フォームワークフローのフィールドルールの設定
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フォームワークフローの項目ルールで設定できる処理について説明します。これらの処理では、項目の表示、非表示、有効化、無効化、値の設定など、項目の動作を制御できます。操作を進める前に、フォームワークフローの仕組みと作成方法を十分に理解していることを確認してください。
利用条件
- Creatorのすべてのプランで利用できます
- 特権管理者、管理者、開発者がアクセスできます
1. 項目ルールの処理
項目ルールイベントの処理では、特定の条件に基づいてフォーム内の項目の動作を定義できます。これらのクライアント処理は、セッション中のユーザー操作に動的に応答し、項目の表示設定、アクセス可否、値を制御します。これにより、データ入力が効率化され、フォームの利便性が向上します。これらの処理は、フォームワークフローの作成時に選択したフォームイベントとデータのイベントに基づいて設定され、各項目がユーザー操作にどのように反応するかを決定します。項目ルールイベントに関連付けられる処理は次のとおりです。
- 項目の非表示 - フォーム内の項目を非表示にし、ユーザーから見えないようにします。
- 項目の表示 - フォーム内の項目をユーザーに表示します。
- 項目の無効化 - 項目を無効にし、ユーザーが操作できないようにします。
- 項目の有効化 - 項目を有効にし、ユーザーが操作および入力できるようにします。
- 項目値の設定 - フォーム内の項目にあらかじめ定義された値を自動的に設定します。
- サブフォームの表示／非表示処理
- サブフォームの［新しく追加］の非表示：サブフォームの［新しく追加］ボタンを非表示にし、新しい行を追加できないようにします。
- サブフォームの［新しく追加］の表示：サブフォームの［新しく追加］ボタンを表示し、ユーザーが新しい行を追加できるようにします。
- サブフォームの［削除］の非表示：サブフォームの［削除］ボタンを非表示にし、行を削除できないようにします。
- サブフォームの［削除］の表示：サブフォームの［削除］ボタンを表示し、ユーザーが行を削除できるようにします。
1.1 項目の非表示
初期設定では、フォーム内のすべての項目がユーザーに表示されます。項目の非表示処理では、条件を設定して、特定の項目をユーザーに表示しないようにできます。この処理は、Delugeの項目の非表示タスクに代わるノーコード機能です。
- ［項目の非表示］処理で制御されるのは、操作画面上の項目の表示設定のみです。元のデータには引き続きアクセスでき、ブラウザーの開発者ツールを使用して参照される可能性があります。
- 機密性の高い項目データを完全に非表示にするには、権限セットを使用して、データレベルでアクセスを制限してください。
1.1.1 項目の非表示処理の設定
- フォームワークフローを作成します。その際、データのイベントと、項目の非表示処理に対応するフォームイベント（項目ルール）を選択します。
- ワークフロービルダーで［新しい処理を追加］をクリックします。［新しい処理を追加］画面が右側から表示されます。
- この処理を実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］に設定されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に応じて］を選択し、必要な条件または基準を指定します。ワークフローでの条件の設定について、詳細をご確認ください。
- ［項目の非表示］処理を選択します。
- フォーム内のすべての項目が表示される［項目を選択］ドロップダウンから、非表示にする項目を選択し、［保存］をクリックします。
- 画面右上の［完了］をクリックします。
1.2. 項目の表示
項目の表示処理では、特定の条件に基づいてフォーム内の項目を表示できます。ユーザーの入力に応じて関連する項目のみを表示する動的なフォームを作成する場合に便利です。この処理は、Delugeの項目の表示タスクに代わるノーコード機能で、操作画面から直接設定できます。
項目を表示できるのは、事前に項目の非表示処理またはDelugeの項目の非表示タスクで非表示にした場合のみです。条件が真になったときに項目を表示するよう設定することもできます。
1.2.1. ［項目を表示］処理の設定
- フォームのワークフローを作成する際に、データのイベントとサポートされているフォームイベント（項目ルール）を選択して、［項目を表示］処理を設定します。
- ワークフロービルダーで［新しい処理を追加］をクリックします。［新しい処理を追加］画面が右側から表示されます。
- この処理を実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または基準を指定します。ワークフローでの条件の設定についての詳細をご確認ください。
- ［項目を表示］処理を選択します。
-
フォーム内のすべての項目が表示される［項目を選択］ドロップダウンから、表示する項目を選択し、［保存］をクリックします。
