Zoho CRM と Creator に他のソースからデータを切り詰めて追加する方法

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Zoho AnalyticsからZoho CRMやZoho Creatorに取り込むデータなど、動的な元データを扱う場合、最新のデータを追加する前に、Zoho CRMのタブやZoho Creatorのフォームにある既存のデータをすべて削除する必要になる場合があります。Zoho CRMとZoho Creatorでは、［切り詰めて追加］を直接実行できないため、Zoho DataPrepのフィルター加工と順序付きエクスポート機能を組み合わせて、この処理を行います。

ケース1：Zoho CRMでのデータの切り詰めと追加

外部サービス（Zoho Analyticsなど）から取得したデータをZoho CRMで更新するパイプラインを例に説明します。ここでは、Zoho CRMに最新のデータのみを保持する必要があるため、新しいデータを送信する前に、CRMタブ内の既存のデータをすべて削除します。

［Zoho CRMのデータを削除する］は、Zoho CRMからZoho CRMへのエクスポートでのみ利用できるため、その他の元データからインポートする場合、既存のデータを直接削除することはできません。この処理を行うには、まずDataPrepを使用してその他の元データからZoho CRMにデータをエクスポートし、次の手順に従って既存のデータを削除してから、新しいデータを追加します。

メモ：［Zoho CRMのデータを削除する］は、Zoho CRMからデータをインポートし、同じZoho CRMタブにエクスポートする場合（CRM→CRM）にのみ利用できます。

Zoho CRMでデータを切り詰めて追加する手順

1. フィルターを使用したZoho CRMの既存データの削除

データのインポートをZoho CRMから行います。このとき、CRMのタブから削除するすべてのデータを、最初から、または指定した日付以降の範囲でインポートします。
フィルター 加工を使用して既存のデータをすべて抽出し、削除します。

a）列を右クリックし、［フィルター］を選択します。

b） アイコンをクリックし、［すべての列フィルター］を選択します。

c）ドロップダウンから［データの品質］を選択し、［有効なデータ］に基づいて列をフィルターします。

d）同じ手順を繰り返して［無効なデータ］と［欠損データ］もフィルターし、抽出された行を保持します。

エクスポート先に Zoho CRMを追加し、［新しいデータを更新する］を選択して、［CRMのデータを削除］を有効にし、Zoho CRMの既存のデータを削除します。

2. Zoho AnalyticsからZoho CRMへの新規データの追加

新しいデータを追加するため、Zoho AnalyticsからZoho CRMへの別のフローを作成します。

メモ：エクスポート先としてZoho CRMを追加する際は、［新しくインポートされたデータのみ追加］を選択します。

3. データ構造の照合の確認
エクスポート先を追加したら、DataPrepのStudioページに移動し、データ構造の照合アイコンを右上でクリックして、［基準データを表示する］を選択します。エクスポートの失敗を防ぐため、データ構造の照合が完了していることを確認してください。こちらをクリックすると、データ構造の照合について詳しく確認できます。

4. パイプラインのスケジュール設定

パイプラインの作成画面にある［予約する］オプションを使用して、パイプラインを予約できます。次に、実行頻度（毎時間、毎日、毎週、毎月）を選択し、［実行頻度］ドロップダウンで頻度を設定します。

すべてのデータソースにインポート設定を行います。

パイプラインを予約すると、最初にZoho CRMの既存データがインポートされ、削除されます。次に、Zoho Analyticsの最新データがZoho CRMのタブに送信されます。この処理は、指定した実行頻度と標準のエクスポート順に基づいて続行されます。処理が完了すると、処理の概要を［処理］ページで確認できます。

ケース2：Zoho Creatorのデータの削除と追加

外部のデータソース（Zoho Analyticsなど）から取得したデータをZoho Creatorで更新するパイプラインを例に説明します。ここでは、Zoho Creatorに最新データのみを保持する必要があるため、新規データを送信する前に、Creatorフォーム内の既存データをすべて削除する必要があります。

［Zoho Creatorのデータを削除する］オプションは、Zoho CreatorからZoho Creatorへのエクスポートでのみ利用できるため、その他のデータソースからインポートする場合、既存のデータを直接削除することはできません。これを行うには、まずその他のデータソースからZoho CreatorにデータをDataPrepでエクスポートし、次の手順に従って、新規データを追加する前に既存のデータを削除します。

メモ：［Zoho Creatorのデータを削除する］オプションは、Zoho Creatorからデータをインポートし、同じZoho Creatorフォームにエクスポートする場合（Creator→Creator）にのみ利用できます。

Zoho Creatorでデータを削除して追加する手順。

1. フィルターを使用したZoho Creatorの既存データの削除。

フローを、Zoho CreatorからZoho Creatorへのものとして作成します。
［フィルター］加工を使用して、既存データをすべて抽出し、削除します。

列を右クリックし、［フィルター］オプションを選択します。次の アイコンをクリックし、［全列フィルター］を選択します。ドロップダウンから［データの品質］を選択し、列を［有効なデータ］に基づいてフィルターします。同じ手順を繰り返し、［無効なデータ］と［欠損データ］もフィルターして、抽出された行を保持します。
追加先に Zoho Creatorを追加し、［既存のデータを更新］を選択して、［Zoho Creatorのデータを削除する］を有効にして、Zoho Creatorの既存データを削除します。

2. Zoho AnalyticsからZoho Creatorへの新規データの追加。

新しいデータを追加するため、Zoho Analytics から Zoho Creatorへの別のフローを作成します。

メモ：エクスポート先としてZoho Creatorを追加する際は、［新しいデータのみ追加する］を選択します。

3. データ構造の照合
エクスポート先を追加したら、DataPrepのStudioページに移動し、右上にある［データ構造の照合］アイコンをクリックして、［エクスポート先を表示する］オプションを選択します。エクスポートの失敗を防ぐため、データ構造の照合が完了していることを確認してください。こちらをクリックすると、データ構造の照合の詳細を確認できます。

4. パイプラインの予約

パイプラインの作成画面にある［予約する］オプションを使用して、パイプラインを予約できます。実行頻度（毎時間、毎日、毎週、毎月）を選択し、［実行頻度］ドロップダウンで間隔を設定します。

すべてのデータソースにインポート設定を行います。

パイプラインを予約すると、まずZoho CRMの既存データがインポートされ、削除されます。次に、Zoho Analyticsの最新データがZoho CRMのタブに送信されます。指定した実行頻度と標準のエクスポート順序に基づいて、この処理が繰り返されます。処理が完了すると、ジョブの概要をジョブページで確認できます。