レポートからデータをエクスポートする方法

レポートからデータをエクスポートする方法

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

Notesメモ: パフォーマンスとセキュリティを最適化するため、XLS 形式のサポートは終了しました。代わりに、2024 年 3 月 21 日以降は XLSX 形式のみがサポートされます。Creator アプリケーション内の Deluge スクリプトで使用している .xls をすべて .xlsx に置き換えることを強く推奨します。
データをエクスポートすると、レポート内のデータを特定の形式で取得またはダウンロードし、Zoho Creator の環境外で利用できます。Creator では、レポートをいくつかのシンプルな手順でエクスポートできるため、オフラインでアクセスしたり、Zoho ユーザーではない同僚にメールで送信したりできます。Creator がサポートする 3 つのプラットフォーム（Web、モバイル、タブレット）のすべてでエクスポート操作を実行できます。また、Creator ではエクスポートしたファイルにパスワードを設定して保護することもできます。不明な送信元からのセキュリティ脅威から身を守るため、エクスポートしたファイルには強力なパスワードを設定することを推奨します。

サブフォーム／複合項目のエクスポート設定

エクスポート処理中に、サブフォームおよび複合項目（例: 氏名・住所項目）内のどのデータをどのようにエクスポートするかをユーザーが定義でき、よりニーズに合ったスプレッドシート出力を実現できます。

サブフォームおよび複合項目専用で、エクスポートポップアップ内に設定アイコンが表示され、ユーザーはエクスポートされるレポート内のデータをカスタマイズできます。


Notes
メモ:
  1. サブフォーム項目のエクスポート: すべてのレポートタイプを XLSX 形式でエクスポートする場合に適用されます。
  2. 複合項目のエクスポート: すべてのレポートタイプを CSV、JSON、TSV、XLSX および XML 形式でエクスポートする場合に適用されます。
サブフォームのエクスポート:
ユーザーは、サブフォーム項目をどのようにエクスポートするかを、利用可能な3つの異なるエクスポート設定から選択できます。
  1. 単一列: サブフォーム項目のデータを、区切り文字付きで同じシート内の1 列にエクスポートします。
  2. 列を分割: サブフォーム項目のデータを、他の列と同様に同じシート内の個別の列にエクスポートします。
  3. 別シート: サブフォーム項目のデータを、新しいシート内の個別の列にエクスポートします。
複合項目のエクスポート:
同様に、複合項目（氏名や住所など）の場合も、ユーザーは次のいずれかを選択してサブ項目のエクスポート設定を指定できます。
  1. 単一列: すべてのサブ項目のデータを、区切り文字付きで同じシート内の1 列にエクスポートします。
  2. 列を分割: すべてのサブ項目のデータを、他の列と同様に同じシート内の個別の列にエクスポートします。
Notes
メモ: サブ項目とは、項目のプロパティに表示される表示項目のことです。

主な機能

  • Zoho Creator で作成したレポート内のデータをエクスポートできます。
  • レポートは次の場所からエクスポートできます:
    • Creator アプリケーションのライブモード内のレポート
    • Creator ページに埋め込まれたレポート
    • 公開レポート
    • 顧客ポータル内のレポート
    • オンプレミス環境内のレポート
  • XLSX、PDF、HTML、XML、JSON、CSV、TSV など、さまざまなファイル形式でエクスポートできます。
  • エクスポートしたいデータをカスタマイズでき、機密データにはパスワードを設定できます。詳細はこちら
  • エクスポート後は、オフラインでアクセスしたり、レポートをユーザーにメール送信したりできます。
このヘルプページでは、次の内容について確認できます。

パスワード保護

パスワードは、個人情報への不正アクセスに対する第一の防御線となります。パスワードが強力であるほど、ハッカーや悪意のある攻撃からデータをより安全に保護できます。強力なパスワードには、大文字・小文字の英字、数字、記号が混在しており、個人情報と関連付けられていないことが重要です。パスワード保護を使用すると、強力なパスワードを設定してデータを保護できます。他のユーザーは、パスワードを知らない限り、データを閲覧、変更、または削除することはできません。

列を非表示にする

列を非表示にすると、閲覧者が不要と判断した特定の列を表示できないようにできます。レポート内に非表示列がある場合、エクスポートポップアップに表示される列一覧では、その列に非表示タグが付与されます。

Notes

メモ:

  • 初期設定では、非表示列は列一覧でチェックが外れた状態になっています。必要に応じてチェックを付けることができます。
  • 非表示列を含むレポートをエクスポートした場合、エクスポートされたファイルには非表示列とその値は含まれません。