- 画面右上の［完了］をクリックします。
1.3. 項目の無効化
初期設定では、フォーム内のすべての項目が有効になっており、ユーザーはデータを入力または変更できます。［項目を無効化］処理を使用すると、フォームの読み込み時または特定の条件に基づいて指定した項目を無効にし、入力を制限できます。この処理は、Delugeの項目を無効化タスクに代わる、ノーコードの機能です。無効な項目はグレー表示され、項目を有効化処理またはDelugeの項目を有効化タスクを使用して再度有効にするまで、ユーザーは編集できません。これは、特定の状況でのみ編集を許可する項目がある場合に役立ちます。
1.3.1. ［項目を無効化］処理の設定
- フォームのワークフローを作成する際に、データのイベントとサポートされているフォームイベント（項目ルール）を選択して、［項目を無効化］処理を設定します。
- ワークフロービルダーで［新しい処理を追加］をクリックします。［新しい処理を追加］画面が右側から表示されます。
- この処理を実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または基準を指定します。ワークフローでの条件の設定についての詳細をご確認ください。
- ［項目を無効化］処理を選択します。
- フォーム内のすべての項目が表示される［項目を選択］ドロップダウンから、無効にする項目を選択し、［保存］をクリックします。
- 画面右上の［完了］をクリックします。
1.4. 項目の有効化
［項目を有効化］処理は、項目を無効化処理またはDelugeの項目を無効化タスクを使用して無効にした項目を、再度有効にするために使用します。設定した条件を満たすとこの処理が実行され、ユーザーは項目を動的に操作できるようになります。この処理はDelugeの項目を有効化タスクに代わるノーコードの機能で、画面から直接設定できます。
1.4.1. ［項目を有効化］処理の設定
- フォームのワークフローを作成するには、データイベントと、項目の有効化処理の設定でサポートされているフォームイベント（項目ルール）を選択します。
- ワークフロービルダーで、［新しい処理を追加する］をクリックします。画面右側から［新しい処理を追加する］画面が表示されます。
- この処理を実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に応じて］を選択し、必要な条件または抽出条件を設定します。詳しくは、ワークフローでの条件の設定を参照してください。
- ［項目を有効にする］処理を選択します。
-
フォーム内のすべての項目が表示される［項目を選択する］ドロップダウンから、有効にする項目を選択し、［保存する］をクリックします。
- 画面右上の［完了する］をクリックします。
1.5. 項目値の設定
項目値の設定処理では、フォーム内の項目にあらかじめ定義した値を割り当てることができます。これは、Delugeの項目値の設定タスクに代わるノーコード機能です。ワークフローで定義した条件に基づいて、初期値や状況に応じた値を項目へ自動入力する場合に役立ちます。
設定すると、条件が適用されていない場合はフォームの読み込み時に、条件が適用されている場合はフォームの操作中にユーザーの操作が指定条件を満たした時点で、指定した値が項目に自動入力されます。たとえば、［国］項目が［インド］であるかどうかを確認する条件を設定し、ユーザーが［インド］を選択すると、あらかじめ定義した税率（「18%」など）が［税率］項目に自動で適用されます。
- この処理では、指定した条件に基づいて、項目に事前定義した値を動的に設定します。条件が設定されていない場合、フォームの読み込み時に項目へ値が事前入力されます。項目が無効化またはロックされることはありません。
- 値を割り当てた後に項目を読み取り専用にするには、項目の値を設定処理と項目を無効化処理を組み合わせます。これにより、事前入力された値をユーザーが変更できなくなります。
- また、条件を指定せずにフォームの読み込み時に項目の値を設定するには、項目のプロパティにある初期値オプションを使用します。
- 項目の値を設定する処理で設定する値が、項目の最大桁数または文字数の上限内に収まっていることを確認してください。上限を超えると、フォームの送信時にエラーが発生する可能性があります。
- 次の種類の項目では、項目の値を設定処理を使用して値を設定することはできません。
1.5.1 項目の値を設定する処理の設定
- フォームのワークフローを作成するには、「項目の値を設定」処理の設定用に、データのイベントと対応しているフォームイベント（項目ルール）を選択します。
- ワークフロービルダーで、［新しい処理を追加］をクリックします。新しい処理を追加画面が右側から表示されます。
- この処理を実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件を指定します。ワークフローでの条件の設定については、詳細をご参照ください。
- ［項目の値を設定］処理を選択します。
- ［項目名］のドロップダウンから項目を選択し、［項目の値］の項目で値を割り当てます。
