Zoho DataPrep用のZoho CRMコネクタ

Zoho DataPrep用のZoho CRMコネクタ

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Zoho DataPrepでは、Zoho CRM コネクターを利用して営業データをスムーズに取り込むことができます。このコネクターを使うことで、CRMから営業データをインポートし、データクリーンアップデータ移行データ同期データバックアップなど、さまざまなETL処理が可能です。これにより、パイプラインへの効率的なデータ移動が実現します。CRMデータのクリーンアップ方法については、以下の動画をご覧ください。



Zoho CRMからZoho DataPrepへデータをインポートする手順を見ていきましょう。

Zoho CRMからデータをインポートする方法

1.既存のパイプラインを開くか、パイプラインを作成します。「ホーム」ページ、「Pipelines」タブ、または「Workspaces」タブから、データを追加するオプションをクリックします。

Info情報: パイプラインビルダーの上部にあるデータをインポートするアイコンをクリックすることでも、複数のソースからパイプラインにデータを取り込むことができます。


2. 左側のペインでZohoアプリカテゴリを選択し、Zoho CRMをクリックします。また、検索ボックスで直接オプションを検索することも可能です。



3. 環境を選択ドロップダウンから必要な環境を選択します。



以下の2つの環境があります:

Production - Production環境は、アプリケーションやWebサイト、ソフトウェアが実際に稼働し、ユーザーがアクセスできる有効なシステムです。最終的に十分なテストを経たバージョンの商品がここにデプロイされ、エンドユーザーに提供されます。

テスト環境(BETA) - テスト環境は、現実の時間でさまざまな法人ケースをテストおよび認証するための隔離された環境です。これにより、誤ったコードや設定ミスなどによる問題からProduction環境を保護します。組織は複数の独立したテスト環境を運用し、既存のシステムに影響を与えることなくテストや変更を行うことができます。テストが成功した後、変更をProductionアカウントに反映できます。Zoho CRMのテスト環境では、組織内ユーザーや外部開発者も参加し、新規設定のテストや既存環境外での問題修正が可能です。複数のテスト環境を作成し、異なるCRM設定を独立して検証できます。



4. 組織を選択するドロップダウンから、ご自身の組織を選択します。

5. データを最初からインポートするか、指定した日付以降のデータのみをインポートするかを選択できます。

      

6. インポートするdata差出人項目で、データをインポートする日付を選択できます。
Info新規および更新済みデータは、Created_Time および Modified_Time 列を使用して、選択した日付以降のものが取得されます。

7. 選択するタブボックスで、Zoho CRMの次のタブからデータをインポートすることができます:
  1. Potentials
  2. 商談
  3. 見込み客
  4. 連絡先
  5. 取引先
  6. タスク
  7. 処理
  8. 通話
  9. Campaigns
  10. Quotes
  11. Cases
  12. Solutions
  13. 商品
  14. 仕入先
  15. 請求書
  16. 価格 Books
その他、Zoho CRMでデータをインポートできるタブ:
  1. Subforms
  2. カスタムタブ
  3. Linkingタブ
  4. 履歴trackingタブ
Notes
メモ: マルチ選択ルックアップ項目のデータは、いずれのタブでもインポートできません。

8. 選択したタブは上部に表示されます。インポートするをクリックして、選択したタブをZoho DataPrepにインポートします。

9. データのインポートが完了すると、Pipeline builderページが開き、ETLプロセスの一環として変換処理を開始できます。ステージを右クリックし、データの準備オプションを選択すると、DataPrep Studioページでデータを整備でき、スムーズなデータ移動や統合が可能です。変換処理の詳細はこちらをご参照ください。



10.
データフローの作成と各ステージで必要な変換処理を適用した後、ステージを右クリックして宛先を追加し、データフローを完了できます。


 

Notes
メモ: ETLパイプラインに宛先を追加した後は、まず手動でパイプラインの実行をお試しください。手動実行が正常に動作することを確認した後、自動化のためにスケジュール設定が可能です。各種実行タイプの詳細はこちらをご覧ください。

スケジュール

スケジュールオプションを使用してパイプラインのスケジューリングが可能です。また、スケジューリング時にZoho CRMアカウントからインクリメンタルデータのインポートも行えます。インクリメンタルデータインポートは、前回同期後に新規または更新されたデータのみをインポートする方法です。

