よくある質問およびトラブルシューティング | Zoho People 5.0

全般およびアカウント

Zoho Peopleでメールアドレスを変更する方法は？

Zoho Peopleでユーザーのメールアドレスを変更する手順は以下のとおりです。

Zoho Directoryが設定されていない場合：

ユーザーのメールアドレスを変更するには、以下の手順を実行します。

特権管理者としてログインし、［設定］（歯車アイコン）→［マーケットプレイス］→［Zoho］→［Zoho Directory］→［設定する］の順に移動します。
Zoho Directoryの組織を作成します。
ログイン後、［アプリケーション］タブに移動し、Zoho Peopleを選択します。
Zoho Peopleを選択すると、既存の組織のユーザーを関連付けることができます。
ユーザーを関連付けたら、［ユーザー］タブにユーザーの一覧が表示されます。
特定のユーザーを選択し、［メールアドレスの管理］を選択します。

メモ：

Zoho Directoryは、Zohoアプリケーションと使用する場合のみ無料です。Zoho以外のアプリケーションが連携されている場合は有料となります。また、手順1～5は1度のみ必要な処理です。

Zoho Directoryが設定されている場合：

特権管理者としてログインし、［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］の順に移動して、［Zoho Directory］の下の［詳細を表示する］をクリックします。
［サインイン履歴］で［表示する］をクリックします。
［ユーザー］→ユーザーを選択→［メールアドレスの管理］に移動し、新しいメールアドレスをサブのアドレスとして追加します。サブのメールアドレスを追加したら、そのアドレスをメインのメールアドレスに設定します。メインのメールアドレスとして設定すると、使用しないメールアドレスを削除できます。

Zoho Peopleのポータル名を変更する方法は？

Zoho Peopleでポータル名を変更するには、以下の手順を実行します。

画面右上のプロフィールアイコンをクリックし、［組織の管理］をクリックします。対象の組織にカーソルを合わせて鉛筆（編集）アイコンをクリックし、ポータル名を変更してから［保存して続ける］をクリックします。

Zoho Peopleで役職、部署、場所、上司を編集できません。これらの項目の横に鍵のアイコンが表示されています。どうすれば編集できますか？

役職、部署、場所、上司を編集できない場合は、以下の手順を実行します。

これらの項目の横に鍵のアイコンが表示されている場合、その項目の変更を制御するために人事プロセスが設定されており、直接編集を行うことはできません。

これらの項目に人事プロセスが設定されているかを確認するには、［設定］（歯車アイコン）→［従業員情報］→［人事プロセス］の順に移動します。これらの情報を変更する場合、設定された人事プロセスに沿って行う必要があります。人事プロセスについては、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

自分の組織のアカウントとは異なる地域に登録されているユーザーのZohoアカウントを修正する方法は？

組織のアカウントが発行された場所以外の地域に登録されているZohoアカウントを管理する手順は以下のとおりです。

組織とユーザーのアカウントが、それぞれ異なるZohoデータセンターに登録されている場合に生じることの多い事象です。これを解消するには、対象のユーザーは、別の地域に関連付けられた既存のZohoアカウントを削除してから、あなたの組織に参加する必要があります。

アカウントを削除するには、以下の手順を実行します。

自身が登録されている地域のZoho Accountsにログインします。
ダッシュボードの左側から［設定］に移動します。
［アカウントを削除する］を選択します。
アカウントのパスワードとコメントを入力して、削除の理由を選択します。
［アカウントを削除する］をクリックして確定します。

メモ

アカウントを削除すると、そのアカウントに関連付けられたすべてのZoho製品のデータが完全に削除されます。

対象のユーザーが自身のアカウントを削除すると、あなたの組織に参加するように再度招待を送信できるようになります。

従業員のステータスを変更する際、上司を再度割り当てる方法は？

ユーザーの上司を再度割り当てる手順は以下のとおりです。

以下を確認してから、ユーザーを無効化してください。

ステータスを変更したい従業員を上司として設定しているユーザーがいないか確認します。
ステータスを変更したい従業員をサブの上司として設定しているユーザーがいないか確認します（［複数の上司］が有効な場合）。
ステータスを変更したい従業員が、無効化されたいずれかのユーザーの上司／サブの上司として関連付けられていないか確認します。

上記のようなユーザーの一覧を作成して確認するには、以下の手順を実行します。

［処理］→［従業員情報］→［従業員］→［従業員の一覧］ドロップダウンをクリックして、［一覧を作成する］を選択します。
各項目を入力／選択し、ステータスを変更したいユーザーのみを抽出できるように条件を設定します。
すべてのユーザーの一覧が表示されたら、各データをクリックし、画面右上の鉛筆（編集）アイコンをクリックします。直属の上司／サブの直属の上司を更新してから［送信する］をクリックします。
対象となるデータをすべて更新すると、従業員のステータスを変更できるようになります。

