Zoho Flow連携

Zoho Flow連携

Zoho Flowの連携機能を利用することで、プロジェクトを外部サービスと連携させ、データの転送や同期をスムーズに行いながら、各種処理を自動化できます。Zoho Flowの連携機能では、あらかじめ用意された自動化処理を使用することで、外部サービスとZoho Projectsを連携させることができます。これらの処理はZoho Projectsのワークフローやブループリントに組み込むことができるため、プロジェクト内から直接、外部サービスと連携した処理を実行することが可能です。

メリット  

  1. プロジェクトやタスクを外部サービスとかんたんに連携できます。
  2. プロジェクトのワークフローやブループリントに、外部サービスと連携した処理を埋め込むことができます。
  3. あらかじめ用意された自動化処理を使用することで、複雑な業務フローにも柔軟に対応できます。
情報
利用可能なプラン：Zoho Projectsのすべての有料プラン（Zoho Projectsのパッケージ製品を除く）で利用できます。

Zoho Flowのクレジット

Zoho Flowの処理を実行するには、クレジット（サービスの利用に必要なポイント）の購入が必要です。初期設定では、各ポータルに対して100クレジット分のZoho Flowの処理を無料で利用できます。これらの無料クレジットは、UTC（協定世界時）に基づき、毎月最大100件まで自動で補充されます。クレジットの使用量が90%または100%に達した場合、ポータル所有者に対して追加購入を促す通知が送信されます。すべてのクレジットを使い切った場合は、ポータル所有者が追加クレジットを購入することで、Zoho Flowの処理を継続できます。クレジットの使用状況、リセット日、ポータルのタイムゾーンごとの1日あたりの使用レポートは、クレジットの詳細画面から確認できます。また、通知のしきい値や通知先のユーザー情報は、ユーザー自身で設定できます。
メモ
メモ：
1.クレジットの利用上限を50万クレジット以上に設定したい場合は、support@zohoprojects.comまでご連絡ください。
2.Zoho Flowで連携可能なサービスやアプリケーションは、サービス運用上の理由やZohoのポリシーにより、予告なく削除されたり、利用できなくなったりする場合があります。あらかじめご了承ください。このような場合は、類似の利用可能なアプリケーションを選択し、処理を継続できる可能性があります。

追加クレジットの上限に達すると、その月の残りの期間は、それ以上の処理は実行されません。処理を継続するには、追加クレジットの上限を増やす必要があります。
活用シーン
使用例  
たとえば、Zoho Projectsを使用している組織では、優先度が「高」に設定されたタスクが作成されるたびに、Zoho Cliqの関連チャンネルに自動で対応依頼のメッセージを送信できます。手動でチャットやメールを送ってチームに連絡する方法では、メッセージの見落としや対応の遅れが発生することがあります。こうした事態を防ぐには、タスクの優先度を実行条件として、Zoho Flowと連携したワークフローを設定できます。また、タスクの概要、タスクのリンク、期限を記載したメールをプロジェクト担当者に送信することも可能です。これらの処理がZoho Flowを通じて実行されるたびに、Zoho Flow用のクレジットが消費されます。

Zoho Flowの連携と処理の管理  

Zoho Flow連携の設定  

  1. 画面右上にある（設定）アイコンをクリックします。
  2. ［マーケットプレイス］→［Zohoのアプリ］に移動します。
  3. 「Zoho Flow」を検索し、［設定］→［有効化］の順にクリックします。
Zoho Flowの処理が、ワークフロールール、ブループリント、その他の自動化処理で使用できるようになります。

Zoho Flowの処理の作成

  1. ［設定］→［自動化］→［Zoho Flowの処理］の順に移動します。
  2. ［Zoho Flowの処理を作成する］ボタンをクリックします。
  3. 連携するアプリケーションを選択し、［次へ］をクリックします。
  4. 選択したアプリケーションで実行する処理を選択し、再度［次へ］をクリックします。
  5. ［処理名］を入力します。
  6. 新しい外部連携を作成するには、［新しく作成する］を選択し、［外部連携名］を入力します。既存の外部連携を使用する場合は、［既存の外部連携］を選択し、ドロップダウンから該当の連携を選択します。
  7. ［認証する］をクリックします。Zoho Flowの画面に移動します。
  8. 外部連携を認証し、必要な詳細を入力して、連携設定を完了させます。


メモZoho Flowの処理を追加するには、処理の追加権限が必要です。

Zoho Flowの処理への関連付け

ブループリントとの関連付け
既存のZoho Flowの処理を新しいブループリントに関連付けることができます。新しいブループリントを作成する際は、［遷移後］セクションで［Zoho Flowの処理］設定から、関連付けを行うことができます。




ワークフロールールとの関連付け
既存のZoho Flowの処理は、新しいワークフロールールにも関連付けることができます。ユーザーは、ワークフロールールを作成する時に関連付けることができます。ワークフロールールの［Zoho Flowの処理を追加する］から追加できます。

Zoho Flowの処理名の変更

  1. ［設定］→［自動化］→［Zoho Flowの処理］の順に移動します。
  2. 該当するZoho Flowの処理にカーソルを合わせて、（詳細）アイコンをクリックします。
  3. ［名前を変更する］を選択し、新しい処理名を入力します。
  4. ［保存する］をクリックします。

Zoho Flowの処理の編集

  1. ［設定］→［自動化］→［Zoho Flowの処理］の順に移動します。
  2. 該当するZoho Flowの処理にカーソルを合わせて、（詳細）アイコンをクリックします。
  3. ［編集する］を選択し、必要な変更を行います。
  4. ［保存する］をクリックします。

Zoho Flowの処理の削除

  1. ［設定］→［自動化］→［Zoho Flowの処理］の順に移動します。
  2. 該当するZoho Flowの処理にカーソルを合わせて、（詳細）アイコンをクリックします。
  3. ［削除する］を選択します。
  4. 確認画面で［削除する］をクリックします。

Zoho Flowの処理の実行履歴の確認

  1. ［設定］→［自動化］→［Zoho Flowの処理］の順に移動します。
  2. Zoho Flowの処理の実行履歴を確認するには、［Zoho Flowの処理を作成する］ボタンの横にある （実行履歴）アイコンをクリックします。