スケジュール設定

1. パイプラインビルダーでScheduleオプションを選択します。

2. 繰り返し方法(毎時間、毎日、weekly、月間)を選択し、Perform 頻度ドロップダウンで頻度を設定します。 Perform 頻度ドロップダウンの設定は、繰り返し方法によって変更されます。こちらをクリックして詳細をご覧ください。




3. インポートしたい新規データがデータ元で見つかった場合に、どのGMTでインポートするか選択します。初期設定では、ローカルタイムゾーンが選択されています。


4.スケジュールを一時停止する条件: このオプションでは、指定したn回の失敗後にスケジュールを一時停止するよう選択できます。
Info情報: 範囲は2~100の間で設定可能です。初期値は2です。

インポート設定

CRMタブからインポートおよび増分データの取得方法を、インポート設定オプションで設定できます。
Notes
メモ: インポート設定は、パイプライン内のすべてのデータソースに対して設定する必要があります。インポート設定を行わない場合、スケジュールを保存できません。

5. こちらをクリックリンクを選択して、インポート設定を行います。

6. How to インポートする data 差出人 データ元? ドロップダウンから、必要なオプションを選択します。このオプションを使用すると、すべてのデータ、新規および更新済みデータ、または新規データのみをインポートできます。

すべてのデータをインポート

すべてのデータをインポートしたい場合は、差出人項目でデータをインポートする日付を選択してください。このオプションを選ぶと、選択した日付以降のスケジュール実行時に利用可能なすべてのデータがインポートされます。



増分データ取得

更新済みおよび新規データのみ

最終インポート日時からの更新済みおよび新規データのみを増分でインポートするには、ドロップダウンから更新済みおよび新規データのみオプションを選択してください。

列に基づく照合: どの列でデータをソートおよびインポートするかを、ドロップダウンからユーザー更新済み時間または更新済み時間列を選択して指定できます。

新規データのみ

最終インポート日時からの新規データのみを増分でインポートするには、ドロップダウンから新規データのみオプションを選択してください。



Info
情報: 新規データはCreated_Timeカラムと最終インポート日時を基準に取得されます。

データをインポートしない

データは一度だけインポートされます。2回目以降は、同じデータにルールが適用され、エクスポート済みとして処理されます。

7. 保存をクリックして、データのインポートをスケジュールします。

メモ: 既にCRMからスケジュールを設定している場合は、インポート設定セクションで、スケジュール編集オプションをクリックして新しいスケジュールを設定すると、以前の設定に基づいてデータが再読み込みされます。

スケジュール設定

無効な値がある場合はエクスポートを停止: このオプションを有効にすると、準備されたデータに無効な値が残っている場合にエクスポートが停止されます。



順番エクスポート

複数の送信先を設定している場合、データをどの順番で送信先へエクスポートするかを指定する際に、このオプションを使用できます。

有効にしない場合は、エクスポートは初期設定の順番で実行されます。

メモ: このオプションは、パイプラインに2つ以上の送信先を追加した場合のみ表示されます。

エクスポート先の順番を並べ替えるには

1)順番エクスポートトグルをクリックします。

2)送信先の順番を変更するには、ドラッグ&ドロップで入れ替え、保存をクリックします。



メモ: 順番を再度並べ替えたい場合は、編集 順番リンクをクリックしてください。
8. スケジュール設定が完了したら、保存 をクリックしてスケジュールを実行します。これによりパイプラインが開始されます。



スケジュールされた各実行はジョブとして保存されます。パイプラインがスケジュールされると、データはデータソースから取得済みとなり、各ステージで適用した一連の変換処理を使って準備されます。その後、シームレスなデータ連携によりデータが通常の間隔で宛先にエクスポート済みとなります。この完了した処理はジョブ履歴に記録されます。

9. 特定のパイプラインのジョブリストへ移動するには、パイプラインビルダーの三点リーダーアイコンをクリックし、Job 履歴メニューを選択して、パイプラインのジョブステータスを確認します。

10. Jobs 履歴ページで、該当する job IDをクリックすると、Job 概要へ遷移します。このページでは特定ジョブの詳細を確認できます。

Job 概要では、パイプラインフローで実行されたジョブの履歴が表示されます。詳しくはこちらをご覧ください。

11. スケジュールが完了すると、パイプラインで準備されたデータは設定された宛先にエクスポートされます。

情報: できることは、後でJobsページでスケジュールのステータスも表示することです。

メモ: パイプラインにさらに変更を加えると、変更内容は下書きバージョンとして保存されます。下書きオプションを選択し、パイプラインを「変更内容をスケジュールに反映できる状態」に設定してください。