特権管理者の権利を移行する方法は？

アカウントの特権管理者を変更するには、以下の手順を実行します。

管理者アカウントから、［設定］（歯車アイコン）→［アカウントの管理］→［アクセス制限］→［役割］→［一般的な役割］の順に移動します。既存の特権管理者にカーソルを合わせて鉛筆（編集）アイコンをクリックし、特権管理者を変更します。

分析担当者を変更する方法は？

組織の分析担当者を変更するには、以下の手順を実行します。

分析担当者の権限を移行できるのは、組織の特権管理者のみです。

［レポート］→［分析］→右上の［…］（その他）アイコンをクリック→［分析担当者を変更する］の順に移動します。

誕生日のお祝いメッセージを従業員に自動送信する方法は？

誕生日のお祝いメッセージを従業員に送信する手順は以下のとおりです。

目的

従業員の誕生日にお祝いメッセージを自動送信するワークフローを作成します。

ワークフローの処理

従業員の誕生日を祝うメールを自動送信するワークフローを設定できます。

誕生日のお祝いメッセージを従業員に自動送信するには

手順1：誕生日のお祝いメールのテンプレートを作成します。

［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［テンプレート］→［メールテンプレート］の順に移動します。
誕生日のお祝いメッセージのメールテンプレートを作成します。詳細については、「Zoho Peopleにおけるメール通知の自動化」のヘルプ記事をご参照ください。

手順2：誕生日のお祝いメールを送信するワークフローを設定します。

［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［ワークフロー］の順に移動します。
［ワークフローを追加する］をクリックします。
［フォーム名］のドロップダウンから従業員フォームを選択します。
［ワークフロー名］に「誕生日のお祝いメッセージ」と入力します。
［実行条件とする処理］で、［日付基準のイベント］を選択します。
［予定の日付の項目］を選択すると、従業員フォームの日付項目が一覧表示されるので、［生年月日］を選択します。
［実行日］で、［予定日当日に］を選択します。
ワークフローの実行時間を選択します。
［実行頻度］で、［毎年実行］を選択します。
任意：週末（営業日以外）にメールを送信しないようにするには、［選択した曜日に予定の実行をスキップする］にチェックを入れ、土曜日と日曜日をスキップして翌日に実行するように設定します。これにより、従業員が月曜日に業務を開始する際、誕生日のお祝いメッセージが送信されます。
タイムゾーンを選択します。
［処理］→［メール通知］で、誕生日のお祝いメッセージ用に作成したメールテンプレートを選択します。
［保存する］をクリックします。

誕生日のお祝いメールが従業員に自動送信されます。

従業員の勤続記念日にお祝いのメッセージを自動送信する方法は？

従業員の勤続記念日にお祝いのメッセージを自動送信する手順は以下のとおりです。

ワークフローの処理

勤続年数が1年を超えた際に、通知メールを従業員に自動送信するワークフローを設定できます。

手順1：勤続記念日のお祝いメールのテンプレートを作成します。

［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［テンプレート］→［メールテンプレート］の順に移動します。
勤続記念日用のメールテンプレートを作成します。詳細については、「Zoho Peopleにおけるメール通知の自動化」のヘルプ記事をご参照ください。

手順2：勤続記念日のお祝いメールを送信するワークフローを設定します。

［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［ワークフロー］の順に移動します。
［ワークフローを追加する］をクリックします。
［フォーム名］のドロップダウンから従業員フォームを選択します。
［ワークフロー名］に「勤続記念日」と入力します。
［実行条件とする処理］で、［日付基準のイベント］を選択します。
［予定の日付の項目］を選択すると、従業員フォームの日付項目が一覧表示されるので、［入社日］を選択します。
［実行日］で、［予定日当日に］を選択します。
ワークフローの実行時間を選択します（この例では午前9時）。
［実行頻度］で、［毎年実行］を選択します。
タイムゾーンを選択します。
「条件」セクションで、［現在の勤務先の勤続年数］を1以上に設定します。
［処理］→［メール通知］で、勤続記念日用に作成したメールテンプレートを選択します。
［保存する］をクリックします。

勤続記念日のお祝いメールが従業員に自動送信されます。

追加権限を設定するには、編集可能なメインのルックアップ項目が必要です。どうすればよいですか？

フォームを作成すると、メインのルックアップ項目として「追加者」項目が自動的に割り当てられます。しかし、この項目に追加権限を割り当てることはできません。

これを解消するには、［設定］（歯車アイコン）に移動し、対象となるサービスをクリックして［拡張機能］をクリックします。対象のフォームをクリックしてルックアップ項目をドラッグ＆ドロップし、メインのルックアップ項目を有効化します。変更内容を保存して、権限の設定を実行します。

