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面接に合格し、あなたの組織に選ばれた候補者に招待状を送信するためのカスタマイズ可能な事前オンボーディングプロセスがあります。このプロセスは、彼らにあなたの組織について参照させる、自己の個人的およびプロフェッショナルな詳細を提供させる、そして、雇用契約の利用規約、バックグラウンドチェックの承認書、秘密保持契約（NDA）、および候補者が組織に参加する前に完了する必要があるその他の企業固有の書類の署名をしたコピーを発行および取得することができます。

候補者のオンボーディングはポータルを通じて管理され、あなたの新たな採用者はZoho Peopleへのアクセスを持つことはありません。

候補者のオンボーディングプロセスの設定方法を確認する

候補者のオンボーディングプロセスを設定する手順

候補者のオンボーディングプロセスを確立するには、設定 > すべて表示 > Onboarding へ移動し、これらの手順に従います。

ポータル名を設定する

ポータルへのアクセスURLは通常、この形式であります：https://people。Zoho。com/[portalname]/cp/preonboarding。

1. 初めて利用する場合は、設定 > オンボーディング > フロー > 候補者オンボーディング > フローに移動し、Candidate Onboardingのポータル名を入力してください。
   
   

   ポータル名は、英数字のみを含めることができ、特殊文字やスペースを含めることは許可されていません。
   
   

   

   入力されたポータル名のURLは次のようになります：https://people.Zoho.com/zenithsolutions/cp/preonboarding

2. ポータル名がすでに定義されている場合は、編集(鉛筆)アイコンをクリックして新規ポータル名を入力・修正できます。
   
   

   新規採用者のオンボーディングプロセスをすでに開始しており、その後にポータル名を更新した場合、新規採用者に共有された既存のリンクは無効になります。最新のリンクを送り、オンボーディングプロセスを完了させていただく必要があります。
   
3. 候補者と共有するためのCopy ポータル リンクをクリックし、更新されたCandidate ポータル WebサイトのURLをコピーし、オンボーディングが開始されている候補者と共有します。
   
   

フローの変更

1. 設定 > Onboarding > Flows > Candidate Onboarding > Flowに移動し、編集(鉛筆)アイコンをクリックしてください。
2. ワークフロー名を組織の好みに合わせて変更します。
   
   
3. ポータルのアクセスリンクの有効期間を日数で入力し、保存をクリックします。
   

   

   設定可能な最大期間は120日です。

   

   新入社員オンボーディングポータルは、指定された日数、新入社員のオンボーディングプロセスが開始された日からアクセス可能となります。
   

   例えば、期限を15日に設定した場合、新入社員のオンボーディングプロセスが開始された日の15日後にポータルへのリンクが無効になります。完了するためには新規のURLをHRパートナーに依頼しなければなりません。

新入社員オンボーディングプロセスの設定

新入社員オンボーディングプロセスを設定するには、設定 > Onboarding > Flows > Candidate Onboarding > Flowに移動し、ワークフロー名をクリックします。

ようこそ

1. ホームページビデオURL
   
   ホームページビデオURLに会社の紹介ビデオのURLを追加することができます。これは候補者がポータルのウェルカムページで視聴できるように埋め込まれます。
2. HRパートナーを選択
   候補者のオンボーディングを担当するHRパートナーを選択します。
   
   

招待状をあなたの新規採用者に送る前に、担当のHRパートナーを変更することが出来ます。

権限

権限のセクションには、Zoho Peopleの候補者用フォームが含まれており、設定 > 表示する すべて > Onboarding > Extended サービスの下でアクセス可能です。このフォームは、候補者のオンボーディングポータルの権限セクションで見ることができ、そこで候補者は必要な情報を表示したり、完了させることができます。



候補者情報フォームにはいくつかのセクションがあります。これらのセクションを編集することで、フォームをあなたの組織のニーズに合わせて調整することができます。

1. 候補者の詳細： このセクションには、候補者的な詳細を収集するためのフォーム項目が含まれています。
   
2. 住所の詳細： このセクションには、候補者の住所詳細を収集するためのフォーム項目が含まれています。
   
3. プロフェッショナルな詳細： このセクションには、候補者のスキルセットや採用のデータ元、予定の入社日等のプロフェッショナルな詳細を収集するためのフォーム項目が含まれています。
   
4. 教育： このセクションには、候補者の教育に関する詳細を収集するためのフォーム項目が含まれています。
5. 経験： このセクションには、候補者の職歴に関する詳細を収集するためのフォーム項目が含まれています。

権限セクションに表示される説明をあなたの好みに合わせてカスタマイズすることができます。これがオンボーディングフローの権限インターフェースに反映されます。

Forms

ドキュメントとポリシー

ドキュメント and Policiesタブを有効にして、オンボーディングドキュメントを候補者と共有します。これらのドキュメントは、オンボーディングプロセス中に署名され、読まれ、承認される必要があります。

ご自身の好みに合わせて、ドキュメント and Policiesセクションに表示される説明をカスタマイズします。これは、オンボーディングフローのドキュメント and Policiesインタフェースで更新されます。

