連絡先データの作成

連絡先データの作成

Zoho CRMで連絡先データを作成する方法には、次の4通りがあります。

  • 連絡先の個別作成：［連絡先］タブで1件ずつ詳細情報を入力することで、連絡先データを個別に作成できます。 
  • 連絡先データのインポート：CSV／XLS形式のファイルをインポートすることで、複数の連絡先データを一括で作成できます。
  • Webフォームからの連絡先データの取り込み：［連絡先］タブ用のWebフォームを作成してWebサイトに設定しておくことで、Webサイトの訪問者がWebフォームを通じて送信した詳細情報に基づいて、連絡先データを自動で作成できます。
  • 見込み客データの連絡先データへの変換：見込み客データを変換して、取引先／商談データとともに連絡先データを作成できます。
Notes
メモ：
  1. 組織の設定によっては、標準項目が非表示／編集不可になっている場合があります。
  2. 標準項目を追加／変更したい場合、または標準項目の使用について詳細を確認したい場合は、組織アカウントの管理者にお問い合わせください。

（関連情報：［連絡先］タブの標準項目）

 連絡先データの個別作成

連絡先データを個別に作成するには、次のいずれかの手順を実行します。

  • 連絡先データの作成画面に詳細を入力する
  • 既存の連絡先データを複製して必要な変更を加える

連絡先データを個別に作成するには

  1. ［連絡先］タブで、画面の右上にある［連絡先を作成］ボタンをクリックします。
  2. 連絡先の作成画面で、連絡先の詳細情報を入力します（関連情報：［連絡先］タブの標準項目）。
  3. ［保存する］をクリックします。
Notes
メモ：
  1. 初期設定では、連絡先データを作成したユーザーが、該当の連絡先データの担当者になります。
  2. 担当者を変更するには、データの詳細ページで［（タブ名）の担当者］項目にある鉛筆（編集）アイコンをクリックし、対象のユーザーを選択し、［担当者を変更する］をクリックします。
  3. ［取引先］のルックアップ項目では、検索アイコンをクリックすると、取引先の一覧が表示されます。その右上にある［新規 取引先］をクリックすると、そのまま新しい取引先データを作成することもできます。
  4. この場合に表示されるのは、通常の作成画面ではなく、かんたん作成画面です。最小限の必須項目を入力することで、取引先データを簡単に作成できます。また、この画面での取引先データの保存には、次の2つの方法があります。
    1. ［保存する］をクリックすると、取引先データが保存され、他の取引先データと一緒に、取引先の一覧が表示されます。一覧の中から作成した取引先データを選択して、作成中の連絡先に関連付けることができます。
    2. ［保存して関連付ける］をクリックすると、取引先データが保存され、作成中の連絡先データにそのまま関連付けられます。

既存の連絡先データを複製するには

  1. ［連絡先］タブで、複製する連絡先をクリックします。
  2. 連絡先の詳細ページで、画面の右上にある［…］（その他の操作）アイコンをクリックし、表示された操作メニューから［複製する］を選択します。
  3. 連絡先の複製画面で、必要に応じて詳細を変更します（関連情報：［連絡先］タブの標準項目）。
  4. ［保存する］をクリックします。

連絡先の詳細ページでのデータの操作

連絡先データの作成後、データの詳細ページで連絡先の詳細を確認できます。連絡先の詳細ページでは、該当の連絡先に関連する情報が表示されます。たとえば、連絡先に関連する取引先や商談、予定、タスク、メモ、メールなどが1か所に表示されます。

連絡先の詳細ページを表示するには

  1. ［連絡先］タブをクリックします。
  2. 連絡先のデータの一覧ページで、対象の取引先データをクリックします。
  3. 連絡先の詳細ページが表示されます。

連絡先の詳細ページの主な構造と機能は、以下の図のとおりです。

    1. ［概要］と［履歴］を切り替えて表示できます。

        1. ［概要］：連絡先データの詳細と、該当の連絡先データに関連付けられているデータが表示されます。

        2. ［履歴］：該当の連絡先データについて、過去に実行された処理の履歴（過去6か月間）が表示されます。また、今後予定されている処理もあわせて表示されます。

    1. ［概要表示］：連絡先の主な項目が最大5件表示されます。なお、［概要表示］にどの項目を表示するかはカスタマイズできます

    2. ［連絡に最適な時間帯］：Zoho独自のAIアシスタント「Zia」（ジア）による分析から、連絡するのに最適な時間帯が提案されます。メールと電話のそれぞれの連絡方法に関して最適な時間帯を確認できます。

    1. ［メールを送信する］／［編集する］：連絡先にメールを送信したり、連絡先の詳細を編集したりできます。

    2. また、項目にカーソルを合わせると表示される鉛筆（編集）アイコンをクリックすると、各項目の入力値を個別に編集できます。

    3. ［…］（その他の操作）ボタン：連絡先データに対して実行できる操作のメニューが表示されます（複製、削除、印刷表示、検索と統合など）。

    4. 画面を下にスクロールすると、すべての関連リストを表示できます。

    5. また、詳細ページの上の方のセクションには、連絡先データに関連付けられている商談データや今後の活動などの概要が表示されます。優先度の高い関連情報をすばやく確認できます。

    6. ［詳細を表示する］リンクをクリックすると、連絡先データの詳細情報（項目の一覧）を表示できます。また、［詳細を隠す］リンクをクリックすると、このセクションを折りたたむことが可能です。


 連絡先データの他の種類のデータとの関連付け

連絡先データの詳細情報とともに、商談、問い合わせ、活動、添付ファイル、メモなど、連絡先データに関連付けられている情報を1つの画面でまとめて表示できます。

連絡先の詳細ページでは、次のデータを追加／確認できます。

  • 部下の連絡先：部下（階層における下位の連絡先）として、同じ取引先に関連付けられている別の連絡先データを追加できます。
  • 未完了の活動：タスク／予定／通話データを追加できます。
  • 完了した活動：完了した活動のデータが［未完了の活動］から自動的に移動し、履歴として表示されます。
  • 問い合わせ：問い合わせデータを追加できます。
  • 商品：商品データを追加できます。
  • 添付：ドキュメントや画像などのファイルを添付できます。
  • メモ：備考やコメントなどのメモを追加できます。
  • 商談：商談データを追加できます。
  • 受注書：受注書データを追加できます。
  • 請求書：請求書データを追加できます。
  • 見積書：見積書データを追加できます。
  • キャンペーン：キャンペーンを関連付けることができます。
  • ソーシャル：Twitter／Facebookアカウントを関連付けて、ソーシャルメディアでの投稿ややりとりを表示できます。また、投稿への返信やリツイートなどを行うことも可能です。