ワークフローが正常に機能しているかを確認する方法は？

Zoho Peopleでワークフローの実行状況を確認するには、以下の手順を実行します。

［設定］（歯車アイコン）→対象となるサービスを選択→［自動化］→［ワークフローの履歴］の順に移動して、対応するワークフローのデータを確認します。

詳細については、こちらをクリックしてください。

表形式のセクションの役割に対して権限が付与されていますが、従業員には表示されません。なぜですか？

権限が適切に設定されているかを確認するには、以下の手順を実行します。

管理者アカウントで［設定］（歯車アイコン）に移動し、対象となるサービスを選択して［アクセス制限／権限］をクリックします。［表形式のセクションの権限］で［フォーム］と［表形式のセクション］のドロップダウンから必要な項目を選択して、対象となる役割に権限が付与されているかを確認します。

対象となるサービスの［データの権限］をクリックし、フォームを選択して、対象となる役割に権限が付与されているかを確認します。［項目の権限］でも同じ内容を確認します。

工数表 | 工数管理

工数表を1か月分以上出力できないのはなぜですか？

工数表を1か月分以上出力できない理由は以下のとおりです。

工数表は、システムの拡張性を保ち、レポートデータの読みやすさや管理のしやすさを確保するため、1か月分の出力に制限されています。

工数表で［承認用に送信する］が表示されません。なぜですか？

工数表で［承認用に送信する］を有効化するには、以下の手順を実行します。

［設定］（歯車アイコン）→［工数管理］→［承認］の順に移動して、工数表の承認が設定されているかを確認します。

詳細についてはこちらをクリックするか、以下の手順を実行してください。

［設定］→［工数管理］→［承認］の順に移動します。
［工数表］のフォームを選択し、［承認の設定を追加する］をクリックします。
基本情報を入力し、［承認］に移動します。この例では、提出された工数表の承認者としてプロジェクトマネージャーが選択されています。
必要に応じて条件を編集します（例：特定の役割を持つユーザーのみに承認を有効化する）。
必要に応じて、［メッセージ］のセクションをカスタマイズします。
［追加する］をクリックして保存します。

以上で承認が有効化されます（スイッチをクリックできるようになります）。

評価

評価プロセスを公開しましたが、従業員が評価を閲覧できません。

評価プロセスを設定する際、［公開設定］セクションで、どの結果を従業員に表示するかを定義できます。［処理］→［評価］→［評価］の順に移動し、対象となるプロセスで［設定を編集する］をクリックします。［公開設定］で、［ユーザーの評価］、［評価者の評価］、［評価者のコメント］が含まれているか確認します。

詳細については、こちらをクリックしてください。

評価プロセス中に評価の延長を承認する手順は？

評価の延長の申請を承認するには、以下の手順を実行します。

管理者は、［処理］→［評価］→［評価］→［評価の延長］タブから、評価の延長の承認／却下を行えます。

ユーザーに関連付けられた目標をすべて表示する方法は？

特定のユーザーに割り当てられた目標をすべて表示するには、以下の手順を実行します。

［処理］→［評価］→［ユーザーごとの処理］の順に移動します。対象となるユーザーを検索し、［目標］をクリックします。フィルターをクリックして［目標のステータス］を「すべて」に設定し、［すべての目標］を選択します。

休暇 | 振替休日 | 出退勤 | シフト

休暇の残数があるにも関わらず、「休暇の残数が上限を超えました」といったエラーメッセージが表示されます。どうすればいいですか？

従業員が実際に休暇の残数を使い切っているかを確認し、必要に応じて規定を編集する手順は以下のとおりです。

このようなエラーは、従業員が利用できる休暇の残数を使い切った後に休暇を申請しようとして発生することが一般的です。

この問題を確認して解決するには、管理者アカウントで以下の手順を実行します。

手順1：休暇の規定の設定を確認する。

以下の順に移動します。

［設定］（歯車アイコン）→［休暇管理］→［設定］→［休暇の規定］→対象となる休暇の規定を選択→［制限］。
［取得可能な休暇日数を超える休暇の申請を許可する］が無効になっているか確認します。この機能を有効にすると、従業員は申請時に休暇の残数がなくても申請が可能になります。

手順2：従業員の休暇データを確認する／カスタマイズした規定を追加する。
以下の手順を実行します。

［処理］→［休暇管理］→［ユーザーごとの処理］の順に移動します。
対象となる従業員を検索します。
［規定のカスタマイズ］をクリックします。
対象となる休暇のタイプにカーソルを合わせ、［履歴を表示する］を選択します。

