Zoho CRMの申請者の設定に関するよくある質問

Zoho CRMの申請者の設定に関するよくある質問

Zoho CRMで申請者が申請を行うには？

申請者は、Zoho CRMの画面左側に表示される［自分の申請］アイコンから申請を行うことができます。このアイコンをクリックすると、自分が申請者として登録されているチームタブの一覧が表示されます。こちらに表示されたタブに対して、申請を行うことができます。

申請を行う手順は、以下のとおりです。
  1. Zoho CRMの画面左側に表示される［自分の申請］アイコンをクリックします。

  2. 自分が申請者として登録されているチームタブの一覧が表示されます。
  3. ［+］（新しい申請）アイコンをクリックすると、新しい申請の入力画面が開きます。
  4. 申請先のチームタブを選択して、必要な情報を入力します。
  5. 送信ボタンをクリックします。
上記のように、［自分の申請］タブでは、自分が申請者として登録されているどのチームタブに対しても申請を行うことができます。また、申請後に詳細情報や進捗を確認したい場合もこのタブを利用できます。申請に関する情報はすべてこのタブから確認できるため、チャットやメールを使って連絡をする手間を省くことができます。

［商談］や［契約］などの親タブから申請を直接行うことはできますか？

はい。［商談］や［契約］などの親タブがルックアップ項目によってチームタブに関連付けられている場合は、親タブの関連リストの欄から直接、チームタブに対して申請を行うことができます。
たとえば、［商談］タブに［製品デモ］というチームタブが関連付けられている場合は以下の手順で申請を行うことができます。
  1. ［商談］タブで、申請を行うデータの詳細ページを開きます。
  2. 関連リストの［製品デモ］に移動します。
  3. ［追加する］または［+］（新規）をクリックします。

  4. 申請の入力画面が開きます。この入力画面のルックアップ項目には、商談データの情報が自動で入力されます。
親タブの関連リストから申請を入力することにより、親タブのデータと申請先のチームタブのデータが自動的に関連付けられるため、申請を行う側と申請を受ける側の両チームが互いに情報を管理しやすくなります。

自分が申請者として登録されたときに何か通知はありますか？

はい。チームタブに申請者として登録されたユーザーには、Zoho CRMから自動的にメールで通知が送られます。この通知を受け取ったユーザーは、［自分の申請］タブから申請を行ったり、申請の状況を確認したりすることが可能になります。

この通知には、登録されたチームタブの名前と［自分の申請］タブへのリンクが記載されます。このためユーザーは、迷わずすぐに申請を行うことができます。

CRM for Everyoneの［申請者の設定］はどのような機能ですか？ なぜこの機能が導入されたのですか？   

CRM for Everyoneの［申請者の設定］は、申請を受けたチームが申請への対応を効率的に実施できるように導入された機能です。以前は、申請者が申請の入力を行った場合、申請先のチームタブに作成されたデータの担当者には、データの作成者である申請者が自動で割り当てられていました。しかし、申請された作業を実際に行うのは、通常は申請者ではなく、申請を受けたチームのメンバーです。そのため、申請を受けたチームでは毎回、担当者を変更する必要がありました。［申請者の設定］の機能はこの問題を解消できます。この設定を使うと、申請を受けたチームの管理者が、申請への対応にあたる実際の担当者を直接割り当てることができます。これにより、実際に作業を行う担当者が明確になり、申請への迅速な対応が可能になります。
詳細については、ヘルプ記事「チームタブにおける申請機能の概要」をご参照ください。

CRM for Everyoneの申請者の設定はどこから行えますか？

チームタブの申請者の設定は、以下から行えます。
  1. CRM for Everyoneの画面で対象のチームタブ（［契約書の審査］、［製品デモ］など、チームで独自に作成したタブ）に移動します。
  2. タブ名の横に表示される［…］（その他）アイコンをクリックします。

  3. 表示されるメニューから［申請者の設定］を選択します。
この画面で、チームタブの管理者は以下の操作を行うことができます。
  • 標準でデータに割り当てる担当者として最大5人を指定する。
  • 申請に対して実行する割り当てルールを作成する／変更する。
  • 必要に応じて、担当者の設定を変更する。
この画面で行った設定は、申請者がデータを作成したときに必ず適用されます。このため、申請データが登録されると同時に適切な担当者を割り当てることができます。

