一括メールに関するよくある質問

一括メールに関するよくある質問

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

1. 自社のSMTPサーバーを使用してCRMからメールを一括送信するにはどうすればよいですか？

メールリレーを使用すると、自社のSMTPサーバー経由でメールを一括送信できます。
メールリレーを設定するには、自社のSMTPサーバーをZoho CRMのサーバーに接続する必要があります。

メールリレーを設定するには
  1. ［設定］から［チャネル］→［メール］→［メール到達性］→［メールリレー］に移動します。
  2. メールリレーの設定ページで、［+ 新しいサーバー］をクリックします。
  3. ［サーバー名］を、［新しいサーバーの詳細］ページで入力します。
  4. ドロップダウンからポート番号を選択します。
  5. 上限は、［最大限度］で指定します。
  6. 安全な接続の方式を次のいずれかから選択します：［SSL］、［TLS］、または［使用しない］。
  7. ［認証が必要］で、［はい］または［いいえ］をクリックします。
  8. ［はい］を選択した場合は、認証用のホストの［ユーザー名］と［パスワード］を入力します。
  9. 次に、［詳細設定］で以下の項目を選択します：
    1. ［このサーバーのドメイン］：ドロップダウンからドメインを選択します。
    2. ［メールの種類］：ドロップダウンからメールの種類を選択します。
    3. ［DKIM認証］：［有効にする］にチェックを入れると、リレーサーバー経由のメールにZohoがDKIM署名を付与できるようになります。
    4. ［クリップボードにコピー］をクリックし、公開鍵をDNS設定に貼り付けます。
  1. ［設定する］をクリックします。
メールリレーの設定の詳細は、こちらをご覧ください。

2. 試用アカウントで一括送信できるメールの上限は何件ですか？また、一括送信を予約できますか？

メールの一括送信の上限は、利用中の試用版によって異なります：
  1. スタンダード、プロフェッショナル、エンタープライズ、アルティメットの試用版では、組織ごとに1日あたり最大20件のメールを一括送信できます。
  2. プロフェッショナル、エンタープライズ、アルティメットの試用版では、タブごとに一度に最大10件のメールの一括送信を予約できます。
情報メモ：スタンダードの試用版では、メールの一括送信を予約できません。
メールの一括送信を予約するには
  1. メールの一括送信を予約するタブに移動します。
  2. 三点リーダー（...）ボタンをクリックし、ドロップダウンから［メールの一括送信］を選択します。
  3. ページの右側にある［+ メールの一括送信を作成］をクリックします。
  4. 送信オプションから［後で送信］を選択します。
  5. 日時を指定し、［予約する］をクリックします。

3. 一括送信したキャンペーンメールが、選択した受信者の一部にしか届いていません。どうすればよいですか？

届かなかったメールは、メールの統計情報で［不達］として集計されます。メールが不達になる原因として、以下が考えられます：
  1. 受信者のメールアドレスが無効になっている。
  1. 技術的な問題により、受信者のメールサーバーが停止している。
  1. 受信者の受信トレイがいっぱいになっている。受信者のドメイン名が無効になっている。
  1. 自分のメールアドレスから送信したメールが、受信者によって繰り返し迷惑メールに分類されている。
  1. 受信者のデータで［メール対象外］項目が有効になっている。
  1. 当日のメールの一括送信の上限に達している。
こちらで、ご利用のCRMプランの上限について確認できます。

 送信済みメールの統計情報を確認するには
  1. 統計情報を確認するタブに移動し、三点リーダー（...）ボタン（［作成］ボタンの近く）をクリックします。
  2. ドロップダウンから［メールの一括送信］を選択します。
  3. メールの一括送信ページで［送信済み］タブをクリックします。
  4. 一括送信済みメールの一覧から、統計情報を確認するメールを選択します。［送信済みメール］ページに、メールの詳細と統計情報が表示されます。［送信済みメール］、［配信済み］、［開封済み］、［クリック済み］、［不達］、［未開封］、および［未クリック］などの統計情報がフローチャートで表示されます。
  5. ［不達］をクリックすると、メールが届かなかった受信者を確認できます。
トラブルシューティングのその他のヒントは、こちらをご覧ください。