以下を設定します。

［開始日］に休暇の付与期間の開始日を入力します。
［終了日］に休暇の付与期間の終了日を入力します。
これにより、従業員の休暇の取得状況や、指定した期間の状況を確認できます。

シフトに基づく休日は、場所に基づく休日に優先しますか？

はい、シフトに基づく休日は、場所に基づく休日に優先します。したがって、場所に基づく休日は想定どおりに一覧表示されない場合があります。これを解消するには、すべての休日（システムに追加された過去、現在、未来の休日）を、場所／シフトのみに基づいて設定するほうが良いでしょう。

従業員が他部署の休暇カレンダーを閲覧する方法は？

利用できるリソースや休暇カレンダーレポートへのアクセス権限を設定するには、以下の手順を実行します。

従業員がZoho Peopleで他のユーザーの休暇を閲覧できるようにするには、管理者アカウントで［設定］（歯車アイコン）→［休暇管理］→［設定］→［レポート］の順に移動し、下図に表示されている内容を設定して［保存する］をクリックします。

この設定を完了すると、ユーザーは［ホーム］→［組織］→［カレンダー］→フィルターをクリック→［リセットする］→対象の部署を選択→［適用する］で、他のユーザーの休暇を閲覧できるようになります。

学習管理

コースに追加したのが一部のメンバーだけの場合でも、コースの公開後に学習管理の通知が全従業員に送信されるのはなぜですか？

学習管理におけるコースで、［適用対象］項目が正しく設定されていない場合に生じることの多い事象です。コースにメンバーを追加しただけで、自動的に通知の対象ユーザーに設定されるわけではありません。設定内容を確認するには、以下の手順を実行します。

管理者アカウントで以下の順に移動します。［学習管理］→［コース］→コースを選択→画面右上に表示されている三点リーダーをクリック→［設定］。

［適用対象］タブに移動し、当該のコースで、追加したユーザーが適用対象となるルールが設定されているかを確認します。設定されている場合は、それを選択します。

入社手続き | 退職手続き

［従業員の入社手続きの開始］ボタンが表示されません。なぜですか？

Zoho Peopleアカウントで［従業員の入社手続きの開始］を有効化するには、以下の手順を実行します。

［設定］（歯車アイコン）→［入社手続き］→［従業員の入社手続き］→［各種設定］の順に移動し、［入社手続きを自動で開始する］が有効になっているか確認します。

有効になっている場合、この設定を無効にし、ページを更新します。次に、［設定］（歯車アイコン）→［アカウントの管理］→［ユーザー］の順に移動し、対象となるユーザーにチェックを入れてから［入社手続きを開始する］をクリックします。

候補者を「従業員のプロフィール」（アクセス権を付与されていない従業員）に変更できません。どうすればよいですか？

候補者が入社手続きを完了している場合、以下の2つのいずれかとして設定できます。

「ユーザー」として設定する

「従業員のプロフィール」として設定する

「ユーザー」のライセンスと「従業員のプロフィール」のライセンスは異なるライセンスで、個別に購入する必要があります。利用できるライセンスを確認するには、［設定］（歯車アイコン）→［アカウントの管理］→［サブスクリプション］の順に移動します。

「ユーザー」と「従業員のプロフィール」の主な違いは以下のとおりです。

ユーザー：メールアドレスとパスワードがあり、アカウントにログインできる従業員です。セルフサービスを利用でき、さまざまなアクションを実行できます。

従業員のプロフィール：自分のアカウントにログインできない従業員です。これらの従業員の詳細は、各アカウントの組織によって管理されています。警備員や契約労働者が一例となります。自分のアカウントにログインできないため、設定された権限に基づいて、上司または管理者が代わりに休暇を申請したり、工数表を提出したりできます。

詳細については、こちらをクリックしてください。

ご不明な点は、support@zohopeople.comにお問い合わせください。

一度退職した従業員が復職することになりました。どのような処理が必要ですか？

システムに再度加わる従業員を管理するには、以下の手順を実行します。

再雇用後も同じメールアドレスを使用する場合：

1.［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］→［詳細を表示する］（Zoho Directoryの下のボタン）→［詳細を表示する］→［ユーザー］の順に移動します。

2.ユーザーを選択し、［メールアドレスの管理］をクリックします。

3.新しいメールアドレスを、サブのメールアドレスとして追加します（user_ex@gmail.comなど）。

4.サブのメールアドレスをメインのメールアドレスとして登録し、古いメールアドレスを削除します。

5.更新を完了したら、候補者として追加して、入社手続きを進めます。

再雇用後は別のメールアドレスを使用する場合：

入社手続きプロセスで候補者として追加し、処理を進めます。