スケジュールを設定した後は、次の操作が可能です: スケジュールの一時停止 またはスケジュールの再開スケジュールの編集および スケジュールの削除が可能です。これらの操作は、パイプラインビルダー内のSchedule有効オプションから行えます。

スケジュールを編集し保存した場合、次回のジョブは前回のスケジュール実行時間から次のスケジュールされたデータ間隔で実行されます。


Zoho DataPrepからZoho CRMへ営業データをエクスポートすることができます。Zoho CRMコネクターを利用して、Zoho DataPrepでデータクリーンアップデータ移行、およびデータバックアップなど、さまざまな方法で実施できます。CRMデータのクリーンアップでZoho DataPrepを活用する方法を紹介する短い動画もご用意しています。

Zoho CRMにデータをエクスポートする方法

1. 既存のパイプラインを開くか、新規作成パイプラインを作成ホームページ、Pipelinesタブ、またはWorkspacesタブから実行できます。データは50以上のソースから取り込むことが可能です。

2. Pipeline Builderページで、データフローの作成と必要な変換を各ステージに適用した後、ステージを右クリックし、Destinationを追加オプションを選択します。



3. すべてのdestinationsタブでZoho CRMを検索するか、Zohoアプリカテゴリーでフィルターし、クリックします。



4. データをエクスポートしたい必須の環境を、環境を選択ドロップダウンから選択してください。



以下の2つの環境があります:

本番環境 - 本番環境はアプリケーションやWebサイト、ソフトウェアが実際に稼働し、ユーザーがアクセスできる有効なシステムです。最終的に完全なテストを経たバージョンの商品が展開され、エンドユーザーに利用可能となる環境です。

テスト環境(BETA)- テスト環境は、さまざまな法人ケースをリアルタイムでテストおよび認証するための分離された環境です。これにより、本番環境が不具合のあるコードや誤った設定、その他の問題による影響から保護されます。組織は複数の独立したテスト環境を運用し、既存システムに影響を与えることなく検証や変更を行うことができます。テストが正常に完了した後、本番アカウントへ変更を反映できます。Zoho CRMのテスト環境では、組織内ユーザーや外部開発者を巻き込んで、新しい設定の検証や問題の修正を有効なCRM環境外で共同作業できます。複数のテスト環境を作成し、それぞれ独立してCRM設定のテストが可能です。

5. Zoho CRMでデータをエクスポートしたい組織およびタブを選択してください。以下のいずれかのタブにデータをエクスポートできます:
  1. 見込み客
  2. 連絡先
  3. 取引先
  4. 商談
  5. キャンペーン
  6. 仕入先
  7. ケース
  8. ソリューション
  9. 価格表
  10. 商品
Zoho CRMでデータをエクスポートできるその他のタブ:
  1. サブフォーム
  2. カスタムタブ
メモ: いずれのタブでも、複数選択ルックアップ項目にはデータをエクスポートできません。
6. Zoho CRMでデータをエクスポートするレイアウトを選択してください。

7. 下記のいずれかの設定を選択し、エクスポートされるデータの処理方法を決定します。
  1. 新規データのみ追加:このオプションを使用すると、Zoho CRMに新たにインポートされたデータのみを追加できます。
  1. 既存データのみ更新:このオプションを使用すると、選択した項目(項目に基づく照合)に一致するZoho CRM内の既存データを更新できます。
  1. データを追加および更新:このオプションでは、指定した選択項目に一致するデータを更新し、一致しないデータは新規に追加します。


8. ID項目は、データの照合に使用され、CRMタブから自動入力されます。ただし、照合する基準項目ドロップダウンから希望する項目を手動で選択することも可能です。なお、選択した項目が必須としてマークされており、かつ重複を許可しない設定になっていることを必ずご確認ください。詳細はこちらをクリックしてください。
メモ: Zoho CRM以外のデータ元からインポートしたデータをエクスポートする場合は、照合する基準項目で値を必ず手動で選択してください。

9. 既存データを更新する際、更新時に項目を空にしないようにスキップすることもできます。DataPrepで項目が空であっても、CRMのデータに既に値がある場合、データ損失を防ぐことができます。

