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はじめに

利用可能環境

必要な権限:  

1. 表示アクセス:管理ワークフロー権限を持つユーザー。
   
2. 作成／編集／削除アクセス:Administrator権限を持つユーザー。承認タブはすべてのユーザーに利用可能です。
   

必要なエディション: この機能はZoho RecruitのCorporate Hiring editionのエンタープライズ／エンタープライズ試用プランで利用可能です。

承認プロセスを追加する

メモ:

1. データが承認用に送信されると、すべての処理は承認されるまでロックされます。
   
2. 承認プロセスでデータが却下された場合、ユーザーは必要な修正を加えた後にデータを再送信するか、削除することができます。
   

承認プロセスを追加する方法

1. 移動先 設定 > 自動化 > Approval Process
   
   
   
2. 「承認プロセスを追加」をクリックします。
   
3. 「新規Approval Process」ページで、以下を実施します。
   
1. 承認プロセスを適用したいタブを選択します。
   
2. 承認プロセスの名前と説明を指定します。
   
   
   
3. 承認プロセスを実行する条件に応じて、以下のオプションを選択します。
   
1. データ作成 – データが作成された際に承認プロセスが実行されます。
   
2. データ編集 – データが編集された際に承認プロセスが実行されます。
   
4. このプロセスにRule を追加をクリックします。
   
5. Rule Criteria を指定します。承認プロセスは、基準を満たすデータに適用されます。
   基準の追加は入力必須です。必要に応じて、基準パターンを手動で編集できます。
   
   
   
6. 承認者 では、ユーザー、Roles、GroupsまたはLevelsをドロップダウンリストから選択します。
   
   Levelsは、組織の役割階層で定義されているレベル数に基づいて表示されます。レベルを選択すると、承認部門は、データの担当者の役割階層に基づいて適用されます。
   例:データの担当者に4つの上位役割がある場合を考えます。承認プロセスは最大3段階まで設定できるため、承認に送信されたデータは、直近の3つの上位役割にいる3名のユーザーによって確認される必要があります。 
   
   さらに、ルックアップ項目に関連したユーザーや、「作成者」「更新者」「データ担当者」項目のユーザーを、関連タブの名前（承認プロセスを作成したタブ）から選択して含めることも可能です。
7. 追加アイコンをクリックして、承認が必要な他のユーザーを追加します。複数の承認者を追加した場合、次の設定が表示されます。
   
1. Anyone- メンバーのうちいずれか1名が承認すればよい場合はこのオプションを選択してください。
   
2. 誰でも- すべてのメンバーが承認する必要がある場合はこれを選択してください。複数の承認を並列または順番で設定できます。
   
3. Sequential- すべてのユーザーが順番に承認する必要があります。最初のユーザーが承認した後にのみ、次のユーザーが承認できます。
   リストの一番上に記載されているユーザーが最初にデータを承認し、次にその下のユーザーへと続きます。
4. Parallel- すべてのユーザーが承認する必要がありますが、同時に承認が可能です。特定の順番は必要ありません。
   
8. 複数のマネージャーによる承認が必要な場合は、Reporting Managersを使用して承認レベルを設定できます。
   
1. Who Should 承認するの項目で、Reporting Managerを選択してください。
   
2. 「+」アイコンをクリックして、承認プロセスにレベルを追加します。
   
3. すべての承認者を追加したら、SequentialとParallel承認のいずれかを選択できます。
   
4. 承認時の操作として、タスクの追加、項目の更新、メール通知の送信、Webhookの呼び出し、カスタム関数の実行が指定できます。
   
9. 却下時の操作として、項目の更新、メール通知の送信、Webhookの呼び出し、カスタム関数の実行が指定できます。
   
10. 「完了」をクリックし、続けて保存をクリックしてください。
    

メモ:

1. 1つの承認プロセスに対して複数のルールエントリーを作成できます。ルールエントリーは優先度に基づいて並べ替えてください。最初にデータと一致したルールエントリーが、そのデータに申請されます。
   
2. 各タブごとに最大10件の承認プロセスを有効にできます。各承認プロセスには最大5件のルールエントリーを追加できます。
   
3. 承認者の選択では、最大10件を選択できます。ユーザー、ロール、グループ、またはレベルから選択可能です。ロールを選択し、そのロールにユーザーが関連付けられていない場合、そのデータはそのレベルで自動的に承認済みとなります。
   
4. ロールが承認担当者として選択されている場合、そのロールのマネージャーがデータを承認できます。マネージャーがいない場合は、そのロールで最初にリストされているユーザーが承認可能です。グループも同様で、グループで最初にリストされたユーザーがデータを承認します。
   
5. Administrator権限を持つユーザーは、組織内で承認待ちのすべてのデータを表示できます。Administratorは、いつでもデータの承認や却下も行えます。
   
6. 承認または却下時に実行される処理のセットを作成できます。これにはメール通知の送信、項目の更新、タスクの割り当て、Webhookの呼び出し、カスタム関数の呼び出しなどが含まれます。
   
