Zoho CRMとの統合
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Biginは、使いやすいパイプライン中心のCRMで、法人パイプラインの管理を簡単に行えます。一方、Zoho CRMは営業プロセス全体を管理できる包括的な顧客管理ソリューションです。
Zoho CRMでは顧客のすべてのデータを保存でき、Biginでは複数のチームパイプラインを作成して様々な顧客対応業務を管理できます。例えば、満足した顧客からの推薦文収集、サービスリクエストの対応、注文履行の管理など、チームパイプラインを用途ごとに作成することが可能です。このような場合、CRMからBiginへ顧客の詳細を同期し、パイプラインに関するデータをCRMに戻して、顧客に関する情報を一元管理することが重要です。
Zoho CRMとBiginの連携により、データの双方向同期が可能になります。特に、すべてのCRM機能が不要な営業担当者チームを個別に運用している場合に便利です。この場合、彼らはパイプラインデータ、連絡先、関連付けられた活動、パイプラインのみを閲覧できれば十分です。このような場合は、Biginへのアクセス権を付与し、パイプラインデータや連絡先の更新、メモの記録、フォローアップ活動のステータス更新のみを行えるようにすると効率的です。
データの所有者を同期後も同じに保つため、BiginとCRM両方にユーザーを追加してください。アプリケーションのいずれか一方にユーザーが存在しない場合、同期された新しいデータの所有者は、連携設定を行ったユーザーとなります。
利用可能状況
- Express、Premier、Bigin 360エディションで利用可能です。
権限
- BiginおよびZoho CRMの両方で管理者権限とCEO役割を持つユーザーが、この連携を設定できます。
Bigin用Zoho CRM連携の手順は以下の通りです：
- BiginでZoho CRM連携を設定する
- 同期するタブを設定する
BiginでZoho CRM連携を設定する
BiginとZoho CRMの間で、以下のタブを同期できます。
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Bigin |
Zoho CRM |
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連絡先 & 組織 |
連絡先 & 取引先 |
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Pipelines & 商品 |
商談 & 商品 |
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活動 |
活動 |
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メモ |
メモ |
メモ:
- まず、連絡先 & 組織（Bigin）タブと連絡先 & 取引先（CRM）タブを同期する必要があります。他のタブの同期設定は、この作業が完了した後にのみ有効となります。
- また、同期の対象となるのは追加または更新されたデータのみです。BiginまたはCRMのいずれかで削除されたデータは同期されません。例えば、CRMでデータが削除された場合でも、Biginでは削除されません。
連携の設定方法
- 設定 (
)＞Integrations/Toppingsに移動します。
- アプリケーションの一覧から、Zoho CRMの設定 Nowをクリックします。
ご自身のメールアドレスと組織名が表示されます。 - 設定するタブ to be Syncedセクションで、設定するをクリックし、連絡先＆組織 (Bigin) タブと連絡先＆取引先 (CRM) タブ間でデータを同期します。
- Map 項目ページで、Biginの連絡先タブと組織タブの両方に対して以下の操作を行います。
- CRMリストを選択し、CRM 表示する to be Syncedドロップダウンリストから表示を選択します。
選択したCRM表示のデータが、対応するBiginのタブと同期されます。後から選択したCRM表示の条件を変更した場合は、編集 Syncオプションを使用して再度データを同期してください。 - CRM項目とBiginの項目をマッピングします。
初期設定で一部の項目はすでにマッピングされています。残りのカスタム項目や必須項目もすべてマッピングしてください。活動とメモについては、項目のマッピングオプションはありません。これらの項目はCRMと同様のため、システムにより自動でマッピングされます。 - Activateをクリックします。
これにより、両方のアプリケーションで既存データのバックグラウンド同期が開始されます。その後、データの追加や変更も自動で同期されます。同期が完了すると通知され、続けて他のタブの同期設定も可能です。 - 上記と同様の手順で、他のタブも同期できます。
メモ:
- タブごとに、同期のために選択できるCRMリスト表示は1つのみです。
- 活動やメモは常に連絡先またはパイプラインデータに関連付け済みのため、同期設定時に表示や項目のマッピングを選択するオプションはありません。同期される親データに関連付けられた活動およびメモのみが同期されます。
- この連携では、活動内のリマインダーや繰り返しオプションは同期されません。同じ活動のリマインダーが両方のアプリに送信されるのを防ぐためです。リマインダーは、活動を作成した元のアプリケーションからのみ通知されます。
同期設定の編集
同期編集オプションでは、項目のマッピングを変更したり、別のCRM表示でタブを同期したりできます。新しい表示で同期した場合、以前の表示から同期されていたデータは削除されません。このオプションは、連絡先＆組織およびパイプライン＆商品同期にのみ利用可能です。
別の表示と同期する、または項目マッピングを変更するには
- 設定 (
)＞インテグレーション/トッピングに移動します。
- アプリケーションの一覧から、Zoho CRMの管理をクリックします。
- 同期するタブの設定セクションで、該当するタブの編集オプションをクリックします。
- 必要に応じて、別のCRM表示を選択するか、項目マッピングを変更します。
- 保存をクリックします。
タブの同期を無効化する
BiginとCRM間でデータの同期が不要になった場合や、一時的に停止したい場合は、該当するタブの同期を無効化できます。無効化すると、新規作成や編集されたデータは更新されず、これまで同期されたデータは削除されません。
連絡先および組織タブは親タブのため、同期の無効化オプションは利用できません。これを無効化すると他のタブの同期も停止します。
同期を無効化するには
- 設定(
- アプリケーションの一覧から、Zoho CRMの管理をクリックします。
- 設定するタブ to be Syncedセクションで、該当するタブのDeactivateリンクをクリックします。
- Deactivateをクリックします。
Syncの再設定
特定のタブの同期を解除した後、設定するボタンをクリックして再度同期を行うことができます。再度同期を設定する際には、BiginとCRMの両方で同じデータが更新された場合の競合を解決するための設定が表示されます。データによっては、CRMまたはBiginのいずれかで更新されている可能性があります。
Syncを再設定するには
- 設定(
- アプリケーションの一覧から、Zoho CRMの管理をクリックします。
- 設定するタブ to be Syncedセクションで、該当するタブの設定するリンクをクリックします。
- BiginとCRMの両方で同じデータが更新された場合の競合を解決するため、以下のいずれかの設定を選択します。
これらの設定は、競合が発生した更新済みデータのみに適用され、新規追加データには適用されません。新規データは初期設定で同期されます。 - 両方で最新の更新バージョンを同期:最新の更新バージョンに基づき、CRMおよびBigin双方でデータを更新します。
- CRMからBiginにデータを更新:CRMで変更された内容に基づき、Biginのデータを更新します。
- BiginからCRMにデータを更新:Biginで変更された内容に基づき、CRMのデータを更新します。
- データをスキップ:両方でデータの更新は行わず、古いバージョンを保持します。
- 再設定 Syncをクリックします。
統合の削除
管理者権限を持つユーザーは、不要になった場合にBiginアカウントからZoho CRM連携を削除できます。この連携を削除すると、BiginとCRM間のデータ同期は行われなくなります。ただし、連携削除によってこれまでに同期されたデータが削除されることはありません。
Zoho CRM連携を無効にする手順
- 「設定」(
- アプリケーション一覧から、Zoho CRMの管理をクリックします。
-
削除 Integration リンクをクリックします。