業務プロセスの自動化
割り当てルール
割り当てルールを使用すると、ユーザー（担当者）にデータを自動的に割り当てることができます。たとえば、複数の見込み客データをまとめてインポートし、特定のユーザーに割り当てるとします。割り当てルールを作成することで、これらの処理を自動化し、簡単に実行できます。
承認プロセス
業務内容によっては、進める前に、上司から承認を得る必要がある場合があります。申請や承認を口頭やメールで行うと、担当者にも上司にも手間と時間がかかります。Zoho CRMの承認プロセス機能によって、この作業を効率化できます。
利用例：ある企業では、担当者が一定金額以上の見積書を出す場合に、マネージャーの承認を得る必要があるとします。申請をメールで送信すると、マネージャーが申請メールを見落としてしまうこともあります。このような場合に承認プロセスを使用すると、マネージャーは申請を一覧で抜け漏れなく確認し、対応できます。
ワークフロールール
どのような企業においても、見込み客への連絡（フォローアップ）、連絡後のステータスの更新、タスクの追加など、繰り返し実行する作業があります。こうした作業を毎回手作業で行うと、手間がかかります。ワークフロールールを使用すると、このような作業を自動化し、手間を最小限にできます。
たとえば、Zoho CRMに優先度の高い見込み客が登録された際に、次の処理を実行したいとします。
- マネージャーにメール通知を送信する
- 見込み客にメールを送信し、［見込み客のステータス］項目を［連絡済み］に更新する
優先度の高い見込み客が少なければ、このプロセスには時間がかかりませんが、見込み客が多くなると必要な作業も増えていきます。
ワークフロールールを使用すると、この課題を解決できます。
ワークフロールールの設定例：優先度が高い見込み客が登録された場合、マネージャーに通知メールをすぐに送信する。また、見込み客にはフォローアップのメールを送信し、［見込み客のステータス］項目を［連絡済み］に更新する。また、このワークフロールールを、優先度の高い見込み客が追加されるたびに自動的に実行するように条件を設定します。
ブループリント
ブループリント機能では、一連の業務プロセスを定義し、視覚的にわかりやすく表示できます。また、業務プロセスの各段階で必要な作業や入力項目を設定し、作業を定型化、自動化することができるため、業務プロセスの標準化と効率化に役立ちます。ブループリントの作成は、旅行の計画のようなものです。事前にルートやスケジュール感を整理しておいたうえで、どこまで進んでいるかを確認できます。
見込み客のフォローアップのプロセスを例にして、詳しく見てみましょう。新しい見込み客の詳細情報が追加されると、営業担当者は見込み客に電話で連絡するとします。ただし、連絡しても、見込み客が電話に応答しない場合もあります。この場合、翌日に再度連絡する必要があります。見込み客との電話でのやりとりができたら、担当者は、見込み客を以下のように分類します。
- 関心なし
- 対応不要
- フォローアップ対象
これにより、どの見込み客のフォローアップに注力すべきかを明確にできます。また、優先度を付けて対応することが可能になります。
スケジュール処理
スケジュール処理では、特定の処理を、指定した日時に実行するように設定できます（処理の内容は、関数／スクリプトを用いて柔軟に設定できます）。また、毎日／毎週／毎月繰り返し実行するように予約することも可能です。さらに、外部アプリケーションと連携し、データを同期することもできます。
処理
Zoho CRMの自動化機能では、5種類の処理を自動的に実行できます。実行可能な処理は、次のとおりです。
- メール通知：メール通知を、見込み客や連絡先、組織内のユーザーに自動的に送信するように設定できます。ワークフロールールでは、指定した条件に応じてメール通知を送信するように自動化することが可能です。たとえば、新しい見込み客が追加されたときに、挨拶用のメールを自動で送信するように設定できます。
- タスク：タスクを作成して、指定した条件に応じてユーザー（担当者）に自動的に割り当てることができます。たとえば、新しい見込み客が追加されたときに、ユーザーにタスクを自動的に割り当てることが可能です。
- 項目の更新：項目の値を自動的に更新できます。たとえば、見込み客に連絡するタスクの完了後に［見込み客のステータス］項目を［連絡済み］に更新するように設定できます。
- Web通知：特定のイベントが発生したときに、外部アプリケーションにWeb通知（Webhook）の処理を通じてデータを送信できます。
- カスタム関数：独自の簡単なプログラム（スクリプト）を作成して、実行できます。Zoho CRMのデータだけでなく、外部アプリケーションのデータを更新するなど、要件に合わせた処理を柔軟似設定することが可能です。
問い合わせのエスカレーションルール
問い合わせのエスカレーションルールを設定すると、問い合わせが期限どおりに完了しない場合に、組織の階層における上位のユーザー（直属の上司など）に通知できます。また、担当者を変更することもできます。
スコアリングルール
スコアリングルールを作成すると、データの重要度を自動的に数値化できます。これにより、優先度の高いデータを特定しやすくなります。また、進捗のない顧客データの優先度を自動で下げることもできます。