4. 一括送信済みメールの統計情報を確認するにはどうすればよいですか？

一括送信したすべてのメールは、［送信済み］タブで効果に関する統計情報とともに確認できます。

［メールの詳細］には、受信者のアドレス、使用したテンプレート、送信者の詳細などの情報が表示されます。メールの統計情報には、以下の情報がフローチャートで表示されます：
  1. 送信済みメールの総数。
  1. 以下の状態にあるメールの件数：
  1. 不達：受信者のアドレスが無効な場合や、1日のメール送信上限に達した場合、メールが不達になることがあります。メールの不達について詳しくは、こちらのヘルプ記事をご参照ください。
  1. 配信済み：受信者のメールアドレスに配信されています。
  1. 開封済み：受信者が開封しています。
  1. 未開封：受信者がまだ開封していません。
  1. クリック済み：受信者がリンクをクリックしています。
  1. 未クリック：受信者がまだリンクをクリックしていません。
各指標をクリックすると、その指標に該当する受信者の一覧が表示されます。送信済みメールの統計について詳しくは、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

送信済みメールの統計を確認するには
  1. 送信済みメールがあるタブに移動し、［…］ボタン（［作成］ボタンの近く）をクリックして、［一括メール送信］をクリックします。
  2. ［送信済み］タブをクリックし、統計を確認する送信済みメールを選択します。
メールの詳細と統計が表示されます。

5. ［見込み客］タブで選択したデータへの一括メール送信

次の4つの方法で見込み客を選択し、メールを一括送信できます：
  1. 手動で選択
  2. カスタムビュー
  3. 詳細フィルター
  4. ［一括メール送信］ページで条件を指定
手動で選択：タブのデータ一覧から手動でデータを選択し、［メール送信］を選択します。この一括操作により、複数の受信者に同じメールを送信できます。

カスタムビュー：［見込み客］タブで、IT業界の見込み客、ノートパソコンの購入に関心のある見込み客、マーケティング活動で有望と判断された見込み客など、特定の条件に基づくカスタムビューを作成できます。
作成したカスタムビューは、［宛先］のドロップダウンから選択できます。
詳細フィルター：詳細フィルターで検索条件に基づいてデータを絞り込み、検索結果のデータをすべて選択して［メール送信］をクリックすると、検索条件に一致するすべてのデータにメールを一括送信できます。

［一括メール送信］ページで条件を指定：［一括メール送信］ページで、事前審査済みの見込み客や検討中の商談など、特定の条件に基づいて受信者を選択し、メールを一括送信します。

6. 指定した日時での一括メール送信の予約

一括メール送信の予約は、プロフェッショナル、エンタープライズ、アルティメットプランで利用できます。

管理者、またはメールの一括送信権限を持つユーザーは、一括メール送信を予約できます。タブごとに、一度に最大10件の一括メール送信を予約できます。予約したメールの送信が完了するか、送信に失敗すると、その分の予約可能件数が回復します。たとえば、アカウントで一括メール送信を2件予約すると、そのタブで追加できる予約は残り8件になります。2件の送信が正常に完了すると、予約可能件数が2件増え、最大10件に戻ります。

一括メール送信を予約するには
  1. 一括メール送信を予約するデータがあるタブに移動します。
  2. ［…］ボタン（［作成］ボタンの近く）をクリックし、ドロップダウンから［一括メール送信］を選択します。
  3. ページ右側の［＋一括メール送信の作成］をクリックします。
  4. ［送信オプション］で［後で送信］を選択します。
  5. 日時を指定し、［予約］をクリックします。