［申請者の設定］では具体的にどのような設定ができますか？

［申請者の設定］では、申請者（別のチームのユーザーや外部のユーザー）がチームタブに作成したデータに担当者を割り当てる方法を設定できます。管理者は、以下のいずれかの方法を使用できます。
  1. 特定の担当者を割り当てる：チームタブの管理者、マネージャー、メンバー、参加者の中から、最大5人を選択して指定できます。申請が行われると、指定した5人の中から順繰り（ラウンドロビン）方式で担当者が決定されます。
  2. 割り当てルールを設定する：担当者の割り当てを自動化する割り当てルールを設定できます。ルールを設定しておくと、申請が行われたときに、ルールに従って自動で担当者が決定されます。
申請者の設定を使うと、すべての申請に、適切な担当者を即座に割り当てることができます。これにより、担当者が明確になり、申請への迅速な対応が可能になります。

申請者の設定が適用されるのは、すべてのデータですか、それとも申請者が作成したデータのみですか？  

申請者の設定は、申請者が作成したデータにのみ適用されます。この設定は、申請者以外が作成したデータには一切影響しません。なお、チームタブの管理者は、申請者が作成したデータかどうかにかかわらず、データの詳細ページから担当者を手動で変更できます。

申請者の設定を操作できるのは誰ですか？  

申請者の設定を操作できるのは、そのチームタブの管理者のみです。チームタブの管理者は、［申請者の設定］画面から、担当者の指定や、割り当てルールの作成を行うことができます。一方、チームタブのマネージャー、メンバー、参加者には、申請者の設定を操作する権限はありません。

担当者を割り当てる設定がされていない場合はどうなりますか？   

申請者が作成したデータに担当者を割り当てる設定がされていない場合は、そのチームタブの管理者が自動的に担当者として割り当てられます。このため、担当者が割り当てられないままデータが放置されることはありません。必ず担当者が割り当てられるため、その担当者が責任を持って対応にあたることができます。

多数の申請を受ける場合、割り当てを複数の担当者に分散できますか？ また、その場合の割り当てはどのように行われますか？   

はい。チームタブへの申請は、複数の担当者に分散して割り当てることができます。チームタブの管理者は、申請の対応にあたる担当者として、最大5人のユーザーを指定できます。この5人は、そのチームタブの管理者、マネージャー、メンバー、参加者の中から選択できます。申請データが作成されると、指定したユーザーの中から順繰り（ラウンドロビン）方式で担当者が決定されます。

割り当ての例：
申請の対応にあたる担当者として、ユーザーA、ユーザーB、ユーザーCの3人を指定したとします。この場合、1件目の申請はユーザーAに、2件目はユーザーBに、3件目はユーザーCに、と1人ずつ順番に割り当てられていきます。4件目の申請が作成されると、最初に戻ってまたユーザーAに割り当てられます。このように順番に割り当てることで、対応にあたるユーザーの作業負荷を均等に分散できます。

［申請者の設定］画面で使用されている割り当てルールやユーザーを削除できますか？   

いいえ、できません。［申請者の設定］画面で使用されている割り当てルールは、申請データの適切な処理に必要であることから、削除が制限されています。割り当てルールを削除するには、先にチームタブの［申請者の設定］画面で割り当ての設定を変更する必要があります。

同様に、ユーザーの削除も制限されています。［申請者の設定］画面で指定されているユーザーを削除しようとすると、警告が表示されます。これも、申請データに適切に担当者を割り当てるための措置です。

申請者以外によって作成されたデータについても、担当者を変更できますか？

はい。チームタブの管理者は、申請者によって作成されたデータかどうかに関係なく、チームタブ内のすべてのデータの担当者を変更できます。既存のデータ（申請者以外が作成したデータも含む）の担当者は、そのデータの詳細ページから直接変更できます。［担当者］項目で、ドロップダウンから新しい担当者を選択してください。

［申請者の設定］では、どのユーザーをデータの担当者に指定できますか？

チームタブで以下の役職が割り当てられているユーザーを担当者に指定できます。
  1. 管理者
  2. マネージャー
  3. メンバー
  4. 参加者
チームタブの管理者は、上記の役職が割り当てられているユーザーの中から、最大5人のユーザーを指定できます。