CRM for Everyoneへの移行ガイド
CRM for Everyoneとは
CRM for Everyoneは、Zoho CRMの新しいバージョンです。このバージョンは、営業部門に限らず、さまざまな部門のユーザーがひとつのシステムを使って連携し、業務を効率化しながら、より良い顧客体験を提供できるように設計されています。CRM for Everyoneの設計は、以下の3つの考えにもとづきます。
CRM for Everyoneでは、直感的に使用できるように刷新された操作画面とともに、多くの新機能が導入されています。各部門は、自分たちの独立性を保ちながら、他の部門と密に連携できます。また、セキュリティについては、組織レベルでの統制の下、部門レベルで柔軟な管理が可能です。
CRM for Everyoneで導入された新機能
チームスペース
チームスペースは、Zoho CRM内に作られたオンラインの作業スペースと考えることができます。各部門やチームが、この作業スペースの中で専用のタブを使ってそれぞれの業務を実施します。マーケティング、営業、顧客サポート、法務、管理事務など、さまざまな部門がZoho CRM内に「チームスペース」として独自のスペースを持つことができます。各チームスペースでは、それぞれに管理者を置き、アクセス可能なユーザーの管理や、設定のカスタマイズを行うことができます。詳細については、こちらをご参照ください。
チームタブ
チームタブは、各チームが自分たちの業務のために自ら作成して管理できるタブです。設定の変更やカスタマイズは、組織の管理者に依頼することなく、チームタブの管理者の手によって柔軟に行うことが可能です。ただし、チームタブはZoho CRMの一部であるため、Zoho CRM全体のセキュリティや設定から逸脱することはありません。チームタブの管理者は、チームタブ内の項目、レイアウト、自動化処理の追加／編集などのカスタマイズを行えます。詳細については、こちらをご参照ください。
他部門への申請機能
CRM for Everyoneでは、他部門への依頼をZoho CRM上で管理するための「申請」という仕組みが導入されています。他の部門に何らかの作業や資料を依頼したいユーザーは、「申請者」としてZoho CRM内から依頼先の部門に申請をすることができます。たとえば、営業部門のユーザーがマーケティング部門に導入事例集の共有を依頼したり、顧客の導入支援をしているユーザーがトレーニングの専門チームに研修資料を依頼したりすることができます。このような場合の他部門とのやりとりは、すべてZoho CRM内で行えます。メールやチャットなどで個別に連絡する必要はありません。詳細については、こちらをご参照ください。
チームユーザーライセンス
Zoho CRMの利用を多くの部門に広げるには、ユーザーライセンスの購入数を増やすことが必要になる場合もあります。しかし、主にチームタブのみを利用する予定のユーザーに、Zoho CRM全体の機能が利用可能になる通常のユーザーライセンスを購入するのはコスト効率が良くありません。
このため、Zoho CRMには、コストを抑えた「チームユーザーライセンス」という新しい種類のライセンスが用意されています。このライセンスを利用するユーザーには、システムで定義されている「チームユーザー」権限が割り当てられます。
料金
- 料金ページをご参照ください。
- 料金は、月払いと年払いで異なります。
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組織タブの利用
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チームタブの利用
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組織タブ内の機能およびデータに関しては、利用制限があります。
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自分が割り当てられているチームタブについては、すべての機能およびデータを利用できます。
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組織の管理者向け機能、および開発者向け機能は利用できません。
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チームタブの管理者になることが可能です。
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CRM for Everyoneの新しい操作画面
操作性向上のため、メニューバーは画面の左端に移動
これまでは、画面の上部にメニューバーがあり、設定、プロフィールなどのアイコンもそこに表示されていました。
CRM for Everyoneでの大きな変更点の1つとして、メニューバーは画面の左端に移動し、縦型のサイドメニューとして表示されるようになりました。
画面左側のサイドメニューには、主要機能のアイコンがすべて表示されます。このメニューから、少ないスクロールとクリックでZoho CRM内の各種画面に簡単に移動できます。
画面の上部を占めていたメニューバーが左端に移動したことで、メイン画面が縦に広くなり、一画面に表示できるデータの量が増えました。これにより、データの管理やレポートでの分析作業を行いやすくなります。また、画面の左側にサイドメニューを配置するレイアウトは、他の多くのWebアプリでも採用されているため、多くのユーザーにとって理解しやすく直感的に使用できる画面となります。
サイドメニューから、豊富な操作メニューに簡単にアクセス
画面左側のサイドメニューに、タブの新規作成や各タブの設定など、さまざまな操作メニューが直接表示されるようになりました。新しい操作画面では、サイドメニューから直接、以下のような操作が可能です。
- ［タブ］メニューから、チームタブおよび組織タブを作成できます。フォルダーの作成と、既存の組織タブの関連付けも可能です。これまでのように、［設定］画面に移動する必要はありません。
- サイドメニューに表示されているタブ名にマウスカーソルを合わせると［…］アイコンが表示されます。ここから、自動化ルールの作成、各種処理の設定、項目の編集、レイアウトの変更などの操作を実行できます。
メモ：これまでの操作画面では、各種設定の変更、自動化処理の定義、タブの作成などの操作を実行するには［設定］画面に移動する必要がありました。
新しい操作画面でのみ利用が可能な機能
タブの権限と設定
多くの部門がそれぞれにチームタブを作成して独自に業務を進めるような環境では、セキュリティの強化とデータの適切な管理も重要です。CRM for Everyoneでは、サイドメニューから直接、ユーザーの追加や権限の設定を行い、ユーザーが実行できる操作を制御できます。
また、自動化処理やその他の設定も、［設定］画面に移動することなく、サイドメニューから直接行うことができます。
