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デフォルトでは、Recruitレコードへのアクセス権はプライベートに設定されているため、レコード所有者とそのマネージャーがRecruitデータを監視できます。しかし、Data Sharing Rulesを使用すると、他のロールやグループに属するユーザーへのアクセス権を拡張することができます。データ共有ルールが設定されると、他のユーザーの所有するレコードに他のロールやグループに属するユーザーが追加アクセスすることができるようになります。

主な機能

• デフォルトでは、すべてのモジュールにはプライベートオプションがあります。
• 組織全体のパーミッションが公開読み取り/書き込み/削除に設定されている場合、すべてのユーザーがすべてのユーザーデータにアクセスして更新できます。役割階層と共有ルールはこの場合は適用されません。
• 組織全体のパーミッションが読み取り専用に設定されている場合、すべてのユーザーは他のユーザーのレコードを閲覧するだけです。この場合、他のユーザーは所有者のレコードを変更することはできません。
• 組織のパーミッションがプライベートに設定されている場合、役割階層と共有ルールを適用できます。
• 共有ルールを書くことで、組織のデフォルトパーミッションで設定されたアクセス可能性を制限することはできません。追加のデータ可視性を拡張することだけが可能です。
• インポート履歴では、所有者と部下（あれば）に属するレコードが常に表示されます。
• レコードに属するすべての添付ファイル、ノート、メール、競合者が閲覧可能な場合、そのレコードを閲覧できます。
• 予測は常にプライベートです。

デフォルトのデータ共有プロセスの管理

Zoho Recruitモジュールでは、以下のタイプのアクセスレベルをユーザーに提供できます：

• プライベート： レコードの所有者とその上司のみがレコードを閲覧できます。
• パブリック（読み取り専用）： ユーザーは他の人のレコードを閲覧できますが、レコードを変更したり削除したりすることはできません。
• パブリック（読み取り/書き込み/削除）： 他のユーザーはレコードを閲覧、変更、削除することができます。

利用可能性

必要なプロファイルの許可：データ共有の管理権限を持つユーザーは、この機能にアクセスできます。

注意

• デフォルトでは、Recruitレコードへのアクセス権はプライベートとして設定されているため、レコード所有者と彼/彼女のマネージャーがRecruitデータを監視できます。
• Notes、Reports、Dashboards、Emailモジュールについては、組織レベルのデータ共有モデルはまだ実装されていません。

1. 「設定」>「ユーザーと制御」>「セキュリティ制御」>「データ共有設定」をクリックします。
2. 「データ共有設定」ページで、「すべてのデフォルト権限を編集」をクリックします。
3. 「デフォルト組織権限の編集」ページで、以下のモジュールのアクセス権限を更新します。
   
   • 非公開
   • 公開読み取り専用
   • 公開読み取り/書き込み/削除
     
     
4. すべてのモジュールのアクセス権限を更新したら、「保存」をクリックします。

データ共有ルールの作成

この機能は、さまざまなモジュールのデータの表示を許可または制限するためのルールを作成するのに役立ちます。

利用可能性

必要なプロファイルの許可：データ共有の管理許可を持つユーザーは、この機能にアクセスできます。

データ共有ルールを作成する

1. 「設定」をクリックして、「ユーザーとコントロール」→「セキュリティコントロール」→「データ共有設定」に進みます。
2. 「データ共有設定」ページで、対応するモジュールの「新しい共有ルール」をクリックします。
3. 「新しい共有ルール」ページで以下の操作を行います：
   
   • レコードを共有する人を指定します。
     
     
   • レコードを共有する人を指定します。
   • ドロップダウンリストから「アクセスタイプ」を選択します。
   • 「上司を許可」チェックボックスを選択して、データ共有を上司に許可します。
4. 「共有ルールを作成」をクリックします。