データをエクスポートする手順（XLSX、XML、JSON、CSV、TSV 形式）

  1. アプリの有効な方法に移動します。

  2. 画面右上のハンバーガーアイコンをクリックし、エクスポートするをクリックします。

  3. データをエクスポートする形式を選択します。
    • 次のいずれかの形式 — XLSX、XML、JSON、CSV、TSVを選択した場合は、次の手順（4）に進みます。
    • PDF形式を選択した場合は、こちらをクリックしてください。
    • HTML形式を選択した場合は、こちらをクリックしてください。

  4. エクスポートするポップアップで、次の操作を行えます。

  5. ファイル名を編集し、必要に応じてエクスポートする種類を変更します。
  6. 上部のマイナス(-)アイコンをクリックしてすべての列を一括選択するか、必要な項目のみを個別に選択できます。
  7. ポップアップ右上のフィルターアイコンをクリックして、表示タイプ（クイック表示と詳細表示）に基づいて列を選択します。ここからすべての項目オプションを選択することもできます。

    Notes

    メモ:

    • クイック表示項目または詳細表示項目のいずれかを選択すると、選択した表示に対応する項目のみが項目列の一覧に表示されます。選択した表示で不要な項目は選択解除できます。
    • すべての項目オプションを選択すると、クイック表示と詳細表示の両方のビューに含まれる項目が表示されます。項目列の一覧で、項目を選択または選択解除できます。
  8. 上部の検索バーで必要な列（項目）名を検索することもでき、検索結果から選択できます。

  9. Creator の外部でデータを保護するために、エクスポートしたファイルに対してパスワード保護を有効にできます。開くときにパスワードを要求するの横のチェックボックスを選択し、強力なパスワードを指定します。
    Notes
    メモ: 強力なパスワードとは、大文字と小文字の英字、数字、記号を組み合わせ、個人情報と関連せず、辞書に載っている単語を含まないものです。機密性の高い個人情報（PII: Personally identifiable information）や電子的保護対象医療情報（ePHI: Electronic protected health information）を保存しているデータには、パスワード保護を使用することを強く推奨します。

  10. エクスポートするをクリックします。選択した形式でファイルがダウンロードされます。
  11. （パスワード保護を有効にしている場合は）エクスポート済みファイルを開く前に、パスワードを入力する必要があります。
サブフォームおよび複合項目のエクスポート設定を行う方法

サブフォームをエクスポートする:
Notes
メモ : これは、すべてのレポートタイプに適用され、XLSX形式でのみエクスポートできます。

1. サブフォーム項目の横にある設定アイコンをクリックします。「エクスポート形式」ポップアップが表示されます。
この例では、Sport と Academics の両方がサブフォーム項目です。



2. 「エクスポート形式」ポップアップで、下図のようにドロップダウンから標準のエクスポートオプションを選択します。

 
3. エクスポートするサブフォーム項目を「すべて」または特定の項目から選択し、完了をクリックします。

 
複合項目をエクスポートする:
Notes
メモ: これは、すべてのレポートタイプに適用され、CSV、JSON、TSV、XLSX、および XML形式でエクスポートできます。 

1. 下図のように、複合項目の横にある設定アイコンをクリックします。「エクスポート形式」ポップアップが表示されます。
この例では、Student 名前 が複合項目です。


2. 「エクスポート形式」ポップアップで、ドロップダウンから標準のエクスポートオプションを選択します。


3. エクスポートするサブ項目を「すべて」または特定の項目から選択し、完了をクリックします。

データを PDF としてエクスポートする手順

  1. アプリのレポートに移動します。
  2. 画面右上のハンバーガーアイコンをクリックし、エクスポートをクリックします。
  3. エクスポート形式ドロップダウンでPDFオプションを選択します。

  4. エクスポートポップアップで、次の操作を行えます。

  5. ファイル名を編集し、必要に応じて表示形式を選択します。
    • 一覧表示：データは現在の表示と同様に、ヘッダー行に項目ラベル、以降の行にデータが並ぶ表形式でエクスポートされます（レポートのクイックビューと同様）。
    • 詳細表示：データは、各レコードの詳細を縦方向に確認できるレイアウトでエクスポートされます。すべての項目とその値が、ラベルと値のペアとして表示されます。 詳細表示オプションを選択した場合は、手順8に進みます（このオプションでは列を選択できません）。

      Notesメモ: レポートに印刷テンプレートを設定していて、かつ「詳細表示」オプションを選択している場合、印刷テンプレートが各レコードの詳細（詳細）ビューとしてエクスポートされます。

  6. 一番上の列のマイナス（-）アイコンをクリックしてすべての列を選択するか、必要な項目のみを個別に選択できます。
  7. ポップアップ右上のフィルターアイコンをクリックして、クイックビューと詳細ビューといった表示タイプに基づいて列を選択できます。また、ここからすべての項目オプションを選択することもできます。
  8. 上部の検索バーで必要な列（項目）名を検索し、選択することもできます。
  9. 必要な変更を行ったら、プレビューしてエクスポートボタンをクリックします。エクスポート設定のプレビューが開きます。