データの一覧ページでの新しい表示方法：グラフ表示、グリッド表示、分割表示、スケジュール表示
グラフ表示
レポートの画面やダッシュボードに移動することなく、手早くグラフを表示できます。データの一覧ページで［グラフ表示］を選択するだけで、その場でデータをグラフ化できます。画面を［レポート］タブに切り替えなくても、重要な指標やデータを視覚的に理解できるため、すばやい分析と迅速な意思決定が可能になります。詳細については、こちらをご参照ください。
グリッド表示
複数のデータを表計算シートのようなグリッド形式（表形式）で表示し、その表内でデータを編集できます。この表示は、画面を切り替えることなく、手早く柔軟にデータを管理したい場合に便利です。データの詳細ページに移動しなくても、グリッド表示の画面でそのまま新規データの追加や既存データの更新を行うことができます。
分割表示
タブ内のデータを複数の表に分割して表示できます。分割の条件には、選択リストの項目、ユーザー、または特定の条件を指定できます。分割の条件を調整することによって、さまざまなデータを表内に並べて表示し、内容を比較したり、一括処理を実行したりできます。詳細については、こちらをご参照ください。
スケジュール表示
タブ内のすべてのデータを日付順に並べ、視覚的に分かりやすい表示で現在の状況や今後のスケジュールを確認できます。データを表示する日付の単位には、四半期、月、週、日のいずれかを指定できます。詳細については、こちらをご参照ください。
やりとりの履歴タブ
Zoho CRMに登録されている顧客は、それぞれ異なる経緯をたどって現在に至っています。そのため、各顧客への対応にあたっては、その顧客とさまざまな手段で行った過去のやりとりの内容を、すべてまとめて確認できることが重要です。顧客が最初に登録されたときから現在までのやりとり全体を把握する必要があります。やりとりの履歴タブでは、各種の通信手段で行ったやりとりの履歴を時系列で一覧できます。詳細については、こちらをご参照ください。
夜間モード
自分のワークスタイルや作業環境に合わせて、画面の表示モードを、昼間、夜間、自動の3つから選択できます。詳細については、こちらをご参照ください。
- 夜間モード：周囲が暗い環境で作業をするときに目の負担を軽減できます。画面のまぶしさが抑えられるので、集中しやすくなります。
- 昼間モード：明るい場所や日光の差し込む環境での作業に適しています。明るく、きれいな配色の画面が表示されます。
- 自動モード：端末の設定に応じて、画面の表示モードが自動で切り替わります。
関連データ
関連データは、別のタブにあるデータを簡単に関連付けることができる機能です。関連データを使うと、さまざまな情報をデータの詳細ページにまとめて表示できます。チームタブのデータと組織タブのデータを関連付けることもでき、情報の適切な共有、プロセスの効率化、共同作業の促進などに役立てられます。また、申請者は関連データを使うことで、［自分の申請］タブに移動せずに任意のタブから申請のデータを作成できます。関連データが業務にどのように役立つのかについては、こちらをご参照ください。
ワークフローによる関連データの自動作成
関連データはワークフローによって自動で作成できます。顧客対応のプロセスには、マーケティング、営業、法務、導入支援、顧客サポートなど多くの部門が関わる場合がありますが、各ステップで関連データを自動作成すれば、部門間での連絡のミスや漏れを防止できます。
ワークフローを使うことで、担当者は他部門とのやりとりを手動で行う必要がなくなり、より効率的に顧客に対応できるようになります。関連データとワークフローの活用によって、複数の部門が関わるプロセスも全体を自動化して円滑に進行させることができます。
新しくなった［Ziaに質問］機能
［Ziaに質問］機能の刷新：［Ziaに質問］は操作画面が新しくなり、その機能も強化されました。優秀なアシスタントのように動作できるようになっています。いくつもの画面を行き来したり、手動でレポートを作成したりすることなく、Ziaに質問をするだけで作業を効率的に進められます。Ziaとの会話は、サイドメニューのアイコン（検索アイコンのすぐ下）からいつでも開始できます。会話を始めるときに、その会話の目的を、Insights（分析）、Help（ヘルプ）、Action（処理）の3つから選択します。選択した目的に応じて、Ziaが適切な回答を返します。
Ziaによるタブ作成の支援：Ziaは自然言語を理解して、タブのレイアウトを組み立てることができます。たとえば、「新規申込者の手続きをする」「顧客からのサービス依頼を管理する」「社内のプロジェクトを管理する」など、タブで行いたい業務を言葉でZiaに説明するだけで、Ziaが最初の設定を行ってくれます。これにより、自分の業務にぴったりと合うタブを簡単に構築できます。項目を一つ一つ手動で設定するより、要件を言葉で説明する方が早いという場合はぜひお試しください。詳細については、こちらをご参照ください。
CRM for Everyoneへの切り替え（既存ユーザー向け）
CRM for Everyoneへの切り替え手順
画面上部に表示されるリンクをクリックすると、CRM for Everyoneに切り替えることができます。このリンクのクリックで切り替わるのは自分の画面のみです。組織内の他のユーザーが使用しているZoho CRMには影響しません。最初のガイドが表示された場合は、［次へ］をクリックしてガイドを進めてください。
従来のZoho CRMに戻す場合は、プロフィールのアイコンをクリックすると、従来のZoho CRMに戻すためのリンクが表示されるので、そのリンクを使用します。
CRM for Everyoneに切り替えた場合に利用できなくなる機能
- タブグループ：従来のZoho CRMで作成したタブグループは、CRM for Everyoneには引き継がれません。CRM for Everyoneではタブグループは利用できません。
- サンドボックス（テスト環境）でのチームタブの作成：サンドボックス（テスト環境）でチームタブを作成できるのは、組織内のすべてのユーザーが新しい操作画面に切り替えた後になります。
従来のZoho CRMに戻した場合に利用できなくなる機能
CRM for Everyoneに一度切り替えても、いつでも従来のZoho CRMに戻すことができます。ただしその場合、以下の機能は利用できなくなります。
- チームスペースおよびチームタブ（従来のタブグループが表示されます）
- ［申請者］タブと申請者の設定
- やりとりの履歴タブ
- サイドメニューに表示されるさまざまな操作メニュー
- 新しいデータ一覧（グラフ表示、グリッド表示、スケジュール表示、分割表示）
- 関連データ、および関連データ用ワークフロー
- 夜間モード
- Ziaの最新機能
CRM for Everyoneのプラン別機能
