Zoho MailとWorkDriveの連携

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Zoho WorkDrive は Zoho メールと連携することで、次の 4 つの方法で WorkDrive ストレージにアクセスできます。

WorkDrive からファイルを挿入する

Zoho メールの WorkDrive ピッカーコンポーネントを使用すると、ユーザーは自分の WorkDrive アカウントからファイルをメールに添付ファイルまたはリンクとして挿入できます。

リンクとして送信した場合、受信者はユーザーが選択した共有権限に応じてデータにアクセスできます。

以下の手順に従うことで、Zoho メールでメール送信時に Zoho WorkDrive からファイルを添付できます。

Zoho メールアプリケーション左上の 新規メール をクリックします。
メール作成画面で、書式設定ツールバーから WorkDrive アイコンを選択します。
eWidget に Zoho WorkDrive が表示されたら、必要なファイルを選択します。
選択が完了したら、下部の Pick をクリックします。
選択したアイテムの共有方法を選びます。リンクとして送信するか、ファイルのダウンロード可能なコピーとして送信するかを選択できます。コピーとして添付する場合、ファイルはダウンロードされ、メールにコピーとして添付されます。
リンクとして添付する場合、送信者はファイルにアクセスできるユーザーをさらに選択する必要があります。次のいずれかを選択できます。

i. このメールの受信者のみがファイルにアクセスできます。（アクセスするには同じチームに所属している必要があります）
ii. すでにそのファイルへのアクセス権を持っているメンバーのみ。
iii. 同じチームのメンバーのみがファイルにアクセスできます。
iv. インターネット上の誰でもファイルにアクセスできます。

管理者またはオーガナイザー以外のユーザーは、ファイルを添付する際に (ii) のオプションのみ使用できます。メールに添付されたファイルには、すでにそのファイルへのアクセス権を持つユーザーのみがアクセスできます。外部共有オプションが WorkDrive のチーム、チームフォルダー、またはマイフォルダーの設定で無効になっている場合、最後のオプションである インターネット上の誰でも は使用できません。

(iii) のオプション（同じチームのメンバー）を選択する場合、送信者は受信者のファイル権限レベルを選択する必要があります。ファイルはリンクとして追加され、受信者は、選択した共有権限に応じて閲覧およびアクセスできます。

ファイルをリンクとして送信すると、受信トレイの容量を節約でき、常に最新バージョンのファイルを相手に確認してもらえます。

メール添付ファイルを WorkDrive に直接保存する

ユーザーは、Zoho メールでメール、ストリーム投稿、メモ、タスクを通じて受信した添付ファイルを、自分の WorkDrive アカウントに直接保存できます。

Zoho メールアカウントにサインインします。
添付ファイルビューアーで、WorkDrive アカウントに追加したい添付ファイルを探します。
その他設定 アイコンをクリックします。
クラウドに追加 にカーソルを合わせ、WorkDrive に追加 を選択します。
右側に WorkDrive eWidget が開きます。添付ファイルを保存する WorkDrive の保存先フォルダーを選択します。
下部の追加をクリックして、ファイルを WorkDrive アカウントに保存します。

Zoho メールから WorkDrive のチームフォルダーにファイルを追加できるのは、管理者、オーガナイザー、編集者ロールを持つメンバーのみです。

フィルターを設定してメールと添付ファイルを自動的に WorkDrive に保存する

Zoho メールのフィルターは、処理ルールを設定することでメールを自動的に整理するのに役立ちます。フィルターは、特定の条件に一致するメールに対して、特定の処理を自動化するためにも使用されます。

Zoho メールと WorkDrive を連携させるフィルターの 1 つが、WorkDrive に追加 フィルターです。このフィルターを使用すると、Zoho メールユーザーは、あらかじめ設定した条件に基づいて、メールで受信したメールおよび添付ファイルを自動的に自分の WorkDrive アカウントに保存できます。

Zoho メールで「WorkDrive に追加」フィルターを使用する手順は次のとおりです。

Zoho メールにログインします。
設定アイコン をクリックします。
［フィルター］に移動します。
受信メールフィルター タブを開きます。
新規フィルター をクリックします。
［フィルターの作成］ポップアップで、次の詳細を入力します。

i. フィルター名 - フィルターを識別する名前。
ii. 条件の種類 - チェックする条件の組み合わせを指定します（OR、AND、すべての受信メール）。
iii. 条件 - メールが満たす必要のあるパラメーター。
［処理］セクションで、設定をスクロールし、最初のボックスで「WorkDrive に追加」を選択します。
2 つ目のボックスで、次のいずれかを選択します。

i. 添付ファイルのみ - 添付ファイルだけを保存します。

ii. メール（EML）＋添付ファイル - メールと添付ファイルの両方を .eml 形式で保存します。

iii. メール（HTML）＋添付ファイル - メールと添付ファイルの両方を .HTML 形式で保存します。
3 つ目のボックスをクリックすると、右側に WorkDrive eWidget が開きます。添付ファイルを保存する WorkDrive の保存先フォルダーを選択します。
保存をクリックします。

このフィルターを作成する際に保存先フォルダーとして設定できるのは、自分のマイフォルダー、または自分が管理者、オーガナイザー、編集者ロールのいずれかを持つチームフォルダーのみです。

メール（.eml ファイル）のコピーを WorkDrive に保存する

ユーザーは、メール全体を EML（Electronic Mail Format）ファイル形式のコピーとして WorkDrive に保存できるようになりました。これにより、重要なメールのバックアップを保持し、必要なときにいつでも WorkDrive から直接プレビューできます。

Zoho メールアカウントにサインインし、メールを右クリックします。
追加先 をクリックし、設定の一覧から WorkDrive（.eml ファイル） を選択します。
右側に WorkDrive の eWidget タブが開きます。
EML ファイルをアップロードする WorkDrive フォルダーを選択します。
追加をクリックします。
選択したメールは、WorkDrive に EML ファイルとしてアップロードされます。

EML ファイルには、メール本文に加えて、件名、送信者メールアドレス、受信者メールアドレス、メールの日付と時刻、添付ファイル（ある場合）が含まれます。
現在、WorkDrive のプレビューから EML ファイル内の添付ファイルをダウンロードすることはできません。参照できるのはファイル名のみです。