タスクのレイアウトと項目

タスクのレイアウトと項目

Zoho Projectsでは、タスクのカスタム項目とレイアウトを設定できます。ビジネスの要件に合わせて、独自の項目とタスクのレイアウトを作成し、タスクの作成に使用できます。 

利用条件

  • この機能を利用できるプラン： エンタープライズ プラン
  • アイコン →  ［カスタマイズ］ →   ［レイアウトと項目］ →   ［タスク］ の順に移動すると、タスクのカスタム項目とレイアウトを作成できます。管理者であるにも関わらず、上記にアクセスできない場合は、 support@zohoprojects.com にお問い合わせください。

レイアウトとは

レイアウトとは、フォームをデザインするため機能です。タスクのレイアウトは、タスクのフォームを作成するのに使用します。

初期設定では、すべてのプロジェクトが標準レイアウトに関連付けられます。標準レイアウトが変更されると、関連付けられているすべてのプロジェクトに変更が反映されます。

標準レイアウト

  • 各ポータルには、初めに使用できる初期設定のレイアウトがあります。これを、 標準レイアウト といいます。
  • 標準レイアウトには1つの標準セクションと、5つの標準項目があります。
  • 項目 - ステータス、期限、期間、優先度、完了度は、標準項目です。
  • 標準項目は、編集/削除できません。並べ替えのみ可能です。
  • はじめて新しいレイアウトを作成する際は、最初に標準レイアウトを複製できます。複製すると、新しいセクションや項目を新しいレイアウトに追加できるようになります。

レイアウトの作成

  1. 上部バーの右上にある アイコンをクリックします。
  2. ［カスタマイズ］ → ［レイアウトと項目］ → ［タスク］ の順に移動します。
  3. 右上の ［レイアウトの作成］ をクリックします。このボタンは、 プレミアム プラン、 エンタープライズ プランでのみ利用できます。 



  4. 新しいレイアウトを作成（複製）する際に基にするレイアウトを選択します。作成済みのレイアウトがない場合、初期設定のレイアウトのみ表示されます。
  5. ［レイアウト名］ を入力します。
  6. ［作成］ をクリックします。
  • 標準レイアウトの削除や並べ替えはできません。ただし、編集は何度でも可能です。
  • ユーザーが独自に作成したカスタムレイアウトは削除することが可能です。
  • プレミアム プランと エンタープライズ プランでのみ、レイアウトを新しく作成して編集できます。すべてのプラン（無料プラン、エクスプレスプラン、プレミアムプラン、エンタープライズプラン）で、 ［レイアウト］ セクションから  標準レイアウト を編集できます。
  • ポータルで使用可能なレイアウトの一覧を表示するには、 アイコン →  ［レイアウトと項目］ → ［タスク］→ ［レイアウト］ の順に移動します。
  • また、レイアウトの編集画面で、レイアウト名を直接編集することで、レイアウト名を変更できます。

プロジェクトへのレイアウトの関連付け

  1. 上部のバーの右上にある アイコンをクリックします。
  2. ［カスタマイズ］ →［レイアウトと項目］→［タスク］ の順に移動します。
  3. 選択したレイアウトの右にある［＋］アイコン（ ）をクリックします。
  4. ドロップダウンから1つまたは複数のプロジェクトを選択して関連付けます。また、レイアウトにプロジェクトテンプレートを関連付けることもできます。 
    • レイアウトをレイアウトAからレイアウトBに切り替える場合、レイアウト変更後にAの項目はプロジェクトで使えません。ただし、項目に保存されているデータは失われません。
    • プロジェクトをレイアウトに関連付けると、現在のレイアウトがある場合、その関連付けを上書きします。



  5. 操作を確定します。
  6. ［関連付ける］ をクリックします。
  • レイアウトに関連付けられているプロジェクトのリストを表示するには、 アイコン →  ［レイアウトと項目］ → ［タスク］ → ［レイアウト］ の順に移動します。
  • 関連するプロジェクト名が、各レイアウトの下に表示されます。
  • レイアウトは、プロジェクトの 作成時 または 編集時 に、プロジェクトに関連付けできます。

レイアウトの表示

  1. 上部のバーの右上にある アイコンをクリックします。
  2. ［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］→［タスク］ の順に移動します。
  3. ［レイアウト］ セクションをクリックして、作成済みのタスクレイアウトの一覧を表示します。
    • 一覧表示されたレイアウトは、削除や並べ替えはできません。
    • 必要に応じて、プロジェクトやプロジェクトテンプレートに、レイアウトを関連付けることができます。 

