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Cliq からプロジェクト、タスク、マイルストーンを管理する

Zoho Projects は、チームのプロジェクトやマイルストーンの計画、進捗管理、コラボレーションを支援するプロジェクト管理ソフトウェアです。Projects をチーム向けコミュニケーションアプリである Cliq と連携することで、各プロジェクト専用のチャンネルや Projects ボットで通知を受け取り、チーム全員がすべての課題について常に最新情報を把握できます。

Cliq での Zoho Projects の利用

ポータルの設定

Cliq にインストールした後、各ユーザーは自分用のポータル、つまり Zoho Projects のポータルを Cliq に接続できます。以降のすべての操作（タスクや課題の作成、通知や統計情報の受信）は、そのポータルに紐付けられるため、この設定は重要です。

ポータルを Cliq に接続するには、次の手順に従います。

• 左側メニュー（LHS）の［Bots］メニューで＋をクリックし、「Zoho Projects」ボットを検索して購読します。
  
• データへのアクセスに関する同意ボックスが表示され、その後、Zoho Projects ボットと認証するための権限ダイアログが表示されます（初めて連携を利用する場合）。
  
• ボットのアクション（チャットウィンドウ下部）で［Configure］をクリックし、［Set Default Portal］を選択します。Projects にポータルが 1 つしかない場合は、そのポータルが自動的にデフォルトポータルとして設定されます。
  
• 複数のポータルがある場合は、設定したいポータルを選択します。
  以後、そのポータルからの課題更新に関する通知が届き、Cliq の会話から作成された新しいタスクや課題も、このポータルに追加されます。

チャンネルでの更新 — 課題とタスク

参加しているプロジェクトをチャンネルにマッピングすると、そのプロジェクトで追加・登録された課題やタスクの更新をチャンネルで受け取ることができ、チームメンバーに共有できます。未割り当ての課題やタスクがある場合、メンバーはチャンネルから直接担当を引き受けることもできます。

参加しているプロジェクトであれば、誰でも Cliq のチャンネルにマッピングできます。

• チャンネルをマッピングするには、［Configure］->［Map Channels］をクリックします。
  
  
• フォームに必要事項を入力し、［Connect］をクリックします。
  
  

マッピングの解除

チャンネルにマッピングされたプロジェクトは、次の 2 つの理由でマッピングを解除できます。

1. そのプロジェクトを別のチャンネルにマッピングし直すため
   
2. そのプロジェクトの更新通知の受信を停止するため
   

［Configure］>［Currently mapped］では、チャンネルをマッピングしたメンバーがそのマッピングを解除できるほか、プロジェクト管理者は、誰がマッピングしたかに関わらず、自分が管理する任意のプロジェクトをチャンネルからマッピング解除できます。

ボットからの更新 - 自分に割り当てられた課題とタスク

新しい課題やタスクが作成されて自分に割り当てられると、ボットからすぐに詳細がメッセージで届きます。また、他のユーザーが自分の課題やタスクを更新した場合も、その内容がボットから通知されます。タスクと課題に対して次の操作が行われたときに更新が届きます。

これらの更新を受け取るには、通知を有効にする必要があります。［Configure］->［Notifications］をクリックし、追跡したいプロジェクトの更新を有効にしてください。［Notifications］をクリックした際に「Automation へのアクセスが必要です」というメッセージが表示された場合は、プロジェクト管理者に連絡して権限を付与してもらう必要があります。

管理者による通知権限の有効化

プロジェクト管理者は、メンバーが課題の更新通知を受け取れるように権限を有効にする必要があります。Zoho Projects で次の手順を実行してください。

1. 権限を付与したいプロジェクトを開きます。
   
2. メニューから［Users］を選択します。
   
3. 対象ユーザーにカーソルを合わせ、編集アイコンをクリックします。
   
4. ［Customize permissions for this user］をクリックします。
   
5. ［Permissions］の下で［Project Settings & Issue Tracker］を有効にします。
   これで、そのメンバーには課題トラッカーへの権限が付与され、Projects ボットが Cliq で課題の更新を通知できるようになります。

週間チームレポート

毎週、ボットがマッピングされたチャンネルに、そのプロジェクトの集計レポートを投稿します。これは、チームが実施した作業内容をプロジェクト管理者に把握してもらうためのものです。レポートは次の 2 種類があります。

• ユーザーごとの期限超過タスク - 毎週月曜 午前9時に投稿されます
  
• 従業員のパフォーマンス - 毎週金曜 午後6時に投稿されます
  

ユーザーごとの期限超過タスク: このレポートでは、プロジェクトメンバーとその期限超過タスクを、直近2日以内に期限超過になったタスク、直近3〜7日以内に期限超過になったタスク、7日以上前に期限超過になったタスクの3つのカテゴリに分けて一覧表示します。

従業員のパフォーマンス: このレポートは、メンバーが楽しみにできる内容です。1週間のトップパフォーマーを、割り当てられた作業数とクローズした作業数を一覧表示し、それに基づいて効率を算出して表示します。

タスクと課題の追加

チャットでの会話から、新しいタスクや課題が報告されることがあります。これらを、Cliq から直接アクション可能な作業に変換できます。任意のメッセージにカーソルを合わせ、Actions（3点リーダー） -> More -> Add Task/Add issue をクリックします。表示されるフォームに詳細を入力し、ボタンをクリックして作成します。

タスクをすばやく確認

チャット中に、参照用としてチームメイトのタスクをすばやく表示するには、テキストボックスに /projects @username と入力して Enter キーを押します。自分のタスクリストを会話内で表示して概要を確認したい場合は、/projects と入力して Enter キーを押します。

その他のボットアクション

Stats- チームの当月の全体的なパフォーマンスを表示します。たとえば、15日に Stats を確認した場合、その月の1〜14日までの結果が集計されます。統計は次の式で算出されます：[その月にクローズされた課題またはタスクの数 /（繰り越し + その月に作成された数）]

My Tasks- 自分の現在のタスク一覧を表示できます。Cliq から直接タスクを作成することもできます。

My Issues- 自分の未解決の課題の詳細をいつでも確認できます。

/createtask コマンド

Cliq は、Projects 内でチャットバーとして直接利用できます。ページ左下に、Chats、Channels、Contacts という見出しの付いた小さなタブがあります。ほとんどの操作とメッセージ送信は、このチャットバーから行えます。また、Projects の Express、Premium、Enterprise プランでは、課題やタスクの関係者と直接チャットを開始できます。

1. タスクまたは課題を開きます。
   
2. 右上隅の Cliq アイコンをクリックします。
   
3. 表示されるポップアップでタイトルを編集し、必要に応じてユーザーを追加してチャットを開始します。
   
4. チャットバー内にグループチャットとして作成され、Cliq とも同期されます。
   

インストール

Cliq 組織に Zoho Projects 拡張機能をインストールすると、作業の進捗を追跡し、チームのプロジェクト内で発生する課題やタスクを、Cliq から直接作成しつつ、即時の更新通知を受け取ることができます。

Cliq にインストール