インポート履歴の表示

インポート履歴の表示

Zoho CRMでユーザーが実行した操作の履歴は、自動的に記録されます（監査ログ機能）。操作履歴では、データの編集日時や、データを追加したユーザーなどを確認できます。同様に、Zoho CRMへのデータのインポート処理の履歴も、自動的に記録されます。インポート履歴では、データをインポートしたユーザーや日時、データが適切にインポートされたかどうかなどを確認できます。あわせて、ファイルの詳細も確認できます。なお、個々のタブのデータの インポート 機能の履歴に加え、複数のタブのデータの一括 移行 機能の履歴も確認可能です。

管理者権限を持つユーザーは、他のユーザーによるデータの移行やインポートの履歴もすべて確認できます。管理者以外の権限のユーザーは、自分が実行したデータの移行とインポートの履歴のみを確認できます。［インポート履歴］には、次の詳細情報が表示されます。

  • インポートしたファイル名
  • インポート先のタブ名
  • インポートしたユーザー名
  • インポートの実行日時
  • 追加／更新／スキップされたデータの件数と詳細

［インポート履歴］画面では、次のことができます。
  • インポートの詳細の確認
  • データのインポート処理の確定
  • インポートの取り消し

［インポート履歴］に表示されるのは、過去60日間にインポートしたファイルのみです。［インポート履歴］の各履歴の追加／更新／スキップされたデータの件数をクリックすると、該当のデータを表示できます。履歴の詳細は、データのインポート日から7日間のみ確認できます。以降は、追加／更新／スキップされたデータの件数のみが表示されます。データが正しくインポートされなかった場合など、インポートから30日間はインポートを取り消すことが可能です。30日を過ぎると、インポートの処理が確定され、取り消すことができなくなります。

インポートの詳細の確認

ファイルをインポートすると、［インポート履歴］欄にインポート履歴の詳細が表示されます。データをインポートした日時、ファイルをインポートしたユーザー名、追加／更新／スキップされたデータの件数、スキップの理由などが表示されます。

インポートの詳細を確認するには

  1. ［設定］ → ［データ管理］ → ［インポート］ → ［インポート履歴］ の順に移動します。
    ［インポート履歴］ 画面には、すべてのインポート処理の履歴が、インポート日時などの詳細とともに表示されます。
  2. ［追加済み］ ／ ［更新済み］ ／ ［スキップ］ に対応するリンク（データ件数の表示箇所）をクリックすると、該当のデータの詳細が表示されます。
  3. たとえば、 ［更新済み］ リンクをクリックすると、インポート時に更新されたデータの詳細を確認できます。
    インポートしたファイル内の項目とその値が、一覧に表示されます。元のデータを確認したい場合、行番号を使用すると、ファイル内でデータを簡単に見つけることができます。
  4. ［スキップ］ リンクをクリックすると、Zoho CRMに追加されなかったデータを確認できます。
    インポートしたファイル内の項目と、データがインポートされなかった理由が一覧に表示されます。元のデータを確認したい場合、行番号を使用すると、ファイル内でデータを簡単に見つけることができます。
  5. ［エラーのあるデータの一覧をダウンロードする］ をクリックすると、スキップされたデータのコピーと、データがインポートされなかった理由を取得できます。


メモ：
  • インポートの概要では、過去7日間に実行されたデータの移行またはインポートの情報を確認できます。
  • スキップされたデータの一覧では、インポートしたファイル内の最初の5件の項目の詳細が表示されます。残りの項目の詳細は、データの一覧をエクスポートすると確認できます。エクスポート機能は、スキップされたデータが3,000件未満の場合にのみ使用できます。
  • スキップされたデータをエクスポートすると、インポート処理でZoho CRMの項目と関連付けたすべての項目の値をCSV形式のファイルとして取得できます。また、データがスキップされた理由も表示されます。必要に応じてファイルに変更を加えて、再度インポートすることも可能です。
  • ［追加済み］ ／ ［更新済み］ の一覧には、該当するタブの すべてのデータ の一覧にある項目のみが表示されます。
  • 実際に追加／更新されたデータの件数と、詳細に表示されるデータの件数が一致しない場合があります。不一致が発生する理由は2つあります。
    • データがユーザーによって削除されたため
    • 該当のデータを表示する権限がないため（組織のデータのインポート機能を使用して他のユーザーが担当者であるデータをインポートした場合）

データのインポートの取り消し

インポート後30日間は、インポートの処理を取り消し、Zoho CRMからデータを削除することができます。

インポート処理を取り消すには

  1. ［設定］ → ［データ管理］ → ［インポート］ → ［インポート履歴］ の順に移動します。
    ［インポート履歴］ 画面で、インポート処理の履歴を確認できます。
  2. 対象の処理にカーソルを合わせ、 ［インポートを取り消す］ リンクをクリックして処理を取り消し、インポートしたデータを削除します。

メモ：
  • インポートから30日間が経過すると、インポート処理を取り消すことができなくなります。
  • 連絡先のインポートを取り消すと、該当の連絡先に関連付けられている取引先のインポートも取り消され、Zoho CRMから該当の取引先データが削除されます。
  • 取引先のインポートを取り消すと、該当の取引先に関連付けられている連絡先のインポートも取り消され、Zoho CRMから該当の連絡先データが削除されます。
  • データのインポートが失敗した場合は、［インポート履歴］で該当のデータに目印（！マーク）が表示されます。
インポートの取り消しの処理では、インポートによって追加されたデータを削除することのみが可能です。インポートによって更新された値をインポート前の値に戻すことはできません。
たとえば、Zoho CRMに500件のデータをインポートしたとします。これにより、400件の新規データが追加され、100件の既存データのメールアドレスが更新されました。ここで、インポートの取り消し処理を実行すると、400件の新規データは削除されますが、100件の既存データにおけるメールアドレスの更新処理は取り消されません。 

インポートするデータにおける複数のタグの設定

CSVファイルまたはExcelファイルで連絡先データをインポートする場合は、タグ用の列を追加し、タグ同士をコンマ（,）で区切って入力することで、複数のタグを追加することが可能です（例：中小企業,製造業,経営層）。ただし、インポートファイルのデータによって既存データを更新する場合、既存データのタグはインポートファイルの内容によって上書きされますのでご注意ください。
                                      

インポートするデータにおける複数選択リストの値の設定

CSVファイルまたはExcelファイルで連絡先データをインポートする場合は、複数選択リスト用の列を追加し、値（選択肢）同士をセミコロン（;）で区切って入力することで、複数の値（選択肢）を追加することが可能です（例：スズキ;トヨタ;ホンダ）。ただし、インポートファイルのデータによって既存データを更新する場合、既存データの値はインポートファイルの内容によって上書きされますのでご注意ください。