- 別の項目に値を設定するには追加アイコン（+）を、設定を削除するには削除アイコン（
）をクリックします。必要な項目と値を設定したら、［保存］をクリックします。
- 画面右上の［完了］をクリックします。
1.6. サブフォームの［エントリーを追加］を非表示にする 処理
メモ：この処理は、サブフォームを含むフォームにのみ設定できます。
サブフォームの追加ボタンを非表示にする処理では、サブフォーム内の［+ 新規追加］ボタンを動的に非表示にし、ユーザーがサブフォームに新しいデータを追加できないようにします。特定の条件に基づいてデータの追加を許可しない場合に役立ちます。
メモ：非表示にした追加ボタンは、サブフォームの追加ボタンを表示する処理を設定すると再表示できます。
例：Creatorの給与管理アプリでは、従業員が経費精算フォーム内のサブフォームを使用して経費の詳細を申請します。経費の合計額が精算の上限額を超えた場合、サブフォームの追加ボタンを非表示にする処理を実行して、それ以上データを追加できないようにします。これにより、組織の経費精算ポリシーに準拠できます。
1.6.1. サブフォームの追加ボタンを非表示にする処理の設定
- フォームのワークフローを作成するには、データの処理と、サブフォームの追加ボタンを非表示にする処理に対応するフォームの処理（項目ルール）を選択します。
- ワークフロー作成画面で、［新しい処理を追加］をクリックします。［新しい処理を追加］画面が右側から表示されます。
- この処理を実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件や抽出条件を指定します。ワークフローでの条件の設定について、詳細をご確認ください。
- サブフォームの［表示／非表示］処理を選択します。
- ［サブフォームの追加ボタンを非表示にする］処理を選択します。
- フォーム内のすべてのサブフォーム項目が表示される［項目を選択］ドロップダウンから、追加ボタンを非表示にするサブフォーム項目を選択し、［保存する］をクリックします。
- 画面右上の［完了］をクリックします。
1.7. サブフォームの追加ボタンの表示
メモ：この処理は、サブフォームを含むフォームにのみ設定できます。
サブフォームの追加ボタンを表示する処理では、サブフォーム内の［+ 新規追加］ボタンを動的に表示し、ユーザーがデータを追加できるようにします。この処理は、サブフォームの追加ボタンを非表示にする処理を使用してボタンを非表示にした後、ユーザーの入力内容やビジネスロジックに基づいて条件付きで再表示する場合にのみ役立ちます。
メモ：あらかじめサブフォームの追加ボタンを非表示にする処理を使用して、［新規追加］ボタンを非表示にしてください。これにより、指定した条件が満たされた場合にのみ、この処理を使用してボタンを表示できます。
例：Zoho Creatorの監査アプリでは、監査担当者が現場監査フォームの項目で［追加の確認が必要］を選択すると、サブフォームの追加ボタンを表示する処理が実行され、チェックリストのサブフォームに［新規追加］ボタンが表示されます。これにより、監査担当者は個々の監査状況に応じた独自のチェックリスト項目を追加できます。フォームを簡潔に保ちながら、追加の精査が必要な場合にのみ拡張できます。
1.7.1. サブフォームの追加ボタンを表示する処理の設定
- フォームワークフローを作成するには、［サブフォームのエントリー追加を表示］アクションを設定するためのデータのイベントと対応しているフォームイベント（項目ルール）を選択します。
- ワークフロービルダーで、［新しいアクションを追加］をクリックします。［新しいアクションを追加］画面が右側から表示されます。
- このアクションを実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対してアクションが実行されます。特定のデータに対してのみアクションを実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または基準を指定します。ワークフローでの条件の設定について、詳細をご確認ください。
- ［サブフォームの表示／非表示］アクションを選択します。
- ［サブフォームのエントリー追加を表示］アクションを選択します。
-
［項目を選択］のドロップダウンから、［エントリーを追加］オプションを有効にするサブフォームを選択し、［保存する］をクリックします。
メモ：このアクションを機能させるには、選択したサブフォーム項目のエントリー追加が、［サブフォームのエントリー追加を非表示］アクションによってあらかじめ非表示に設定されている必要があります。
- 画面右上の［完了する］をクリックします。
1.8. サブフォームのエントリー削除を非表示
メモ：このアクションは、サブフォーム があるフォームにのみ設定できます。
［サブフォームのエントリー削除を非表示］アクションは、サブフォーム内の削除ボタン（）を動的に非表示にし、ユーザーが既存のエントリーを削除できないようにします。入力後もサブフォームのデータを保持する必要がある場合、特に削除によってデータの正確性が損なわれたり、監査要件に違反したりする可能性がある場合に役立ちます。