7. CRMの無料プランでの一括メール送信の可否

無料プランでは利用できません。一括メール送信は、有料プラン（スタンダード、プロフェッショナル、エンタープライズ、アルティメット）でのみ利用できます。一括メール送信の予約は、CRMのプロフェッショナル、エンタープライズ、アルティメットプランで利用できます。

  1. スタンダードプランでは、組織ごとに1日あたり250通のメールを一括送信できます。
  2. プロフェッショナルプランでは、組織ごとに1日あたり500通のメールを一括送信できます。
  3. エンタープライズプランでは、組織ごとに1日あたり1,000通のメールを一括送信できます。
  4. アルティメットプランでは、組織ごとに1日あたり2,000通のメールを一括送信できます。
一括メール送信の予約に対応するすべてのプランで、タブごとに一度に最大10件の一括メール送信を予約できます。予約したメールの送信が完了するか、送信に失敗すると、その分の予約可能件数が回復します。
たとえば、アカウントで一括メール送信を2件予約すると、そのタブで追加できる予約は残り8件になります。2件の送信が正常に完了すると、予約可能件数が2件増え、最大10件に戻ります。

8. カスタムタブからの一括メール送信の可否

はい。見込み客、連絡先、仕入先、問い合わせ、商談などの標準タブと同じ方法で、カスタムタブからもメールを一括送信できます。

カスタムタブからメールを一括送信するには
  1. メールを一括送信するデータがあるタブに移動します。
  2. メニューの［…］ボタン（［作成］ボタンの近く）→［一括メール送信］→［＋一括メール送信の作成］をクリックします。
  3. ［一括メール送信］、［＋一括メール送信の作成］の順に選択します。
  4. ［一括メール送信の新規作成］ページで、［宛先］、［テンプレート］、［差出人］、［送信オプション］、［フォローアップ処理］、［フォローアップメール］の各項目にメールの詳細を入力します。
  5. ［送信］をクリックします。


9. 一括メール送信の用途

一括メール送信では、複数の見込み客や顧客に同じメッセージを同時に送信できます。たとえば、見込み客にお知らせ、ニュースレター、取引に関するメールを送信したり、商談が検討中の顧客にフォローアップメールを送信したりできます。

メールを一括送信するには
  1. メールを一括送信するデータがあるタブに移動します。
  2. ［作成］ボタンの近くにある［…］ボタン→［一括メール送信］→［＋一括メール送信の作成］をクリックします。
  3. ［一括メール送信の新規作成］ページで、［宛先］、［テンプレート］、［差出人］、［送信オプション］、［フォローアップ処理］、［フォローアップメール］の各項目にメールの詳細を入力します。
  4. ［送信］をクリックします。
一括メール送信について詳しくは、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

10. 送信メールに複数の差出人アドレスを追加できますか？

はい。送信メールに複数の差出人アドレスを追加できます。ただし、これらは受信者に表示されるメールアドレスにすぎません。実際の送信には、最初に設定したメールアドレスが使用されます。

初期設定では、個別メールはメインのメールアドレスから送信されます。この例では、amelia.burrows@zylker.comになります。
ただし、POP/IMAPを設定すると、別のメールアドレスから個別メールを送信できます。たとえば、ジルカー社のCEOであるアメリアが、顧客に組織共通のアドレスであるsupport@zylker.comを表示したいとします。また、特定のマーケティング用途では、メールアドレスをsocial@zylker.comにしたいとします。ただし、一括送信の場合は、メインのメールアドレスであるamelia.burrows@zylker.comからのみ送信できる点にご注意ください。

複数の差出人アドレスを追加するには：
  1. ［設定］→［個人設定］→［メール設定］をクリックします。
  2. Zoho Mailアカウントにログインし、POPまたはIMAPアカウントを設定します。こちらをクリックすると、POPアカウントを設定できます。
  3. こちらをクリックすると、IMAPアカウントを設定できます。
  4. メールアドレスを入力し、［追加］をクリックします。

