CRMとメールソフト（クライアント）を別々に使用する場合、顧客や営業活動に関する情報とメールがばらばらになるため、業務を効率的に進めることができません。これを回避するために、Zoho CRMではメールとの連携機能を利用できます。機能のメリットは、次の通りです。

CRMデータとメールを関連付けて整理しておくことで、顧客とのメールのやりとりをよりスムーズに行うことができます。Zoho CRMでは、さまざまな方法で顧客データとメールを関連付けて管理できます。Zoho CRMのメール機能の概要は、次の通りです。

標準のメール送信機能

Zoho CRMには、標準でメール送信機能が用意されています。メールアカウントを設定しなくても、見込み客や連絡先に対してメールを送信したり、送信メールを関連付けたりすることができます。

メールアカウントの設定（受信メールも含めた連携／Zoho Mail連携）

Zoho CRMでは、メールアカウントの情報を設定することで、Zoho CRM内のデータに受信メールも関連付けることができます（この機能は、Zohoのメールサービス「Zoho Mail」との連携により提供されています）。標準のメール送信機能では送信メールのみの関連付けが可能ですが、メールアカウントを設定すると、送信メールと受信メールの両方の関連付けが可能です。自社メールアドレスなどの独自のメールアカウントを設定することも可能です（POP3とIMAPの両方のプロトコルに対応）。また、他のユーザーにメールを共有することもできます（関連情報：Zoho Mailアドオンの概要）。

以下のいずれかの方式（プロトコル）を使用して、Zoho CRM内にメールアカウントを設定できます。

• IMAP：メールはデバイス（端末）ではなくメールサーバーに保存されます。デバイスでは、必要な範囲のメールが読み込まれて表示されます。すべてのメールがサーバーで管理されるため、サーバーを経由して複数のデバイス間でメールを同期することが可能です。
  
  
• POP3：メールはデバイス（端末）にダウンロードされて保存されます。また通常、サーバーのメールは削除されます（一定期間保存する設定も可能ですが、すべてのメールをサーバーに残すことはできません）。このため、複数のデバイス間でメールを同期することはできません。いずれかのデバイスでメールを既読にしても、別のデバイスでは未読のままになります。どのメールを開封、削除、フラグ設定したかも表示されません。また、あるデバイスでフォルダーを作成しても、他のデバイスには複製されません。
  

メールマグネット

メールマグネットは、顧客からのメールを受信したことを、Zoho CRMの画面内ですぐに確認できる機能です。Zoho CRMに登録されている顧客（見込み客／連絡先）からメールを受信すると、画面内に通知が表示されます。なお、この機能の利用には、Zoho Mail連携の設定が必要です（関連情報：メールマグネット）。

Microsoft Outlook用Zoho CRMアドイン

Microsoft Outlookでメールを送受信する場合、Zoho CRMアドインを使用して、Office365アカウントにZoho CRMアカウントを関連付けることが可能です（関連情報：Microsoft Outlook用Zoho CRMアドイン）。

BCCメール取り込み

複数のメールアカウントやメールソフトを使用している場合、メールの管理が煩雑になりますが、BCCメール取り込み機能を利用すると、この問題を解決できます。Zoho CRM以外から送信したメールも、Zoho CRMに取り込んで集約し、顧客情報と関連付けて確認することが可能です。BCCメール取り込み機能では、送信メールをZoho CRMに取り込むための専用のメールアドレスが発行されます。顧客宛てのメールでこのメールアドレスをBCCに設定すると、送信されたメールをZoho CRMに取り込むことが可能です（関連情報：BCCメール取り込み）。