    Infoメモ: 印刷テンプレートで選択したページ設定 は、エクスポート設定タブに自動的に反映されます。

  10. 用紙サイズと向き（縦または横）を必要に応じて選択します。
  11. 必要な拡大縮小を選択します。
    • 実際の幅：このオプションでは、レポート上の列／項目値ペアが実際の幅のまま、選択した用紙サイズに印刷されます。エクスポート後、一部の列が途中で切れてしまう場合があります。
    • ページ幅に合わせる：このオプションでは、すべての列が選択した用紙サイズの幅に収まるよう縮小されます。詳細ビューを選択している場合は列が2つ（ラベルと値のペア）だけのため、見た目上の変化はありません。
    • カスタムオプションを選択した場合は、必要な拡大縮小率（%）を指定する必要があります。このオプションを使用すると、レポート全体を拡大・縮小して、すべての列を読みやすい幅で選択した用紙サイズに印刷できます。

  12. その他の設定の横にある矢印をクリックし、次の項目を指定します。
    • 余白：上下左右4辺の余白値を指定します。
    • ヘッダー：PDFファイルのヘッダーの左、中央、右に表示する項目（レポート名、日付と時刻、ページ番号）を指定します。レポート名は要件に合わせてカスタマイズできます。
    • フッター：PDFファイルのフッターの左、中央、右に表示する項目（レポート名、日付と時刻、ページ番号）を指定します。レポート名は要件に合わせてカスタマイズできます。

  13. Creator 外でデータを保護するため、エクスポートしたファイルにパスワード保護を有効にできます。開くときにパスワードを要求のチェックボックスを選択し、強力なパスワードを指定します。

    Notesメモ: 強力なパスワードとは、大文字と小文字の英字、数字、記号を組み合わせ、個人情報や辞書に載っている単語を含まないものです。機密性の高い個人情報（Personally identifiable information）や電子的保護対象医療情報（ePHI）（Electronic protected health information）を保存するデータには、パスワード保護を使用することを強く推奨します。

  • エクスポートをクリックします。選択した形式でファイルがダウンロードされます。
  • （パスワード保護を有効にしている場合は）エクスポートしたファイルを開く前に、パスワードを入力する必要があります。

    • レコードをHTMLファイルとしてエクスポートする手順

    1. アプリの有効な方法に移動します。
    2. 画面右上のハンバーガーアイコンをクリックし、エクスポートをクリックします。
    3. エクスポート形式ドロップダウンでHTMLオプションを選択します。

    4. エクスポートポップアップで、次の操作を行えます。

    5. ファイル名を必要に応じて編集します。
    6. 一番上の列のマイナス(-) アイコンをクリックしてすべての列を選択するか、必要な項目のみを個別に選択できます。
    7. ポップアップ右上のフィルターアイコンをクリックして、表示タイプ（クイックビューと詳細ビュー）に基づいて列を選択します。ここからすべての項目オプションを選択することもできます。
    8. 上部の検索バーで必要な列（項目）名を検索し、選択することもできます。
    9. Creator 外でデータを保護するために、エクスポートしたファイルにパスワード保護を有効にできます。開くときにパスワードを要求の横のチェックボックスを選択し、強力なパスワードを指定します。
      Notesメモ: 強力なパスワードとは、大文字・小文字の英字、数字、記号を組み合わせ、個人情報と関連せず、辞書に載っている単語を含まないものです。機微な個人情報（Personally identifiable information）や電子的保護対象医療情報（ePHI）（Electronic protected health information）データを保存する場合は、パスワード保護を使用することを強く推奨します。

    10. エクスポートをクリックします。選択した形式でファイルがダウンロードされます。
    11. エクスポートしたファイルを開く前にパスワードを入力する必要があります（パスワード保護が有効な場合）。

    制限事項

    次の制限は、すべてのレポートタイプに適用されます。

    • エクスポート権限を持つユーザーのみが、レポートデータをエクスポートできます。
    • カスタム処理としてレポートに設定されているものは、エクスポートされません。
    • 次のシナリオでは、PDF の上限は12 MBです。レポートを PDF としてエクスポートした際に、データサイズが 12 MB を超えると処理は失敗し、代わりにサイズが0 MBのファイルがダウンロードされます。
    • HTMLファイルとしてエクスポートする場合、メディア項目はエクスポートされません。また、UI の構築によるパフォーマンスへの影響を防ぐため、エクスポートできるデータは50,000件に制限されます。
    • XLSXファイルとしてエクスポートする場合、ファイルサイズの上限は、既存ユーザーは 150 MB、新規ユーザーは 70 MB です。
    1. データをインポートする
    2. モバイルデバイスでレポートをエクスポートする
    3. タブレットデバイスでレポートをエクスポートする