Zoho CRMとCreatorに他のソースからデータを切り捨てて追加する方法

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動的なデータ元（例：Zoho Analytics）からZoho CRMやCreatorにデータを連携する場合、最新データを挿入する前にCRMタブやCreatorフォームの既存データを完全に削除する必要が生じることがあります。Zoho CRMおよびZoho Creatorには直接「切り捨てて追加」するオプションがないため、この操作はZoho DataPrepのフィルター変換と順序付きエクスポート機能を組み合わせることで実現できます。

ケース1：Zoho CRMでのデータの切り捨てと追加

外部データ元（例：Zoho Analytics）からデータが取得され、Zoho CRMで更新が必要となるパイプラインを想定します。この場合、Zoho CRMには常に最新データだけを保持したいという要件があり、CRMタブ内の既存データは新しいデータを投入する前にすべて削除しなければなりません。

Zoho CRMからのデータ削除オプションは、Zoho CRMからZoho CRMへのエクスポートのみでサポートされているため、他のデータ元からのインポート時に既存データを直接削除することはできません。この場合、まずDataPrepを使用して他のデータ元からZoho CRMにデータをエクスポートし、その後、下記の手順に従って既存データを削除してから新しいデータを追加してください。

メモ: Zoho CRMからのデータ削除オプションは、Zoho CRMからのデータを同じCRMタブにエクスポート（CRM → CRM）する場合のみ利用できます。

Zoho CRMでデータを切り捨てて追加する手順

1. フィルタリングを使ってZoho CRMの既存データを削除する：

インポートする dataは Zoho CRMから取得します。ここでは、CRMタブにインポートしたいすべてのデータを、最初から、または指定した日付から取り込むことができます。
「フィルター 」変換を使用して、既存のデータをフィルターおよび一括削除できます。

a) 列を右クリックし、「フィルター」オプションを選択します。

b) アイコンをクリックし、「すべての列フィルター」を選択します。

c) ドロップダウンから「Data 品質」を選択し、「Valid Data」に基づいて列をフィルターします。

d) 同じ手順を繰り返して「Invalid Data」および「Missing Data」もフィルターし、フィルターされた行を保持します。

追加 Zoho CRM先にし、更新または新規データを選択し、CRMからデータを削除を有効にすると、Zoho CRMの既存データが削除されます。

2. Zoho AnalyticsからCRMへ新規データを挿入:

別のフローを作成して、差出人 Zoho Analyticsから Zoho CRMへ新規データを挿入します。

メモ: Zoho CRMを宛先として追加する際は、インポートされた新しいデータのみ追加するように選択してください。

3. ターゲットマッチングを確認
宛先を追加した後、「DataPrep Studio」ページに移動し、右上のターゲットマッチングアイコンをクリックし、表示ターゲットオプションを選択します。ターゲットマッチングが完了していることを確認してください。未完了の場合、エクスポートに失敗することがあります。こちらをクリックしてターゲットマッチングの詳細をご覧ください。

4. パイプラインのスケジュール設定:

パイプラインビルダーのスケジュールオプションを使ってパイプラインのスケジュールができます。
繰り返しメソッド（毎時間、毎日、weekly、月間）を選択し、実行頻度ドロップダウンで頻度を設定します。

すべてのデータソースに対してインポートする設定を指定します。

パイプラインをスケジュールすると、既存データがZoho CRMから最初にインポートされ、削除されます。その後、最新のデータが分析からCRMタブへとプッシュされます。この処理は、指定された繰り返し方法および初期設定済みのエクスポートに基づいて続行されます。ジョブが完了すると、ジョブ概要をジョブページで確認できます。

ケース2：Zoho Creatorでデータを切り詰めて追加する場合

データが外部のデータ元（例：Zoho Analytics）から来て、Zoho Creatorで更新する必要があるパイプラインを考えます。この場合、Zoho Creatorには常に最新のデータのみを保持する必要があるため、Creatorフォーム内の既存データは新規データを追加する前にすべて削除しなければなりません。

Zoho Creatorからデータを削除オプションは、Zoho Creator → Zoho Creator へのエクスポート時のみサポートされています。そのため、他のソースからインポートする場合は既存データを直接削除できません。これを実現するには、まず他のソースからのデータをDataPrepを使ってZoho Creatorにエクスポートし、その後、下記の手順で既存データを削除し新規データを追加してください。

メモ: Zoho Creatorからデータを削除オプションは、Zoho Creatorからデータをインポートし、同じZoho Creatorフォームにエクスポート（Creator → Creator）する場合のみ利用可能です。

Zoho Creatorでデータを切り詰めて追加する手順：

1. フィルタリングを使用してZoho Creator内の既存データを削除する方法:

フローを作成し、Zoho Creator to Zoho Creatorを選択します。
「フィルター 」変換を使って、既存データをすべてフィルターして削除します。

列を右クリックし、「フィルター」オプションを選択します。 アイコンをクリックし、「すべての列フィルター」を選択します。ドロップダウンから「Data 品質」を選び、「Valid Data（有効なデータ）」に基づいて列をフィルターします。同じ手順を繰り返して「Invalid Data（無効なデータ）」や「Missing Data（欠損データ）」でもフィルターし、フィルターされた行を保持します。
追加 Zoho Creator を送信先に追加し、既存データを更新を選択し、Zoho Creatorからデータ削除を有効にすると、Zoho Creator内の既存データが削除されます。

2. Zoho AnalyticsからCreatorへの新規データ挿入：

別のフローを作成し、差出人 Zoho Analytics から Zoho Creatorへ新規データを挿入します。

メモ: 宛先としてZoho Creatorを追加する際は、「追加する only 新規データ」を選択してください。

3. ターゲットマッチングを確認
宛先を追加した後、「DataPrep Studio」ページに移動し、右上隅にあるターゲットマッチングアイコンをクリックし、表示 target オプションを選択します。ターゲットマッチングが完了していることを確認し、エクスポート失敗を防いでください。こちらをクリックしてターゲットマッチングの詳細をご覧ください。

4. パイプラインのスケジュール設定：

パイプラインビルダーのスケジュールオプションを使ってパイプラインのスケジュール設定が可能です。繰り返し方法（毎時間、毎日、weekly、月間）を選択し、Perform 頻度ドロップダウンから頻度を設定します。

すべてのデータソースに対してインポートする設定を行います。

パイプラインをスケジュールすると、既存データがZoho CRMから最初にインポートされ、削除されます。その後、最新のデータが分析からCRMタブにプッシュされます。このプロセスは、指定された繰り返し方法と初期設定済みエクスポートに基づいて継続されます。ジョブが完了すると、 job 概要をジョブページで確認できます。