Zoho Inventory連携の設定と管理

Zoho Inventory連携の設定と管理

顧客とのやりとりにおいて背景や関連情報を把握することは、顧客をよりよく理解することにつながります。これは、カスタマーサービス業務と在庫管理業務に共通しています。顧客とビジネスを行う上で、とても重要です。在庫管理アプリケーションであるZoho Inventoryと顧客サポートやカスタマーサクセスのソリューションであるZoho Deskを連携することで、担当者は問い合わせ内から顧客の現在の状況をすばやく詳細に確認することができます。在庫情報とサポート情報を連携することで、顧客に対してシームレスに対応することができます。

Zoho DeskとZoho Inventoryの連携メリット:
  1. 請求先住所、納品先住所などの連絡先情報を作成したり、確認したりできます。
  2. 顧客に関する最近の出荷情報や商品情報など、Zoho Inventoryに登録されている詳細情報を確認できます。
  3. 連絡先ユーザーに関する請求書や受注書を作成したり、ステータスと共に確認したりできます。
  4. 顧客宛てに出荷した商品の配送状況を追跡できます。
  5. Zoho Inventoryから商品情報をインポートし、同期するよう設定できます。

Zoho Inventory連携の設定
Zoho Inventory連携を設定するにあたって、手順の概要は以下のとおりです:
  1. 連携を有効にします。
  2. Zoho Deskに関連付ける組織を選択します(組織が複数存在する場合)。
  3. Zoho InventoryとZoho Desk間で商品情報の同期を有効にします
  4. 請求書、受注書、連絡先に関する操作に対して権限設定します。

Zoho Inventory連携を設定するには:
  1. 上部のメニューの設定アイコン()をクリックします。
  2. マーケットプレイスにある[Zoho]をクリックします。
  3. Zohoの画面で、[Zoho Inventory]をクリックします。



  4. [連携] をクリックします。
  5. Zoho Inventoryの組織選択します:
    1. 複数の組織が存在する場合は、表示される別画面で関連付ける組織を選択します。
    2. 組織が複数存在しない場合は、既存の組織がZoho Deskに自動で関連付けられます。
  6. これで連携は完了です(商品情報の同期設定は完了していません)。次に、商品情報の同期設定と権限の設定を行います。

メモ
  1. Zoho Inventoryでアカウントを作成していない状態で連携を有効にしようとすると、新しい組織を作成するように促されます。その場合は、Zoho Inventoryで組織を作成することで、Zoho Deskと連携を行うことができます。
  2. Zoho Deskには、自分が管理者である組織のみが表示されます。そのため、組織のZoho Inventoryに自分自身を管理者として追加することをお勧めします。

商品情報の同期設定
Zoho InventoryからZoho Deskアカウントに商品情報をインポートして、同期するように設定することができます。Zoho Inventoryから得た商品情報の詳細は、[商品]タブから確認できます。担当者は、同期した商品情報を顧客の問い合わせに関連付けることもできます。Zoho Deskでの商品(Products)は、Zoho Inventoryでは商品(Items)と表示されます(英語では異なりますが、日本語の操作画面では同じ表記で表示されます)。

商品情報の同期を設定するには:
  1. 上部のメニューの設定アイコン()をクリックします。
  2. マーケットプレイスメニューにある[Zoho]をクリックします。
  3. Zohoの画面で、[Zoho Inventory]をクリックします。



  4. Zoho Inventoryの画面で、[Zoho Inventoryの商品をZoho Deskと同期する]の切り替えボタンをオンにします。
  5. Zoho Inventoryの商品情報を同期する部門を選択します。
  6. [同期の開始]をクリックします。
  7. Zoho Inventoryの商品情報がインポートされ、Zoho Deskと同期されます。



[同期の停止]ボタンをクリックすると、必要に応じて商品情報の同期を停止できます。また、[編集]ボタンをクリックすると、関連付ける項目を編集できます。


同期の履歴の表示
商品情報にて一方向同期を有効にしている場合、
同期の履歴タブで同期の履歴を確認できます。過去7日間にインポートした情報の詳細を確認するのに役立ちます。同期の履歴で確認できる項目は、以下のとおりです:
  1. 同期日
  2. 同期の対象(InventoryからDeskへ、またはその逆)
  3. インポートされたデータの種類(商品など)
  4. 追加、更新、失敗したデータ数の詳細

