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導入

利用可能性

必要な許可:  

1. 閲覧アクセス: ワークフローの管理 権限を持つユーザー。
   
2. 作成/編集/削除アクセス: 管理者 プロファイルを持つユーザー。 承認タブはすべてのユーザーに利用可能です 
   

必要なエディション: この機能は、Zoho RecruitのCorporate Hiring editionのEnterprise/Enterprise Trialプランで利用可能です。

承認プロセスの追加

注：

1. レコードが承認されるまで、すべての操作がロックされます。
   
2. レコードが承認プロセスで拒否された場合、ユーザーは必要な変更を加えて再度送信するか、削除することができます。
   

承認プロセスを追加するには

1. 設定へ行きます： 設定 > 自動化 > 承認プロセス
   
   
   
2. 「承認プロセスを追加」をクリックしてください。
   
3. 「新しい承認プロセス」ページでは、次のことを行ってください。
   
1. 承認プロセスを適用したいモジュールを選択します。
   
2. 承認プロセスの名前と説明を指定します。
   
   
   
3. 承認プロセスを実行するため、以下のオプションを選択します。
   
1. レコード作成 – レコードが作成されたときに承認プロセスがトリガーされます。
   
2. レコード編集 – レコードが編集されたときに承認プロセスがトリガーされます。
   
4. このプロセスに ルールを追加するにはクリックしてください。
   
5. ルールの基準を指定してください 。 承認プロセスは、基準を満たすレコードに適用されます。 必要に応じて、手動で基準パターンを編集することができます。
   
   
   
6. 「承認者」の項目で、ユーザー、 役割、 グループ、または レベルをドロップダウンリストから選択してください。
   
   レベルは、組織の役割階層で定義されたレベルの数に基づいてリスト表示されます。レベルを選択すると、承認権限は、役割階層内のレコード所有者のレベルに基づいてレコードに適用されます。 
   例： レコードの所有者が4つの上位の役割を持つ場合を考えると、承認プロセスは最大3レベルまで構成できます。これは、承認を受けるレコードが、直近の3つの上位の役割からの3人のユーザーによってレビューされる必要があることを意味します。 
   
   また、ルックアップフィールドに関連するユーザー、および作成者、変更者、またはレコード所有者フィールドからのユーザーを、（承認プロセスを作成したモジュールの名前を選択することで）関連モジュールの名前を選択することで含めることができます。
7. 追加のユーザーを承認するために追加アイコンをクリックします。 1つ以上の承認エントリを追加すると、次のオプションが提供されます。
   
1. 誰か - 承認を行うメンバーが1人であれば、このオプションを選択してください。
   
2. 全員 - 承認を行うメンバーが複数人であれば、このオプションを選択してください。複数人の承認を並列または順次に設定できます。
   
3. 順次 - すべてのユーザーが順次で承認を行う必要があります。最初のユーザーがレコードを承認するまで、2番目のユーザーは承認できません。
   一番上のリストに記載された最初の人がレコードを承認するのを続いて、次のユーザーが承認していきます。
4. 並列 - すべてのユーザーが承認を行う必要があります。彼らは同時に承認することができます。承認する順序はありません。
   
8. 複数のマネージャーの承認が必要なプロセスの場合は、 レポーティングマネージャーも使用して、承認レベルを設定することができます。 
   
1. 「承認すべき者」の下で、報告先の上司を選択します。
   
2. '+'アイコンをクリックして、承認プロセスにレベルを追加します。
   
3. すべての承認者を追加したら、順次と 並列の承認を選択できます。
   
4. 「承認時のアクション」を指定します。これには、タスクの追加、フィールドの更新、メールアラートの送信、Webフックの呼び出し、カスタム関数などが含まれます。
   
9. 「拒否」時のアクションを指定します。これには、フィールドの更新、メールアラートの送信、Webフックの呼び出し、カスタム関数の呼び出しなどが含まれます。
   
10. 「完了」をクリックして、「保存」を押してください。
    

注意:

1. 承認プロセスに複数のルールエントリを作成することができます。 優先順位に基づいてルールエントリを並べ替えることを確認してください。 レコードに一致する最初のルールエントリがレコードに適用されます。
   
2. 各モジュールでは、最大10つの承認プロセスをアクティブにできます。 各承認プロセスでは、最大5つのルールエントリを追加できます。
   
3. 「承認する人」の下で、10 件の項目を選択できます。ユーザー、役割、グループ、レベルのいずれかを選択できます。役割に関連付けられたユーザーがいない場合、そのレベルでは記録が自動的に承認済みとしてマークされます。
   
4. 役割が承認権限として選択された場合、その役割の管理者がレコードを承認することができます。役割にマネージャーが割り当てられていない場合、その役割で最初にリストされているユーザーがレコードを承認する必要があります。グループの場合も同様です。グループで最初にリストされているユーザーがレコードを承認する必要があります。
   
