Zoho CRMへのデータエクスポート

Zoho CRMへのデータエクスポート

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Zoho DataPrepのZoho CRMコネクターを使用して、営業データをZoho CRMへエクスポートできます。Zoho DataPrepを活用し、データクリーンアップデータ移行、およびデータバックアップを複数の方法で実行できます。CRMデータのクリーンアップにZoho DataPrepを活用する方法を紹介する短い動画をご覧ください。



Zoho CRMへデータをエクスポートする方法

1. 既存のパイプラインを開くか、新規作成する場合はホーム画面、Pipelinesタブ、またはWorkspacesタブから操作してください。50以上のソースからデータを取り込むことができます。

2. Pipeline Builderページで、データフローの作成と必要な変換を各ステージに適用した後、ステージを右クリックし、Destinationの追加オプションを選択します。



3. すべてのdestinationsタブでZoho CRMを検索するか、Zohoアプリカテゴリーでフィルターをかけ、クリックしてください。



4. 必要なエクスポート先の環境を選択する environmentドロップダウンから選択してください。



下記の2つの環境があります:

Production - 本番環境は、アプリケーションやWebサイト、ソフトウェアが実際に稼働し、ユーザーがアクセスできる有効なシステムです。最終的に十分なテストを経た商品のバージョンが配備され、エンドユーザーに提供されます。

テスト環境(BETA) - テスト環境は、さまざまな法人ケースをリアルタイムでテスト・検証するための分離された環境です。これにより、不具合のあるコードや誤った設定などによる問題から本番環境を保護できます。組織は複数の分離された環境を構築し、既存のシステムに影響を与えることなくテストや変更を行うことが可能です。テストが正常に完了したら、本番アカウントへ変更を反映できます。Zoho CRMのテスト環境では、組織のユーザーや外部開発者も参加し、新しい設定のテストや問題の修正など、有効なCRM環境の外で共同作業ができます。複数のテスト環境を作成し、異なるCRM設定を個別にテストすることも可能です。

5. Zoho CRMでデータをエクスポートしたい組織タブを選択してください。次のいずれかのタブへデータのエクスポートが可能です:
  1. 見込み客
  2. 連絡先
  3. 取引先
  4. 商談
  5. キャンペーン
  6. 仕入先
  7. ケース
  8. ソリューション
  9. 価格表
  10. 商品
その他、Zoho CRMでデータをエクスポートできるタブ:
  1. サブフォーム
  2. カスタムタブ
メモ: マルチ選択ルックアップ項目には、いずれのタブでもデータのエクスポートはできません。
6. Zoho CRMでデータをエクスポートしたいレイアウトを選択してください。

7. エクスポートされるデータの処理方法を決定するために、以下のいずれかの設定を選択してください:
  1. 新規データのみ追加する:このオプションを選択すると、Zoho CRMに新規でインポートされたデータのみを追加できます。
  1. 既存データのみ更新する:このオプションを利用すると、選択済み項目(項目に基づき照合)と一致するZoho CRM内の既存データを更新できます。
  1. 両方追加および更新:このオプションでは、選択済み項目と一致するデータを更新し、一致しない項目値のデータは新規に追加されます。


8. ID項目はデータの照合に使用され、CRMタブから自動入力されます。ただし、照合する基準項目ドロップダウンから希望する項目を手動で選択することも可能です。なお、該当項目が必須としてマークされていること、および重複を許可しないとしてCRMタブで設定されていることを必ずご確認ください。詳細はこちらをクリックしてください。
メモ: Zoho CRM以外のデータ元からインポートしたデータをエクスポートする場合は、照合する基準項目を手動で選択してください。

9. 既存データを更新する場合、既存データの更新時に項目を空欄にしないようスキップすることも可能です。DataPrepで項目が空欄でも、CRMデータにすでに値がある場合、更新時のデータ損失を防げます。

10. インポートしたのと同じタブへデータをエクスポートする場合、エクスポート済みデータと照合しないCRM内のデータをCRMから削除することも選択できます。例えば、見込み客タブからデータをインポートし重複を削除した場合、同じ見込み客タブへエクスポートする際、重複データをZoho CRMから削除することが可能です。



11. 保存して宛先の設定を完了します。

ターゲットマッチングの確認

Zoho CRMが宛先として設定されているステージのDataPrep Studioページに移動します。



画面右上のターゲットマッチングコンをクリックし、「表示ターゲット」オプションを選択します。ターゲットマッチングが完了していることを確認しないと、エクスポートに失敗する場合があります。こちらをクリック してターゲットマッチングの詳細をご覧ください。



ターゲットマッチングの確認が済んだら、まず手動実行でパイプラインの動作をお試しください。手動実行で問題ないことを確認した後、自動化のためにスケジュール設定が可能です。各実行タイプの詳細はこちらをご参照ください。
Info
情報: 各実行はジョブとして保存されます。パイプライン実行時には、データソースから取得済みのデータが各ステージで申請済みの一連の変換を使って準備され、その後データがエクスポート済み先に送信されます。この完了したプロセスはジョブページで確認できます。

