Zoho SignとZoho Flowの連携方法
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Zoho Sign が、ワークフロー自動化ツールとしても機能する統合プラットフォーム（iPaaS）である Zoho Flow で利用できるようになりました。Zoho Flow を使用すると、ユーザーはプロセスを自動化するワークフローを作成できます。
Zoho Sign と Zoho Flow の連携により、コードを学習することなく、Zoho Sign と 500 以上のクラウドアプリケーションをシームレスに連携できます。
前提条件
- 有効な Zoho Flow アカウント。
- 有効な Zoho Sign アカウント。
- トリガーのみを使用するフローは、無料版を含むすべてのプランで利用できますが、アクションを使用するフローにはスタンダードプラン以上が必要です。
- Zoho Sign での文書送信を伴う処理は、プロフェッショナルプラン以上で利用できます。
フローとは？
フローとは、Zoho Flow を使用して 2 つ以上のアプリケーションを連携させるために作成するワークフローです。フローには 1 つのトリガーと複数のアクションを含めることができます。
例えば、Zoho Sign で文書の署名プロセスが完了したときに、Zoho Cliq で受信者にメッセージを送信したり、Gmail でメールを送信したりするアクションをフローで実行できます。
トリガーとは？
トリガーとは、フローを開始するきっかけとなるイベントです。Zoho Flow では、アプリベース、スケジュールベース、Webhook ベースの 3 種類のトリガーを提供しています。
Zoho Sign は現在、Zoho Flow で 10 個のアプリベーストリガーをサポートしています:
Zoho Sign は現在、Zoho Flow で 10 個のアプリベーストリガーをサポートしています:
文書完了- 文書が完了したときにトリガーされます
文書却下- 文書が却下されたときにトリガーされます
文書期限切れ- 文書が期限切れになったときにトリガーされます
文書転送- 文書が転送されたときにトリガーされます
文書リコール- 文書がリコールされたときにトリガーされます
文書送信- 文書が送信されたときにトリガーされます
文書署名- 文書に署名されたときにトリガーされます
文書閲覧- 文書が閲覧されたときにトリガーされます
フォルダー作成- 新しいフォルダーが作成されたときにトリガーされます
テンプレート作成- 新しいテンプレートが作成されたときにトリガーされます
アクションとは？
アクションは、フローによって実行されるタスクです。フローには、実行が必要な複数のアクションを含めることができます。
Zoho Sign は現在、フローで実行できる 9 個のアクションをサポートしています:
無料プランで利用可能なアクション
リクエスト担当者の変更- 文書の担当者を変更します
Create folder- 新しい文書フォルダーを作成します
文書の取得- リクエスト ID を使用して文書の詳細を取得します
受信者の取得- メールアドレスを使用して、文書の受信者の詳細を取得します
文書の更新- リクエスト ID に基づいて文書の詳細を更新します
プロフェッショナルプラン以上で利用可能なアクション
文書の下書き- テンプレートを使用して文書の下書きを作成します
テンプレートの取得- テンプレート ID または名前を使用して、既存テンプレートの詳細を取得します
文書の送信- 既存テンプレートを使用して署名用の文書を送信します
メールでリクエストを送信- 文書をメール添付ファイルとして送信します
接続とは？
接続とは、Zoho Flow にデータへのアクセスを許可するアプリのことです。
例えば、Zoho Sign アカウントを Zoho Flow に接続した場合、その Zoho Sign アカウントが接続となります。
フローの作成
- Zoho Flow アカウントにログインするか、まだお持ちでない場合は新しいアカウントを作成します。
- 左側のナビゲーションパネルで My Flows をクリックします。
- CREATE FLOW ボタンをクリックします。
- フロー名と説明を入力し、作成 ボタンをクリックします。
- 設定 ボタンをクリックして、アプリベーストリガーオプションを選択します。
- App Trigger ペインで Zoho Sign を選択し、次へ ボタンをクリックします。
- 利用可能なトリガー一覧から Zoho Sign のトリガーを選択し、次へ ボタンをクリックします。
- 接続を選択します。すでに Zoho Sign アカウントを Zoho Flow アカウントに接続している場合は、変数名を入力し、次へ ボタンをクリックします。
- まだ接続していない場合は、
New ボタンをクリックして、Zoho Sign アカウントを Zoho Flow アカウントに接続します。
- 接続名を入力します。
- 接続に対して、すべてのトリガーとアクション を許可するか、特定のトリガーとアクションのみ を許可するかを選択します。
- 認証 ボタンをクリックして続行します。
- Zoho Flow に Zoho アカウントデータへのアクセス権限を付与するかどうかを確認するポップアップが表示されます。承認 をクリックして許可します。
- 作成した接続がデフォルトで選択されます。必要に応じて変数名を変更し、完了 をクリックします。
- ビルダー画面が表示され、ここでワークフローを作成できます。
- フロー内で連携したい他のアプリから、標準アクションをドラッグ＆ドロップします。
- フローにアクションを追加するたびに、接続を作成または追加し、そのアクションを設定するために必要な項目を入力する必要があります。
- フローをオンに切り替えるには、フローの作成が完了したら、画面右上のトグルスイッチを使用します。作成したフローは My Flows からアクセスおよび管理できます。