5. 管理者プロファイルを持つユーザーは、組織内で承認待ちのすべてのレコードを閲覧できます。 管理者はいつでもレコードを承認または拒否することができます。
   
6. 承認と拒否に関して、電子メールアラートの送信、フィールドの更新、タスクの割り当て、Webhooks の呼び出し、カスタム関数の呼び出しなどのアクションを作成することができます。
   
7. レコードが承認待ちの場合、変換、削除、編集オプションが無効になります。レコードは「承認待ち」と表示され、レコードの詳細ページで「承認」、「委任」、「拒否」のオプションが利用可能になります。
   
   
   
8. 複数のレコードが承認待ちの状態で、承認プロセスが変更された場合、変更されたプロセスとそのアクションは、変更前に承認プロセスにあったレコードには適用されません。
   
9. 既に承認待ちのレコードがある場合、関連する承認プロセスを削除することはできません。必要な場合は、プロセスを無効にすることができます。
   
10. もしレコードが1つ以上のルールエントリーに一致する場合、与えられた承認プロセス内で最初に一致したルールエントリーに基づいて承認が求められます。
    
11. 拒否されたレコードは、レコード詳細ページから再度承認を依頼することができます。
    

論理

Zoho Recruitでは、2つの承認プロセスは同じではありませんことを理解しています。 そのため、機能の拡張範囲を広げるために、2つの論理メソッドを承認フレームワークに導入しました。

1. 単一承認（いずれか）
   承認プロセスは、一人の承認者が決定を提出した場合でも、次の段階に進みます。
2. 複数承認（全員）
   承認プロセスは、すべての承認者が決定を提出するまで、次の段階には進みません。  

自動承認

技術的な理由や、承認決定を提出することが余計な場合には、該当のレコードは自動的に承認され、承認プロセスが停滞しないようにします。これらは自動承認として分類されます。

「自動承認」のトグルは、複数の承認者がいる場合にのみ利用可能で、「全員」オプションが選択されている場合にのみ有効です。

「オート承認」を使用すると、以下のような状況で承認をスキップできます。

1. レコードは、承認者によって作成されました。
   
2. 承認者がレコード所有者の場合。

自動承認の追加ケース

Zoho Recruitでは、手動で指定された自動承認に加えて、以下のシナリオでレコードが自動的に承認されます。

1. ユーザーがレポート管理者を持っていない場合。
   
2. 承認者が非アクティブユーザーの場合。
   
3. 選択した役割、グループ、レベルにユーザーがいない場合。
   

承認/拒否時に関連するアクションを関連付ける

タスクの割り当て

1. 承認プロセスを作成するとき、 承認時のアクションの下にあるタスクの割り当てをクリックします。
   すでに作成したタスクがここに表示されます。それを関連付けて、最後のステップにスキップできます。
2. 「新しいタスク」をクリックしてください。既存のタスクを選択してプロセスに関連付けることもできます。
3. 「割り当てタスク」のポップアップで、以下の操作を行ってください。
   
1. タスクのための件名を入力してください。
   
2. タスクの期日をドロップダウンリストから選択してください。
   
3. ステータスと優先度をそれぞれのドロップダウンリストから選択してください。
   
4. 必要に応じて、Notify Assigneeのチェックボックスを選択してください。
   ユーザーに関するタスクについての通知メールは、アクティブで確認されたユーザーにのみ送信されます。
5. タスクの説明を指定してください。
   
4. 「保存して関連付け」をクリックします。
   

フィールドの更新

1. 承認プロセスを作成する際、「承認/拒否時の処理」の下で、「フィールドを更新」をクリックしてください。
   
2. 「フィールドを更新」のポップアップで、以下の操作を行ってください：
   
1. ドロップダウンリストから更新するフィールドを選択します。
   
2. 各レベルで更新する値を指定します。値を指定します。
   
3. 「完了」をクリックしてください。
   

アラートを送信する

1. 承認プロセスを作成しているとき、承認/却下時の動作の下で、アラートの送信をクリックします。
   すでに作成したアラートがここに表示されます。既存のアラートを関連付けて、最後のステップにスキップできます。
2. 「新しいアラート」をクリックしてください。
   
3. 「通知を送信」ポップアップで以下を行います：
   
1. アラートに名前を入力してください。
   
2. アラートメールの送信先をドロップダウンリストから選択してください。
   レコードに関連付けられた個人、ユーザー、役割、部下、グループなどを選択できます。
3. テキストボックスにメールアラートの追加受信者を指定してください。
   複数のメールアドレスを区切るためにカンマを使用してください。
4. アラートに使用したいメールテンプレートを選択するか、テンプレートを作成してください。
   テンプレートを選択した後、FromとReply toのメールアドレスを入力する必要があります。以下から選択できます。
1. メールアドレス
   
