Projects連携の管理

Projects連携の管理

プロジェクトの作成

Zoho CRMでは、 取引先 連絡先 商談 のプロジェクトを作成できます。CRMアカウントのユーザーは、権限を持っていれば、プロジェクトの作成や関連付けを実行できます。

メモ
  • ユーザーがCRMでプロジェクトを作成するには、Zoho Projectsで プロジェクトの作成権限 を持っている必要があります。
  • ユーザーが特定のプロジェクトでユーザーを追加するには、Zoho Projectsで ユーザーの追加権限 を持っている必要があります。
  • [連絡先]タブからプロジェクトを作成する場合、該当する連絡先にメールアドレスが関連付けられている必要があります。

Zoho CRMのデータ詳細ページから、新しいプロジェクトを作成するには

  1. [取引先] [連絡先] [商談] のいずれかのタブをクリックし、データを選択します。
  2. [データの詳細]ページの[関連リスト]で、Zoho Projectsに移動します。
  3. [新しいプロジェクト] をクリックします。
    プロジェクトの作成権限を持っていないと、アラートが表示されます。



  4. [プロジェクトの詳細]セクション で、次の手順を実行します:
    • [プロジェクト名] を入力します。
    • ドロップダウンリストから、作成済みの テンプレート を選択します。
    • ドロップダウンリストから、 [プロジェクトの担当者] を選択します。
    • プロジェクトの [開始日] [終了日] を入力します。
    • プロジェクトが属する [プロジェクトのグループ] を選択します。( 関連項目: プロジェクトのグループの作成
    • [プロジェクトの概要] を入力します。



    • プロジェクト関連の詳細をさらに追加するには、 [詳細項目の表示] をクリックして、次の手順を実行します:               
      • ドロップダウンリストから、プロジェクトの [請求のステータス] を選択します。  
      • それぞれのドロップダウンリストから、 [請求方法] [プロジェクトの予算] [金額別] / [工数別] )を選択します。
        この2つの項目は、プロジェクトとZoho Booksが連携している場合にのみ表示されます。Zoho Projectsに追加したカスタム項目は、 [詳細項目の表示] をクリックした場合にも表示されます。
        これらのカスタム項目を使用することで、Zoho CRMからさらに情報を取得できます。



    • [プロジェクトのユーザー] セクションで、 [ユーザーの追加] をクリックします。
    • リストからユーザーを選択します。
      Zoho CRMユーザーのみが表示されます。 
    • ユーザーの現在の役割と権限を変更する場合は、ドロップダウンリストから [役割] [権限] を選択します。



  5. [クライアントの詳細]セクション で、 [クライアントのユーザー] を選択します。
    選択したユーザーのみが、プロジェクトにアクセスできます。
    • 連絡先の場合: プロジェクトを追加した連絡先が、クライアントユーザーになります。複数の連絡先をクライアントユーザーとして追加できますが、同一の連絡先を2件のクライアント下に追加することはできません。
    • 取引先と商談の場合: 取引先または商談に関連付けられた、Zoho CRMのすべての連絡先が一覧表示され、クライアントユーザーとして追加できます。



  6. [保存] をクリックします。

プロジェクトの関連付け

Zoho CRMでは、作成済みのプロジェクトを取引先、連絡先、商談に関連付けることもできます。ユーザーがプロジェクトの編集/関連付けを行うには、Zoho Projectsで プロジェクトの編集権限 を持っている必要があります。

既存のプロジェクトを関連付けるには

  1. [取引先] [連絡先] [商談] のいずれかのタブをクリックし、データを選択します。
  2. [取引先]、[連絡先]、[商談]タブの [データの詳細] ページで、 [プロジェクトの関連付け] をクリックします。
    プロジェクトの関連付けの権限を持っていない場合、アラートが表示されます。



  3. [プロジェクトの関連付け] セクションで、次の手順を実行します:         
    • [プロジェクト名] のドロップダウンリストで、プロジェクトを選択します。
      • ユーザーが編集/関連付けの権限を持つプロジェクトのみが表示されます。 
      • すでにデータに関連付けられているプロジェクトは表示されません。選択したプロジェクトの [詳細情報] 、[プロジェクトのユーザー] が追加されます。
    • 必要に応じて、 [プロジェクトの概要] を変更します。
    • ドロップダウンリストから、 [プロジェクト担当者] [プロジェクトのグループ] を割り当てます。
    • プロジェクト関連の詳細を追加/変更するには、 [詳細項目の表示] リンクをクリックします。
      [請求のステータス] [請求方法] [プロジェクトの予算] 、その他のカスタム項目を追加/編集できます。



    • [ユーザーの追加] リンクをクリックし、チェックボックスをオンにして、ユーザーを追加します。
      Zoho CRMユーザーと、そのユーザーのプロジェクトにおける 役割 と 権限 が表示されます。
      必要に応じて、ドロップダウンリストから 役割  権限 を選択できます。



