Google フォームは、連絡先情報、アンケート、クイズなどを収集するための Web フォームツールとして広く利用されています。フォームを作成し、回答をスプレッドシートにまとめるのは簡単で、数分もあれば完了します。ですが、収集したデータをさらに有効活用して、たとえば新しい回答ごとに自動メールを送信したり、Slack でチームに通知したり、見込み客を CRM アプリケーションに追加したりする必要がある場合はどうすればよいでしょうか。

フォームの回答を手作業で有用なタスクに変換するのは、貴重な時間の無駄です。自動化を使えば、ワークフローがフォーム送信を検知し、回答データをどのように処理するか判断して、任意のアプリに振り分けることができます。活用方法は無限にあります。

このようなワークフローをどのように自動化しますか?

ワークフローの自動化にはさまざまな方法があります。コードを記述して実現することもできますが、多くの実用的な用途では扱いが難しい場合があります。Zoho Flow のようなワークフロー自動化プラットフォームを利用すれば、これを回避するのに非常に役立ちます。お気に入りのアプリ同士を連携し、その間を流れるデータを制御・加工することで、タスクを自動化できます。

通常は、新しいフローを作成し、トリガーを選択して、処理を追加するだけで済みます。ただし、Google フォームのように、連携用の公開 API を提供していないアプリケーションもあります。API が利用できないアプリケーションと連携する場合や、利用可能な API に制限がある場合は、Zoho Flow に用意されている Webhook トリガーを使用することで、同様の結果を得ることができます。

必要なもの

• Google アカウント
• Zoho Flow アカウント

はじめに: Google フォームの作成

Google アカウントにログインしたら、docs.google.com/forms に移動して、新しいフォームの作成を開始できます。さらに、Google スプレッドシートでシートを作成し、ツール > フォームを作成 をクリックしてフォームを作成することもできます。収集されたすべての回答は、そのスプレッドシートに自動的に保存されます。

件名やフォーム項目、その他の設定を調整して、使用したいフォームを作成します。

フォーム プロジェクトの追加: Google フォームのスクリプトエディタ

1. 右上の その他 メニュー（縦 3 点リーダー）を、送信 ボタンの右隣から開きます。スクリプトエディタ をクリックします。新しいタブでコンソールが開きます。
   
   
2. コンソール内の既存の内容をすべて削除し、次のコードをコピーして貼り付けます。
   
    

   
   function onFormSubmit(form) {
   	var formResponses = form.response.getItemResponses();
   	var responsePayload = 新規 Object();
   	for (var i = 0; i < formResponses.length; i++) {
   		responsePayload[form.response.getItemResponses()[i].getItem().getTitle()] = form.response.getItemResponses()[i].getResponse();
   	}
   	console.log(responsePayload);
   	var url = 'Webhook URL';
   	var options = {
   		'method': 'post',
   		'ヘッダー': {},
   		'データの内容': responsePayload
   	};
   	var response = UrlFetchApp.fetch(url, options);
   }
   
   

   
   
   
   
   
3. [保存] ボタンをクリックして、プロジェクトを保存します。
4. 左側のパネルで Triggers をクリックします。
   
   
   
5. Add Trigger をクリックします。表示されるダイアログボックスで、イベントの種類 として On form submit を選択し、保存 をクリックします。
   
   
   
   
6. Google アカウントの選択を求められます。コードを挿入しているため、開発者を信頼できる場合のみ続行するよう求めるメッセージが表示されますが、心配は不要です。詳細 をクリックし、<プロジェクト名> に移動 をクリックします。
   
   
7. 次の手順で 許可 をクリックします。

自動化の追加: Zoho Flow の Webhook トリガーを使用する

Flow におけるトリガーとは、フローを起動するイベントのことです。このケースでは、トリガーは Webhook になります。Zoho Flow の Webhook トリガーは一意の URL を生成し、この URL を（このシナリオの Google フォームのような）サードパーティアプリケーションで使用して、フォームが送信されるたびにリアルタイムで Flow にデータを送信できます。データが Flow に届いたら、任意のアプリケーションに転送できます。

トリガーの設定

Webhook トリガーを設定するには、次の手順に従います。

1. 新しいタブで Zoho Flow にログインし、新しいフローを作成します。
2. Webhook トリガーのボックスで設定するをクリックします。
   
   
3. 表示された設定ウィンドウで生成された URL をコピーし、次をクリックします。
   
   
4. Google フォームのスクリプトエディタのタブに戻り、引用符内のWebhook URLを、コピーした URL に置き換えます。引用符は削除しないでください。
   
   
5. メニューからFile > 保存を選択します。
6. Zoho Flow に戻り、テストをクリックします。必要に応じて、フォームをサンプル送信して正しく動作しているかテストできます。完了したら完了をクリックします。
   
   
7. フロービルダーで Webhook トリガーに処理や分岐を接続します。フォーム内のすべての回答は、INSERT VARIABLEパネルの変数として利用できます。