Zoho Peopleでは、重要な文書に対して従業員に同意を求めることができます。従業員へのファイルの共有から、同意の依頼、各従業員が同意したかどうかの管理までを効率的に実施できます。 

ファイルへの同意を求められた従業員は、同意をするとZoho Peopleへのアクセスが許可されます。同意を拒否した場合は、Zoho Peopleへアクセスできなくなります。

これで従業員にファイルを共有し、ファイルへの同意を求めることができます。下図のように、組織用ファイルの一覧ページでは、同意が必要であることがアイコンで示されます。従業員がファイルへの同意を完了すると、このアイコンの色が変わり、カーソルを合わせたときに表示されるヒントの内容も更新されます。 

従業員の同意が必要なファイルがある場合は、その従業員がZoho Peopleにアクセスしたときにポップアップ画面が表示されます。



同意の期限を過ぎると、従業員はファイルへの同意を行わない限り、Zoho Peopleにアクセスできなくなります。画面には、下図のようなメッセージが表示されます。



［スキップする］を選択できるのは、同意の期限がまだ到来していない間のみです。［表示して同意する／しない］ボタンをクリックすると、ファイルの内容を表示できます。
ファイルを表示して内容を読み、画面の下部にある［同意する］または［同意しない］のボタンをクリックします。

誤ってファイルを閉じた場合など、後から再度ファイルを表示したい場合は、ホーム画面の［活動］、または［ファイル］サービスの［組織］タブからファイルにアクセスできます（ただし、これらの場所からファイルにアクセスできるのは、同意の期限前に限られます）。



同意が完了すると、ファイルのステータスが［同意済み］に更新されます。 

同意を拒否した従業員には、今後Zoho Peopleにアクセスできなくなる旨の警告メッセージが表示されます。一度同意を拒否しても、期限前であれば［同意する］に変更できます。 

各従業員がファイルに同意したかどうかは、［レポート］→［組織のレポート］→［同意書］のページで確認できます。このページには、同意が必要なすべてのファイルが一覧で表示されます。一覧から、詳しい状況を確認したいファイルを選択します。ファイルの詳細ページで右上のドロップダウンを使うと、同意した従業員、同意を拒否した従業員、判断を保留している従業員をそれぞれ一覧で確認できます。

一覧に表示されている従業員をクリックすると、詳細な履歴を確認できます。

従業員による同意を必須とする場合でも、特定の役割の従業員については同意を免除できます。免除する役割を設定するには、［設定］→［ファイル］→［一般］の順に移動し、一番下にある［文書の受取確認および同意の必須化を免除する］の欄でドロップダウンから役割を選択します。

標準では、従業員が［同意しない］ボタンをクリックして同意を拒否すると、組織の管理者に下図のような通知メールが送信されます。

また、一度同意を拒否した従業員が、あらためて同意を示した場合も、管理者に下図のような通知メールが送信されます。