Zoho DataPrep用のZoho CRMコネクタ

Zoho DataPrep用のZoho CRMコネクタ

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Zoho DataPrepは、Zoho CRMの営業データをZoho CRMコネクターを使ってシームレスに取り込むことができます。このコネクターを利用すると、CRMから営業データをインポートし、データクリーンアップデータ移行データ同期データバックアップなど、さまざまなETL処理を実行できます。これにより、データパイプラインへの効率的なデータ移動が可能になります。Zoho DataPrepを使ってCRMデータをクリーンアップする方法について、短い動画をご覧ください。



Zoho CRMからZoho DataPrepにデータをインポートする手順を見ていきましょう。

Zoho CRMからデータをインポートする方法

1.既存のパイプラインを開くか、パイプラインを作成します。「ホーム」ページ、Pipelinesタブ、またはWorkspacesタブで、データを追加オプションをクリックします。

Info情報:パイプラインビルダーの上部にあるデータのインポートアイコンをクリックすることで、複数のソースからデータをパイプラインに取り込むこともできます。


2. 左側のペインからZoho Appsカテゴリを選択し、Zoho CRMをクリックします。オプションを検索ボックスで直接検索することも可能です。



3. 環境を選択ドロップダウンから必要な環境を選択します。



以下の2つの環境があります:

本番環境―本番環境は、アプリケーションやWebサイト、ソフトウェアが稼働し、ユーザーがアクセスできる有効なシステムです。最終的に十分にテストされた商品のバージョンがここに配備され、エンドユーザーが利用できるようになります。

テスト環境(BETA)―テスト環境は、リアルタイムで様々な業務ケースをテストおよび検証するための分離された環境です。これにより、不具合のあるコードや誤った設定などが原因で生じる問題から本番環境を保護できます。組織は、複数の独立した環境を運用し、既存のシステムに影響を与えることなくテストや変更を行うことが可能です。テストが完了したら、その変更を本番アカウントに反映できます。Zoho CRMのテスト環境を使えば、組織内ユーザーや外部開発者と連携し、新しい設定のテストや問題の修正を有効なCRM環境外で行うことができます。また、複数の環境を作成し、異なるCRM設定を個別にテストすることも可能です。



4. 組織を選択ドロップダウンから組織を選択します。

5. データのインポートを最初から行うか、特定の日付以降でインポートを設定するかを選択できます。

      

6. インポートするデータの開始日項目で、データをインポートする日付を選択できます。
Info新規および更新済みデータは、Created_TimeおよびModified_Time列を使用して、選択された日付から取得されます。

7. タブの選択ボックスで、Zoho CRM内の以下のタブからデータをインポートすることができます:
  1. Potentials
  2. 商談
  3. 見込み客
  4. 連絡先
  5. 取引先
  6. タスク
  7. 処理
  8. 通話
  9. キャンペーン
  10. 見積書
  11. ケース
  12. ソリューション
  13. 商品
  14. 仕入先
  15. 請求書
  16. 価格表
その他、Zoho CRMでインポート可能なタブ:
  1. サブフォーム
  2. カスタムタブ
  3. リンクタブ
  4. 履歴追跡タブ
Notes
メモ: Multi選択lookup項目を含むデータは、いずれのタブでもインポートできません。

8. 選択済みのタブは上部に表示されます。インポートするをクリックすると、選択したタブをZoho DataPrepにインポートできます。

9. データのインポートが完了すると、Pipeline builderページが開き、ETLプロセスの一部として変換処理を開始できます。ステージを右クリックし、Prepare dataオプションを選択すると、DataPrep Studioページでデータの準備ができ、スムーズなデータ移動と統合が可能になります。変換処理の詳細についてはこちらをご覧ください。



10.
データフローの作成と各ステージで必要な変換処理の適用が完了したら、ステージを右クリックして宛先を追加し、データフローを完了できます。


 

Notes
メモ: ETLパイプラインに宛先を追加した後は、まず手動実行でパイプラインをテストできます。手動実行で問題がないことを確認できたら、スケジュールを設定して、自動でパイプラインやデータの移動を行えます。実行形式の詳細は こちらをご参照ください。

スケジュール

スケジュールオプションを使って、パイプラインの実行計画を設定できます。また、スケジューリング時にZoho CRMアカウントからインクリメンタルデータをインポートすることも可能です。インクリメンタルデータインポートは、前回の同期以降に追加または更新されたデータのみを取り込む方法です。

