Zoho CRMを利用して営業活動を行うにあたって、確認する内容は多岐にわたります。1日に行う必要のあるタスク、ワークフローの承認状況、各タブに保存されているデータ、連携中の経路を通じて受信したメッセージなどがその例です。これらの内容をすべて把握し、優先度に応じて対応するのは大変です。

このような場合に、作業リストが役立ちます。作業リストでは、タスク、予定、通話、承認フローなどの活動や対応が必要なデータをひと目で確認できます。確認した内容をもとに、優先度を設定して対応を進めることが可能です。管理者の場合、チームの作業リストを確認することもできます。チーム全体の業務の進捗状況を把握することが可能です。

作業リストは、専用のタブとして画面上部に表示されます。

主なメリット

• 活動、承認手続き、独自のデータの作業リスト、見込み客や顧客とのやりとりなど、すべての作業項目を1か所で確認できます。
• ［作業リスト］タブから対応を直接進めることができます。他の画面に移動する手間を省くことが可能です。
• 作業リストを表示するにあたって、タブや日付をもとにフィルターを適用できます。
• 遅延中の作業項目や優先度の高い作業項目をわかりやすく確認できます。
• 管理者は、チームの作業項目をリアルタイムで確認できます。
  

作業リストのセクション

作業リストは、3種類のセクションから構成されています。以下では、各セクションについて説明します。

1.自分の未完了の活動

こちらには、自分に割り当てられている未完了の活動が表示されます。表示される活動の内容は、以下のとおりです。

• タスク
  
• 予定
  
• 通話
  
• 予約

活動にフィルターを適用することもできます。1日の活動や遅延中の活動を抽出して確認することが可能です。今後の活動について確認し、事前に準備を行うことができます。通話、予定、タスクなどの作業を効率よく進めることが可能です。また、遅延中の活動を確認し、優先して対応を進めることもできます。 

作業項目は、以下のように色分けが行われます。

• 赤：遅延中の作業項目
• 緑：今後の作業項目

作業リストの画面では、未完了の活動を直接編集、削除できます。

また、作業項目を完了済みに設定することも可能です。

メモ

• スマートフィルターを適用して各活動のデータを抽出できます。 
• 各活動に関して、表示する列を管理することも可能です。
  

2.自分の作業リスト

こちらでは、要件に合わせて独自のデータ一覧を確認できます。標準タブとカスタムタブにおいて自身に割り当てられているデータを表示、管理することが可能です。たとえば、過去1週間や過去3時間以内に自身に割り当てられた見込み客の一覧を確認できます。必要なデータを1か所で確認、管理することが可能です。業務の効率化を図るのに役立ちます。

• 既存のタブのデータ一覧をインポートできます。
• 日付や期間に基づいてフィルターを適用できます（例：今日作成された連絡先）。
• 条件を指定してフィルターを適用できます（例：売上 > 100,000円）

作業項目は、以下のいずれかの方法で分類できます。

• 自分のデータ：自身が作成したデータと、他のユーザーから共有されたデータが表示されます。
• 他のユーザーのデータ：他のユーザーのデータのうち、自身が表示権限を持つデータが表示されます。

項目の更新、メールの送信、フォローアップ処理、見込み客から連絡先への変換など、さまざまな操作や処理を作業リストの画面から直接行うことができます。

新しい作業リストの作成

1. 自分の作業リストの画面で、［+］ボタンをクリックします。
2. 表示されるポップアップ画面で、候補の一覧から作業リストを選択して追加ボタンをクリックします。
   
3. 独自の作業リストを作成する場合、作成ボタンをクリックして以下の手順を実行します。

1. タブを選択します。
2. 基準として、［データ一覧］、［日付の項目］、［条件］のいずれかを選択します。
3. データ一覧の場合：

1. データ一覧を選択します。
2. データ一覧の名前を追加します。
   

4. 日付の項目の場合：

1. 対象の日付の項目を選択します。
2. 演算子を追加します。
3. 日または週の値を選択します。
   
4. フィルターを適用するにあたって、特定の期間や
   
   遅延までの期間を条件に指定できます。過去3日間のデータや、遅延の期限まで1週間のデータを抽出することが可能です。
    

5. 条件の場合：

1. 作業リストの条件を選択します。たとえば、年間の売上が一定以上になるように条件を指定できます。
   

6. 作業リストへのアクセスを許可するユーザーを選択します。
   
   

特定のタブに関する作業リストを作成することも可能です。

作業リストの管理

作業リストを管理するには

1. 自分の作業リストの一覧で設定アイコンをクリックします。
   
2. ポップアップ画面が表示されます。ドラッグ＆ドロップの操作で作業リストを並べ替えたり、表示する作業リストを選択したりできます。
   
3. これらの操作は、カテゴリー表示または一覧表示で行うことが可能です。
   

3.処理待ち 

こちらでは、承認手続きに関する作業項目を確認できます。たとえば、以下のような通知の送信設定が可能です。

• 承認プロセス
• レビュープロセス
• ブループリントの処理
• 画像検証（Zia Vision）

これらの内容を承認、却下したり、他のユーザーに委任したりすることが可能です。

管理画面

メモ：この機能は、エンタープライズプラン以上のプランで利用できます。

管理者は、チームの作業リストを確認できます。確認できる内容の例は、以下のとおりです。

• 部下の作業項目
• 対応中、遅延中のタスク
• チームメンバーに割り当てられているタスク、エスカレーションが行われたタスク
• 作業リストから行われたやりとり（チャット、メール、通話）

管理者は、チームの対応状況をひと目で確認し、必要に応じてフォローアップを行うことができます。

作業リストへのアクセス

• 作業リストは、専用のタブとして画面上部に表示されます。