BCC Dropboxで外部メールを追跡する方法

BCC Dropboxで外部メールを追跡する方法

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BCC Dropbox を使用すると、Gmail、Outlook、Apple Mail などの外部メールクライアントから送信したメールを、Zoho Recruit 内で直接追跡できます。メール送信時に自分専用の BCC Dropbox アドレスを追加すると、候補者や取引先とのすべてのやり取りが、Recruit 内の該当レコードに自動的に記録されます。

これにより、Zoho Recruit からメールを送信しなくても、メールのやり取りを整理された状態で簡単に参照できるようになります。


BCC Dropbox の仕組み

外部メールクライアントからメールを送信する際、BCC 欄に自分専用の BCC Dropbox アドレスを追加します。

メール送信後の動作:
  1. Zoho Recruit がメールを自動的に取得します。
  2. 設定されている検索パターンに基づいて、一致するレコードを探します。
  3. 一致するレコードが見つかった場合、そのレコードにメールが関連付けられます。
  4. 一致するレコードが見つからない場合は、受信者のメールアドレスを使用して新しい候補者レコードが作成されます。
この処理はバックグラウンドで行われるため、通常のメール送信方法に影響はありません。

自分の BCC Dropbox アドレスを確認する方法

各ユーザーには一意の BCC Dropbox アドレスが割り当てられます。以下の手順で、BCC Dropbox アドレスを生成または確認できます。
  1. [設定 > メール設定 > BCC Dropbox] に移動します。

    Dropbox アドレスをコピーする以外に、この画面から次の設定も利用できます。
    1. Regenerate
      現在のアドレスを変更したい場合に、新しい BCC Dropbox アドレスを生成します。
    2. vCard としてダウンロードする
      BCC Dropbox を       .VCF ファイルとしてダウンロードし、外部メールクライアントの連絡先として追加できるようにします。
  2. [Your BCC Dropbox アドレス] セクションに表示されているアドレスをコピーします。

Idea
Tip:このアドレスを外部メールクライアントの連絡先として保存しておくと、毎回手動でコピーする手間を省けます。

ドメインの除外

[Exclude Domains] オプションを使用すると、特定のドメインから送信されたメールを BCC Dropbox で処理しないように設定できます。

この機能が有用なケース:
  1. 社内メールを追跡対象から除外したい場合。
  2. 特定のドメインではレコードの作成や更新を行いたくない場合。
  3. 除外したいドメインを入力すると、そのドメインが関係するメールは BCC Dropbox によって無視されます。

検索パターンの仕組み

検索パターンは、Zoho Recruit がどのレコードにメールを関連付けるかを判断する方法を定義します。

デフォルトでは:
  1. Recruit は受信者のメールアドレスを候補者タブ内で検索します。
  2. 一致する候補者が見つかった場合、そのレコードにメールが関連付けられます。
  3. 一致するレコードが見つからない場合は、そのメールアドレスを使用して新しい候補者レコードが作成されます。
検索パターンは編集でき、採用プロセスに合わせてレコードの特定方法をカスタマイズできます。

メールアドレスの承認

BCC Dropbox で処理されるのは、承認済みメールアドレスから送信されたメールのみです。

承認済みメールアドレスを追加するには:
  1. [設定 > メール設定 > BCC Dropbox] に移動します。
  2. ​[メールを追加] をクリックし、承認済みメールアドレス セクションにメールアドレスを入力して、[追加] をクリックします。

  3. 最後に、入力したメールアドレスの受信トレイに送信された確認コードを入力し、[認証] をクリックします。

Notes
メモ:
  1. 承認済みメールアドレスは最大 10 件 まで追加できます。候補者や連絡先とのやり取りに使用するメールアドレスを登録してください。
  2. 未承認のメールアドレスから送信されたメールは、追跡されません。
  3. BCC Dropbox を利用開始するには、少なくとも 1 件以上 の承認済みメールアドレスを追加する必要があります。

BCC Dropbox の利用とメールの表示

一度 BCC Dropbox を設定すれば、操作はシンプルで、既存のメールワークフローに自然に組み込めます。

BCC Dropbox を使ってメールを送信する

  1. Gmail、Outlook、Apple Mail などの外部メールクライアントでメールを作成します。
  2. 通常どおり、To 欄に受信者を追加します。
  3. BCC 欄に自分専用の BCC Dropbox アドレスを追加します。
  4. メールを送信します。
メールが承認済みアドレスから送信されていれば、Zoho Recruit が自動的に処理します。

Zoho Recruit 上でのメールの表示

メール送信後の動作:
  1. Zoho Recruit は、設定された検索パターンを使用して関連するレコードを特定します。
  2. 一致する候補者レコードがあればそのレコードにメールを関連付け、一致しない場合は新しいレコードを作成します。
  3. メールに含まれる添付ファイルもあわせて取得されます。
Zoho Recruit で該当レコードを開き、関連リスト内の [Emails] セクションに移動すると、メール内容を確認できます。

各トラッキング対象メールには、次の情報が表示されます：
  1. メールの件名と本文
  2. 送信者と受信者の詳細
  3. メールが送信された日時
  4. 元のメールに含まれているすべての添付ファイル
これにより、すべての外部メールのやり取りを、Zoho Recruit を離れることなく、採用担当者や採用チームがレコード上で直接確認でき、完全なコミュニケーション履歴を把握できます。

よくある質問（FAQ）

BCC Dropbox を利用するには、Zoho Recruit からメールを送信する必要がありますか？

いいえ。BCC Dropbox は、外部のメールクライアントから送信されたメールをトラッキングできるように設計されています。

BCC Dropbox のアドレスを追加し忘れた場合はどうなりますか？

そのメールは Zoho Recruit 上ではトラッキングされません。

BCC Dropbox を使用する場合、添付ファイルも含まれますか？

はい。メールと一緒に送信された添付ファイルも取得され、レコードに添付されます。

複数のメールクライアントを使用できますか？

はい。どのメールクライアントを使用していても、承認済みのメールアドレスから送信されたメールはすべてトラッキングされます。

メールはどのレコードに関連付けられますか？

メールは、設定された検索パターンに基づいて、候補者レコードに関連付けられます。