Zoho Projects におけるタスク自動化 - コンセプト
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Zohoプロジェクトのタスク自動化は、定型作業を自動化し、他のアプリケーションとのプロジェクトを統合することで、プロジェクト管理を簡略化し、迅速化します。
たとえば、ソフトウェア会社のHRマネージャーが、従業員のオンボーディングを監督するためにZohoプロジェクトを使用するかもしれません。
マネージャーは、'保留中Documentation'、「オリエンテーション予定」、「オンボーディング済み」などの様々なステータスを持つ従業員オンボーディングプロセス全体を示すブループリントを策定します。
新入社員は「保留中Documentation」というステータスでタスクとして組み込まれます。従業員が書類を提出すると、タスクのステータスは「オリエンテーション予定」に更新され、オリエンテーションの日程が割り当てられます。
できることは、BaseパッケージやGadgetステータスなどのフィールドを更新することで、オンボーディングのタスクをさらに自動化するマクロルールを起動することです。
従業員のステータスがブループリントに従って「オンボーディング済み」に移行すると、定義済みのメールテンプレートを使用して、新入社員にウェルカムメールを送信することができます。できるこが、オンボーディングプロセスの完了時にHRマネージャーと新入社員の両方に通知を送るメールアラートを設定することもできます。
ブループリント
Zohoプロジェクトのブループリントは、構造化された計画を立案し、プロセスを自動化するために利用されます。それは作業管理のための構造化されたフレームワークを提供し、定義されたステータスを通じてタスクの進行を保証します。
ワークフロールール
プロジェクトレベルのワークフロールールはプロジェクトレイアウトと連携しています。特定の条件が満たされると自動的にアクションをトリガーします。これらのルールは、メールアラートやウェブフックと連携させることができます。
マクロルール
ユーザーは、マクロルールを使用して、複数のタスクを同時に更新するプロセスを効率化することができます。特定の条件が満たされた場合、ユーザーは、選択済みのタスクフィールドを事前に定義された値で更新することができます。ワークフロールールとは異なり、マクロルールは自動的にトリガーされません。ユーザーはマクロルールを手動でトリガーし、大量の更新プロセスが自動化されます。
メールテンプレート
メールテンプレートは、プロジェクト関連の更新に使用できる事前に確立されたメールフォーマットです。
メールアラート
メールアラートは、特定のアクションが完了したときに1人以上のプロジェクトユーザーに自動通知されるものです。これらのアラートは、ルールがアクティブになったときにユーザーに通知するためのワークフローと連動させることができます。
ウェブフック
ウェブフックはZohoプロジェクトから他のサードパーティアプリケーションに発行できるHTTP通知です。ウェブフックはワークフロールールと構成することで、他のアプリケーションへの更新を自動化することができます。
上記のケースのように、あなたのZohoプロジェクトポータルがHRシステムと統合されている場合、従業員のデータを更新して、成功したオンボーディングを反映するためにウェブフックを起動することができます。
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