読まれ、承認されるべきドキュメント

候補者が読み、承認または署名する必要があるドキュメントを追加します。

このセクションでは、メールマージテンプレートのみがサポートされています。

このセクションにドキュメントを追加する方法：

1. 定義済みのメールマージテンプレートをドロップダウンから選択します。
   

Zoho Peopleの設定 > Onboarding > 自動化 > テンプレート > メールマージテンプレートでメールマージテンプレートを作成できます。ここでは、カスタムテンプレートを設定できます。

メールマージテンプレートの例：

1. オファーレター
   
2. 雇用条件
   
3. 背景チェック承認書
   
4. 秘密保持契約(NDA)、および
   
5. その他の企業固有の手紙
   

メールマージテンプレートに関する詳細は、自動化 - 概要 & 使用ケースを参照してください。

2. ドキュメントの名前を入力します。
   
3. 以下のように署名の種類を選択します。
   
1. 承認/却下：これにより、候補者はドキュメントを読み、承認または却下を選択できます。
   
2. Zoho Sign：これにより、候補者はドキュメントを読み、署名できます。

E-Sign設定は、Zoho Peopleを利用可能なE-Signプラットフォーム（Zoho Sign, DocuSign, Adobe Sign など）と統合している場合にのみ利用可能です。電子署名の統合に関する詳細は、E-Sign Application Integrationsを参照してください。

4. ellipsis アイコンをクリックして、追加したドキュメントの表示と編集を行います。
   
5. 追加をクリックして、読まれて承認されるべき他のドキュメントを含めます。
   

このセクションに追加できるドキュメントは、Zoho Peopleの組織のファイルに含まれておりFilesサービスで全員に適用するよう設定されています。組織のファイルにドキュメントを追加する方法については、 組織のファイルを参照してください。

チェックリスト

応募者のオンボーディングにおけるチェックリストは管理者専用で、応募者からは利用できません。

チェックリストを導入して候補者への招待前のフローに組み込み、後続の候補者オンボーディングでも利用できるようにします。

チェックリストの追加方法と詳細については、 自動化 - 概要 & 使用ケースを参照してください。

候補者がオンボーディングプロセスを完了したら、管理者はチェックリストを確認し、最終化します。候補者のチェックリストはOperations > Onboarding > Candidate Onboarding レポート > Onboardedにあります。データをクリックしてチェックリストを表示し、最終化します。

オンボーディングフローの保存とプレビュー

各タブの設定が完了次第、保存をクリックして候補者のオンボーディングフローの設定を保持します。

新しいフローを追加する

あなたの組織では、個々の新入社員に合わせたオンボーディングプロセスを行うため、複数のCandidate Onboardingフローを作成することができます。これは作業場所や役職に基づいています。

場所と役職に基づいたCandidate Onboardingフローを作成するには：

1. 設定> Onboarding> Flows> Candidate Onboardingに移動します。
2. flowsタブで新しいフローを追加するをクリックします。
3. フロー名を入力します。
   
   
   
   
4. 適切な場所を選択します。
5. 適切な役職を選択します。
   
6. ポータルの期限（日数）を入力し、保存をクリックします。
   
   

   Candidate Onboardingポータルは、プロセスの開始から特定の日数だけ候補者に利用できるようになります。ポータルが期限切れの場合、候補者はHRパートナーに連絡してアクセスを取り戻し、オンボーディングを完了することができます。
7. フローを追加したら、オンボーディングプロセスを設定します。詳細は候補者オンボーディングフローの設定をご参照ください。
8. 保存をクリックします。
   指定された場所と役職の新しいオンボーディングフローが作成されます。

オンボーディングフローの並び替え

Candidate Onboardingフローは、リストされた順序に基づいて候補者に対して実行されます。カスタムCandidate Onboardingフローを矢印をドラッグして上下に移動させるだけで再順序付けすることができます。

全員を対象とするCandidateフローは、最後に配置する必要があります。

上の画像に示されているフローに従って:

1. オースチンの場所のキャンディデートオンボーディングをトリガーすると、オースチン用の対応するフローが実行されます。
2. キャンディデートの役職や場所を特定せずにオンボーディングを実行し、選択した場所や役職に特定のフローがない場合、全てに適用される初期設定のオンボーディングフローが実行されます。
   

オンボーディングフローを有効にする、無効にする、編集するまたは削除する

対応するフローのオンボーディングが進行中ではない場合、オンボーディングフローを有効にする、無効にする、または削除することができます。

候補者のオンボーディングフローの各種設定

1. 設定 > Onboarding > Flows > Candidate Onboarding > 各種設定に移動します。
2. 管理者にオンボーディングを完了として設定することを許可するを有効にして、管理者がオンボーディングプロセスを完了した候補者のオンボーディングを手動で完了として設定できるようにします。このオプションでは、候補者から提供された詳細を確認し、オンボーディングを完了として設定できます。
   
3. 候補者の仮の入社日の各種設定を設定します。
   
4. フォーム項目をマップをクリックし、提供された従業員フォーム項目のための関連する候補者のフォーム項目を選択し、候補者情報を従業員フォームに更新します。