レコードテンプレートの概要
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フォームの レコードテンプレート を使用すると、各レコードのデータを、意味のある構造化された形式で表示できます。
たとえば、注文管理アプリケーションを作成しており、ユーザーが注文を行った際に、そのユーザーへ請求書をメール送信したいとします。請求書には注文情報が含まれますが、この例ではその情報は 注文 フォームに保存されます。このフォームを基にレコードテンプレートを作成することで、必要な形式で注文情報を自動的にまとめることができます。フォーム送信時にメール通知を設定し、そのメールにレコードテンプレートを使用して注文データを含めることで、Creator アプリから請求書をメール送信できます。以下は、この請求書の表示例です。
レコードテンプレートの詳細については、次のセクションを参照してください。
レコードテンプレートの作成とデザイン
Zoho Creator では、直感的な WYSIWYG インターフェイスを使用して、さまざまなカスタマイズ設定とシンプルなドラッグ＆ドロップ操作でレコードテンプレートを作成できます。詳しくは、レコードテンプレートを作成するを参照してください。
次の画像は、レコードテンプレートデザイナーの画面例です。
レコードテンプレートデザイナーでは、次の機能を利用できます。
- 要素: 左側の［要素］タブには、テンプレートに追加できる次のようなあらかじめデザインされた要素が用意されています。 見出し、段落、画像、表、スペーサー などです。デザイナーでは、要素ごとのツールバーが用意されており、表示値や見た目をカスタマイズできます。
- 項目: 左側の [項目] タブには、選択したフォームに基づく項目と、そのフォームに関連する項目（サブフォームやルックアップ項目経由）およびその他のサービス（連携項目経由）が一覧表示されます。デザイナーでは項目ごとのツールバーが用意されています。サブフォーム項目とルックアップ項目用のツールバーでは、テンプレートに表示する関連フォームの項目を選択できます。複数選択項目用のツールバーでは、選択肢を区切る区切り文字を選択できます。
- テンプレートのプロパティ: デザイナーでは、ページサイズの変更、背景画像の追加、ヘッダーとフッターの表示など、テンプレートの見た目を向上させるテンプレートレベルのプロパティをカスタマイズできます。詳しくは、テンプレートプロパティのカスタマイズをご覧ください。
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その他の機能: デザイナーでは、データテンプレートを簡単かつ直感的に作成できます。
- WYSIWYG インターフェイスを備えています。
- 最大 10 回分の元に戻すおよびやり直しが可能です。これらのボタンはデザイナーの右上に表示されます。これらの操作には標準的なキーボードショートカットも使用できます。
- テンプレートに加えた変更は自動保存されます。
- 列の境界にカーソルを合わせたときに表示されるサイズ変更アイコンをドラッグ＆ドロップするだけで、列幅を設定できます。
- 行および列ごとのカスタマイズが可能です。方法を見る
データテンプレートの利用
データテンプレートは、次のような場面で利用されます。
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メールへのデータの挿入: メール通知では、データテンプレートを選択して、ユーザーが送信したデータをメッセージ本文にインラインで、または PDF 添付ファイルとして含めることができます。
- フォーム送信時にメール通知を送信する方法
- ワークフローにメール通知アクションを追加する方法
- sendmail Deluge タスクでデータテンプレートを使用する方法
- データの印刷とエクスポート: フォームのデータテンプレートは、そのレポートに印刷テンプレートとして関連付けることができます。各レポートには異なるテンプレートを設定でき、ユーザーがデータを印刷したり、PDF としてエクスポートしたりする際に、そのテンプレートが使用されます。
例
以下は、データテンプレートの利用例です。
- 見積書 - 各種商品の製造コストの見積書を表示するテンプレートです。商品は、別々の列として表示したり、列幅を変更したりすることで区別できます。工程の説明は段落要素を使って追加できます。前年のグラフは画像として挿入できます。表を使用して、仕入先ごとのコストの違いを一覧表示することもできます。
- パンフレット - テンプレート要素で提供されるさまざまな配色設定を使用して、カラフルなパンフレットを作成できます。ロゴがある場合は画像として挿入できます。パンフレットは主に画像で構成されるため、画像要素を利用して実現できます。
- 証明書 - 証明書は主に、フォントやサイズの異なるテキストで構成されますが、これは段落要素の各種カスタマイズ設定で実現できます。日付項目、名前項目、その他のフォーム項目をテンプレートデザイナー上にドラッグ＆ドロップできます。署名は画像要素を使用して追加することもできます。証明書を発行する機関の背景画像を挿入することも可能です。
- ニュースレター - ニュースレター内の各トピックを、別々の列に表示できます。見出し要素を使用して、各トピックの見出しを作成できます。トピックごとに異なる背景色を適用することもできます。
- キャンペーンメール - 各種マーケティングキャンペーンメールを「データテンプレート」を使って作成し、メール本文のインラインコンテンツとして、または PDF 添付ファイルとして送信できます。
- 名刺 - 名前項目、電話番号項目、その他のフォーム項目を使用して名刺テンプレートを作成し、印刷して配布できます。
注意事項
アプリ管理者または共有ユーザーが、メール通知で送信されたデータテンプレート内のメディアファイルをダウンロードする場合は、自身のアカウントにログインしている必要があります。そのうえで、メディアファイルの URL をクリックしてファイルをダウンロードできます。
メモ: レポートにデータテンプレートを設定していて、データをエクスポートする際に [概要表示] オプションが選択されている場合、データテンプレートは、レポート内の各データの詳細な（概要）表示としてエクスポートされます。