スケジュール設定

1. パイプラインビルダーでScheduleオプションを選択します。

2. 繰り返し方法(毎時間、毎日、weekly、月間)を選択し、Perform 頻度 ドロップダウンで頻度を設定します。 Perform 頻度ドロップダウンの設定は、繰り返し方法によって変更されます。こちらをクリックして詳細をご覧ください。




3. インポートしたい新規データがデータ元で見つかった時のGMTを選択します。初期設定では、ローカルタイムゾーンが選択されています。


4.スケジュールを一時停止するタイミング: このオプションでは、n回の失敗後にスケジュールを一時停止するかどうかを選択できます。
Info情報: 範囲は2~100の間で設定できます。初期設定値は2です。

インポートする設定

インポートする設定オプションを使い、CRMタブからデータをどのようにインポートし、増分データを取得するかを設定できます。
Notes
メモ: パイプライン内のすべてのソースに対してインポートする設定を行う必要があります。インポートする設定を行わないと、スケジュールを保存できません。

5. インポートする設定を行うには、こちらをクリックリンクを選択してください。

6. How to インポートする data 差出人 データ元? ドロップダウンから必須オプションを選択します。このオプションでは、すべてのデータ、更新済みおよび新規データ、または新規データのみをインポートすることができます。

すべてのデータをインポートする

すべてのデータをインポートしたい場合は、差出人項目でデータをインポートする日付を選択します。このオプションを使用すると、選択した日付以降の利用可能なすべてのデータが、スケジュールされた実行頻度でインポートされます。



インクリメンタルデータ取得

更新済みおよび新規データのみ

更新済みおよび新規データを最終インポート日時からインクリメンタルにインポートするには、ドロップダウンから更新済みおよび新規データのみオプションを選択します。

列による照合: ユーザー更新日時 または 更新日時 列をドロップダウンから選択でき、選択した列に基づいてデータがソート・インポートされます。

新規データのみ

新規データのみを最終インポート日時からインクリメンタルにインポートするには、ドロップダウンから新規データのみオプションを選択します。



Info
情報: 新規データは、最終インポート日時以降のCreated_Time列を使用して取得されます。


利用可能な値と異なる新規dataがある場合は、既存のdataを使用します。
 

インクリメンタルインポート時に、

  1. チェックボックスがオンの場合:データ元に新規dataがない場合、最後に取得したdataが再度インポートされます。
  2. チェックボックスがオフの場合:データ元に新規dataがない場合、インポートは失敗し、ファイルはインポートされません。その結果、パイプラインジョブ全体が失敗します。
dataをインポートしない
データは1回だけインポートされます。2回目以降は、同じdataに対して取得するルールがすでに申請済みとなり、取得するエクスポート済みとなります。

7. 保存をクリックして、データのインポートをスケジュールします。

メモ: すでにCRMからスケジュールを設定している場合は、「インポートする設定」セクションで以前の設定に基づいてデータが再読み込みされます。スケジュールを編集オプションをクリックし、新しいスケジュールを設定してください。

Schedule 設定

無効な値がある場合にエクスポートを停止: このオプションを有効にすると、準備されたデータに無効な値が残っている場合にエクスポートが停止されます。



順番 exports

複数の出力先を設定している場合、データを各出力先へエクスポートする順番を指定する際にこのオプションを使用できます。

無効の場合、エクスポートは初期設定の順番で実行されます。

メモ: このオプションは、パイプラインに2つ以上の出力先を追加した場合のみ表示されます。

エクスポート先の順番を並べ替える方法

1)順番 exportsトグルをクリックします。

2) drag and dropで宛先の順番を変更し、保存をクリックします。



メモ: 再度順番を並べ替えたい場合は、編集 順番リンクをクリックしてください。
8. スケジュール設定が完了したら、保存 をクリックしてスケジュールを実行します。これによりパイプラインが開始されます。



各スケジュール実行はジョブとして保存されます。パイプラインがスケジュールされると、データはご利用のデータソースから取得済みとなり、各ステージで適用した一連の変換処理によって準備されます。その後、データはシームレスなデータ統合により、エクスポート済みとして指定の宛先に送信され、通常の間隔で処理されます。この完了プロセスはジョブ履歴に記録されます。

9. 特定のパイプラインのジョブ一覧へ移動するには、パイプラインビルダー内の三点リーダーアイコンをクリックし、Job 履歴メニューを選択して、パイプラインのジョブステータスを確認します。