レイアウトの削除

  1. 上部バーの右上にある アイコンをクリックします。
  2. ［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］→［タスク］ の順に移動します。 
  3. ［レイアウト］ セクションをクリックします。
    • 削除するレイアウトにカーソルを合わせて、ごみ箱アイコン（ ）をクリックします。
    • 操作を確定します。 


レイアウトを削除する際に、以下の警告メッセージが表示される可能性があります。 
これは、削除しようとしているレイアウトに、プロジェクトの関連付けがある場合に表示されます。関連付けられているプロジェクトを再度別のレイアウトに関連付けてから、削除します。レイアウトとプロジェクトの関連付けを変更する方法については、 こちら をご参照ください。上記を試してもレイアウトを削除できない場合、 support@zohoprojects.com にご連絡ください。 


レイアウトの変更

プロジェクトを編集することで、タスクのレイアウトを変更できます。プロジェクト詳細の編集フォームの［ タスクのレイアウト］項目で新しいレイアウトを選択し、プロジェクトを保存します。

タスクが関連付けられているステータスが、 新しいレイアウト内に ない場合、ユーザーはタスクを 変更後のレイアウト内の ステータスに関連付けるように求められます。 ［ステータスを関連付けてプロジェクトを関連付ける］をクリックし、プロジェクトを保存します。

非公開のレイアウト

必要に応じて、既存のレイアウトを複製し、非公開のレイアウトとして作成することができます。公開レイアウトにはすべてのユーザーがアクセスできるのに対して、非公開のレイアウトにはプロジェクトに関連付けられているユーザーだけがアクセスできます。

なお、新しいプロジェクトの作成時にはタスクのレイアウトを選択しますが、その際に該当のレイアウトのコピーを非公開で作成する設定をあらかじめ有効にしておくことも可能です。この設定を有効にすると、新しいプロジェクトを作成する際、［タスクのレイアウト］選択欄の［このレイアウトのコピーを非公開で作成する］チェックボックスが自動で選択されます。設定を有効にしない場合、プロジェクトに関連付けることができるレイアウトは、公開レイアウトのみです。

レイアウトを非公開に設定すると、該当のレイアウトに関連して設定されている自動化機能（ブループリント、ワークフロールール、メールテンプレート、メール通知、Webhook、カスタム関数）も非公開になります。また、該当のレイアウトにアクセスできるのは、関連付けられているプロジェクトのユーザーだけです。


既存のレイアウトを非公開に設定する方法

必要に応じて、既存のレイアウトを非公開に設定することができます。
この機能は、プロジェクトが1件のみ関連付けられているレイアウトで使用できます。
  1. タスクのレイアウトの一覧から、対象のレイアウトにカーソルを合わせます。
  2. ［非公開のレイアウトにする］をクリックします。

  3. 非公開のレイアウトは、タスクのレイアウトの一覧の下部に表示されます（変更後の内容をページに反映するには、ページの再読み込みが必要です）。

既存のレイアウトから非公開のレイアウトを作成する方法

既存のレイアウトを複製して非公開のレイアウトを新しく作成することもできます。この機能は、新しいプロジェクトの作成時またはプロジェクトの編集時にのみ利用可能です。
  1. プロジェクトの一覧ページから［新しいプロジェクト］をクリックします。
  2. プロジェクトの詳細を入力します。
  3. ［タスクのレイアウト］の選択欄をクリックし、レイアウトを選択します。
  4. 選択欄の一番下の［このレイアウトのコピーを非公開で作成する］チェックボックスを確認します。
    なお、このチェックを外した場合は、選択したレイアウト（公開レイアウト）そのものがプロジェクトに適用されます。

  5. ［追加する］をクリックすると、プロジェクトが作成されます。
    作成したプロジェクト名で非公開のレイアウトが作成されます。

非公開レイアウトを公開レイアウトに変換する方法

非公開レイアウトに対していずれかのプロジェクトを関連付けた後であれば、公開レイアウトに変換することができます。
  1. タスクのレイアウトの一覧から、対象のレイアウトにカーソルを合わせます。
  2. 一覧の下部にある［非公開のレイアウト］に移動します。
  3. 対象のレイアウトの［+］をクリックします。
  4. 確認メッセージで、［公開する］をクリックします。
  5. プロジェクトを選択して、［次へ］をクリックします。
    レイアウトが公開され、すべてのユーザーがアクセスできるようになります。

