関連リストへのエントリ追加

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概要

関連リストは、親データに紐付くデータです。例えば、リードにはメモ、タスク、処理、通話が紐付いています。これらの紐付けられたデータが関連リストと呼ばれます。
フォームの入力内容をZoho CRMのタブに送信する際、各入力内容に関連するデータを関連リストにも送信できます。例えば、イベントをリードの関連リストに追加することが可能です。また、特定の処理をトリガーすることもでき、新規エントリーが関連リストに送信されるたびにZoho CRMで処理が実行されます。

Zoho CRMタブの関連リストにエントリーを追加する方法は2つあります。

新規データ をZoho FormsからZoho CRMタブに送信する際、同じフォームを使ってその新規データに紐付くエントリーも関連リストに送信できます。
既存データ がZoho CRMにある場合、Zoho FormsからZoho CRM項目を利用して、その既存データに紐付くエントリーをZoho CRMの関連リストに送信できます。

事前入力済みフォームを送信し、Zoho CRM内の連絡先リストに配布して、その回答をZoho CRMの関連リストに追加することもできます。

設定

新規データをZoho CRMに送信しながら関連リストにエントリーを追加する

この操作を行うには、

「 Integrations 」タブに移動し、「 Zoho CRM」をクリックします。
Integration 設定設定で新規データを追加するには「 連携する」をクリックします。
「 関連リスト 」タブでは、連携設定時に新規データ追加のため選択されたタブが一覧表示されます。必要な 関連リスト および Layout を選択し、関連付け済みデータを送信する先を指定します。
すべての必須Zoho CRM項目を、対応するZoho Forms項目にマッピングします。
その他の項目をマッピングするには、「 + 追加する項目」をクリックします。
Zoho Formsにサブフォームがある場合、サブフォーム項目をZoho CRMの対応するサブフォーム項目にマッピングできます。
フォームをタブと連携する際、Lookupフィルターを設定し、Zoho CRM内の既存項目からフォーム項目の回答と一致するものを検索できます（Lookup Mapping内）。

メモ: Lookup Mapping セクションは、Zoho CRMでLookup項目を追加した場合のみ利用可能です。
処理を選択し、エントリーが関連リストに追加されるたびにZoho CRMで実行されるようにし、 連携するをクリックします。

Zoho CRMの既存データに関連付けられた関連リストへエントリーを追加する

この操作を行うには、

フォームに Zoho CRM 項目 を追加・設定します。
Integrations タブに移動し、 Zoho CRM をクリックします。
関連リスト をクリックします。
Zoho CRM 項目の設定時に選択したタブが一覧表示されます。必要な 関連リスト と Layout を選択し、関連付けられたデータを送信する先を指定します。
必須のZoho CRM 項目すべてを、対応するZoho Forms 項目にマッピングします。
その他の項目をマッピングするには、+ 追加する項目 をクリックします。
エントリーが関連リストに送信されるたびにZoho CRMで実行する処理を選択できます。
連携する をクリックして設定を保存します。

Zoho CRM から事前入力フォームを配布する

Prefilled form sent from Zoho CRM in email

Zoho CRM内の連絡先リストに事前入力フォームを送信し、その回答をZoho CRMの関連リストに追加するには、

フォームで、設定を行い、Zoho CRMの既存データに関連付けられた関連リストへエントリーを追加します。
Zoho CRMで設定 > マーケットプレイス > Zoho > Zoho Formsからデータの事前入力を有効にします。
事前設定済みフォームのリンクを、選択した連絡先宛てのメール作成時に直接挿入したり、Zoho CRM内のタブでメールテンプレートを設定する際にフォームのリンクを挿入したりできます。
Zoho CRMのタブから連絡先を選択し、事前入力済みフォームへのリンク付きで設定したメールを送信します。

詳細はこちらこのオプションの詳細についてご覧いただけます。

関連リスト追加時にZoho CRMで処理をトリガー

新しいエントリーが関連リストに追加されるたびに、Zoho CRMで特定の処理をトリガーするよう選択できます。

自動化 & プロセス管理

このオプションを使用すると、Zoho Formsを通じて関連リストにエントリーを追加する際に、Zoho CRMのワークフロールール、Blueprint、Command Center、承認プロセス、および確認プロセスが自動的に実行されます。

添付ファイル & 署名

このオプションを有効にすると、Zoho FormsからZoho CRMアカウントへ関連リスト追加時に、添付ファイルや署名を送信できます。Zoho FormsからZoho CRMへ送信できる添付ファイルは以下の通りです。

署名
ファイルアップロード/画像アップロード項目の添付ファイル
マージされたドキュメント（メール通知で送信済みのドキュメントのみZoho CRMへ送信可能）
フォーム送信のPDF
初期設定テンプレート、カスタムテンプレート、フォーム送信ワークフローで送信済みのPDF、および承認プロセスで送信済みのPDF を添付ファイルとしてZoho CRMへ送信できます。

「フォーム送信ワークフローで送信済みのPDF」を選択すると、フォーム送信後に回答者へ送信されるPDFテンプレート（例：お礼ページからダウンロードされたPDF、またはメール通知で送信されたPDF）が、Zoho CRMに添付ファイルとして送信されます。
「承認プロセスで送信済みのPDF」を選択すると、最終承認メールとともに回答者に送信されるPDFテンプレートが、Zoho CRMに添付ファイルとして送信されます。

メモ: 管理 Form 添付ファイルを使用してファイル添付ファイルをZoho WorkDriveに保存するよう設定している場合、Zoho CRMタブにプッシュされるのはZoho WorkDriveの添付ファイルリンクのみです（メモタブには対応していません）。

Tag データ

このオプションを使用すると、Zoho FormsからZoho CRMへプッシュされたデータにタグを追加できます。任意のTag 名前を入力するか、フォームの回答をタグとして利用することが可能です。また、Zoho CRMですでに作成済みのタグ名を入力してデータと関連付けることもできます。新しいタグで既存のタグを上書きするか、既存のタグに追加するかをデータ更新時に選択できます。

Assignment Rules

このオプションを有効にすると、フォームのエントリーがZoho CRMの関連リスト、関連付け先タブにプッシュされる際に、 Assignment Rules で定義されたルールが実行されます。

Upsert データ

このオプションは、データがすでに存在する場合は更新し、存在しない場合は新規データを追加します。アップサートの際に、項目を希望の順番に並べ替えることができます。

アップサートの仕組みは次の通りです：

たとえば、メール項目をCompany項目の前に並べたとします。フォームが Company を Zylker、メールを rebecca@zylker。com で送信された場合、

まず、Zoho CRM 内にメール rebecca@zylker。com が存在するか確認されます。存在する場合、マッピングされた項目がそのメールアドレスに関連付けられているデータに更新されます。
メールアドレス rebecca@zylker。com がZoho CRMに存在しない場合は、会社名 Zylker が存在するか確認されます。存在する場合、マッピングされた項目がその組織名に関連付けられているデータに更新されます。
いずれの項目値も存在しない場合は、マッピングされたすべての詳細を含む新規データがZoho CRMに作成されます。
Zoho Forms からの空の項目値で Zoho CRM の既存の値を上書きするか、空の値を除外してアップサートするかも選択可能です。
完了をクリックし、各種設定を保存します。