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Cliq からプロジェクト、タスク、マイルストーンをまとめて管理する

Zoho プロジェクトは、チームのプロジェクトやマイルストーンの計画、進捗管理、コラボレーションを支援するプロジェクト管理ソフトウェアです。チーム向けコミュニケーションアプリである Cliq と Zoho プロジェクトを連携することで、各プロジェクト専用のチャンネルやプロジェクトボットで通知を受け取り、チーム全体がすべての課題について常に最新情報を把握できるようにできます。

Cliq での Zoho プロジェクト

ポータルを設定する

Cliq にインストールした後、各ユーザーは自分用のポータル、つまり Zoho プロジェクトのポータルを Cliq と接続できます。これは、以降のすべての操作（タスクや課題の作成、通知や統計情報の受信）がそのポータルに紐づくため重要です。

ポータルを Cliq に接続するには、次の手順に従います。

• 画面左側（LHS）の［Bots］メニューで+をクリックし、「Zoho プロジェクト」ボットを検索して購読します。
  
• データへのアクセス許可を求める同意ダイアログが表示され、その後、Zoho プロジェクトボットとの認証のための権限ダイアログが表示されます（初めて連携を利用する場合）。
  
• ボットの操作メニュー（チャットウィンドウ下部）で設定するをクリックし、既定のポータルを設定を選択します。プロジェクトにポータルが 1 つしかない場合は、そのポータルが自動的に既定のポータルとして設定されます。
  
• 複数のポータルがある場合は、設定したいポータルを選択します。
  以後、そのポータルの課題更新に関するすべての通知が届き、Cliq の会話から作成された新しいタスクや課題もこのポータルに追加されます。

チャンネル更新 — 課題とタスク

参加しているプロジェクトをチャンネルにマッピングすると、そのプロジェクトで登録された課題や追加されたタスクの更新をチャンネルで受け取ることができ、チームメンバー全員が状況を把握できます。未割り当ての場合は、メンバーがチャンネルから直接その課題やタスクを引き受けることもできます。

参加しているプロジェクトであれば、誰でもそのプロジェクトを任意の Cliq チャンネルにマッピングできます。

• チャンネルをマッピングするには、設定する -> Map Channels をクリックします。
  
  
• フォームに詳細を入力し、［接続］をクリックします。
  
  

マッピング解除

チャンネルにマッピングされたプロジェクトは、次の 2 つの理由でマッピング解除できます。

1. そのプロジェクトを別の新しいチャンネルにマッピングするため
   
2. そのプロジェクトの更新通知の受信を停止するため
   

設定する > Currently mapped では、チャンネルをマッピングしたメンバーがそのチャンネルのマッピングを解除できます。また、プロジェクト管理者は、誰がマッピングしたかに関わらず、自分が管理する任意のプロジェクトをそのチャンネルからマッピング解除できます。

ボットからの更新 - あなたに割り当てられた課題とタスク

新しい課題やタスクが作成され、あなたに割り当てられると、ボットがすぐに詳細をメッセージで通知します。また、他のユーザーがあなたの課題やタスクを更新した場合も、その内容がボットから通知されます。タスクと課題に対して次の操作が行われたときに更新を受け取ります。

これらの更新を受け取るには、対象の通知を有効にする必要があります。設定する -> 通知 をクリックし、追跡したいプロジェクトの更新を有効にします。通知をクリックした際に「自動化へのアクセスが必要です」といったメッセージが表示された場合は、プロジェクト管理者に連絡して権限を付与してもらってください。

通知の権限を管理者が有効にする

プロジェクト管理者は、メンバーが課題の更新通知を受け取れるように権限を有効にする必要があります。Zoho プロジェクトで次の手順を実行してください。

1. 権限を付与したいプロジェクトを開きます。
   
2. メニューからユーザーを選択します。
   
3. 対象ユーザーにカーソルを合わせ、編集アイコンをクリックします。
   
4. このユーザーの権限をカスタマイズする をクリックします。
   
5. 権限の項目でプロジェクト設定 & Issue Tracker を有効にします。
   これで、そのメンバーには課題トラッカーへの権限が付与され、プロジェクトボットが Cliq 上で課題の更新を通知できるようになります。

週間チームレポート

毎週、ボットがマッピングされたチャンネルに、そのプロジェクトの集計レポートを投稿します。これは、チームが完了した作業内容をプロジェクト管理者が把握できるようにするためのものです。レポートは次の 2 種類があります。

• ユーザーごとの期限切れタスク - 毎週月曜日 午前 9 時に投稿
  
• 従業員のパフォーマンス - 毎週金曜日 午後 6 時に投稿
  

ユーザーごとの期限切れタスク: このレポートでは、プロジェクトメンバーごとに期限切れタスクを 3 つのカテゴリに分けて一覧表示します。直近 2 日以内に期限切れになったタスク、直近 3〜7 日以内に期限切れになったタスク、7 日より前に期限切れになったタスクです。

従業員のパフォーマンス: このレポートでは、メンバーが自分の成果を確認できます。担当および完了した作業の件数を一覧表示し、その数値に基づいて効率を算出し、週ごとのトップパフォーマーを表示します。

タスクと課題を追加する

チャットでの会話から、新しいタスクや課題が発生することがあります。Cliq から直接、それらを実行可能な作業としてプロジェクトに追加できます。任意のメッセージにカーソルを合わせて、操作（3 点） -> その他 -> タスクを追加／課題を追加をクリックします。表示されるフォームに詳細を入力し、ボタンをクリックして作成します。

タスクを素早く確認する

チャット中に、テキストボックスに/projects @ユーザー名と入力して Enter キーを押すと、チームメイトのタスクをすばやく呼び出して参照できます。自分のタスクリストを会話内で概要として表示したい場合は、/projects と入力して Enter キーを押します。

その他の Bot アクション

Stats - チームの当月の全体的なパフォーマンスを表示します。たとえば 15 日に統計を確認した場合、その月の 1～14 日までの結果が集計されます。統計は次の式で算出されます：［その月に完了した課題またはタスクの件数 ÷（繰越件数 + その月に作成された件数）］

My タスク - 自分の現在のタスク一覧を表示します。

My Issues - 自分の未解決の課題の詳細をいつでも表示できます。

チャットバー - Cliq のミニバージョン

Cliq は、プロジェクト内からチャットバーとして直接利用できます。ページ左下に、Chats、Channels、連絡先というヘッダーが付いた小さなタブが表示されます。ほとんどの操作とメッセージのやり取りは、このチャットバーから行えます。また、プロジェクトの Express、プレミアム、エンタープライズプランでは、課題やタスクの関係者と直接チャットを開始できます。

1. タスクまたは課題を開きます。
   
2. 右上隅の Cliq アイコンをクリックします。
   
3. 表示されるポップアップで件名を編集し、必要に応じて他のユーザーを追加してチャットを開始します。
   
4. チャットバー内でグループチャットとして作成され、Cliq とも同期されます。
   

インストール

Zoho プロジェクト拡張機能を Cliq 組織にインストールすると、チームのプロジェクト内で課題やタスクを作成しながら、作業の進捗を追跡し、リアルタイムの更新を Cliq 上で受け取ることができます。

CLIq にインストール