しかし、そうして導入した多数のアプリに、顧客の詳細情報や企業の収益情報なども含む大量のデータを保存する場合は、データへのアクセスに関するガイドラインを定めておくことが不可欠です。秘密の保持やデータへの不正アクセス防止のためには個人情報や機密情報の暗号化が必須であり、特に、基盤システムにさまざまなテクノロジーが使われる環境ではその重要性が高くなります。  

 

Zoho Deskでは、不正アクセスを試みる攻撃者などから機密情報を守るために、顧客名、メールアドレス、電話番号などの標準項目のデータを暗号化できます。AES（Advanced Encryption Standard）という方式による暗号化を項目で有効にすることにより、標準項目に鍵をかけたような状態を実現できます。

 

たとえば、ある銀行が顧客にサービスを提供するために、口座名義、住所、電話番号など、顧客情報を収集しているとします。データの一部は、カスタマーサポートに使用するため、Zoho Deskに保存されます。このような場合、情報漏えいリスクの最小化と、データへの不正アクセス防止のために、銀行はZoho Desk内の標準項目に保存されているデータを暗号化することができます。

 

 

標準項目のデータを暗号化することのメリット

 

1. セキュリティの強化：機密情報の暗号化は、個人情報が盗まれる危険に対して強力な防御策となります。
2. データ保護規制への準拠：米国のカリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）やEUの一般データ保護規則（GDPR）を始めとする多くのデータ保護規制では、企業などの組織に対して個人データを安全に守るための対策を取ることを義務付けています。標準項目の暗号化により、こうした規制に準拠できます。
3. 閲覧制限の適用：標準項目のデータを暗号化することにより、企業は、データの閲覧を適切な権限のある人のみに制限できます。
   

 

制限事項

 

標準項目のデータの暗号化を開始する前に、以下の制限事項を十分にご確認ください。

 

1. 検索候補の表示機能では、単語全体が一致した時点で初めて候補が表示されます。ルックアップ項目や全体検索の欄に入力をしている場合、検索候補が表示されるのは、単語全体を入力した後になります。単語を入力している途中では、検索候補は表示されません。たとえば、メールアドレスのルックアップ項目では、メールアドレス全体を入力すると候補が表示されます。
2. 暗号化が有効になっている項目は、レポート内で、［列］、［条件］、［合計の列］、［グループ化］の設定には使用できません。
3. 暗号化が有効になっている項目は、自動化ルールの条件として追加できません。
4. 暗号化が有効になっている項目は、詳細フィルター、条件による検索、並べ替え機能に使用できません。
5. 現在のところ、暗号化の設定を解除することはできません。

標準項目のデータを暗号化するには、以下の手順を行います。

標準項目のデータの暗号化は、レイアウト上で項目を作成したとき、または項目を編集しているときに有効にできます。

 

1. 画面右上にある （設定）アイコンをクリックします。
2. ［カスタマイズ］の欄にある［レイアウトと項目］を選択します。 
3. タブのドロップダウンから連絡先を選択します。
4. 項目のデータを暗号化するレイアウトを選択します。
   
   
   
   
5. レイアウトの編集画面で、暗号化する項目を選択し、［項目の設定］アイコンをクリックします。
   
   
   
   
6. ［詳細を編集する］をクリックします。
   項目の編集画面が開きます。
   
   
   
   
7. ［項目値を暗号化する］設定のボタンをクリックし、有効に切り替えます。
   
   
   
   
8. 項目の編集画面で［更新する］をクリックし、その後、レイアウトの編集画面で［保存する］をクリックします。