11. メールを一括送信した見込み客や連絡先を把握するにはどうすればよいですか？

メールを複数回に分けて一括送信する場合でも、送信済みの見込み客や連絡先を把握できます。たとえば、米国の連絡先にメールを一括送信する場合は、次の手順を実行します：
  1. 項目の作成 - 連絡先に、メール送信状況というカスタムの選択リスト項目を作成します。値には「送信済み」と「未送信」を指定します。
  2. カスタムリストビューの作成 - 次に、メールの送信対象の連絡先だけを抽出するカスタムリストビューを作成します。条件は次のように設定できます：
    国が米国である
    かつ
    メール送信状況が未送信である
  3. メールの一括送信 - 作成したリストビューから見込み客や連絡先を選択し、メールを一括送信します。
  4. 一括更新 - 一括更新機能を使用して、メールを送信したすべての見込み客や連絡先のデータで、メール送信状況項目の値を「送信済み」に更新します。これにより、メールを送信した連絡先がリストビューから除外されます。このようにして、同じ連絡先にメールを重複して送信することを防げます。

12. アカウントのメール一括送信の上限を増やせますか？

はい。要求に応じて、メール一括送信の上限を1日あたり最大2,250通まで増やすことができます。

メール一括送信の上限を増やすには、ご要望の詳細をsales@zohocorp.comまでお送りください。

13. メール一括送信機能を利用するには、有料プランへの加入が必要ですか？

はい。メール一括送信機能を利用するには、スタンダードプラン、プロフェッショナルプラン、エンタープライズプラン、アルティメットプランのいずれかを利用している必要があります。

各プランで利用できる機能の詳細は、こちらをご確認ください。

14. メール一括送信の上限に達していないのに、追加で一括送信できないのはなぜですか？

利用しているZoho CRMのプランによっては、追加でメールを一括送信できない場合があります。メールの一括送信数は日単位で集計され、組織のタイムゾーンに基づき、GMTの午前0時から午後11時59分までを1日とみなします。1日あたりのメール一括送信数には、自動返信、有効なメール送信予約、マクロ、一括送信によるメールが含まれます。
追加料金を支払うと、組織ごとのメール一括送信の上限を1日あたり2,250通に増やすことができます。上限を増やすには、sales@zohocorp.comまでご連絡ください。また、Zoho CRMとZoho Campaignsの連携もご確認ください。キャンペーンを簡単に計画、実施できるほか、CRM内の連絡先からの反応を把握して、営業活動でより適切な判断を下せます。

15. メールの一括送信時に、一部のメールがブロックされたという通知が繰り返し届きます。しかし、不達メールのレポートを実行しても何も表示されません。状況を確認するには、別のレポートを実行する必要がありますか？

ブロックされたメールは、不達メールのカテゴリーには含まれません。そのため、レポートでは確認できません。詳細フィルターを使用すると、リストビューでブロックされたメールのデータを抽出できます。レポートでの表示には今後対応する予定です。

16. 1日あたりの上限は500通ですが、同じ連絡先にメールが重複して送信されるため、300通しか送信できません。メールの一括送信時に重複送信を防ぐにはどうすればよいですか？

メールアドレスを一意の項目として設定し、重複チェックを有効にすると、重複を防げます。重複チェックを有効にするには、次の手順を実行します：
  • ［設定］→［カスタマイズ］→［タブと項目］に移動します。
  • ［見込み客］タブを選択します。
  • メールアドレス項目の［その他（…）］をクリックし、［値の重複を許可しない］を選択します。
  • ［保存］をクリックします。
これで、メールアドレスの重複を防げます。

17. 特定の条件に一致する連絡先のグループにメールを送信するにはどうすればよいですか？

連絡先のグループにメールを送信するには、［連絡先へのメールの一括送信］機能を使用します。この機能は、［連絡先］タブの［連絡先ツール］から利用できます。メールを送信する前に、連絡先に有効なメールアドレスが登録されていることを確認してください。