10. インポート元と同じタブにデータをエクスポートする場合、エクスポートしたデータと一致しないCRM内のデータを削除することも選択できます。例えば、見込み客タブからデータをインポートし、重複を削除した場合、エクスポート時に同じ見込み客タブへ戻す際、Zoho CRM内の重複データを削除することができます。



11. 宛先構成を保存します。

ターゲットマッチングを確認

Zoho CRMが宛先に設定されているステージのDataPrep Studioページに移動します。



画面右上隅のターゲットマッチングアイコンをクリックし、表示ターゲットオプションを選択します。ターゲットマッチングが完了していることを確認しないと、エクスポートが失敗する可能性があります。こちらをクリック してターゲットマッチングの詳細をご覧ください。



現在、ターゲットマッチングを確認中の場合は、まずパイプラインを手動実行してみることをおすすめします。手動実行で問題なく動作することを確認したら、パイプラインの自動化スケジュールを設定できます。各種実行タイプの詳細はこちらをご参照ください。
Info
情報: 各実行は「ジョブ」として保存されます。パイプライン実行時、データソースから取得済みのデータは、各ステージで申請済みの変換処理を経て準備され、その後、宛先へエクスポート済みとなります。この一連の完了プロセスはジョブページで確認できます。

12. 手動実行がエラーなく完了した場合、データは正常にエクスポート済みとなります。手動実行にて下記のターゲット照合エラーが発生した場合は、ターゲットマッチング手順を完了させて修正できます。

DataPrep のターゲットマッチング機能は、データモデルの不一致によるエクスポートする失敗を防ぐのに役立ちます。
 


CRM へのエクスポートする際のターゲットマッチング

ターゲットマッチングは、データが宛先にエクスポートされる前に実行されます。これは、データモデルの不一致によるエクスポート失敗を防ぐDataPrepの便利な機能です。ターゲットマッチングを利用すると、必要なCRMタブをターゲットとして設定し、元データのカラムをターゲットに合わせて照合できます。これにより、高品質なデータをZoho CRMへシームレスにエクスポートできます。
メモ: ターゲットマッチング失敗は、エクスポート失敗と同じではありません。ターゲットマッチングは、データが実際にエクスポートされる前に行われます。この仕組みにより、スキーマやデータモデルのエラーによるエクスポート失敗を事前に検知し、防止します。

ターゲット照合チェックが失敗した場合

1. エクスポート中にターゲット照合チェックが失敗した場合は、DataPrep Studioページに移動し、右上のターゲットマッチングアイコンをクリックし、ターゲットを表示オプションを選択します。ターゲットのデータモデルが、既存の元データの上部に表示されます。元データ内のカラムは、該当するターゲットのカラムに自動的に照合されます。



ターゲットマッチングでは、照合済みカラムと未照合カラムに異なるアイコンや提案が表示されます。これらの提案をクリックすることで、既存のカラムをターゲットのカラムに素早く照合する変更が可能です。エラーの修正がしやすいように、CRMのターゲットタブがデータのターゲットとして関連付けられています。DataPrep Studioページで、テーブルとのマッピングや不一致箇所のエラーも確認できます。エラーアイコンにカーソルを合わせると、問題の内容を確認でき、クリックして個別にエラーを解決できます。

メモ: すべてのカラムは初期設定でグリッドに表示されます。ただし、すべてのカラムリンクをクリックすると、必須オプションでフィルタリングが可能です。
2. 概要を表示リンクをクリックし、ターゲット照合エラーの概要を表示します。概要では、さまざまなモデル照合エラーと、それぞれのエラーに関連付けられたカラム数が表示されます。必須エラーカラムをクリックし、適用をクリックすると、特定のエラーカラムでフィルタリングできます。



ターゲット照合エラー概要

  1. ターゲット照合エラーのセクションでは、エラー内容と、それぞれのエラーに関連付けられたカラム数が表示されます。
  2. 上部のセクションには、エラーカテゴリごとにエラー数が表示されます。
  3. 各カテゴリをクリックすることで、パネル内でそのカテゴリに関連するエラーのみをフィルタリング表示できます。
  4. 初期表示ではすべてのカラムが表示されていますが、任意のエラーカテゴリをクリックしたり、エラーのみ表示チェックボックスを選択したりすることで、対象カラムの詳細やエラーカラムのみを確認できます。
  5. ターゲット照合エラー概要でのフィルタ選択は、DataPrep Studioページのグリッドにも適用されます。

