BCC Dropboxによる外部メールの追跡

BCC Dropboxによる外部メールの追跡

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BCCメール取り込みを使用すると、Gmail、Outlook、Apple Mailなどの外部メールクライアントから送信したメールを、Zoho Recruit内で直接追跡できます。メール送信時に一意のBCCメール取り込みアドレスを追加すると、候補者やクライアントとの通信がすべて、Recruit内の関連データに自動的に記録されます。

これにより、Zoho Recruit内からメールを送信しなくても、メールの履歴を整理して確認できる状態に保てます。


BCCメール取り込みの仕組み

外部メールクライアントからメールを送信する際に、一意のBCCメール取り込みアドレスを［BCC］項目に追加します。

メールの送信後：
  1. Zoho Recruitがメールを自動的に取得します。
  2. システムが、設定済みの検索条件に基づいて一致するデータを検索します。
  3. 一致するデータが見つかった場合、メールはそのデータに関連付けられます。
  4. 一致するデータが見つからない場合、受信者のメールアドレスを使用して新しい候補者データが作成されます。
この処理はバックグラウンドで実行され、通常のメール送信方法には影響しません。

BCCメール取り込みアドレスの確認方法

各ユーザーには、一意のBCCメール取り込みアドレスが割り当てられます。BCCメール取り込みアドレスを作成または確認するには、以下の手順を実行します。
  1. ［設定］→［メールの設定］→［BCCメール取り込み］に移動します。

    この画面では、BCCメール取り込みアドレスをコピーする以外に、次のオプションも使用できます。
    1. ［再作成］
      現在のアドレスを置換する必要がある場合に、新しいBCCメール取り込みアドレスを作成します。
    2. ［vCard形式でダウンロード］
      BCCメール取り込みアドレスを      .VCFファイルとしてダウンロードし、外部メールクライアントの連絡先として追加できます。
  2. ［あなたのBCCメール取り込みアドレス］セクションに表示されているアドレスをコピーします。

Idea
ヒント：外部メールクライアントに連絡先としてアドレスを保存しておくと、毎回手動でコピーする手間を省けます。

ドメインの除外

［ドメインの除外］オプションを使用すると、特定のドメインからのメールがBCCメール取り込みで処理されないようにできます。

次のような場合に便利です：
  1. 内部メールの追跡を避けたい場合。
  2. 特定のドメインによってデータの作成や更新が実行されないようにしたい場合。
  3. 除外するドメインを入力すると、そのドメインが関係するメールはBCCメール取り込みで無視されます。

検索条件の仕組み

検索条件では、メールをどのデータに関連付けるかをZoho Recruitが識別する方法を指定します。

初期設定では：
  1. Recruitは、［候補者］タブで受信者のメールアドレスを検索します。
  2. 条件に一致した候補者が見つかった場合、メールはそのデータに関連付けられます。
  3. 一致するデータが見つからない場合、メールアドレスを使用して新しい候補者データが作成されます。
検索条件を編集して、採用プロセスに基づいたデータの識別方法をカスタマイズできます。

メールアドレスの承認

BCCメール取り込みで処理されるのは、承認済みのメールアドレスから送信されたメールのみです。

承認済みのメールアドレスを追加するには：
  1. ［設定］→［メールの設定］→［BCCメール取り込み］に移動します。
  2. ​［メールを追加］を［承認済みのメールアドレス］セクションでクリックします。メールアドレスを入力し、［追加］をクリックします。

  3. 最後に、入力したメールアドレスの受信トレイに送信された認証コードを入力し、［認証］をクリックします。

Notes
メモ：
  1. 承認済みのメールアドレスは最大10件まで追加できます。候補者や連絡先とのやり取りに使用するメールアカウントを追加してください。
  2. 未承認のアドレスから送信されたメールは追跡されません。
  3. BCCメール取り込みの使用を開始するには、少なくとも1件の承認済みメールアドレスを追加する必要があります。

BCCメール取り込みの使用とメールの表示

BCCメール取り込みを設定すると、既存のメールワークフローの中で簡単に利用できます。

BCCメール取り込みを使用したメールの送信

  1. Gmail、Outlook、Apple Mailなどの外部メールクライアントでメールを作成します。
  2. 通常どおり、［宛先］項目に受信者を追加します。
  3. 一意のBCCメール取り込みアドレスを［BCC］項目に追加します。
  4. メールを送信します。
承認済みアドレスから送信されたメールであれば、Zoho Recruitが自動的に処理します。

Zoho Recruitでのメールの表示方法

メールの送信後：
  1. Zoho Recruitは、設定済みの検索条件を使用して関連データを識別します。
  2. メールは条件に一致した候補者データに関連付けられます。一致するデータが見つからない場合は、新しいデータが作成されます。
  3. メールに含まれる添付ファイルも取得されます。
Zoho Recruitで該当するデータを開き、関連リスト内のメールセクションに移動すると、メールを表示できます。

追跡対象の各メールには、以下が表示されます。
  1. メールの件名と内容
  2. 送信者と受信者の情報
  3. メールが送信された日時
  4. 元のメールに含まれていた添付ファイル
これにより、外部でのすべてのメールの履歴を、採用担当者や採用チームがデータから直接確認できるようになり、Zoho Recruitを離れることなく、コミュニケーションの全体像を把握できます。

よくある質問（FAQ）

BCCメール取り込みを利用するには、Zoho Recruitからメールを送信する必要がありますか？

いいえ。BCCメール取り込みは、外部メールクライアントから送信されたメールを追跡するための機能です。

BCCメール取り込み用アドレスの追加を忘れた場合はどうなりますか？

そのメールはZoho Recruitで追跡されません。

BCCメール取り込みを使用する場合、添付ファイルも含まれますか？

はい。メールと一緒に送信された添付ファイルは取得され、データに添付されます。

複数のメールクライアントを使用できますか？

はい。使用したメールクライアントに関係なく、承認済みのメールアドレスから送信されたメールは追跡されます。

メールはどのデータに関連付けられますか？

メールは、設定済みの検索条件を基準に、候補者データに関連付けられます。