  4. [クライアントの詳細] セクションで、 [クライアントのユーザー] を選択します。
    選択されたユーザーが、プロジェクトにアクセスできるようになります。
    • 連絡先の場合: プロジェクトを追加した連絡先が、クライアントユーザーになります。複数の連絡先をクライアントユーザーとして追加できますが、同一の連絡先を2件のクライアント下に追加することはできません。
    • 取引先と商談の場合: 取引先または商談に関連付けられた、Zoho CRMのすべての連絡先が一覧表示され、クライアントユーザーとして追加できます。



  5. [保存] をクリックします。 
メモ 
  • ポータルの所有者がすでにZoho CRMアカウントに属している場合、ユーザーの1人として自動的に追加されます。

Zoho CRMからの関連プロジェクトの削除

完了したプロジェクトをデータに表示したくない場合は、プロジェクトを削除できます。プロジェクトを削除しても、Zoho Projectsからは削除されません。プロジェクトは、Zoho CRMからのみ削除されます。

プロジェクトを削除するには

  1. [取引先] [連絡先] [商談] のいずれかのタブをクリックし、データを選択します。
  2. [取引先]、[連絡先]、[商談]タブの [データの詳細] ページで、[Zohoプロジェクトの関連リスト]に移動します。
    関連付けられたプロジェクトと、その [プロジェクト名] [プロジェクトのステータス] [プロジェクトの詳細] [進捗状況] の詳細が一覧表示されます。
  3. 該当するプロジェクトの [削除] リンクをクリックします。



プロジェクトのグループの作成

プロジェクトのグループは、新しいプロジェクトの作成時、または、既存のプロジェクトの編集時に作成できます。Zoho CRMのプロジェクトのグループは、[プロジェクト]タブから作成します。

Zoho CRMでプロジェクトのグループを作成するには

  1. [プロジェクト] タブをクリックします。
  2. 左側のパネルで [プロジェクト] をクリックします。
  3. [新しいプロジェクト] をクリックします。
  4. [グループ名] 項目で、 [追加] (+) アイコンをクリックします。
    新しいプロジェクトのグループの名前を入力します。
  5. [グループの 追加] をクリックします。
    新しいプロジェクトのグループを作成しました。これは、既存のプロジェクトと新しいプロジェクトのどちらにも関連付けることができます。



連絡先のプロジェクトの作成

Zoho CRMでは、 連絡先が取引先に関連付けられていない 場合でも、その [連絡先] タブにプロジェクトを作成できます。つまり、プロジェクトを作成するために、連絡先に取引先を関連付ける必要はありません。連絡先のプロジェクト作成時に、取引先なしでプロジェクトを作成するかどうかを確認するメッセージが表示されます。ただし、プロジェクト作成時には、次の点に注意する必要があります: 

  • プロジェクトが作成されると、その 連絡先 はZoho Projectsの クライアント と見なされます。
  • その連絡先はZoho Projectsのダミークライアントとして作成され、すべてのプロジェクトがこのクライアントに関連付けられます。しかし、Zoho CRM内に取引先は作成されません。たとえば、連絡先のメールアドレスが kawasaki@zylker.com の場合、「Kawasaki」という名前のダミークライアントがZoho Projectsに作成されます。この連絡先で作成されたすべてのプロジェクトは、クライアントである「Kawasaki」の下に直接移動されます。 
  • 今後、この連絡先が取引先に関連付けられると、その取引先はZoho Projectsにおけるクライアントの組織と統合され、クライアントの組織名は新しい取引先名に更新されます。たとえば、Kawasakiが「Zylker」という名前の取引先に関連付けられているとします。Projectsでは、クライアント名が「Kawasaki」から「Zylker」に置き換えられます。
  • Projectsのクライアントと統合する際に不一致が生じるため、複数の連絡先に関連付けられている取引先のプロジェクトは作成できません。 
  • 取引先がすでにProjectsのクライアント組織で、連絡先に関連付けられている場合、プロジェクトを作成するとクライアント統合の不一致によりエラーが発生します。

連絡先に新しいプロジェクトを作成するには 

  1. [連絡先] タブに移動し、 データ を選択します。
  2. データの関連リストで、 [Zoho Projects] > [新しいプロジェクト] をクリックします。
  3. ポップアップで、 [はい、続行します] をクリックします。 
  4. フォームにプロジェクトの詳細を入力します。
  5. [保存] をクリックします。



[プロジェクト]タブへのアクセス

Zoho ProjectsとZoho CRMを連携させると、商談を獲得した後に、簡単にプロジェクトを作成して、CRMユーザーに割り当てることができます。完全なプロジェクトの詳細が、Zoho ProjectsからZoho CRMに送信され、[Projects]タブに表示されます。ここでの機能は、Zoho Projectsと同じです。Zoho Projectsで実行するタスクや活動のすべてを、Zoho CRMから実行できます。 関連項目: Zoho Projectsヘルプ