ターゲットマッチングエラー

ターゲットマッチング時のエラーについて、以下に説明します。
  1. 未照合列:このオプションでは、データ元およびターゲットで未照合の全列が表示されます。

    メモ:
    1. ターゲット側で必須ではない列は、利用可能な場合はデータ元列と照合するか、無視できます。
    2. データ元のデータをCRM以外からインポートした場合、データ元に存在する追加の列は初期設定ではエクスポート時に含まれません。ただし、必要に応じて名前を変更し、照合して含めることができます。
    3. データ元のデータをCRMからインポートした場合、ターゲットに存在しないデータ元の列は、照合するか削除しないとエクスポートを続行できません。ただし、追加のシステム作成済み列はエクスポート時に無視されます。

    未照合列オプションを利用する際は、必須列のみ表示オプションを切り替えて、ターゲットで必須に設定されている列があるか確認し、それらを含めることができます。また、必須列のみ修正してエクスポートを続行することも可能です。


  1. データの種類不一致:このオプションは、データ元の列で、ターゲットの列とデータの種類が一致しないものを表示します。
  2. データ形式不一致:このオプションは、データ元の列で、日付・日時・時間形式がターゲットと異なるものを表示します。
  3. 制約不一致:このオプションは、ターゲットの列のデータの種類の制約と一致しない列を表示します。列に制約を追加する方法については、こちらをクリックしてください。
  4. 必須列の不一致:このオプションは、ターゲットで必須に設定されているが、データ元では必須に設定されていない列を表示します。

    メモ: 必須列は、照合されて必須に設定されていない限り、エクスポート先にエクスポートできません。列を必須に設定するには、上記のアイコンをクリックしてください。また、必須に設定(null不可)チェックボックスをデータの種類変更変換機能で使用して列を必須に設定することもできます。
  5. データサイズ超過警告:このオプションは、ターゲットで許可されている最大サイズを超えるデータが入力されている列をフィルタリングします。

3. エラーを修正した後、Pipeline builderページに移動し、パイプラインを実行してデータをエクスポートします。手動実行が正常に動作することを確認したら、パイプラインの自動化スケジュールを設定できます。さまざまな実行タイプについてはこちらをご覧ください。

4. 部分的なエクスポート失敗の場合は、Zoho CRMへの変更を元に戻す、またはキャンセルすることができます。その際は今すぐロールバック機能をご利用ください。エクスポートが成功した場合でも、必要に応じてロールバックが可能です。ロールバックの詳細については次のセクションをご参照ください。

Rollback エクスポートする

CRMタブで部分的なエクスポートの失敗が発生した場合、Rollback機能を使って変更を元に戻す、またはキャンセルできます。Rollback機能では、挿入されたデータの削除、更新されたデータの変更取り消し、削除されたデータの復元をサポートします。Rollbackエクスポートに関する簡単な動画をご覧ください。



Rollbackの手順

部分的なエクスポート失敗が発生した場合、Rollback now機能を使用してZoho CRMへの変更を元に戻すことができます。成功したエクスポートに対しても、必要に応じてロールバックが可能です。

 

 

1. OutputタブのRollback nowリンクをクリックして、今すぐエクスポートをロールバックします。




2. ロールバックの詳細を確認し、確認ダイアログでRollbackをクリックします。



3. ロールバックの進行状況が表示されます。ロールバック処理中は他の操作を行わないでください。一度開始したロールバック処理は元に戻せません。



重要:
1. ロールバックできるのは最新のエクスポートのみです。つまり、Rollback data syncリンクは、処理済みデータを用いて出力された直近のエクスポートにのみ表示されます。
2. 一度開始したロールバック処理は元に戻せません。ロールバック処理中は他の操作を行わないでください。

制限事項

1. エクスポート時のデータ照合には、照合する based オン 項目のID列のみ使用できます。

2. 1回あたり最大600,000(60万)件のデータをエクスポートできます。

3.親データの各サブフォームに最大100件までエクスポートできます(タブ単位)。

サブフォームに許可される行数の上限は、それぞれのサブフォームのプロパティで設定できます。こちらをクリックして詳細をご覧ください。

4. Zoho DataPrepはCRMでのワークフロートリガーをサポートしていません。初期設定では、Zoho CRMもワークフロートリガーをサポートしていませんが、Zoho CRMチームに連絡してワークフローを有効にすることができます。


関連情報

    Zoho CRM 管理者向けトレーニング

    「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。

    日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。

    Zoho CRM Training



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