7. データが承認待ちの場合、受注データを［パッケージ］データに変換するだけで、、削除および編集設定は無効になります。データは「承認待ち」と表示され、データの詳細ページで承認する、委任、却下するのいずれかの対応が可能です。
   
   
   
8. 複数のデータが承認待ちの状態で承認プロセスが更新された場合、プロセスおよびその処理に対する変更は、更新前から既に承認プロセス内にあったデータには適用されません。
   
9. データが既に承認待ちの場合、その関連付け済み承認プロセスを削除できません。必要な場合はプロセスを無効化してください。
   
10. データが複数のルールエントリーに該当する場合、該当する承認プロセス内で最初に一致したルールエントリーに基づいて承認申請が送信されます。
    
11. 却下済みのデータは、データ詳細ページから再度承認申請が可能です。
    

ロジック

2つとして同じ承認プロセスは存在しないことをZoho Recruitは理解しています。そのため、承認機能で活用できる2つのロジック方式をご用意しました。

1. シングル承認（いずれか1名）
   承認者のうち1名でも決定を提出すれば、承認プロセスは次のステージへ進みます。
2. マルチ承認（全員）
   すべての承認者が決定を提出しない限り、承認プロセスは次のステージへ進みません。

Auto 承認

技術的な理由で承認判断が送信済みできない場合や、承認が冗長となる場合には、該当するデータが自動的に承認済みとなり、承認プロセスの停滞を防ぎます。これらはAuto 承認として分類されます。

「Auto 承認する」トグルは、承認者が複数で、誰でもオプションが選択済みの場合にのみ利用可能です。

Auto 承認するを利用すると、以下の場合に承認をスキップできます。

1. データの作成者が承認者である場合。
   
2. 承認者がデータ担当者である場合。

Auto 承認が適用される追加ケース

手動で指定するAuto承認に加えて、以下の状況でもZoho Recruitはデータを自動的に承認します。

1. ユーザーにレポート先マネージャーがいない場合。
   
2. 承認者が無効ユーザーである場合。
   
3. 選択済みの役割、グループ、またはレベルにユーザーがいない場合。
   

承認／却下時の処理の関連付け

タスクの割り当て

1. 承認プロセスを作成する際、処理 オン Approvalで、Assign タスクをクリックします。
   すでに作成したタスクがここに表示されます。いずれかを選択して関連付け、last 手順にスキップできます。
2. 新しいタスクをクリックします。
   既存のタスクを選択してプロセスに関連付けることもできます。
3. Assign タスクのポップアップで以下の操作を行います。
   
1. タスクの件名を入力します。
   
2. ドロップダウンリストから日数を選択して、タスクの期限を設定します。
   
3. それぞれのドロップダウンリストからステータスと優先度を選択します。
   
4. 通知 担当者のチェックボックスを必要に応じて選択します。
   タスクについてユーザーに通知するメールは、有効かつ確認済みのユーザーのみに送信されます。
5. タスクの説明を入力します。
   
4. 保存 & 関連付けるをクリックします。
   

更新する項目

1. 承認プロセスの作成時に、処理 オン Approval/Rejectionで、更新する 項目をクリックします。
   
2. 表示された更新する 項目ポップアップで、次の操作を行います。
   
1. ドロップダウンリストから更新する項目を選択します。
   
2. 各承認レベルで更新したい値を指定します。
   
3. 完了をクリックします。
   

アラートを送信する

1. 承認プロセスを作成する際、処理 オン Approval/却下するのセクションで、送信する Alertsをクリックします。
   すでに作成したアラートがここに表示されます。既存の注意を関連付けて、最後の手順に進むことも可能です。
2. 新規 注意をクリックします。
   
3. 送信する 注意 ポップアップで、以下の操作を行います。
   
1. 注意の名前を入力します。
   
2. 注意メールの受信者をドロップダウンリストから選択します。
   データ、ユーザー、役職、部下、グループに関連付けられている担当者を選択できます。
3. メール通知の追加受信者をテキストボックスに指定します。
   複数のメールアドレスを入力する場合はカンマで区切ってください。
4. 注意で使用するメールテンプレートを選択、またはテンプレートを作成します。
   テンプレートを選択後、差出人と返信先のメールアドレスを入力してください。ここで選択できる差出人は以下の通りです。
1. ご自身のメールアドレス
   
2. 組織のメールアドレス
   
3. 現在のユーザーのメールアドレス
   
4. データ担当者のメールアドレス
   
5. その他ユーザーのメールアドレス
   
5. 却下時：メールテンプレートは通知用メールアドレス 通知@zohorecruit.com から自動的に通知として送信されます。
   
4. 保存 & 関連付ける をクリックします。
   作成したアラートは設定 > 自動化 > ワークフロー > Alertsにも一覧表示されます。

メモ:
承認プロセス中に入力されたコメントをメールに含める場合は、メールテンプレートの編集時に「Approval コメントを含める」チェックボックスを選択してください。

