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Cliq からプロジェクト、タスク、マイルストーンを一元管理

Zoho Projects は、プロジェクト管理ソフトウェアで、チームのプロジェクトやマイルストーンの計画、進捗管理、コラボレーションを支援します。プロジェクトをチームコミュニケーションアプリであるCliqと連携することで、各プロジェクト専用のチャンネルやプロジェクトボットで通知を受け取ることができ、チーム全体がすべての課題の期限や最新情報を把握できます。

Cliq での Zoho Projects

ポータルの設定

Cliq にインストール後、各ユーザーは自身のポータル、つまり Zoho Projects ポータルをCliqと接続できます。この設定は重要で、以降のすべての操作（タスクや課題の作成、通知の受信、統計情報の取得など）はそのポータルと連携されます。

ポータルをCliqと接続するには、以下の手順に従ってください。

• 左側メニューの Bots で+をクリックし、Zoho Projects ボットを探してサブスクリプション管理を行います。
  
• データアクセスの同意ボックスが表示され、その後、（初めて連携する場合）Zoho Projects ボットへの認証許可ダイアログが表示されます。
  
• ボット画面（チャットウィンドウ下部）の設定をクリックし、初期設定ポータルを設定を選択します。プロジェクト内にポータルが1つのみの場合は自動的に初期設定ポータルとなります。
  
• 複数のポータルがある場合は、設定したいポータルを選択してください。
  これで、課題の更新通知は指定したポータルから届き、またCliq上の会話から追加された新しいタスクや課題もこのポータルに登録されます。

チャンネルでの更新 — 課題とタスク

参加しているプロジェクトはチャンネルと紐付けることができ、課題やタスクの最新情報を受け取れます。これにより、チームメンバーがプロジェクト内で登録された課題やタスクをリアルタイムで把握でき、未割り当ての場合はチャンネルから直接担当を申し出ることも可能です。

参加しているプロジェクトは、誰でもCliqチャンネルとマッピングできます。

• チャンネルをマッピングするには、設定する -> Map Channelsをクリックします。
  
  
• フォームに詳細を入力し、接続をクリックします。
  
  

マッピング解除

チャンネルとマッピングされたプロジェクトは、2つの理由でマッピング解除できます。

1. そのプロジェクトを新規チャンネルとマッピングする場合
   
2. そのプロジェクトの更新通知の受信を停止したい場合
   

設定する > 現在マッピング済みで、チャンネルをマッピングしたメンバーはマッピング解除の権限を持ち、プロジェクト管理者は自分のプロジェクトであれば、誰がマッピングしたかに関係なくチャンネルから解除することができます。

Botアップデート - Issues & タスク担当者

新規のIssueやタスクが作成され担当者にアサインされると、Botが即座に詳細をメッセージで通知します。また、その他の更新があった場合にも、Botがその内容を正確に知らせます。次の処理がタスクやIssueで行われた場合、アップデート通知を受け取ります。

これらのアップデートを取得するには、通知を有効にする必要があります。設定する -> 通知をクリックし、追跡したいプロジェクトのアップデートを有効にしてください。通知をクリックした際、自動化へのアクセスが必要というメッセージが表示された場合は、プロジェクト管理者に連絡してください。

通知の権限を管理者が有効化する方法

プロジェクト管理者は、メンバーが課題のアップデートを受け取れるように権限を有効にする必要があります。Zoho Projectsで以下の手順に従ってください。

1. 権限を付与したいプロジェクトを開きます。
   
2. メニューからユーザーを選択します。
   
3. ユーザーにカーソルを合わせて、編集アイコンをクリックします。
   
4. このユーザーの権限をカスタマイズするをクリックします。
   
5. 権限の項目でプロジェクト設定 & Issue Trackerを有効にします。
   これでメンバーはイシュートラッカーを使用できるようになり、プロジェクトボットがCliqで課題のアップデートを通知できます。

週間チームアップデート

毎週、プロジェクトの集計レポートがボットからマッピングされたチャンネルに投稿されます。これにより、プロジェクト管理者はチームの完了した作業を把握できます。レポートは以下の2種類です。

• ユーザーごとの期限切れタスク - 毎週月曜日9時に投稿
  
• 従業員のパフォーマンス - 毎週金曜日18時に投稿
  

ユーザーごとの期限切れタスク: このレポートでは、プロジェクトメンバーごとに期限切れタスクを3つのカテゴリ（過去2日間、3～7日間、7日以上前に期限切れとなったタスク）に分けて一覧表示します。

従業員のパフォーマンス: このレポートは、メンバーが楽しみにできる内容です。1週間のトップパフォーマーを、割り当てられた作業数・完了済み作業数およびそれらから算出される効率とともに表示します。

タスク & Issues の追加

チャット内の会話から新規タスクやissueの報告につながります。［パッケージ］データへの変換だけで、Cliqから直接実行可能な作業へ変換できます。任意のメッセージにカーソルを合わせ、処理（3点リーダー） -> その他 -> タスクを追加する／issueを追加するをクリックしてください。表示されたフォームに詳細を入力し、ボタンを押すだけです！

タスクのクイック表示

チャット中に、テキストボックスに/プロジェクト @ユーザー名と入力してEnterを押すと、チームメンバーのタスクをすぐに参照できます。自身のタスクリストを会話内で一覧表示する場合は、/プロジェクト と入力してEnterを押してください。

その他 Bot 処理

Stats - 今月のチーム全体のパフォーマンスを表示するには、15日にStatsを確認すると、その月の1日から14日までの結果が表示されます。Statsは、[その月に完了したissueまたはタスクの数/(繰越件数＋その月に作成された件数)]の計算式で算出されます。

My タスク - 現在の自身のタスクリストを表示できます。

My Issues - いつでも自身のオープンissueの詳細を表示できます。

Chatbar - Cliqのミニバージョン

Cliqは、プロジェクト内でChatbarとして直接利用できます。ページ左下のコーナーに「Chats」「Channels」「連絡先」と表示された小さなタブがあります。多くの処理やメッセージングはこのチャットバーから実行可能です。また、Express、プレミアム、エンタープライズプランのプロジェクトでは、issueやタスクの関係者と直接チャットを開始できます。

1. タスクまたはissueを開きます。
   
2. 右上のCliqアイコンをクリックします。
   
3. 表示されたポップアップで件名を編集し、必要に応じて他のユーザーを追加し、チャットを開始します。
   
4. グループチャットとしてチャットバーに作成され、Cliqにも同期されます。
   

インストール

Cliq組織にZoho Projects拡張機能をインストールし、作業を管理できます。即時のアップデートを受け取りながら、チームのプロジェクト内でissueやタスクを作成することが可能です。

Cliqにインストール