メモ：非表示にした削除ボタンは、［サブフォームのエントリー削除を表示］アクションを設定すると表示できます。
例：Creatorの在庫管理アプリでは、倉庫担当者が商品受領フォーム内のサブフォームに入荷商品をデータとして登録します。在庫の正確性を維持するため、商品のエントリーが追加された後に［サブフォームのエントリー削除を非表示］アクションを実行し、ユーザーが入荷済みのエントリーを削除できないようにします。これにより、登録したすべての商品を追跡し、監査できるようになります。
1.8.1. サブフォームのエントリー削除を非表示にするアクションの設定
- フォームワークフローを作成するには、［サブフォームのエントリー削除を非表示］アクションを設定するためのデータのイベントと対応しているフォームイベント（項目ルール）を選択します。
- ワークフロービルダーで、［新しいアクションを追加］をクリックします。［新しいアクションを追加］画面が右側から表示されます。
- このアクションを実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対してアクションが実行されます。特定のデータに対してのみアクションを実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または基準を指定します。ワークフローでの条件の設定について、詳細をご確認ください。
- ［サブフォームの表示／非表示］アクションを選択します。
- ［サブフォームのエントリー削除を非表示］アクションを選択します。
- フォーム内のすべてのサブフォーム項目が表示される［項目を選択］ドロップダウンから、エントリー削除を非表示にするサブフォーム項目を選択し、［保存する］をクリックします。
- 画面右上の［完了する］をクリックします。
1.9. サブフォームのエントリー削除を表示
メモ：このアクションは、サブフォームがあるフォームにのみ設定できます。
［サブフォームのエントリー削除を表示］アクションは、サブフォーム内の削除ボタンを動的に表示し、必要に応じてユーザーが既存のエントリーを削除できるようにします。エラーの修正やフォームの詳細情報の更新など、ユーザーがサブフォームのデータを柔軟に管理する必要がある場合に役立ちます。
メモ：
通常、このアクションは条件と組み合わせて使用し、削除を許可するタイミングを制御します。
削除ボタンは、最初に［サブフォームのエントリー削除を非表示］アクションを使用して非表示にしておく必要があります。これにより、指定した条件が満たされたときに、このアクションを使用して削除ボタンを表示できます。
例：製造品質管理アプリでは、検査担当者が検査フォーム内のサブフォームを使用して、検査で不合格となった内容を記録します。フォームの送信後、編集を防止するために、サブフォームのエントリー削除を非表示アクションが実行されます。ただし、通常は管理者が［エントリーの削除を許可］設定を有効にすると、サブフォームのエントリー削除を表示アクションが実行され、必要に応じてエントリーを削除できるようになります。これにより、検査データを柔軟かつ適切に管理できます。
1.9.1. サブフォームのエントリー削除を表示するアクションの設定
- フォームワークフローを作成する際に、データのイベントと、サブフォームのエントリー削除を表示するアクションに対応しているフォームイベント（項目ルール）を選択します。
- ワークフロービルダーで［新しいアクションを追加］をクリックします。［新しいアクションを追加］画面が右側から表示されます。
- このアクションを実行するタイミングを選択します。初期設定では［常時］に設定されており、すべてのデータに対してアクションが実行されます。特定のデータに対してのみアクションを実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または基準を指定します。ワークフローでの条件の設定についてはこちらをご参照ください。
- ［サブフォームの表示／非表示アクション］を選択します。
- ［サブフォームのエントリー削除を表示］アクションを選択します。
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フォーム内のすべてのサブフォーム項目が表示される［項目を選択］ドロップダウンから、エントリーの削除を表示するサブフォーム項目を選択し、［保存］をクリックします。メモ：このアクションを機能させるには、選択したサブフォーム項目のエントリー削除が、サブフォームのエントリー削除を非表示にするアクションによって、あらかじめ非表示になっていることを確認してください。
- 画面右上の［完了］をクリックします。
2. 関連トピック
- フォームワークフローのアクション
- フォームワークフローの通知アクションの設定
- フォームワークフローのデータアクセスアクションの設定
- フォームワークフローの連携の設定
- フォームワークフローのDelugeスクリプトの設定