Googleフォームは、連絡先、調査、クイズなどを収集するための人気のあるウェブフォームツールとなっています。フォームを作成し、回答をスプレッドシートに集約するプロセスは簡単で、わずか数分で完了します。しかし、もし収集したデータをより効果的に活用したい場合、新しい回答ごとに自動メールを送信したり、Slackでチームに通知したり、CRMアプリケーションにリードを追加したりするなどのタスクに使用する必要がある場合はどうでしょうか？

フォームの回答を手動で有用なタスクに変換することは、貴重な時間の浪費です。自動化により、ワークフローはフォームの送信を検知し、応答データの処理方法を決定し、選択したアプリケーションにデータを配布することができます。可能性は無限です。

どのようにしてこのようなワークフローを自動化しますか？

ワークフローの自動化は、さまざまな方法で実装することができます。コードを使用することも1つの方法ですが、実際のアプリケーションでは難しい場合があります。Zoho Flowのようなワークフロー自動化プラットフォームは、これを回避するために非常に便利です。お気に入りのアプリを統合し、それらの間を流れるデータを制御および操作することで、タスクを自動化することができます。

一般的には、新しいフローを作成し、トリガーを選択し、アクションを追加するだけで十分です。ただし、Google Formsなどの一部のアプリケーションは、統合のための公開APIを提供していません。利用できるAPIに制限がある場合や、APIが利用できないアプリケーションを統合するには、Zoho Flowで利用可能なウェブフックトリガーを使用して同じ結果を達成することができます。

必要なもの

• Googleアカウント
• Zoho Flowアカウント

はじめに：Googleフォームの作成

Googleアカウントにログインしたら、新しいフォームを作成するために docs.google.com/forms にアクセスできます。さらに、Google Sheetsでシートを作成し、 ツール > フォームを作成 をクリックして作成することもできます。収集されたすべての回答は自動的にそのスプレッドシートに保存されます。

タイトル、フォームフィールド、その他のオプションを使用して、使用したいフォームを作成します。 

フォームプロジェクトの追加：Google Formsスクリプトエディター

1. 右上隅のその他メニュー（3点リーダー）に移動します。［送信］ボタンの隣にあります。［スクリプトエディタ］をクリックします。これにより、新しいタブが開き、コンソールが表示されます。
   
   
2. そのコンソール内の既存の内容をクリアし、以下の内容をコピーしてください。
   

   
   function onFormSubmit(form) {
   	var formResponses = form.response.getItemResponses();
   	var responsePayload = new Object();
   	for (var i = 0; i < formResponses.length; i++) {
   		responsePayload[form.response.getItemResponses()[i].getItem().getTitle()] = form.response.getItemResponses()[i].getResponse();
   	}
   	console.log(responsePayload);
   	var url = 'WEBHOOK URL';
   	var options = {
   		'method': 'post',
   		'headers': {},
   		'payload': responsePayload
   	};
   	var response = UrlFetchApp.fetch(url, options);
   }
   
   

   
   
   
   
3. ［編集］をクリックし、［現在のプロジェクトのトリガー］に移動します。プロジェクトに名前を付け、［OK］をクリックします。新しいタブが開きます。
   
   
4. ［トリガーの追加］をクリックします。次のダイアログボックスで、［イベントの種類］を［フォーム送信時］に選択し、［保存］をクリックします。
   
   
5. Googleアカウントを選択するように求められます。コードを挿入するため、開発者を信頼する場合にのみ進めるように求められます。心配しないでください。 詳細をクリックし、 <あなたのプロジェクト>に移動してください。
   
   
6. 次のステップで許可をクリックしてください。

自動化の追加：Zoho FlowのWebhookトリガーの使用

Flow内のトリガーは、フローを起動するイベントを指します。この場合、トリガーはウェブフックになります。Zoho Flowのウェブフックトリガーは、一意のURLを生成します。このURLは、サードパーティのアプリケーション（この場合はGoogle Forms）で使用できます。フォームが送信されるたびに、リアルタイムでデータをFlowに送信します。データがFlowに到達すると、選択した他のアプリケーションに移動することができます。

トリガーの設定

Webhookトリガーを設定するには、以下の手順に従ってください：

1. 新しいタブでZoho Flowにログインし、新しいフローを作成します。
2. ウェブフックトリガーボックスで設定をクリックしてください。
   
   
3. 設定ウィンドウで表示されるURLをコピーし、NEXTをクリックしてください。
   
   
4. Google Formsのスクリプトエディタータブに戻り、コピーしたURLを引用符内にある WEBHOOK URL と置き換えてください。引用符を削除しないでください。
   
   
5. ［ファイル］→［保存］に移動します。
6. Zoho Flowに戻り、TESTをクリックします。正常に動作しているかを確認するために、サンプルのフォーム送信を行うオプションがあります。DONEをクリックしてください。
   
   
7. フロービルダーでアクションや決定をWebhookトリガーに接続します。フォーム内のすべての応答は、 変数挿入 パネルで変数として利用できます。