Zoho Bigin連携
お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。
1. 要点
Zoho BookingsとBigin by Zoho CRMを連携すると、顧客とその予約情報をBigin by Zoho CRMに送信し、すべての顧客情報を一元管理できます。また、予約可能な時間枠がBigin by Zoho CRMのイベントカレンダーと重複していないか確認し、二重予約を防止できます。さらに、予約をBigin by Zoho CRMにイベントとして追加できるため、すべての情報を1か所で簡単に管理できます。
2. 機能の利用条件
3. 概要
Bigin by Zoho CRMは、小規模企業が顧客情報を管理し、営業パイプラインを追跡して、さまざまな営業プロセスを自動化するのに適した顧客関係管理（CRM）ツールです。多くの新規見込み客は予約を通じて獲得されるため、Zoho Bookingsは企業の見込み客獲得において重要な役割を果たします。Zoho Bookingsの予約フォームでは、幅広い顧客情報を取得できます。そのため、これらのツールを連携すると、すべての顧客情報に1か所からアクセスでき、営業プロセスの改善や、より多くの見込み客を成約につなげるために役立つ情報を得られます。
この連携の主なメリット
Zoho BookingsとBigin by Zoho CRMの連携には、次のメリットがあります。
- Bookingsで予約が登録されると、Bigin by Zoho CRMに新しい連絡先が自動的に作成されます。既存の連絡先も更新されるため、顧客情報を常に最新の状態に保つことができます。
- 初期設定時に、要件に応じて予約フォームの項目をBiginの項目に関連付けることができます。設定後は自動的に同期され、顧客情報が正確に送信されます。
- 予約をBigin by Zoho CRMにイベントとして追加できます。Bookingsで予約の日程が変更またはキャンセルされた場合、これらのイベントも更新されます。
- Bigin by Zoho CRMのイベントに対応するBookingsの時間枠は、予約不可になります。
- 予約を追加する際に、BookingsからBigin by Zoho CRMの顧客にアクセスできます。
4. 連携の手順
メモ：この連携を設定できるのは管理者のみです。管理者が連携を完了すると、他のユーザーは連携機能を使用するために各自のBigin by Zoho CRMアカウントを接続できます。
- Bookingsのメニューバー右上にある［連携］をクリックし、左側のメニューから［その他］を選択します。
- ［Bigin by Zoho CRM］カードをクリックします。
- ［概要］ページで［Bigin by Zoho CRMに接続］をクリックします。
- 接続するBigin by Zoho CRMの組織を選択し、［送信する］をクリックします。
- ［承認］をクリックして接続を認証します。追加設定を行うための連携ページに移動します。
- 予約フォームの項目をBiginの項目に関連付けるためのスライダーが表示されます。最初の［顧客情報を同期する］スライダーでは、Bookingsの初期設定の項目である［名前］、［メールアドレス］、［連絡先番号］を、Bigin by Zoho CRMの［連絡先］タブの項目に関連付けることができます。以下の画像のように、右側のドロップダウンから必要なBiginの項目を選択します。
メモ：名前項目の関連付け
名前項目は、1つの名前として関連付けるか、名と姓に分けて関連付けることができます。 - 名前を1つの項目として送信する場合は、上の画像に表示されている［名前］のラジオボタンを選択します。
- 名前を名と姓に分けて送信する場合は、以下の画像に表示されている［名、姓］のラジオボタンを選択します。
その後、ドロップダウンメニューから対応するBiginの項目名を選択します。 - ［保存］をクリックします。次のスライダーが表示されます。
- 次の［予約情報を同期する］スライダーでは、カスタム項目をBigin by Zoho CRMの［イベント］タブの項目に関連付けることができます。最初にサービスを選択すると、そのサービスに追加されているカスタム項目が表示されます。次に、左側のドロップダウンでカスタム項目を選択し、右側のドロップダウンで適切なBiginの項目を選択して、カスタム項目を関連付けます。
別のサービスを選択してカスタム項目を関連付ける場合は、この手順を繰り返します。
メモ：カスタム項目の関連付けでは、サービスを変更しても、前のサービスの関連付けは保持されます。複数のサービスを選択し、それぞれのカスタム項目を関連付けることができます。 - ［保存］をクリックします。以上で連携の設定は完了です。
項目を関連付ける際は、項目の種類が以下の一覧に示す組み合わせに対応している必要があります。
|
Bookingsの項目の種類 |
Biginの項目の種類 |
|
1行、複数行 |
1行、複数行 |
|
メールアドレス |
メールアドレス |
|
ドロップダウン |
選択リスト |
|
日付 |
日付 |
|
チェックボックス |
複数選択 |
|
ラジオボタン |
1行または複数行 |
5. その他の設定
5.1 組織の変更
この連携では、Bookingsの組織を、いずれか1つのZoho Bigin組織に連携します。使用するZoho Bigin組織を変更するには、以下の画像のように、［組織を変更する］を［設定］タブでクリックします。
