Zoho CRMにデータをエクスポートする

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

Zoho DataPrepのZoho CRMコネクターを使用して、営業データをZoho CRMへエクスポートできます。Zoho DataPrepを活用してデータクレンジング、データ移行、データバックアップなど、さまざまな方法で実施できます。CRMデータをZoho DataPrepでクリーンアップする方法を紹介する短い動画をご覧ください。

Zoho CRMへのデータエクスポート手順

1. 既存のパイプラインを開くか、パイプラインを作成するには、ホームページ、Pipelinesタブ、またはWorkspacesタブから行います。50以上のソースからデータを取り込むことができます。

2. Pipeline Builderページで、データフローの作成と必要な変換の適用が完了したら、ステージを右クリックして宛先を追加オプションを選択します。

3. すべての宛先タブでZoho CRMを検索するか、Zoho Appsカテゴリーでフィルターし、クリックします。

4. 必須の environment を選択し、データをエクスポートしたい environment を選択する environment ドロップダウンから指定します。

以下の2つの環境があります：

Production- Production環境は、アプリケーションやWebサイト、ソフトウェアが実際に稼働し、ユーザーがアクセスできる有効なシステムです。最終的に十分にテストされた商品のバージョンがここにデプロイされ、エンドユーザーに利用可能となります。

テスト環境(BETA)- テスト環境は隔離された環境であり、実際の時間でさまざまな法人ケースをテストおよび認証するために使用されます。これにより、誤ったコードや設定ミスによる問題からproduction環境を保護できます。組織は複数のテスト環境を独立して運用し、既存のシステムに影響を与えることなくテストや変更が行えます。テストが成功した後、変更をproductionアカウントにデプロイできます。Zoho CRMのテスト環境では、組織のユーザーや外部開発者が協力して新しい設定のテストや問題の修正を有効なCRM環境外で実施できます。複数のテスト環境を作成し、異なるCRM設定を個別にテストすることも可能です。

5. データをエクスポートしたいZoho CRMの組織とタブを選択してください。エクスポートできるタブは以下の通りです：

見込み客
連絡先
取引先
商談
キャンペーン
仕入先
ケース
ソリューション
価格表
商品

Zoho CRMでデータをエクスポートできるその他のタブ：

サブフォーム
カスタムタブ

メモ: どのタブでも、Multi選択型ルックアップ項目にはデータをエクスポートできません。

6. データをエクスポートしたいZoho CRMのレイアウトを選択します。

7. エクスポート先のデータの処理方法を決定するため、下記のいずれかの設定を選択してください：

新規データのみ追加：このオプションを使用すると、Zoho CRMに新たにインポートされたデータのみ追加できます。

既存データのみ更新：このオプションを利用すると、選択した項目（項目ベースで照合）に一致する既存データのみ更新されます。

データを追加および更新：このオプションは、選択した項目に一致するデータを更新し、一致しないデータを新たに追加します。

8. ID 項目はデータの照合に使用され、CRMタブから自動入力されます。ただし、照合する項目に基づくドロップダウンから希望する項目を手動で選択することも可能です。なお、選択した項目が必須としてマークされていること、かつ重複を許可しない設定がCRMタブでなされていることを必ずご確認ください。詳細はこちらをクリックしてください。

メモ: Zoho CRM以外のデータ元からインポートしたデータをエクスポートする場合は、照合する項目に基づく欄で必ず値を手動で選択してください。

9. 既存データを更新する場合、既存データの更新時に項目を空にしないようにスキップすることもできます。これにより、DataPrep上で項目が空であっても、CRMデータに既に値が存在する場合に、更新時のデータ損失を防ぐことができます。

10. インポート元と同じタブにデータをエクスポートする際、エクスポートしたデータと照合しないCRM内のデータを削除することが可能です。例えば、見込み客タブからデータをインポートして重複データを削除した場合、同じ見込み客タブへ再エクスポートする際に、重複として削除されたデータをZoho CRMから削除することができます。

メモ: 他のデータソースからZoho CRMへデータをエクスポートする場合、以下のファイルエンコーディング形式が選択可能です：UTF-8、UTF-16、ISO-8859-1、ISO-8859-2、ISO-8859-9、ISO-8859-11、GB2312、GBK、Big5、Shift-JIS、Windows-1251。

11. 保存して、出力先の設定を完了します。

ターゲットマッチングを確認する

Zoho CRM を宛先として設定したステージの DataPrep Studio ページに移動します。

右上隅のターゲットマッチングアイコンをクリックし、表示ターゲットオプションを選択します。ターゲットマッチングが完了していることを確認してください。未完了の場合、エクスポートに失敗することがあります。ターゲットマッチングの詳細についてはこちらをご覧ください。

ターゲットマッチングを確認した後、まず手動実行でパイプラインを試すことをおすすめします。手動実行が正常に完了したら、スケジュールを設定してパイプラインを自動化できます。実行タイプの詳細はこちらをご参照ください。

情報: 各実行はジョブとして保存されます。パイプラインの実行時には、各ステージで申請済みの一連の変換処理を使って、データソースから取得済みのデータが準備され、その後、宛先にエクスポート済みとなります。この完了した処理はジョブページで確認できます。

12. 手動実行がエラーなく成功すると、データは正常にエクスポート済みとなります。手動実行に失敗し、以下のターゲット照合するエラーが表示された場合は、ターゲットマッチングの手順を完了して修正できます。

