顧客（取引先／連絡先）タブでの一括処理の実行
優れたサポートサービスを提供するには、顧客データを効率的に管理することが重要です。複数の顧客データに対して同じ変更処理を行う必要がある場合、一括処理の機能が役立ちます。普通は時間がかかる作業であっても、短時間で正確に終わらせることが可能です。一括処理機能を適用すると、更新、削除、WhatsAppメッセージの送信といった処理を数クリックで完了できます。
たとえば、複数の顧客データでステータスを［試用中］から［有効］に更新する必要がある場合、各顧客のデータを個別に手動更新する代わりに、一括処理を利用すると便利です。実行対象のデータを選択して一括更新メニューをクリックするだけで、選択したすべての顧客データのステータスを一括で変更できます。これにより、時間を大幅に節約することが可能です。また、すべてのデータに対して同じ更新処理を確実に適用できます。効率的に抜け漏れのなく処理を実行することが可能です。
メモ：
- 以下では、50件以下のデータに対する一括処理を「通常の一括処理」、50件を超えるデータに対する一括処理を「大量一括処理」として説明します。大量一括処理は、データが50件よりも多い場合に、データ一覧内のすべてのデータに対して実行可能です。
- 50件を超えるデータを選択するには、50件のデータを選択した状態で、一括処理メニューから一覧内のすべてのデータを選択するためのメニューをクリックする必要があります。
顧客（取引先／連絡先）タブでの一括処理の実行
顧客（取引先／連絡先）タブでは、以下の一括処理を実行できます。
メモ：
- 50件以下のデータに対しては、更新、削除、ヘルプセンターへの利用者登録、統合、スパム設定、WhatsAppメッセージの送信の処理を実行できます（通常の一括処理）。
- 50件を超えるデータに対しては、更新、削除、WhatsAppメッセージの送信の処理のみを実行できます（大量一括処理）。
顧客データの項目値の更新
複数の取引先／連絡先データの項目値を同様に更新する必要がある場合、一括処理の機能を利用すると、効率的に更新処理を行うことが可能です。たとえば、1０件の連絡先データで［契約中のプラン］を［プレミアムプラン］に更新する必要がある場合、一括処理機能を利用すると、各データを個別に編集する手間を省くことができます。
不要な顧客データの削除
不要な取引先／連絡先データを一括削除できます。これにより、顧客情報を整理し、データを最新の状態に保つことができます。有用なデータのみを顧客タブに残すことで、正しいデータのみを適切に活用することが可能になります。
重複データの統合
重複している取引先データや連絡先データを選択して統合することが可能です。たとえば、同じ顧客についての連絡先データが2件登録されている場合、この2件のデータを選択して統合処理を適用することで、1件のデータにまとめることができます。
メモ：一度に最大5件のデータを統合できます。
ヘルプセンター利用者としての登録
選択した顧客をヘルプセンター利用者として一括登録できます。顧客は、ヘルプセンター内で自分が送信した問い合わせを管理できるようになります。
たとえば、100人の顧客の連絡先データをインポートした場合、そのうちの50人の連絡先データを選択して、ヘルプセンター利用者として登録する処理を一括で実行することが可能です。
連絡先のスパム設定
不正な連絡先データを複数選択して、一括でスパムに設定できます。連絡先をスパムに設定すると、スパムの連絡先や不正な問い合わせを識別しやすくなります。
WhatsAppメッセージの送信
選択した複数の連絡先に対してWhatsAppメッセージを一括送信できます。個別に送信する場合と比較して、より迅速かつ効率的にメッセージを送信することが可能です。
利用例は以下のとおりです。
利用例は以下のとおりです。
変更や修正内容に関する通知：旅行代理店で、旅程の急な変更を通知する必要がある場合、対象のすべての顧客に対してWhatsAppメッセージを一括送信できます。顧客は、必要に応じて、受信したメッセージに返信して、個別にやりとりすることが可能です。
リマインダーの送信：特定の動画配信サービスの契約者全員に対して、サブスクリプションの更新を依頼するWhatsAppメッセージを一括送信できます。メッセージ内には、プランの詳細ページや決済ページへのリンクを挿入することが可能です。更新期限の直前に追加のリマインダーを送信することもできます。
アプリのアップデート依頼：モバイルアプリの開発企業で、スマートフォン用のアプリの古いバージョン（バージョン3.0）のサポートを終了する場合、このバージョンの使用者に対してアップデートを促すWhatsAppメッセージを送信できます。
メモ：
- 通常の一括処理では、一度に最大50件の連絡先を選択してメッセージを送信できます。一方、大量一括処理では、50件を超える連絡先に対して、メッセージを送信することが可能です。
- 一括処理を使用して送信できるのは、販促を目的としない、ユーティリティ（注文／予約／決済などに関する通知）のメッセージのみです。マーケティング（販促）用のメッセージテンプレートを使用してメッセージを一括送信することはできません。
- 一括送信にあたっては、対象の連絡先に登録されている電話番号／携帯電話番号の形式が自動で検証されます。有効な形式の番号が登録されている連絡先に対してのみ、メッセージが送信されます。