10. 必須の job ID をJobs 履歴ページでクリックすると、該当ジョブのJob 概要ページへ移動します。

Job 概要では、パイプラインフロー内で実行されたジョブの履歴を表示します。こちらをクリックして詳細をご確認ください。

11. スケジュールが完了すると、パイプラインで準備されたデータは設定済みの送信先にエクスポートされます。

情報: できることは、Jobsページで後からスケジュールのステータスも表示することです。

メモ: パイプラインにさらに変更を加えた場合、その変更は下書きバージョンとして保存されます。「下書き」オプションを選択し、パイプラインを反映可能な状態に設定してください。そうすると、スケジュールに変更内容が反映されます。




スケジュールを設定した後は、スケジュールの 一時停止 または再開編集 削除Schedule有効オプションをパイプラインビルダーで選択して行うことができます。

スケジュールを編集して保存すると、次回のジョブは直前のスケジュール実行時刻から次のスケジュールされたデータ間隔に基づいて実行されます。


Zoho DataPrepからZoho CRMへZoho CRMコネクターを使って営業データをエクスポートできます。Zoho DataPrepを使用してデータクリーンアップデータ移行データバックアップなど、複数の方法で実行できます。Zoho DataPrepでCRMデータをクリーンアップする方法を紹介する短い動画もご用意しています。

Zoho CRMへデータをエクスポートする方法

1. 既存のパイプラインを開くか、パイプラインを作成します。「ホーム」ページ、「パイプライン」タブ、または「ワークスペース」タブから操作できます。データは50以上のソースから取り込むことが可能です。

2. パイプラインビルダーページで、データフローの作成と必要な変換をステージごとに適用した後、ステージを右クリックして宛先を追加オプションを選択できます。



3. すべての宛先タブでZoho CRMを検索するか、Zoho Appsカテゴリーでフィルターしてクリックします。



4. データをエクスポートしたい必須の環境を環境を選択」ドロップダウンから選択します。



以下の2つの環境があります:

本番環境 - 本番環境は、アプリケーション、Webサイト、またはソフトウェアが実際に稼働し、ユーザーがアクセスできる有効なシステムです。最終的なテスト済みのバージョンが展開され、エンドユーザーが利用可能となる環境です。

テスト環境(BETA)- テスト環境は、本番環境とは隔離された環境で、さまざまな法人ケースをリアルタイムでテストや検証するために利用します。これにより、不具合のあるコードや誤った設定、その他の問題が発生した場合でも、本番環境を守ることができます。組織は複数のテスト環境を運用し、既存システムに影響を与えずにテストや変更を行えます。テストが成功したら、本番アカウントへ変更をデプロイできます。Zoho CRM テスト環境では、組織のユーザーや外部開発者と連携し、有効なCRM環境外で新しい設定のテストや問題の修正が可能です。複数の環境を作成し、それぞれ異なるCRM設定を独立してテストできます。

5. Zoho CRMでデータをエクスポートしたい組織 タブ を選択します。次のタブへデータをエクスポートできます:
  1. 見込み客
  2. 連絡先
  3. 取引先
  4. 商談
  5. キャンペーン
  6. 仕入先
  7. ケース
  8. ソリューション
  9. 価格表
  10. 商品
Zoho CRMでエクスポート可能なその他のタブ:
  1. サブフォーム
  2. カスタムタブ
メモ: どのタブでも、複数選択ルックアップ項目へのデータエクスポートはできません。
6. Zoho CRMでデータをエクスポートしたいレイアウトを選択します。

7. Zoho CRMにエクスポートするデータの処理方法を決定するため、以下の設定から選択します:
  1. 新規データのみ追加: このオプションを使用すると、Zoho CRMに新しくインポートされたデータのみ追加できます。
  1. 既存データのみ更新: このオプションを使用すると、選択した項目(項目による照合)に一致するZoho CRM内の既存データを更新できます。
  1. 追加および更新: このオプションでは、選択した項目に一致するデータは更新され、一致しない項目値のデータは新たに挿入されます。


8. ID 項目は、データの照合に使用され、CRMタブから事前に入力されています。ただし、照合に使用する項目ドロップダウンから希望する項目を手動で選択することも可能です。なお、選択した項目が必須として設定されており、かつ重複禁止にマークされていることを確認してください。詳細はこちらをクリックしてください。
メモ: データ元がZoho CRM以外からインポートされたデータをエクスポートする場合は、照合に使用する項目で必ず値を手動選択してください。

9. 既存データの更新を選択した場合、既存データの更新時に項目の空欄化をスキップすることもできます。これにより、DataPrepの項目が空でCRMデータに値が存在する場合でも、更新時にデータ損失を防ぐことができます。

10. インポートした差出人と同じタブにデータをエクスポートする際、エクスポート済みデータと一致しないCRM内の差出人データを削除することができます。例えば、見込み客タブにデータをインポートし、重複を削除した場合、同じ見込み客タブにエクスポートし直す際に、Zoho CRM内の重複した差出人データを削除することが可能です。