セクションとは

レイアウトは、セクションの組み合わせから構成されます。同様の情報を、1つのセクション内に分類して配置できます。レイアウトには、必ず1つの標準セクションがあります。独自のセクションを作成して、独自のレイアウトで使用することもできます。

たとえば、  ［レビューの予約］  という名のセクションに、  ［1番目のレビュー］  、  ［2番目のレビュー］  、  ［3番目のレビュー］  などの関連する項目を含めることができます。 



セクションの作成または編集

  1. 上部のバーの右上にある   アイコンをクリックします。
  2. ［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］→［タスク］  の順に移動します。
  3. レイアウトをクリックしてセクションを追加します。 
  4. ［新しいセクションの追加］  の構成要素を、左のトレイからレイアウトの編集画面（メインパネル）に、ドラッグ＆ドロップします。最初、レイアウトの編集画面で新しいセクションを追加するたびに、セクションには「無題のセクション」、「無題のセクション1」、「無題のセクション2」などの名前が付けられます。
  5. セクション名にカーソルを合わせて、編集します。
    • また、セクションに新しいカスタム項目や既存のカスタム項目を追加することもできます。
  6. ［レイアウトの保存］  をクリックします。 
レイアウトでは、セクションは入力必須です。


  

セクションの削除

  1. 上部バーの右上にある   アイコンをクリックします。
  2. ［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］→［タスク］  の順に移動します。
  3. レイアウトをクリックしてセクションを追加します。
  4. セクションにカーソルを合わせて、ごみ箱アイコン（   ）をクリックします。
    • セクション内のすべてのカスタム項目が削除されたときのみ、   アイコンが表示されます。まずカスタム項目を削除してから、セクションを削除することをお勧めします。
  5. 操作を確定します。

項目とは

項目はレイアウトに応じて、各データの値を管理するための機能です。レイアウトには、新しい項目や作成済みの項目を追加できます。  担当者  、  ステータス  、  開始日  、  期限日  、 完了日、  期間  、  優先度  、  完了度  はレイアウトの標準項目です。

  • ステータス  を除いて、標準項目は編集/削除できません。並べ替えのみ可能です。 
  • ステータス  の項目は、編集できますが、削除できません。並べ替えも可能です。

新しい項目と使用可能な項目の違い

新しい項目とは、新しく作成するカスタム項目のことです。使用可能な項目は、作成済みかつ現在のレイアウトで使用していない項目のことです。使用可能な項目を、いつでも現在のレイアウトに関連付けることができます。


標準項目の管理

タスクのレイアウトに初期設定で表示される項目は、次のとおりです：

項目名
編集可否
削除可否
担当者
×
×
ステータス
◯
×
開始日
×
×
期限
×
×
期間
×
×
優先度
×
×
完了度
×
×
予定工数
◯
◯
完了日
×
×
  • 初期設定の項目は、編集やレイアウトからの削除ができません。並べ替えのみできます。
  • ［ステータス］ は標準項目ですが、カスタマイズが可能です。ただし、レイアウトからは削除できません。
  • すべてのプラン（無料プラン、エクスプレスプラン、プレミアムプラン、エンタープライズプラン）で、標準項目を並べ替えられます。

カスタム項目の作成

  1. 上部のバーの右上にある アイコンをクリックします。
  2. ［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］→［タスク］ の順に移動します。
  3. カスタム項目を追加するレイアウトをクリックします。
  4. ［新しい項目］ トレイからレイアウトの編集画面（メインパネル）に、項目の種類をドラッグ＆ドロップします。
  5. ［レイアウトに追加］ をクリックして、レイアウトに項目を追加します。 キャンセル すると、項目はどこにも保存されません。
  6. ［レイアウトの保存］ をクリックします。

