Zoho Signで文書に署名を取得する
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e-署名とは？
電子署名、またはe-署名は、電子ドキュメントやフォーム上で同意や承認を取得するための法的な手段です。迅速かつ簡単で、完全にペーパーレスな方法でドキュメントに署名を取得できます。e-署名は、オファーレターや営業契約書、賃貸契約書など、さまざまなドキュメントの送信時に広く使用されています。
Zoho WorkerlyでのZoho Sign
Zoho Workerlyでは、Zoho Signを利用して、ジョブの詳細やオファーを一時スタッフにe-署名で送信できます。これにより時間を節約でき、手続きをシンプルに保つことが可能です。同様に、クライアントへの契約書や合意書の送信もe-署名で簡単になります。
以下の手順に従って、次の内容について詳しくご確認ください。
- Zoho Signのインストール方法
- Zoho Signを使ってドキュメントに署名を取得する方法
- Zoho Signのアンインストール方法
Zoho Signのインストール
Zoho Signをインストールするには：
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設定 > 拡張機能 > マーケットプレイスに移動します。
インストール済みの拡張機能がすべて一覧表示されます。「すべての拡張機能」では、Zoho Workerly でサポートされているすべての拡張機能を表示できます。
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「すべての拡張機能」をクリックし、Zoho Sign を検索してクリックします。
拡張機能の詳細が確認できます。
- 今すぐインストール をクリックします。
- 次の画面で インストールを続ける をクリックします。
- サービス規約への同意が求められます。インストールを続ける をクリックしてください。
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次のいずれかの設定を選択します：
- 管理者のみインストール：この拡張機能は、管理者権限を持つユーザーのみZoho Workerlyにインストールされます。
- すべてのユーザーにインストール：すべてのユーザーに対してZoho Workerlyに拡張機能がインストールされます。ユーザーはこの機能を利用するためにZoho Signアカウントが必要です。
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権限を選択：すべてのユーザーに対してZoho Workerlyに拡張機能がインストールされます。
このオプションを選択後、続ける をクリックし、権限を選択してください。指定したユーザーに自動的に拡張機能がインストールされます。
インストール後は、Zoho Signのログイン認証情報を使って認証する必要があります。
- 管理者のみインストール：この拡張機能は、管理者権限を持つユーザーのみZoho Workerlyにインストールされます。
- 確定 をクリックします。
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Zoho Workerlyにリダイレクトされ、拡張機能の認証を求めるポップアップが表示されます。 認証 をクリックしてください。
アカウントが認証され、拡張機能を利用できるようになります。この拡張機能をインストールすると、「ZohoSign ドキュメント」というカスタムタブが作成されます。
メモ: Zoho Workerlyアカウントでこの拡張機能を有効にするには、Zoho Signアカウントを保有または作成する必要があります。
- 完了する をクリックすると、Zoho WorkerlyからZoho Signを使ってドキュメントを送信できるようになります。
Zoho Sign を使ってドキュメントに署名を取得する
この拡張機能をインストールすると、テンポラリーおよび連絡先の詳細ページに「署名用に送信」ボタンが表示されます。このボタンを利用して、連絡先やテンポラリーに署名してもらう必要があるドキュメントを送信できます。また、各データには「ZohoSign ドキュメント」の関連リストが追加され、Zoho Sign経由で送信されたドキュメントの詳細が一覧表示されます。
e-署名用にドキュメントを送信するには：
- Temps または 連絡先 タブを選択します。
- ドキュメントを送信したいデータをクリックします。
- データの詳細ページで、「送信する for 署名」をクリックします。
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送信するドキュメント with e-sign ページでは:
デスクトップや添付ファイルからドキュメントを追加できます。また、Zoho Sign テンプレートからドキュメントを追加することも可能です。
メモ: この機能は、Zoho Sign のプロフェッショナルまたはエンタープライズエディションのユーザーのみ利用できます。
- 「使用するテンプレート」をクリックし、「Zoho Sign テンプレート」を選択して、リストからテンプレートを選びます。Zoho Sign でのテンプレート作成方法の詳細はこちらをご覧ください。
- テンプレートを選択すると、「名前」「メールアドレス」「役割」「事前入力項目」がテンプレートから自動入力されます。
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受信者の詳細を入力します。追加で受信者を登録することも可能です。
事前入力項目は、選択したデータのZoho Recruit データを使用して入力できます。
例えば、連絡先や temp の「名前」と「住所」を事前入力したい場合は、ドロップダウンをクリックして、マージしたい Zoho Workerly 項目を選択してください。
- 追加情報を伝えたい場合は、受信者にメモを送ることができます。
- ドキュメントの説明を記入して、参照用に残すこともできます。
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「その他設定」ボタンをクリックして、以下を設定できます:
- 自動リマインダー
- 署名の締切日
- 合意書の有効期限
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「保存」をクリックします。
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「次へ」をクリックすると、Zoho Sign のページへ移動します。
- 必要な変更を加えた後、「続ける」をクリックします。
- 必要な項目をドラッグ＆ドロップでドキュメントに追加し、ページ右上の「送信する」をクリックします。
- 移動の準備ができているか確認し、「確定」をクリックしてください。送信済みであることを確認する領収書が受領できます。
メモ
- ドキュメントの対応形式は、pdf、jpg、jpeg、png、doc、docx、html、htm、tex、txt、sxw、odt、rtfです。
- 添付ファイルのサイズは25MBを超えることはできません。最大20ファイルまで添付できます。
- 複数の受信者を追加した場合、ドキュメントは設定した順番ですべての受信者が署名する必要があります。メールは最初の受信者に送信され、最初の受信者が署名を終えると、次の受信者に送信されます。
- 連絡先を削除しても、関連付け済みの契約は削除されません。
Zoho Signのアンインストール
Zoho Sign拡張機能のすべてのデータはアンインストール時に削除され、復元できません。
アンインストールするには:
1. 設定 > 拡張機能 > マーケットプレイスに移動します。
2. Installedをクリックします。Zoho Signを探してアンインストールするをクリックします。
3. OKをクリックしてアンインストールします。