Notes
メモ: 他のソースからZoho CRMにデータをエクスポートする場合、次のファイルエンコーディング形式を選択できます: UTF-8、UTF-16、ISO-8859-1、ISO-8859-2、ISO-8859-9、ISO-8859-11、GB2312、GBK、Big5、Shift-JIS、Windows-1251。



11. 宛先設定を保存します。

ターゲットマッチングの確認

Zoho CRMが送信先として設定されているステージのDataPrep Studioページに移動します。



画面右上のターゲットマッチングアイコンをクリックし、表示ターゲットオプションを選択します。ターゲットマッチングが完了していることを必ずご確認ください。未完了の場合、エクスポート時に失敗する可能性があります。ターゲットマッチングの詳細については、こちら をご覧ください。



ターゲットマッチングの確認が完了したら、まず手動実行でパイプラインを試すことをおすすめします。手動実行で問題がないことを確認できたら、スケジュールを設定してパイプラインを自動化できます。さまざまな実行タイプについてはこちらをご参照ください。
Info
情報: 各実行はジョブとして保存されます。パイプラインの実行時、データ取得済みのデータソースから、各ステージで申請済みの一連の変換が適用され、その後、データがエクスポート済みの宛先に送信されます。この完了プロセスはジョブページで記録されます。

12. 手動実行がエラーなく完了した場合、データは正常にエクスポート済みとなります。手動実行が失敗し、以下のターゲット照合エラーが発生した場合は、ターゲット照合手順を完了することで修正できます。

ターゲット照合は、データモデルの不一致によるエクスポートする失敗を防ぐDataPrepの便利な機能です。
 


CRMへのエクスポートする際のターゲット照合

ターゲットマッチングは、データがエクスポート先に出力される前に行われます。ターゲットマッチングは、DataPrepの便利な機能で、データモデルの不一致によるエクスポート失敗を防ぎます。ターゲットマッチングを使用することで、必要なCRMタブをターゲットとして設定し、元データのカラムをターゲットに合わせて整列できます。これにより、高品質なデータをZoho CRMへシームレスにエクスポートできます。
メモ: ターゲットマッチングの失敗は、エクスポート失敗と同じではありません。ターゲットマッチングは、データが実際にエクスポートされる前に行われます。この仕組みにより、スキーマやデータモデルのエラーが事前に検出され、エクスポート失敗を未然に防ぐことができます。

ターゲット照合チェックが失敗した場合

1. エクスポート中にターゲット照合チェックが失敗した場合は、DataPrep Studioページに移動し、右上のターゲットマッチングアイコンをクリックし、ターゲットを表示オプションを選択します。ターゲットのデータモデルが元データの上部に表示されます。元データのカラムは、対応するターゲットのカラムに自動的に整列されます(該当する場合)。



ターゲットマッチングでは、照合済みカラムや未照合のカラムに異なるアイコンや提案が表示されます。これらの提案をクリックすることで、既存の列をターゲット列に素早く修正できます。エラー修正を容易にするため、CRM内のターゲットタブがデータのターゲットとして紐付けられます。DataPrep Studioページでデータとテーブルのマッピングを確認し、不一致がある箇所にはエラーが表示されます。エラーアイコンにカーソルを合わせると、問題の詳細を確認でき、クリックしてエラーを個別に解決できます。

メモ: すべてのカラムは初期設定でグリッドに表示されます。ただし、すべてのカラムリンクをクリックすることで、必須オプションをフィルター出力できます。
2. 概要を表示するリンクをクリックして、ターゲット照合エラーの概要を表示します。概要では、さまざまなモデル照合エラーと、それぞれのエラーに関連付けられたカラム数が表示されます。必須エラーカラムをクリックし、適用するをクリックすると、特定のエラーカラムのみをフィルター出力できます。



ターゲット照合エラー概要

  1. ターゲット照合エラーセクションには、エラー内容とそれぞれのエラーに関連付けられたカラム数が表示されます。
  2. 上部のセクションでは、エラーカテゴリーごとにエラー数が一覧表示されます。
  3. 各カテゴリー名をクリックすると、そのカテゴリーに関連するエラーのみパネルでフィルター表示できます。
  4. 初期設定の表示では、すべてのカラムが表示されますが、任意のエラーカテゴリーをクリックすることでカラムの詳細を確認したり、エラーのみ表示チェックボックスを選択してエラーカラムだけを表示できます。
  5. ターゲット照合エラー概要で選択したフィルターは、DataPrep Studioページのグリッドにも適用されます。