ターゲットマッチングはDataPrepで便利な機能であり、データモデルの不一致によるエクスポートする失敗を防ぎます。

CRMへのエクスポートする際のターゲットマッチング

ターゲット照合は、データが宛先にエクスポートされる前に行われます。これは、データモデルの不一致によるエクスポート失敗を防ぐためのDataPrepの便利な機能です。ターゲット照合を利用すると、必要なCRMタブをターゲットとして設定し、データ元のデータ列をターゲットに合わせて揃えることができます。これにより、高品質なデータをZoho CRMへシームレスにエクスポートできます。

メモ: ターゲット照合の失敗は、エクスポートの失敗とは異なります。ターゲット照合は、データが実際に宛先へエクスポートされる前に行われます。これにより、スキーマやデータモデルのエラーが事前に検出され、エクスポート失敗を未然に防ぐことができます。

ターゲット照合チェックが失敗した場合

1. エクスポート時にターゲット照合チェックが失敗した場合は、DataPrep Studioページへ移動し、右上のターゲット照合アイコン

をクリックし、ターゲットを表示オプションを選択します。ターゲットのデータモデルが既存データ元データの上部に表示されます。データ元の列は、自動的にターゲットの列と照合されるよう揃えられます（一致する場合）。

ターゲット照合では、一致済み列と未一致列に対して異なるアイコンや提案が表示されます。これらの提案をクリックすることで、既存列とターゲット列の照合を迅速に修正できます。エラーの修正を容易にするため、CRM内のターゲットタブがデータのターゲットとして紐付けられます。DataPrep Studioページ上でデータとテーブルのマッピング、および不一致がある場合はそのエラーも併せて確認できます。エラーアイコンにカーソルを合わせると問題点が表示され、クリックすることで各エラーの解決が可能です。

メモ: 初期設定では、すべての列がグリッドに表示されます。ただし、すべての列リンクをクリックすることで、必須オプションのみをフィルタリングして表示できます。

2. 概要を表示リンクをクリックすると、ターゲット照合エラーの概要を確認できます。概要には、さまざまなモデル照合エラーと、それぞれのエラーに関連付けられた列の数が表示されます。必須のエラー列をクリックし、適用をクリックすると、特定のエラー列のみをフィルタリングして表示できます。

ターゲット照合エラー概要

ターゲット照合エラーセクションでは、発生しているエラーおよび各エラーに関連付けられた列の数が表示されます。
上部のセクションには、エラーカテゴリーと各カテゴリーのエラー数が一覧表示されます。
これらをクリックすることで、パネル内で各カテゴリーに関連するエラーのみをフィルタリングできます。
初期設定の表示ではすべての列が表示されますが、任意のエラーカテゴリーをクリックすると、そのカテゴリーに関連する列を詳細に確認したり、エラーのみ表示チェックボックスを選択することでエラー列のみを表示することができます。
ターゲット照合エラー概要でのフィルター選択は、DataPrep Studioページのグリッドにも適用されます。

ターゲット照合エラー

ターゲットマッチング時のエラーについて、以下に説明します。

未照合列：このオプションでは、データ元およびターゲットで照合されていないすべての列が表示されます。
メモ:
1. ターゲットの必須でない列は、利用可能な場合はデータ元の列と照合するか、無視することができます。
2. データ元のデータをCRM以外からインポートした場合、データ元に存在する追加列はデフォルトではエクスポート時に含まれません。ただし、必要に応じて名前を変更したり、照合して含めることも可能です。
3. データ元のデータをCRMからインポートした場合、ターゲットに存在しないデータ元の列は、照合するか削除しない限りエクスポートを続行できません。ただし、追加列（システム作成済み）はエクスポート時に無視されます。
未照合列オプションを使用する際には、必須列のみ表示オプションを切り替えて、ターゲットで必須に設定されている列があるかどうか確認し、それらを含めることが可能です。また、必須列のみを修正してエクスポートを続行することもできます。

データの種類不一致：このオプションでは、データ元の列でターゲットの列とデータ型が一致していないものが表示されます。
データ形式不一致：このオプションでは、データ元の列で日付、datetime、時間のフォーマットがターゲットのものと異なっている場合に表示されます。
制約不一致：このオプションでは、ターゲットの列のデータ型制約に一致しない列が表示されます。列に制約を追加する方法については、こちらをクリックしてください。
必須列不一致：このオプションでは、ターゲットで必須に設定されているが、データ元では必須になっていない列が表示されます。

メモ: 必須列は、照合されて必須に設定されていない限り、宛先にエクスポートできません。列の上にあるアイコンをクリックして必須に設定できます。また、必須として設定（not null）チェックボックスをデータ型変更変換内で使用して、列を必須に設定することも可能です。
データサイズ超過警告：このオプションでは、ターゲットで許容されている最大サイズを超えるデータを持つ列をフィルタリングします。

3. エラー修正後、Pipeline builderページに移動し、パイプラインを実行してデータをエクスポートできます。手動実行が正常に動作することを確認したら、スケジュールを設定してパイプラインを自動化することも可能です。さまざまな実行タイプについてはこちらをご参照ください。

4. エクスポートが一部失敗した場合は、「Rollback now」機能を使って、Zoho CRMで完了した変更を元に戻すかキャンセルすることができます。エクスポートが成功した場合でも、必要に応じてロールバックが可能です。ロールバックの詳細は次のセクションをご参照ください。

Rollback エクスポートする

CRMタブで部分的なエクスポート失敗が発生した場合、変更内容を元に戻す、またはキャンセルすることができます。Rollback 機能を使用すると、挿入されたデータの削除、更新されたデータの変更取り消し、削除されたデータの復元が可能です。Rollback機能の概要については、下記の動画をご覧ください。