この設定を有効にすると、コメントが通知メールに添付されます。

通話 Web hooks

1. 承認プロセスの作成時に、処理の承認／却下するで、通話 Web hooksをクリックします。
   すでに作成済みのWeb hookがある場合は一覧表示されます。いずれかを選択して関連付けることができ、最後の手順に進めます。
2. 新規 Web hookをクリックします。
   
3. 通話 Web hookのポップアップで、次の操作を行います：
   
1. Web hookの名前と説明を入力します。
   
2. 通知先URLのテキストボックスに、サードパーティアプリケーションのREST API URLを指定します。
   
3. APIメソッドの種類としてPOSTまたは取得するを選択します。
   
4. URLパラメーター > エントリーパラメーターを追加で、以下の操作を行います：
   
1. スタンダード形式のパラメーターの場合、パラメーター名と対応するパラメーター値を指定します。
   これは、Web hook通知をサードパーティアプリケーションに送信する際のリクエストパラメーターです。
2. ユーザー定義形式のパラメーターの場合、パラメーター名と対応する値説明を指定します。
   
3. URLパラメーター - カスタムパラメーターを追加で、以下の操作を行います：
   
4. パラメーター名と対応するパラメーター値を指定します。
   
5. プレビューするURLを確認します。
   
4. 保存＆関連付けるをクリックします。
   これらのWeb hookは、設定 > 自動化 > ワークフロー > Web hooksにも一覧表示されます。

通話 カスタム関数

1. 承認プロセスの作成時に、処理の承認／却下するで、通話カスタム関数セクションをクリックします。
   すでに作成済みのカスタム関数がここに表示されます。表示されたリストから関連付けることも可能です。
2. これらのカスタム関数は、設定 > 自動化 > ワークフロー > カスタムFunctionsにも一覧表示されます。
   

メモ:

1. データが承認用に送信されると、システムによって作成された通知メールが、データを承認する必要があるユーザーに送信されます。
   
2. データが承認されると、承認プロセスのメール通知設定に従い、データ担当者（承認用にデータを送信したユーザー）にメールが送信されます。データ担当者向けのメール通知が設定されていない場合は、データの承認に関するシステム作成メールがデータ担当者に送信されます。
   
3. 承認段階が複数ある場合は、各承認後にタスクを割り当てたり、項目を更新したりできます。
   
4. メール通知、web hook、カスタム関数をそれぞれ1つずつ関連付けることができます。これらは承認段階が複数ある場合、最終承認後にのみ実行されます。
   
5. アラート、web hook、またはカスタム関数を追加する際、ワークフロールール用に作成されたものも一覧表示されます。承認プロセスにそれらを関連付けることも可能です。
   

承認タブから承認・却下する

1. 「 承認 」タブをクリックします。
   承認待ちのデータ一覧が表示されます。
   
   
   
   
2. データをクリックすると、次の詳細が表示されます。
   
1. データの詳細 - 承認待ちデータの所有ユーザーの詳細、データが承認申請された基準、および承認者となるユーザーの情報が確認できます。
   
   
   
2. ユーザーのリクエスト履歴- このセクションでは、ユーザーが所有するデータに対するすべての承認リクエストの履歴を確認できます。
   
   
   
3. 「承認する、委任、却下する」をクリックします。
   
1. 「委任」をクリックした場合、承認を委任したいユーザーを選択し、「委任」をクリックしてください。
   

メモ:

1. データを承認する必要があるユーザーがそのデータへのアクセス権を持っていない場合でも、承認は可能です。
   
2. タブには「最近の活動」セクションで直近5件の承認または却下が表示されます。
   
3. ユーザーがデータを承認または却下するための決まった時間枠はありません。
   

承認プロセスおよびプロセスルールの並べ替え

1. 「設定 > 自動化 > Approval Process」に移動します。
   
2. 「Approval Process List」ページでは、すべてタブの承認プロセスが一覧表示されます。
   
3. タブヘッダーをクリックして、並べ替えたい承認プロセスのタブを選択します。
   
   
   
   
4. 「並べ替え Processes」をクリックします。
   
5. 必要に応じて承認プロセスをドラッグ＆ドロップで並べ替え、「保存」をクリックします。
   

1. 「設定 > 自動化 > Approval Process」に移動します。
   
2. 「Approval Process List」ページで、承認プロセスを選択します。
   
3. 「並べ替え Rules」をクリックします。
   このオプションは、承認プロセスに複数のルールがある場合のみ利用可能です。
4. ポップアップ内で、ルールをドラッグ＆ドロップして希望の順序に並べ替え、「保存 新規 順番」をクリックします。
   

承認履歴の表示

1. Zoho Recruitアカウントで、承認 タブをクリックします。
   
2. 承認待ち ページで、承認履歴をクリックします。
   承認履歴ページには、承認に関するすべてのデータが時系列で表示されます。