  • 最大255件までのカスタム項目を作成でき、複製はできません。

項目の種類
説明
一行テキスト
テキストを1行のみ追加できます。この項目は、［個人識別情報（PPI）］として設定できます。 ［暗号化項目］ を選択した場合、データはバックエンドで暗号化されます。
例：姓、名
複数行テキスト
テキストを複数行、追加できます。 ［Enter］ キーを押して、詳細を入力します。この項目は、［個人識別情報（PPI）］として設定できます。 ［暗号化項目］ を選択した場合、データはバックエンドで暗号化されます。
例：説明、住所
選択リスト
選択リストを使用して、独自のドロップダウンを作成できます。要件に応じて、選択リストの値を設定できます。
例：市区町村、郵便番号
複数選択リスト
複数の選択肢を保存するためのドロップダウンを作成できます。
ユーザー選択リスト
ユーザー名と役割を保存する必要がある場合は、この項目を使用できます。
例：共同所有者
複数ユーザー選択リスト
選択リストから選択した複数のユーザー名を保存する必要がある場合は、この項目を使用できます。
日付
この項目には、日付を保存できます。 
例：登録日、削除日
数値
この項目には、数値を保存できます。数値は最大19桁まで入力できます。この項目は、［個人識別情報（PPI）］として設定できます。 ［暗号化項目］ を選択した場合、データはバックエンドで暗号化されます。 
例：給与の見込み額
小数
この項目には、小数の数値を保存できます。小数点の前に最大14桁まで入力できます。この項目は、［個人識別情報（PPI）］として設定できます。 ［暗号化項目］ を選択した場合、データはバックエンドで暗号化されます。
数式
数式項目は、特定の項目の値や数式に指定された数値/日付を参照することで自動的に計算され、値が導き出されます。 詳細はこちら をご参照ください。
電話
この項目には、連絡用の番号を保存できます。この項目は、［個人識別情報（PPI）］として設定できます。 ［暗号化項目］ を選択した場合、データはバックエンドで暗号化されます。
例：電話番号
メール
この項目には、メールアドレスを保存できます。この項目は、［個人識別情報（PPI）］として設定できます。 ［暗号化項目］ を選択した場合、データはバックエンドで暗号化されます。
例：メールアドレス
URL
この項目には、URLやリンクを保存できます。この項目は、［個人識別情報（PPI）］として設定できます。 ［暗号化項目］ を選択した場合、データはバックエンドで暗号化されます。
例：組織のWebサイト、アプリケーションのURL
パーセント
この項目には、パーセンテージ（％）の値を保存できます。
通貨
この項目には、通貨の値を保存できます。この項目は、［個人識別情報（PPI）］として設定できます。 ［暗号化項目］ を選択した場合、データはバックエンドで暗号化されます。
例：円
チェックボックス
チェックボックスの種類の項目を作成できます。
日時
この項目には、日付と時刻を保存できます。
請求の種類
この項目には、タスクの初期設定の請求の種類を設定できます。

  • エンタープライズ プランでのみ、カスタム項目を作成できます。
  • エンタープライズ  プランでのみ、カスタム項目を編集できます。
  • カスタム項目名を変更した場合、新しい項目名が関連付けられているすべてのレイアウトに反映されます。ただし、項目名以外のプロパティは、レイアウト間で異なる場合があります

カスタム項目の編集

  1. アイコン→  ［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］→［タスク］ の順に移動します。
  2. 対象のレイアウトの編集画面を開いて、編集したいカスタム項目にカーソルを合わせます。
  3. 鉛筆アイコン（ ）をクリックして、カスタム項目に変更を加えます。

選択リスト値の編集

選択リスト項目と複数選択リスト項目の 詳細の画面で、 選択リストの値を編集できます。
  1.  アイコン→   ［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］→［タスク］  の順に移動します。
  2. 対象のレイアウトの編集画面を開いて、編集したい選択リスト項目または複数選択リスト項目にカーソルを合わせ、編集アイコン（ ）をクリックします。
  3. メニューから ［詳細を編集する］ を選択します。



  4. 選択リストの値にカーソルをあわせて、編集アイコン（ ）をクリックします。
  5. 値を更新し、［完了する］をクリックします。



  6. ［変更を適用する］ をクリックし、 ［レイアウトを保存する］ をクリックします。

選択リストの不要な値の削除

選択リスト項目と複数選択リスト項目 の 詳細の画面で、不要になった リストの値を削除できます。
  1. リストの値が他のレイアウトで使用されている場合は、削除できません。
  2. リストの値がタスクで使用されている場合、リストの値を削除する前に新しい値に関連付ける必要があります。
  3. リストの値がレイアウトやタスクで使用されていない場合は、削除されます。
  1.  アイコン→   ［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］→［タスク］   の順に移動します。
  2. 対象のレイアウトの編集画面を開いて、編集したい選択リスト項目または複数選択リスト項目にカーソルを合わせ、編集アイコン（ ）をクリックします。
  3. ［プロパティを編集する］ をクリックします。
  4. 不要なリスト値にカーソルを合わせ、削除アイコン（ ）をクリックします。



