承認プロセス

承認プロセス

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採用プロセスでは、求人、オファー、その他のレコードなどが、採用マネージャーなどの上位ユーザーによる承認を必要とする場合があります。Zoho Recruit の外で承認を手作業で追跡・送信・管理する代わりに、「承認プロセス」機能を使うと、この一連の流れを自動化できます。指定した条件に基づいてレコードを承認に回し、そのレコードが承認または却下されたときにアクションを自動実行します。

提供状況

対象

プロファイル権限

承認プロセスを作成できるのは、ワークフローの管理権限を持つユーザーのみです。

タブ

候補者、求人、部門、To-dos、オファー、カスタムタブ

プラン

Enterprise、PeoplePlus、Zoho One

エディション

Corporate HR プランのみ

承認プロセスの作成方法

各承認プロセスには、承認をいつ起動するか、誰が承認するか、承認または却下されたときにどのアクションを実行するかを決めるルールが含まれます。
  1. ［設定］→［自動化］→［承認プロセス］に移動します。

  2. ［承認プロセスを追加］をクリックします。

  3. 次の詳細を入力します。

    1. タブ: 対象となるタブを選択します（例：求人、オファー、候補者）。
    2. 名前と説明: わかりやすい名前と概要を入力します。
    3. いつトリガーするか: 少なくとも 1 つ選択します。必要に応じて両方を選択できます。
      1. レコードの作成時 — レコードが新規追加されたときに動作します。
      2. レコードの編集時 — レコードが更新されたときに動作します。
  4. ［ルールを追加］をクリックし、このプロセスに対して承認に回すレコードを特定する条件を定義します（条件は必須です）。
  5. ［承認者］では、ユーザー、役職、グループ、レベル、または作成者／更新者／レコード所有者などの関連フィールドを選択します。＋をクリックして承認者を追加できます。

    1. レベルは、組織の役職階層を利用して、レコード所有者の上長チェーンに沿って承認をエスカレーションします。このオプションを利用するには、階層設定をレポート階層にしておく必要があります。
  1. 承認者を 2 人以上選択すると、次のオプションが表示されます。

    1. いずれか: いずれか 1 人の承認で完了します。
    2. 全員: すべての承認者の承認が必要です。
      1. 順次: 指定した順番で承認を回します。
      2. 並列: 各承認者が同時に独立して承認できます。
    3. マネージャーによる確認が必要な場合は、レベルとしてレポート先マネージャーを含めることもできます。
  2. ［承認時のアクション］と［却下時のアクション］を追加します（詳細は後述のセクションを参照）。

  3. ［完了］をクリックして変更内容を保存します。
  4. 設定内容を確認し、［保存］をクリックします。
Notes
重要なメモ:  
  1. 1 つのタブにつき、有効にできる承認プロセスは最大 10 個です。
  2. 各プロセスには最大 5 件のルールエントリを設定でき、最初に条件に一致したルールが適用されます。
  3. 承認者エントリ（ユーザー、役職、グループ、レベル）は最大 10 件まで選択できます。
  4. 役職またはグループにユーザーがいない場合、その段階ではレコードは自動承認されます。
  5. 役職を選択した場合、その役職のマネージャーが承認します。マネージャーがいない場合は、その役職の最初のユーザーが承認します。
  6. レコードが承認プロセスに入ると、決定が下されるまで編集、削除、変換の操作はできなくなります。

承認メールテンプレート

承認の依頼、完了、委任、却下に関して送信されるすべてのメールは、既定のテンプレートを使用します。これらは ［設定］>［カスタマイズ］>［テンプレート］>［承認メールテンプレート］ から管理できます。



ここに一覧表示されているすべてのテンプレートの送信元メールアドレスは、既定で notifications@zohorecruit.com になります。テンプレートを編集することで、アカウント内の任意のユーザーに変更できます。

承認ロジックについて

単一承認と複数承認

  1. 単一承認（いずれか）:いずれか 1 人の承認者が承認すると、次のステップに進みます。
  2. 複数承認（全員）:すべての承認者の判断が出そろってから、次のステップに進みます。

自動承認

自動承認を利用すると、承認者が不在でもプロセスが滞ることを防げます。このオプションは、複数承認者で「全員」が選択されている場合にのみ表示されます。

レコードは次の条件で自動承認される場合があります:
  1. 承認者が、そのレコードを作成したユーザーでもある場合。
  2. 承認者が、そのレコードの所有者でもある場合。
  3. 承認者に上長（レポート先マネージャー）が設定されていない場合。
  4. 承認者が無効ユーザーである、または選択された役職／グループ／階層にユーザーが存在しない場合。

関連付け可能なアクション

承認または却下をトリガーとして、各種アクションを実行できます。多くは Zoho Recruit の他の箇所にあるワークフローアクションと同様です。

アラートの送信

  1. メールアラートを、ユーザー、役職、グループ、または関連レコードの連絡先に送信できます。
  2. 既存のアラートを選択するか、新しく作成できます。
  3. 差出人と返信先のメールアドレスを、複数の候補から指定できます。
  4. アラートメールに承認者のコメントを含めることもできます。

タスクの割り当て

  1. 承認者にフォローアップタスクを割り当てます（例: 保留中の承認をリマインドする）。
  2. タスクの件名、期限、ステータス、優先度、通知、説明を指定します。
  3. 通知メールは、有効かつ確認済みのユーザーに送信されます。

項目の更新

  1. 各承認レベルで、対象レコードの特定の項目を自動更新できます。
  2. 承認レベルごとに異なる更新値を設定できます。

Webhook の呼び出し

  1. 承認または却下時に、外部システムへの REST API コールをトリガーします。
  2. URL、メソッド（GET/POST）、パラメーターを指定します。

カスタム関数の呼び出し

  1. 承認時に、カスタムロジック（例: 別のタブにレコードを追加する）を実行します。
  2. ［自動化］→［カスタム関数］で作成済みの関数を再利用できます。
Notes
メモ:
  1. 複数段階の承認では、各段階の後にタスクや項目の更新を実行できます。
  2. アラート、Webhook、カスタム関数は、最終承認後にのみトリガーされます。
  3. ワークフローのアラート、Webhook、カスタム関数も、ここで関連付けることができます。

［MyActions］タブからの承認／却下

レコードが送信されると、承認者は［MyActions］タブでそれらを確認できます。ここから次の操作が可能です。
  1. 自分の判断待ちになっているすべてのレコードを表示します。
  2. レコードをクリックして、次の情報を確認します:
    1. レコードの詳細（所有者、承認をトリガーした条件など）。
    2. 必要な承認者の一覧。
    3. そのレコードの承認履歴。
  3. ［承認］［委任］［却下］のいずれかを選択します。
  4. 管理者は、組織全体のすべての保留中の承認を表示し、操作できます。
Notes
メモ:
  1. 承認者は、レコード自体へのアクセス権がなくても承認できます。
  2. タブには、直近の活動（直近 5 件の承認／却下）も表示されます。
  3. 承認依頼への対応に、厳密な期限はありません。