ターゲットマッチングエラー

ターゲットのマッチングエラーについては、以下の通り説明します。
  1. 未照合の列:このオプションでは、データ元およびターゲットで未照合のすべての列が表示されます。

    メモ:
    1. ターゲットで必須でない列は、利用可能な場合はデータ元の列と照合するか、無視することができます。
    2. データ元データをCRM以外のデータ元からインポートした場合、データ元に追加された列は初期設定ではエクスポート時に含まれません。ただし、必要に応じてそれらの列の名前を変更したり、照合して含めることも可能です。
    3. データ元データをCRMからインポートした場合、ターゲットに存在しないデータ元の列は、照合するか削除しないとエクスポートを続行できません。ただし、追加のシステム作成済み列はエクスポート時に無視されます。

    未照合の列オプションを使用する際は、必須列のみ表示オプションを切り替えて、ターゲット側で必須に設定されている列があるかどうかを確認し、含めることができます。また、必須列のみ修正してエクスポートを続行することも可能です。


  1. データの種類不一致:このオプションでは、データ元からターゲットの列とデータ型が一致しない列が表示されます。
  2. Data形式の不一致:このオプションでは、データ元からターゲットと異なる日付、datetime、および時間形式を持つ列が表示されます。
  3. 制約の不一致:このオプションでは、ターゲットの列のデータの種類制約と一致しない列が表示されます。列に制約を追加する方法は、こちらをクリックしてください。
  4. 必須列の不一致:このオプションでは、ターゲットで必須に設定されているが、データ元では必須になっていない列が表示されます。

    メモ: 必須列は、照合され必須に設定されていない限り、宛先にエクスポートすることはできません。上記のアイコンをクリックして、その列を必須に設定できます。また、必須として設定(not null)チェックボックスをデータの種類変更トランスフォーム内で使用して、列を必須に設定することも可能です。
  5. データサイズ超過警告:このオプションでは、ターゲットで許可されている最大サイズを超えるデータを持つ列がフィルターされます。

3. エラーを修正した後、Pipeline builderページに移動し、パイプラインを実行してデータをエクスポートできます。手動実行が正常に動作することを確認したら、パイプラインの自動化スケジュールを設定することも可能です。さまざまな実行タイプについてはこちらをご覧ください。

4. 部分的なエクスポート失敗が発生した場合は、Zoho CRM に対する変更を元に戻すかキャンセルすることがRollback now機能で選択できます。正常にエクスポートされた場合でも、ロールバックすることが可能です。ロールバックの詳細については次のセクションをご参照ください。

Rollback エクスポートする

CRMタブで部分的なエクスポート失敗が発生した場合、Rollback機能を使って、実施した変更を元に戻すことやキャンセルすることができます。Rollbackは、挿入したデータの削除、更新データの変更の取り消し、削除されたデータの復元をサポートします。Rollbackエクスポートに関するクイックビデオをご覧ください。



Rollbackの手順

部分的なエクスポート失敗が発生した場合、Rollback now機能を使ってZoho CRMへの変更を元に戻すことができます。エクスポートが成功した場合でも、必要に応じてロールバック可能です。

 

 

1. OutputタブのRollback nowリンクをクリックして、今すぐエクスポートをロールバックします。




2. ロールバックの詳細を確認し、確認ダイアログでRollbackをクリックします。



3. ロールバックの進行状況が表示されます。ロールバック実行中は、他の操作を行わないでください。一度開始したロールバック処理は元に戻せません。



重要:
1. ロールバックできるのは最新のエクスポートのみです。つまり、Rollback data syncリンクは、処理済みデータを用いて実行された直近のエクスポートに対してのみ表示されます。
2. 一度開始したロールバック処理は元に戻せません。ロールバックが進行中は、他の操作を行わないでください。

制限事項

1. エクスポート時にデータを照合する際は、照合する based オン 項目のID列のみ使用できます。

2. 一度にエクスポートできるデータは最大600,000(60万)件です。

3. タブ内の親データの各サブフォームに、最大100件までエクスポートできます。

サブフォームに許可される最大行数は、各サブフォームのプロパティで設定できます。こちらをクリックして詳細をご確認ください。

4. Zoho DataPrepはCRMのワークフロートリガーをサポートしていません。また、初期設定ではZoho CRMもワークフロートリガーをサポートしていません。ただし、Zoho CRMチームに連絡することでワークフローを有効化できます。


関連情報

    Zoho CRM 管理者向けトレーニング

    「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。

    日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。

    Zoho CRM Training



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