  5. ［変更を適用する］ をクリックし、 ［レイアウトを保存する］ をクリックします。

レイアウトからのカスタム項目の削除

  1. アイコン→ ［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］→［タスク］ の順に移動します。
  2. 対象のレイアウトの編集画面を開いて、削除したいカスタム項目にカーソルを合わせます。
  3. 十字アイコン（   ）をクリックします。
  4. 操作を確定します。
  • 項目をレイアウトから削除しても、データベースから完全に削除されるわけではありません。
  • 項目は ［使用可能な項目］ トレイに移動し、後でいつでもこのトレイから再利用できます。
  • 項目に保存されたデータは失われません。ただし、ポータルから項目を削除するとデータは失われます。

使用可能な項目の管理

  1. 上部のバーの右上にある アイコンをクリックします。
  2. ［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］→［タスク］ の順に移動します。
  3. カスタム項目を追加するレイアウトをクリックします。
  4. ［使用可能な項目］  トレイをクリックします。    
  5. レイアウトの編集画面（メインパネル）に、項目をドラッグ＆ドロップします。
    • 使用可能な項目を検索する必要がある場合は、トレイ内にある検索バーに項目名を入力します。
  6. 必要に応じて項目のプロパティを編集します。
    • 項目名を編集すると、新しい名前はポータル内のプロジェクト全体の関連するすべてのレイアウトに反映されます。
    • 項目名以外のプロパティに行った変更は、損なわれることなく、特定のレイアウトにのみ適用されます。
  7. ［レイアウトに追加］ をクリックします。
  8. ［レイアウトの保存］ をクリックします。

残りの項目数の表示

  1. 上部のバーの右上にある アイコンをクリックします。
  2. ［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］→［タスク］ の順に移動します。
  3. 各項目の種類ごとに、使用済みの項目数と残りの項目数を分けて表示したいレイアウトを、クリックします。
  4. 左側のパネルの セクションを追加 の構成要素の下にある ［残りの項目数］  リンクをクリックします。
    • 各カテゴリーで作成済みの項目数と、使用中の項目数を取得できます。

       

ポータルからのカスタム項目の削除

  1. アイコン → ［カスタマイズ］ →  ［レイアウトと項目］ → ［タスク］→ ［項目］ の順に移動します。
  2. 削除したい項目にカーソルを合わせます。
  3. ごみ箱アイコン（ ）をクリックします。
    • カスタム項目を削除すると、関連するタスクに影響します。 
    • 項目に保存されたデータは失われます。  
  4. 操作を確定します。 
  • ポータルから項目を削除すると、データベースから完全に削除されます。
  • 1,000件以上のタスクに関連付けられている項目は削除できません。

タスクのカスタムステータスの作成または編集

  1. アイコン→ ［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］→［タスク］ の順に移動します。
  2. 対象のレイアウトの編集画面をクリックして、 ［タスク情報］ セクションの ［ステータス］ 項目にカーソルを合わせます。
  3. 項目の上部にある、歯車アイコン付きの ［カスタマイズ］ リンクをクリックします。
  4. ［＋ステータスの追加］ リンクをクリックして、新しいタスクのステータスを作成します。
    • ［未完了］ と ［完了］ は、2種類の初期設定のステータスで、削除することはできません。
    • 作成する新しいステータスは、上記2つのステータスの種類のいずれかになります。 
                              


  5. ステータス名を設定します。
    • アイコン、または、ステータス名の左の アイコンをクリックして、色を割り当てます。ステータス名と種類に合う色をパレットから選びます。
  6. ［変更の適用］ をクリックします。

     

レイアウトの編集画面、または、かんばんビューで ［ステータス］ 項目の編集時に、ステータスの色を設定できます。 



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                                  • タスクリストの管理

                                    タスクリストの編集または削除 対象のプロジェクトに移動して、上部バーの ［タスク］ をクリックします。 ［クラシック］ビュー を表示して、タスクリストにカーソルを合わせます。 アイコンをクリックしてオプションを表示し、 ［編集］ または ［削除］ のオプションを選択します。 編集時に、タスクリスト名の編集、または、関連付けられているマイルストーンの変更ができます。 タスクリストを削除すると、タスクリストに関連付けられているタスクもすべて削除されます。 別のマイルストーンへのタスクリストの移動 ...

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