するには

  1. [タブ] タブ ([見込み客]、[連絡先]、[取引先]など)をクリックします。
  2. [タブ]のデータの一覧 ページで、一覧表示のドロップダウンをクリックします。
  3. [+ビューの作成] をクリックします。



  4. ドロップダウンから [タグ] を選択し、必要な条件を設定します。



     詳細については、 カスタムリストビュー もご参照ください。

全体検索の使用

Zoho CRMアカウントにログインし、全体検索メニューに必要なタグ名を入力します。検索名と一致するデータまたはその他の関連情報が表示されます。

詳細フィルターの使用

さまざまなデータにタグを作成すると、 [データの一覧] ページでこれらのタグに基づいてデータを抽出できるようになります。使用可能なフィルターから [タグ] を選択し、必要なタグ名を入力します。たとえば、 「大規模商談」 という名前のタグを作成し、そのタグ名を使用して抽出した場合、そのタグに関連するデータだけが表示されます。これにより、タブ固有の検索をより簡単に実行でき、時間を大幅に節約できます。



データ変換時のタグの引き継ぎ

Zoho CRMでは、認定された見込み客を連絡先、取引先、商談に変換できます。これらのデータにタグを追加した場合、これらの既存のタグを引き継ぐことを選択できます。これにより、関連するタグ名を使用して関連するデータを簡単に検索できます。また、必要に応じていつでも再利用できます。見積書を受注書や請求書に変換する際にもタグを引き継ぐことができます。


また、見込み客を一括変換する際にもタグを引き継ぐことができます。



タグに基づくレポートの作成

Zoho CRMでは、すべてのタブに関するレポートを作成でき、複数のタブのデータでのクロス集計、3階層のグループ化等の機能があります(レポートの作成の詳細については、 こちら をご参照ください)。

CRMデータに関連付けられたタグに基づいてレポートを作成できます。また、詳細フィルターを使用すると、関連付けられたタグに基づいて抽出し、データを抽出できます。

タグに基づくレポートを作成するには

  1. [レポート] タブに移動します。
  2. [レポートの作成] をクリックします。
  3. [新しいレポート] ページで、一覧からメインのタブを選択します。 [関連するタブ] の一覧から、対応する別のタブを選択することもできます。
  4. [続ける] をクリックします。
  5. 次に、レポートの種類を選択します。タグに基づく場合、表形式と概要形式のレポートのみ作成できます。
  6. [レポートの表示内容] で、レポートの列として [タグ] を選択し、 [追加] をクリックします。
  7. [続ける] をクリックします。



  8. 次に、標準フィルターと詳細フィルターで検索条件を指定します。[詳細フィルター]セクションのタグに基づいてデータを抽出することを選択できます。
  9. [実行] をクリックしてレポートを表示します。



     タグに基づくレポートが作成されます。

  10. [保存] をクリックします。



タブ内のタグの管理

Zoho CRMでは、タグはタブ固有です。各タブに関連付けられたタグを検索し、必要に応じてそれらを管理できます。任意のタブを選択し、タグの管理や新しいタグの追加を行ったり、使用可能な一覧から既存のタグを編集、削除したりできます。 カスタマイズの管理 権限では、タグを管理できるだけであることに注意します。

タグを管理するには

  1. [タブ] タブ ([見込み客]、[連絡先]、[取引先]など)をクリックします。
  2. タブのデータの一覧ページで、 [処理] オプションをクリックします。 [見込み客] タブを例にとります。
  3. [タグの管理] を選択します。



  4. [見込み客]タブに関連付けられているすべてのタグが、 [タグの管理] ページに表示されます。必要に応じて、タグの編集、削除、または新規追加を選択できます。
  5. [+新しいタグの追加] をクリックして、[見込み客]タブに新しいタグを追加します。新たに追加されたタグは、必要に応じて今後任意のデータに関連付けるために使用できます。
  6. タブからタグを削除するには、 [削除] アイコンをクリックします。
  7. タグの名前を変更するには、 [編集] アイコンをクリックし、 [保存] をクリックします。

     
メモ  
  • 類似したタグを結合するには、タブの [タグの管理] セクションに移動して、タグを 編集 します。タグ名を既存のタグ名に更新すると、CRMによって「 タグは既に存在します。このタグを統合しますか?」 というアラートが表示されます。 [はい、統合します] をクリックします。2つのタグが統合され、タブ内の関連付けられたデータに反映されます。
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