  • [Projects]タブ をクリックすると、iFrameウィンドウが開いて、Zoho Projectsから詳細が読み込まれます。該当するZoho Projectsアカウントの [フィード] セクションが表示されます。



  • [取引先] [連絡先] [商談] [データの詳細] ページからプロジェクトをクリックすると、特定のプロジェクトの [ダッシュボード] が表示されます。

Zoho CRMからのプロジェクトの新しいタスクの作成

連絡先、取引先、商談のプロジェクトに、新しいタスクをすばやく作成できます。Zoho CRMで作成したこのタスクは、Zoho Projectsと同期できます。Zoho Projectsで タスクの追加権限 を持つユーザーは、CRMからタスクを作成/同期のみできます。

新しいタスクを作成するには

  1. 選択したタブの [データの詳細] ページで、[未完了の活動の関連リスト]の [新しいタスク] をクリックします。
  2. 詳細を入力し、 [保存して、Zoho Projectsに追加] をクリックします。



    [保存して、Zoho Projectsに追加] ボタンが表示されない場合は、選択したデータにプロジェクトがないことを意味します。
  3. [Zoho Projectsに追加] ポップアップで、タスクを追加するプロジェクトを選択します。
    ユーザーが属するプロジェクトのみが表示されます。 



    タスクをProjectsアカウントと同期したり、タスクをProjectsに直接追加したりすることもできます。同期アイコンとともに、未完了の活動リストが表示され、Zoho CRMで作成したタスクとProjectsアカウントが同期されていることを確認できます。 



  4. タスク項目が関連付けされ、タスクに関連するメモも同期されます。

    項目の関連付け
    Zoho CRM項目
    Zoho Projects項目
    件名
    タスクの件名
    タスクの作成者
    タスクの担当者
    期限
    - 開始日(現在の日付)
    - 終了日(終了日はCRMのみと同期されます)
    ステータス
    - 完了
    - 未着手


    完了
    - [完了]はZoho Projectsで100%に関連付けされます。
    - その他のステータス(未着手)はProjectsで0%に設定されます。


     

    メモ
    コメント(CRMの[メモ]の内容は、Projectsアカウントで[コメント]として関連付けされ、[メモ]のタイトルは同期されません)
    詳細
    詳細
    優先度
    - 高、最高
    - 低、最低
    - 中
    優先度
    - 高
    - 低
    - 中

  5. [保存] をクリックします。
    選択したプロジェクトにタスクが追加されます。 
メモ 
  • 対象のデータがプロジェクトに関連付けられていない場合、プロジェクトにタスクを関連付けることはできません。
  • Zoho CRMで作成されたタスクにZoho Projectsからコメントを追加すると、そのコメントはZoho CRMの関連付けられた連絡先/取引先/商談に、メモとして追加されます。
  • Projectsから割り当てられたタスク担当者がZoho CRMユーザーでない場合、そのタスクをCRMで作成したユーザーが自動的に担当者となります。CRMから割り当てられたタスク担当者がZoho Projectsのユーザーでない場合、そのタスクはProjectsアカウントで未割り当てのままになります。
  • Projectsではごみ箱がサポートされていないため、CRMのごみ箱から復元されたタスクは、Projectsでは新しいタスクとみなされます。
  • CRMからプロジェクト連携が無効にされた場合、すべてのタスクやメモの同期も解除されます。
  • [終了日] (CRMでのタスクの終了日)項目が同期されるのはCRMのみです。
  • [メモの件名] は、Projectsと同期されません。
  • CRMとProjectsにはそれぞれ独自のリマインダー通知と添付ファイルがあるため、その2つの項目は同期されません。
  • 繰り返しのタスクは、Projectsに送信されません。

タスク、マイルストーン、課題の表示

プロジェクトに関連付けられたタスク、マイルストーン、課題は、Zoho ProjectsからZoho CRMに送信されます。Zoho CRMでは、 [取引先] [連絡先] [商談] タブの [データの詳細] ページでこれらを表示できます。Zoho CRMから、タスクやマイルストーンも追加できます。

タスク、マイルストーン、課題を表示するには

  1. 該当するタブの [データの詳細] ページに移動します。
  2. [Zoho Projects] セクションで、プロジェクトに追加したい[タスク]または[課題]の[完了]バーをクリックします。



  3. 表示されたポップアップウィンドウで、必要に応じて新しいタスク/課題を追加します。
  4. [プロジェクトの完了]をクリックすると、タスクの予定と実績の比較、プロジェクトのステータスなどの重要指標を確認できます。














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