- 一括送信が実行されたメッセージは少しずつ順番に送信されます。
一括処理の実行に関する注意事項
- 通常の一括処理と大量一括処理の所要時間は、選択したデータの件数に応じて異なります。数分で完了する場合もありますが、数時間かかる場合もあります。
- 一括処理を開始したユーザーと組織の管理者に対しては、処理の完了時に処理の完了状況についてのメール通知が送信されます。
- 通常の一括処理は最大10件まで予約できます。ただし、実行中の一括処理がある場合、他の処理は待機状態となり、順次実行されます。
- 大量一括処理を実行できるのは、一覧内のデータの総件数が50件を超えている場合のみです。
- 一度に最大5件のデータを統合できます。
- 大量一括処理は、1件のデータ一覧につき1件のみ実行できます。ただし、異なるデータ一覧に対しては大量一括処理を並行して実行できます。この場合、実行中以外の大量一括処理は待機状態となり、実行中の大量一括処理が完了し次第、順次実行されます。
- 大量一括処理では、1回の実行で最大200,000件のデータを処理できます。
顧客（取引先／連絡先）タブで一括処理を実行するには
- 顧客（連絡先／取引先）タブに移動します。
- 画面左側のメニューで、対象のデータ一覧を選択します。
- データ一覧で対象のデータを選択し、ページ上部の一括処理メニューから対象の一括処理を選択して実行します。
- ページの右上に表示されているチェックボックスを選択すると、対象のデータ一覧内のデータをすべて選択して通常の一括処理を実行できます（最大50件のデータを選択できます）。
- 各一括処理を実行するには、以下の手順を実行します。
- 更新：更新する項目を選択して新しい値を入力し、保存ボタンをクリックします。
- 削除：確認画面で削除ボタンをクリックします。
- ヘルプセンター利用者としての登録：登録先のヘルプセンターを選択してから、［続ける］をクリックします。
- 統合：必要に応じて、メインの問い合わせを変更します。また、統合後の問い合わせに適用する項目値を選択します。
- スパムの設定：確認画面で操作を確定します。
- WhatsAppメッセージの送信：WhatsAppメッセージを一括送信します。
部門、電話番号／携帯電話番号、WhatsApp連携の経路、メッセージテンプレート、テンプレートの言語を選択します。
メモ：WhatsAppの経路に関連付けられている言語のテンプレートのみが表示されます。
一括処理の履歴
一括処理の履歴では、Zoho Deskのアカウントで実行された一括処理の詳細を確認できます。実行中の一括処理と、完了した一括処理の両方の履歴が表示されます。
メモ：制限付き担当者の権限を持つユーザーは、一括処理の履歴にアクセスできません。
履歴は、以下の2つのセクションに分かれています。
- 大量一括処理の履歴：Zoho Desk内で50件を超えるデータに対して実行された一括処理の履歴を確認できます。大量一括処理の履歴には、［実行中］と［完了］の2つのタブがあります。
- 実行中：現在、実行中であるか、待機状態の大量一括処理が一覧表示されます。対象のタブ、処理の内容、実行日時、部門、処理のステータスなどの詳細を確認できます。
- 完了：完了した大量一括処理の履歴が一覧表示されます。対象のタブ、処理の内容、実行日時、部門、現在のステータス、処理によって更新されたデータの件数などの詳細を確認できます。
- 一括処理の履歴：Zoho Desk内で50件以下のデータに対して実行されたすべての一括処理（一括返信、一括コメント、インスタントメッセージの一括送信など）の履歴が一覧表示されます。管理者が、通常の一括処理の実行状況や完了状況を確認するのに役立ちます。大量一括処理の履歴と同様に、［実行中］と［完了］の2つのタブがあります。確認できる内容は、以下のとおりです。
- 実行日時：一括処理が実行された日時。
- 実行者：処理を実行したユーザー。
- 処理の種類：実行された一括処理の種類（返信／コメント／WhatsAppメッセージの送信など）。
- 選択されたデータ数：処理の実行対象として選択されたデータの件数。
- 部門：処理が実行された部門。
- 処理のステータス：一括処理のステータス。
- 詳細：一括処理によって更新されたデータの件数。
一括処理の履歴を確認するには：
- ［設定］→［データ管理］→［一括処理の履歴］の順に移動します。
- 画面左側のメニューで、［大量一括処理］または［一括処理］を選択します。
- ［実行中］タブでは、実行されたすべての一括処理の詳細を確認できます。
- ［完了］タブでは、完了したすべての一括処理の詳細を確認できます。
一括処理の取り消し
一括処理の操作を確定した後、処理が待機中（実際に開始される前）である場合は、一括処理を取り消すことができます。一括処理を取り消すことができるのは、一括処理を実行したユーザーまたは組織の管理者のみです。
一括処理を取り消すには：
- ［設定］→［データ管理］→［一括処理の履歴］の順に移動します。
- 待機中の一括処理にカーソルを重ねて、削除アイコンをクリックします。
- 確認画面で、破棄ボタンをクリックして操作を確定します。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
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