処理の作成
Zoho CRMでは、営業やマーケティングの業務における定型作業を自動化できます。自動化の設定においては、メールの送信や項目の更新などの処理を作成することが可能です。作成した処理は、ワークフロールール／承認プロセス／ブループリントなどの自動化設定に関連付けることができます。1件の設定に関連付けることができる処理の件数は、最大5件です。作成可能な処理は、次のとおりです。
- メール通知の送信
- タスクの作成とユーザーへの割り当て
- 項目の更新
- Web通知（外部アプリケーションへのデータの送信）
- カスタム関数（簡単なプログラム／スクリプトの実行によるZoho CRMまたは外部アプリケーションのデータ更新）
処理は、タブごとに設定する必要があります。あるタブに対して作成した自動化設定（ワークフロールール／承認プロセス／ブループリント）に関連付け可能な処理は、同じタブに対して作成した処理のみです。作成した処理は、関連付けられている自動化設定に応じて実行されます。たとえば、承認プロセスにおいてメール通知の送信の処理を関連付けることで、データが編集／作成された際に、マネージャーにメールで通知するように設定できます。同様に、ブループリントに処理を関連付けることで、商談のステージが進んだ際に、担当者にタスクを割り当てるように設定できます。また、ワークフロールールに関連付けた処理を、すぐに実行するか、特定の日時に実行するかを選択することも可能です。
メリット
- メールの送信や項目の更新などの作業を自動化できます。
- 業務効率を向上できます。
- 業務の進め方を標準化できます。
作成可能な処理の種類：
メモ
1つの処理を複数のワークフロールールに関連付けることができます。また、同じ処理をワークフロールールとブループリントの両方に関連付けるなど、1つの処理を、種類の異なる複数の自動化設定に関連付けることも可能です。処理に変更を加えた場合、その変更内容は、その処理が関連付けられているすべての自動化設定（ワークフロールール、ブループリントなど）に反映されます。
たとえば、メール通知の処理を作成し、その処理をワークフロールールとブループリントに関連付けたとします。その後、処理を関連付けたワークフロールールと少しだけ異なるルールが新たに必要になった場合は、元のワークフロールールを複製して新しいルールを作成できます。このとき、メール通知の処理に変更を加えると、変更内容を他の自動化設定にも反映するかどうかを確認する画面が表示されます。
たとえば、メール通知の処理を作成し、その処理をワークフロールールとブループリントに関連付けたとします。その後、処理を関連付けたワークフロールールと少しだけ異なるルールが新たに必要になった場合は、元のワークフロールールを複製して新しいルールを作成できます。このとき、メール通知の処理に変更を加えると、変更内容を他の自動化設定にも反映するかどうかを確認する画面が表示されます。
処理の変更内容を、関連付けられているすべての自動化設定に反映する場合は、［更新する］をクリックします。変更内容を他の自動化設定に反映しない場合は、［キャンセルする］をクリックして、新しい処理を別に作成します。