承認プロセス
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採用プロセスでは、求人、内定通知、その他のデータに対して、採用管理者などの上位ユーザーによる承認が必要になる場合があります。Zoho Recruitの外部でこれらの承認を手動で追跡、送信、管理する代わりに、承認プロセス機能を使用すると、定義した条件に基づいてデータを承認対象として送信し、データが承認または拒否されたときに処理を実行する一連の流れを自動化できます。
利用条件
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利用可能な対象 |
権限 |
承認プロセスを作成できるのは、ワークフローの管理権限を持つユーザーのみです。 |
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タブ |
候補者、求人、部門、ToDo、内定通知、カスタムタブ |
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プラン |
エンタープライズ、PeoplePlus、Zoho One |
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エディション |
Corporate HRエディションのみ |
承認プロセスを作成するには
各承認プロセスには、承認をいつ実行するか、誰が承認するか、承認または拒否されたときにどの処理を行うかを決定するルールが含まれます。
- ［設定］→［自動化］→［承認プロセス］に移動します。
- ［承認プロセスの追加］をクリックします。
- 次の詳細を入力します。
- ［タブ］：対象のタブを選択します（例：求人、内定通知、候補者）。
- ［名前と詳細］：わかりやすい名前と概要を入力します。
- ［実行タイミング］：少なくとも1つのオプションを選択します。必要に応じて両方を選択できます。
- ［データの作成］—データが最初に追加されたときに実行されます。
- ［データの編集］—データが修正されたときに実行されます。
- このプロセスで［ルールの追加］をクリックし、承認対象として送信するデータを識別する条件を定義します（条件は必須です）。
- ［承認者］で、ユーザー、役職、グループ、レベル、または作成者／更新したユーザー／担当者などの関連項目を選択します。［+］をクリックして承認者をさらに追加します。
- レベルでは、組織の役職の階層を使用して、データ担当者の上司の承認経路に承認をエスカレーションします。このオプションを使用するには、階層の優先設定を上司の階層に設定しておく必要があります。
- 複数選択すると、次のオプションが表示されます。
- ［誰でも］：いずれか1人の承認者が承認できます。
- ［全員］：すべての承認者の承認が必要です。
- ［順次］：指定した順序で承認を行う必要があります。
- ［並列］：各承認者が同時に独立して承認できます。
- プロセスで上司による確認が必要な場合は、直属の上司をレベルとして含めることもできます。
- 承認時の処理と拒否時の処理を追加します（以下のセクションを参照）。
- ［完了］をクリックして変更を保存します。
- 設定を確認し、［保存］をクリックします。
重要なお知らせ。
- 1つのタブにつき、有効にできる承認プロセスは最大10件です。
- 各プロセスには最大5件のルールを設定でき、最初に一致したルールが適用されます。
- 承認者のエントリー（ユーザー、役職、グループ、またはレベル）は最大10件まで選択できます。
- 役職またはグループにユーザーがいない場合、そのステージではデータが自動承認されます。
- 役職を選択した場合はその役職のマネージャーが承認し、マネージャーが登録されていない場合はその役職の最初のユーザーが承認します。
- データが承認プロセスに入ると、決定が行われるまで、編集、削除、変換操作は無効になります。
承認メールテンプレート
承認の依頼、完了、委任、拒否時に送信されるすべてのメールには標準テンプレートが使用され、次の場所で管理できます：［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［承認メールテンプレート］。
ここに一覧表示されているすべてのテンプレートの送信元メールアドレスは、標準で notifications@zohorecruit.com です。テンプレートを編集すると、アカウント内の任意のユーザーに変更できます。
承認ロジックの理解
単一承認と複数承認
- 個別承認（誰でも）：承認者のうちいずれか1人が承認すると次に進みます。
- 複数承認（全員）：すべての承認者の判断が完了するまで次に進みません。
自動承認
自動承認により、承認者が不在でもプロセスが停止しないようにできます。このオプションは、複数の承認者に対して［全員］が選択されている場合にのみ表示されます。
次の場合、データが自動的に承認されることがあります。
- 承認者が、そのデータを作成したユーザーでもある場合。
- 承認者が、そのデータの担当者でもある場合。
- 承認者に上司がいない場合。
- 承認者が無効である、または選択した役職／グループ／階層にユーザーがいない場合。
関連付け可能な処理
承認または却下をきっかけに処理を実行できます。多くは、Zoho Recruit の他の箇所にあるワークフロー処理と似ています。
通知の送信
- メール通知は、ユーザー、役職、グループ、または関連データの連絡先に送信できます。
- 既存の通知を選択するか、新しい通知を作成します。
- 複数のオプションから、差出人と返信先のメールアドレスを指定します。
- 通知メールに承認者のコメントを含めることができます。
タスクの割り当て
- 承認者にフォロー用のタスクを割り当てます（例：保留中の承認を通知する）。
- タスク名、期限、ステータス、優先度、通知、詳細を指定します。
- 通知メールは、有効な認証済みのユーザーに送信されます。
特定項目の更新
- 各承認レベルで、データ内の特定の項目を自動的に更新します。
- 承認レベルごとに異なる更新値を定義できます。
Webhookの呼び出し
- 承認または却下時に、外部システムへのREST API呼び出しを実行します。
- URL、メソッド（GET／POST）、パラメーターを指定します。
カスタム関数の実行
- 承認時にカスタムロジックを実行します（例：別のタブにデータを追加する）。
- ［自動化］→［カスタム関数］で作成済みの関数を再利用できます。
メモ
- 複数ステージの承認では、各ステージの後にタスクと特定項目の更新を実行できます。
- 通知、Webhook、カスタム関数は、最終承認後にのみ実行されます。
- ここでは、ワークフロー通知、Webhook、カスタム関数も関連付けに使用できます。
［MyActions］タブからの承認／却下
データが送信されると、承認者は［MyActions］タブでそのデータを確認できます。ここでは次の操作を行えます。
- 自分の判断待ちのすべてのデータを表示できます。
- データをクリックすると、次の情報を表示できます。
- データの詳細（担当者、承認が実行された条件）。
- 必須の承認者の一覧。
- 該当データの承認の履歴。
- ［承認］、［委任］、または［却下］を選択します。
- 管理者は、組織全体の保留中のすべての承認を表示し、対応できます。
メモ
- 承認者は、データ自体へのアクセス権がない場合でも承認できます。
- このタブには、最近の活動（直近5件の承認／却下）もハイライト表示されます。
- 承認リクエストへの回答に厳格な締切日はありません。