権限の設定
管理者は、Zoho Deskのそれぞれの権限を設定することで、請求書、受注書、連絡先などに関する権限を付与したり、削除したりすることができます。たとえば、新しい担当者に対して請求書の作成権限のみを付与し、請求書の承認や送付は管理者が行うようにする場合、新しい担当者のメール送信に関する権限を無効にするだけで、簡単に設定できます。現在、「新しい担当者」権限が付与されている担当者は請求書を作成できますが、顧客に請求書をメールで送信することはできません。


以下のとおり、権限は3段階に分けて設定できます:
  1. Zoho Inventory連携を非表示にするには、表示のチェックボックス()からチェックを外します。
  2. 請求書受注書の切り替えボタンをクリックします。この切り替えボタンでは、それぞれの項目に関して付与する権限を有効または無効にできます。
    同様に、
    連絡先の切り替えボタンをクリックすると、ユーザーがZoho Inventoryで新しい連絡先を作成できる権限を有効/無効にできます。
  3. 見積書と請求書に関して、メニューから以下の操作の権限を付与できます。
    1. [表示のみ] - 担当者は、請求書や受注書を表示できます。
    2. [表示、送信] - 担当者は、請求書や受注書のコピーを表示し、メールに添付して顧客に送信できます。
    3. [表示、作成、編集] - 担当者は、請求書や受注書を表示、作成、編集できます
    4. [表示、送信、作成、編集] - 担当者は、請求書や受注書のコピーを表示、作成、編集し、メールに添付して顧客に送信できます。

Zoho Inventory連携の活用
Zoho Inventory連携により、担当者はZoho Desk内から顧客に関する主要な情報を確認することができます。問い合わせ、連絡先、取引先内からこの情報を確認できます。Zoho Inventoryの情報は、以下の4つのタブに整理されています:
  1. 概要
  2. 活動
  3. 受注書
  4. 請求書

概要
[概要]タブには、最新行われた顧客への出荷、顧客に関連付けられた商品、配送先住所や請求先住所といった情報が表示されます。




活動
[活動]タブには、顧客のすべての購入履歴が表示されます。




受注書
[受注書]タブには、作成されたすべての受注書とそのステータスが表示されます。特定の受注書を詳細に確認することができます。商品の詳細リストや返品された商品を表示できます。また、対象の問い合わせで作成した受注書や、連絡先のすべての受注書にフィルターを適用して表示することもできます。




請求書
[請求書]タブには、作成されたすべての請求書とそのステータスが表示されます。対象の問い合わせで作成した請求書や、連絡先のすべての請求書にフィルターを適用して表示することができます。




受注書や請求書の作成
Zoho Inventoryの各データの表示に加えて、担当者はZoho Desk内から新しい受注書や請求書を作成することもできます。

Zoho Inventoryの各情報を確認するには、以下の手順を実施します:
  1. Zoho Deskで対象の問い合わせを表示します。
  2. 問い合わせの詳細画面の左側にあるZoho Inventoryのアイコン()をクリックします。
  3. Zoho Inventoryの詳細パネルが開きます。
    同様に、連絡先、または取引先からZoho Inventoryの詳細を表示することもできます。

Zoho Inventory連携の無効化
Zoho Deskアカウントから、Zoho Inventory連携を無効にできます。無効にすると、Zoho Inventoryの組織に関する情報にアクセスできなくなります。ただし、次回の連携を有効にするまでの間、連絡先や問い合わせと請求書や受注書の関連付けは保持されます。

連携を無効にするには:
  1. 上部のメニューの設定アイコン()をクリックします。
  2. マーケットプレイスメニューにある[Zoho]をクリックします。
  3. Zohoの画面で、[Zoho Inventory]をクリックします。
  4. 画面上部にある[連携の無効化]の切り替えボタンをオフにします。
  5. 確認画面で、[無効にする]をクリックします。
Zoho Inventory連携が無効になります。

Zoho Inventory連携の削除
Zoho Deskアカウントから、Zoho Inventory連携を削除できます。連携を削除すると、以下のような影響がありますのでご注意ください:
  1. 問い合わせや連絡先に対して請求書や受注書を作成できなくなります。
  2. 問い合わせと請求書や受注書の関連付けが削除され、利用できなくなります。
  3. Zoho Inventoryと連絡先との関連付けが解除されます。

連携を削除するには:
  1. 上部のメニューの設定アイコン()をクリックします。
  2. マーケットプレイスメニューにある[Zoho]をクリックします。
  3. Zohoの画面で、[Zoho Inventory]をクリックします。
  4. Zoho Inventoryの画面右上にあるその他アイコンをクリックします。
  5. メニューから[連携の削除]をクリックします。
  6. 確認画面で、[削除]をクリックします。
Zoho Inventory連携が削除されます。




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