Cliqを使ってプロジェクト、タスク、マイルストーンを管理する

Zoho Projectsは、プロジェクトの管理を行うソフトウェアであり、チームのプロジェクトやマイルストーンを計画、追跡、協力するのに役立ちます。プロジェクトをチームコミュニケーションアプリであるCliqと統合することで、チーム全員が各プロジェクトの専用チャンネルやProjects Botで通知を受け取り、すべての問題について最新の状態を保つことができます。 

Zoho Projects in Cliq 

ポータルの設定

Cliqをインストールした後、各ユーザーは自分のポータルを構成できます。つまり、Zoho ProjectのポータルをCliqに接続します。これは、以降のすべてのアクションがそのポータル（タスクや問題の作成、通知や統計の受信）にリンクされるため、極めて重要です。

Cliqとポータルを接続するには、以下の手順を実行してください。 

• LHSで、Botsメニューの＋をクリックし、Zoho Projects botを探して購読してください。
  
• データへのアクセスのためのConsentボックス、およびZoho Projects bot（初めての統合を使用する場合）による認証のための許可ダイアログが表示されます。
  
• チャットウィンドウの下部にあるbotアクション（）をクリックし、Configureをクリックし、Set Default Portal.を選択します。 Projectsに1つのポータルしかない場合、それがデフォルトのポータルとして使用されます。
  
• Projectsに複数のポータルがある場合は、設定したいポータルを選択します。
  これで、問題の更新のための通知は、指定されたポータルから行われ、Cliq会話からの新しいタスクや問題は、このポータルに追加されます。

チャンネルの更新 — 問題とタスク

あなたが参加しているプロジェクトは、問題、バグ、タスクの更新を受信するチャネルにマップできます。これにより、チームメンバーは、プロジェクト内で登録された問題やタスクを知ることができます。また、未割り当ての場合は、メンバーはチャネルから直接問題/タスクをクレームすることができます。

誰でも自分が参加しているプロジェクトをCliqチャンネルにマップすることができます。

• チャネルをマップするには、Configure -> Map Channels.をクリックしてください。
  
• マップされたチャネルに問題の更新を投稿するための許可を求める認可ポップアップが表示されます。
  
• 承認後、画面にフォームが表示されます。そこで、プロジェクトとそれをマップするチャネルを選択します。 
  
• アラートを構成します。つまり、未割り当てのアイテムのみまたは割り当て済みおよび未割り当てのアイテムの両方にアラートを受け取るかどうかを選択します。 
  
• チャネルでそのプロジェクトに配信するレポートを選択し、Connect ボタンをクリックします。
  

アンマッピング

チャネルにマップされたプロジェクトは、2つの理由でアンマップすることができます。

1. そのプロジェクトを新しいチャンネルとマッピングする
   
2. そのプロジェクトの更新を受け取らないようにする
   

「設定」の下にある「現在マップ済み」において、チャンネルをマップしたメンバーは、そのチャンネルをアンマップする権限を持ち、プロジェクトの管理者は、どのメンバーがマップしたかに関係なく、そのプロジェクトをそのチャンネルからアンマップすることができます。

ボットの更新 - あなたに割り当てられた問題＆タスク

「あなたに新しい課題/タスクが作成され、割り当てられたとき、ボットはすぐに詳細をメッセージでお知らせします。また、他の人が課題/タスクに関する更新を行うと、正確な詳細を伝えるようになります。次のアクションがタスクや課題に対して実行されたときに更新を受け取ります。」

これらの更新を受け取るために、それらの通知を有効にする必要があります！ クリックしてくださいConfigure -> Notificationsそして、追跡したいプロジェクトの更新を有効にします。 Notificationsをクリックすると、Automationへのアクセスが必要というメッセージが表示された場合は、プロジェクト管理者に連絡する必要があります。

通知のための管理者権限の有効化

プロジェクト管理者として、メンバーが課題の更新を受け取るための許可を有効にする必要があります。Zoho Projectsで以下の手順に従ってください。

1. 許可を与えたいプロジェクトを開きます。
   
2. メニューからユーザーを選択します。
   
3. ユーザーの上にカーソルを合わせて、編集アイコンをクリックします。
   
4. このユーザーのパーミッションをカスタマイズをクリックします。
   
5. パーミッションの下のプロジェクト設定と課題トラッカーを有効にします。
   これで、メンバーは課題トラッカーのパーミッションを持ち、Cliqで課題の更新を受け取ることができるようになります。

週間チーム更新

毎週、プロジェクトの集約レポートがマップされたチャンネルによってボットによって投稿されます。これはチームによって行われた仕事をプロジェクト管理者に知らせるためです。以下の2つのレポートがあります。

• ユーザー毎の遅延タスク - 毎週月曜日午前9時に投稿されます
  
• 従業員のパフォーマンス - 毎週金曜日午後6時に投稿されます
  

ユーザーごとの遅延タスク： このレポートは、プロジェクトのメンバーと、2日以内、3〜7日以内、7日以上の遅延タスクを3つのカテゴリーでリストします。

従業員のパフォーマンス： 今回は、メンバーが楽しみにしているレポートです。このレポートは、割り当てられた仕事と閉じられた仕事の数をリストし、それに基づいて効率性を計算して、週間のトップパフォーマーをリストしています！

タスクと課題の追加

チャットの会話により、新しいタスクや問題が報告されます。Cliqからそれらを実行可能な作業に直接変換することができます。メッセージにカーソルを合わせるだけで、「アクション（3つの点）→もっと→タスクの作成/問題の追加」をクリックします。表示されたフォームに詳細を記入し、ボタンを押してください！ そのメッセージは、それぞれのプロジェクトで新しいタスクとして作成されるか、バグとして記録されます。

また、現在参加しているチャットで、@Projects Botを直接呼び出して、タスクを追加したり、問題を提出したりすることもできます。 

タスクの概要

チャット中の会話で、テキストボックスに/projects @usernameと入力してEnterを押すと、チームメイトのタスクをすぐに参照できます。また、自分のタスクリストを一覧で確認するために、/projectsと入力してEnterを押すこともできます。

ボットのさらなるアクション

統計 - 現在の月の全体的なパフォーマンスを確認するには、15日に統計をチェックすると、その月の1日から14日までの結果が計算されます。 統計は[その月に閉じられた問題やタスクの数/（引き継がれた+その月に作成された）]の式で計算されます。

私のタスク- 現在のタスクのリストを表示できます（日をスケジュールするのに役立つ）

自分のバグ - いつでもオープンした問題の詳細を見ることができます（いつでも問題を見て、それを叩き潰そう！）

そして、困ったときはいつでもヘルプを送信できます！ ボットは、事前に定義された指示でヘルプを提供します。

Chatbar - Cliqのミニバージョン 

Projects内でCliqを直接アクセスできます。ページの左下隅に、Chats、ChannelsおよびContactsというヘッダーがある小さなタブがあります。ほとんどのアクションとメッセージングは、このチャットバーを介して行うことができます。また、ProjectsのExpress、Premium、およびEnterpriseプランでは、問題やタスクの関係者と直接チャットを開始できます。 

1. タスクまたは課題を開きます。
   
2. 右上隅のCliqアイコンをクリックします
   
3. 表示されたポップアップで、タイトルを編集し、必要に応じて追加のユーザーを追加してチャットを開始します。 
   
4. グループチャットとしてchatbarに作成され、Cliqにも同期されます。
   

インストール

Zoho Projectsの拡張機能をCliq組織にインストールし、プロジェクトチームの課題やタスクをCliq内から作成しながら、作業を追跡し、即時の更新を受け取りましょう。

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