2. 組織のメールアドレス
   
3. 現在のユーザーのメールアドレス
   
4. レコード所有者のメールアドレス
   
5. 他のユーザーのメールアドレス
   
5. 拒否の場合：メールテンプレートは、メールアドレス notifications@zohorecruit.comからの通知として自動的に送信されます。 
   
4. 「保存と関連付け」をクリックしてください。 これらのアラートは、 設定 > 自動化 > ワークフロー > アラートにもリストされます。

注意：
承認プロセス中に提供されたコメントをメールに含めることができます。メールテンプレートを編集する際に、「承認コメントを含める」チェックボックスをオンにします。

この設定を有効にすると、コメントが通知メールに添付されます。

ウェブフックの呼び出し

1. 承認プロセスを作成する際、アクションの承認/拒否の下で、Web hooksを呼び出すをクリックします。
   既に作成されたWeb hooks（ある場合）が一覧表示されます。関連付けるために1つを選択し、最後のステップにスキップできます。
2. 「新規Webフック」をクリックしてください。
   
3. 「Call Web フック」ポップアップで、以下の操作を行ってください： 
   
1. ウェブフックに対して、名前と説明を入力してください。
   
2. 「通知先URL」テキストボックスに、サードパーティーアプリケーションのREST API URLを指定してください。
   
3. 「APIメソッド」としてPOSTまたはGETを選択してください。
   
4. 「URLパラメーター > エントリーパラメーターを追加」で以下を行ってください：
   
1. 「標準フォーマットのパラメーター」で、パラメーター名と対応するパラメーター値を指定します。
   これは、ウェブフック通知をサードパーティーアプリケーションに送信する際のリクエストパラメーターです。
2. 「ユーザー定義フォーマットのパラメーター」で、パラメーター名と対応する値の説明を指定します。 
   
3. 「URLパラメーター - カスタムパラメーターを追加」で以下を行ってください：
   
4. パラメーター名と対応するパラメーター値を指定します。 
   
5. 「プレビューURL」を確認します。 
   
4. クリックして 保存および関連付けを行います。
   これらのWebフックは、セットアップ > 自動化 > ワークフロー > Webフックの下にもリストされています。

カスタム関数の呼び出し

1. 承認プロセスを作成する際、アクションの承認/却下下で、コール カスタム 機能セクションをクリックします。
   既に作成したカスタム機能がここにリスト表示されます。リストに表示されているものから1つを関連付けることもできます。
2. これらのカスタム機能は、セットアップ > オートメーション > ワークフロー > カスタム機能の下にも表示されます。
   

承認タブから承認/却下する

1. 「承認」タブをクリックすると、承認待ちのレコードのリストが表示されます。
   
   
   
2. レコードをクリックすると、以下の詳細が表示されます：
   
1. レコードの詳細 - 承認待ちのレコードを所有するユーザーの詳細、レコードが承認に送信された基準、および承認する必要のあるユーザーを表示できます。
   
   
   
2. ユーザーのリクエストの履歴 - このセクションでは、ユーザーが所有するレコードの承認リクエストの履歴を提供します。
   
   
   
3. クリックしてください： 承認、委任、拒否。
   
1. 「Delegate」をクリックしたら、承認を譲渡するユーザーを選択し、「Delegate」をクリックします。
   

注意：

1. レコードを承認する必要があるユーザーがレコードへのアクセス権を持っていない場合でも、レコードを承認できます。
   
2. タブの下部に「最近の活動」というセクションがあり、最後の5つの承認または拒否が表示されます。
   
3. ユーザーがレコードを承認/拒否する必要がある時間枠は設定されていません。
   

承認プロセスとプロセスルールの順序を変更する

1. 「設定」＞「オートメーション」＞「承認プロセス」に移動してください。
   
2. 「承認プロセス一覧」ページにて、すべてのモジュールの承認プロセスが表示されます。
   
3. 順序を変更したいモジュールの「モジュールヘッダー」をクリックしてください。
   
   
   
   
4. 「プロセスの順序変更」をクリックしてください。
   
5. 必要に応じて承認プロセスをドラッグ＆ドロップし、「保存」をクリックしてください。
   

1. 設定に移動してください > 自動化 > 承認プロセス。
   
2. 承認プロセスリストのページで、承認プロセスを選択します。
   
3. 「ルールの順序を変更」をクリックします。 このオプションは、承認プロセスに複数のルールがある場合にのみ利用できます。
4. ポップアップで、要件に応じてルールをドラッグ＆ドロップし、「新しい順序を保存」をクリックします。
   

承認履歴を表示する

1. Zoho Recruit アカウントで、Approvals タブをクリックしてください。
   
2. 「承認待ち」ページで、Approval Historyをクリックしてください。
   「Approval History」ページでは、時系列順に承認関連のレコードが表示されます。