メモ：この操作を実行できるのは、この連携を設定した管理者だけです。また、組織を変更した場合は、すべての関連付けを再設定する必要があります。
5.2 Zoho Biginのイベントとの重複確認
初期設定では、予約時間の重複を避けるため、時間枠とZoho Biginのイベントとの重複が確認されます。スタッフがZoho Biginで特定の時間にイベントを登録している場合、Bookingsでは該当する時間枠が予約不可になります。この設定は、スタッフごとに変更できます。
空き時間のチェックに使用するカレンダーを設定するには
- Bigin by Zoho CRM連携の［連携］タブをクリックします。
編集アイコンを［空き時間のチェックに使用するカレンダー］欄で選択します。
ポップアップが表示されます。ここで、Zoho Biginのカレンダー名を選択または選択解除できます。
メモ：予約時にZoho Biginのイベントとの重複を確認しない場合は、上記のポップアップでカレンダーの選択を解除してください。
5.3 Zoho Biginのイベントへの予定の追加
初期設定では、Bookingsで予約が登録されるたびに、Zoho Biginにイベントとして追加されます。必要に応じて、この設定を変更できます。
予定の追加先を設定するには
- Bigin by Zoho CRM連携の［連携］タブをクリックします。
- 編集アイコン
を［予定の追加先］欄で選択します。
表示されたポップアップで、Zoho Biginのカレンダー名を選択します。- 予約をZoho Biginのイベントとして追加しない場合は、以下のように、［カレンダーに新しいイベントを追加しない］を［Zoho Biginアカウントを選択］欄で選択します。
- チェックボックス［顧客のカレンダーへの招待を追加する設定を初期設定にする］を有効にすると、Zoho Biginからカレンダーへの招待が送信されます。初期設定では、このチェックボックスは選択されていません。Zoho Biginから招待を送信する場合は選択してください。
情報：カレンダー連携で、［連携］→［カレンダー］→［予定の追加先］に別のカレンダーを選択している場合、Zoho Biginと連携中のカレンダーの両方からカレンダーへの招待が送信されます。招待の重複を避けるため、いずれか一方だけを使用することをお勧めします。
5.4 拡張機能で使用する予約ページの選択
この設定は、「Zoho Bookings for Bigin by Zoho CRM」拡張機能がBigin by Zoho CRMにインストールされている場合にのみ使用できます。ここでは、Bigin by Zoho CRMの連絡先で［新しい予約］ボタンをクリックしたときに表示する予約ページを選択できます。以下の画像のように、ドロップダウンから予約ページを選択します。
5.5 スタッフがZoho Biginに連携するには
管理者が連携を設定すると、スタッフは自分のZoho BiginアカウントをBookingsに連携し、予定の重複を確認したり、予約をZoho Biginに追加したりできます。連携するには、スタッフがZoho Biginのユーザーとして登録されている必要があります。
手順
- メニューバーの［連携］をクリックし、左側の欄の［その他］をクリックします。
- ［外部連携を有効にしました］で［Bigin by Zoho CRM］をクリックします。
- セクション5.2の説明に従って、［空き時間のチェックに使用するカレンダー］欄でZoho Biginのカレンダーを選択し、重複する時間枠を予約不可にします。
- セクション5.3の説明に従って、［予定の追加先］欄でZoho Biginのカレンダーを選択し、予約をZoho Biginのイベントに追加します。
5.6 設備・備品へのZoho Biginのカレンダーの連携
管理者または担当スタッフのいずれか1人のカレンダーを、設備・備品に連携できます。設備・備品が予約されている間、スタッフの予定も埋まっている状態にする場合に便利です。［設備・備品］→［その他の連携］で、いずれかのユーザーのZoho Biginのカレンダーを選択できます。
連携後、予約の重複確認と追加に使用するZoho Biginのカレンダーを選択します。
5.7 暗号化された項目
BookingsまたはBiginで暗号化されている項目は、マッピングも同期もできません。最初のマッピングを設定した後で項目を暗号化した場合は、別の項目にマッピングするか、暗号化の設定を解除する必要があります。
6. この連携の仕組み
6.1 顧客と連絡先の同期
連携を設定すると、Bookingsの顧客がBiginに連絡先として追加されます。予約が登録されると、Biginに新しい連絡先が追加されます。
顧客がBiginにすでに登録されている場合は、該当する連絡先が更新されます。この連携では、メールアドレス、電話番号、名前の順に一意性を確認し、レコードが複製されないようにします。
スタッフがBookingsのアプリ内で予約を追加する際に、Biginの連絡先をBookingsから参照できます。
6.2 予約とイベントの同期
BiginのイベントはBookingsに同期され、該当する時間枠が予約不可になります。必要に応じて、予約をBiginのイベントとして追加できます。
7. 注意事項
- 連携が無効になった場合、Biginとの連携を再認証できるのは、連携を設定した管理者のみです。
- Biginにイベントを追加し、Biginからカレンダーの招待を送信しない場合は、［予定の追加先］で［顧客のカレンダーに招待を追加する初期設定にする］チェックボックスを無効にできます。