Zoho CRMには、さまざまなプランとライセンスが用意されており、それぞれ利用できる機能や各種の上限が異なります。 以下に、各プランでCRM for Everyoneのどの機能を利用できるのかをまとめます。各プランの機能や制限の確認にお役立てください。
CRM for Everyoneの新機能は、大きく以下の2つのカテゴリーに分けられます。
- 新しい操作画面
・サイドメニュー（メインのメニューバーと、各種の操作メニュー）
・チームスペース
・データの一覧ページで利用できる表示形式（グラフ表示、グリッド表示、スケジュール表示、分割表示）
・やりとりの履歴タブ
・ダークモード - チームタブ
・共有項目
・関連データ
・チームユーザーライセンス
新しい操作画面に関する機能および制限のプラン別一覧
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機能 |
無料 |
スタンダード |
プロフェッショナル |
エンタープライズ |
アルティメット、Zoho CRM Plus、Zoho One |
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チームスペース
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❌
ユーザーは自動的にチームスペースに追加されますが、ユーザーが自分で新しいチームスペースを作成することはできません |
⭕
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⭕
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⭕
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⭕
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-
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5
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10
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25
|
25
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-
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50
|
50
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50
|
50
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データ一覧のグラフ表示
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❌
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❌
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❌
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⭕
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⭕
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-
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-
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-
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5
|
5
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|
やりとりの履歴タブ
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❌
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❌
|
❌
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⭕
|
⭕
|
チームタブに関する機能および制限のプラン別一覧
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機能 |
無料プラン |
スタンダード |
プロフェッショナル |
エンタープライズ |
アルティメット、Zoho CRM Plus、Zoho One |
|
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|
カスタムタブとチームタブの合計数の上限
|
-
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10
|
20
|
200
|
500
|
|
チームタブごとのカスタム項目数
|
-
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25
|
50
|
300
|
500
|
|
ルックアップ項目
|
-
|
1
|
5
|
10
|
15
|
|
ファイルアップロード項目
|
-
|
1
|
5
|
5
|
5
|
|
組織全体への共有項目
上限
|
❌
-
|
⭕
30
|
⭕
30
|
⭕
30
|
⭕
30
|
|
チームユーザーの追加
|
❌
|
⭕
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⭕
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⭕
|
⭕
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チームユーザーライセンスの料金
|
-
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料金ページをご参照ください。
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注：Zoho Oneでは、アルティメットプランのアドオンを有効にすることで、Zoho CRMのアルティメットプランと同等の内容が適用されます。このため、アルティメットプランのアドオンを有効にしたZoho Oneでは、Zoho CRMのアルティメットプランと同じ機能を利用できます（各種の上限も同じです）。
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