12. 手動実行がエラーなく成功した場合、データは正常にエクスポート済みとなります。手動実行が失敗し、下記のターゲット照合するエラーが表示された場合は、ターゲットマッチングの手順を完了することで修正できます。

ターゲットマッチングは、データモデルの不一致によるエクスポートする失敗を防ぐためのDataPrepの便利な機能です。
 


CRMへのエクスポートする際のターゲットマッチング

ターゲットマッチングは、データがエクスポート先に送信される前に実行されます。この機能は、データモデルの不一致によるエクスポート失敗を防ぐ、DataPrepの便利な機能です。ターゲットマッチングを使うことで、必要なCRMタブをターゲットとして設定し、元データの列をターゲットに合わせて照合できます。これにより、高品質なデータをZoho CRMへシームレスにエクスポートできます。
メモ: ターゲットマッチングの失敗は、エクスポート失敗と同じではありません。ターゲットマッチングは、データが実際にエクスポートされる前に行われます。これにより、スキーマやデータモデルのエラーを事前に検出し、エクスポート失敗を未然に防ぎます。

ターゲット照合チェックが失敗した場合

1. エクスポート中にターゲット照合チェックが失敗した場合は、DataPrep Studioページに移動し、右上のターゲットマッチングアイコンをクリックし、ターゲットを表示オプションを選択します。ターゲットのデータモデルが既存の元データの上部に表示されます。元データ内の列は、自動的にターゲットの列に照合されます(一致する場合)。



ターゲットマッチングでは、照合済み列や未照合列ごとに異なるアイコンや提案が表示されます。これらの提案をクリックすると、既存の列をターゲット列に素早く照合・修正できます。エラーの修正を容易にするため、CRM内のターゲットタブがデータのターゲットとして関連付けられます。DataPrep Studioページでデータとテーブルのマッピングや不一致箇所のエラーも確認できます。エラーアイコンにカーソルを合わせて問題内容を確認し、クリックしてエラーごとに解決できます。

メモ: すべての列は初期設定でグリッドに表示されます。ただし、すべての列リンクをクリックして、必須オプションで絞り込むことも可能です。
2. 概要を表示リンクをクリックすると、ターゲット照合エラーの概要が表示されます。概要では、さまざまなモデル照合エラーと、それぞれのエラーに関連付けられている列数が確認できます。必要なエラー列をクリックし、適用をクリックすることで、特定のエラー列のみを表示できます。



ターゲット照合エラー概要

  1. ターゲット照合エラーのセクションには、エラー内容と、それぞれのエラーに関連付けられている列数が表示されます。
  2. 上部のセクションでは、各エラーカテゴリーとそのカテゴリー内のエラー数が一覧表示されます。
  3. 各カテゴリーをクリックして、そのカテゴリーに関連するエラーのみをパネルで絞り込むことができます。
  4. 初期表示では、すべての列が表示されますが、任意のエラーカテゴリーをクリックして詳細を確認したり、エラーのみ表示チェックボックスを選択してエラー列のみを表示することも可能です。
  5. ターゲット照合エラー概要でのフィルター選択は、DataPrep Studioページのグリッドにも反映されます。

ターゲットマッチングエラー

ターゲットマッチング時のエラーについて説明します。
  1. 未照合の列:このオプションでは、データ元およびターゲットで照合されていないすべての列が表示されます。

    メモ:
    1. ターゲットで必須でない列は、利用可能な場合はデータ元の列と照合するか、無視することができます。
    2. データ元データをCRM以外からインポートした場合、データ元に存在する追加の列は初期設定ではエクスポート時に含まれません。ただし、必要に応じてこれらの列の名前を変更し、照合して含めることができます。
    3. CRMからデータ元データをインポートした場合、ターゲットに存在しないデータ元の列は照合するか削除しないとエクスポートを続行できません。ただし、追加の列(システム作成済み)はエクスポート時に無視されます。

    未照合の列オプションを使用する際は、必須列のみ表示オプションを切り替えて、ターゲットで必須に設定されている列があるかどうかを確認し、含めることができます。必須列のみを修正してエクスポートを続行することも可能です。


  1. データの種類の不一致:このオプションでは、データ元からの列で、ターゲットの列とデータの種類が一致しないものが表示されます。
  2. データ形式の不一致:このオプションでは、データ元からの列で、ターゲットと異なる日付・日時・時間形式を持つものが表示されます。
  3. 制約の不一致:このオプションでは、ターゲットの列のデータの種類制約と一致しない列が表示されます。列に制約を追加する方法については、こちらをクリックしてください。
  4. 必須列の不一致:このオプションでは、ターゲットで必須に設定されているが、データ元で必須に設定されていない列が表示されます。

    メモ: 必須列は照合され、必須に設定されていないと宛先へエクスポートできません。列を必須に設定するには、アイコンをクリックしてください。また、データの種類変更変換の下にある必須として設定(null不可)チェックボックスを使用して、列を必須に設定できます。
  5. データサイズ超過警告:このオプションでは、ターゲットで許容されている最大サイズを超えている列をフィルタリングします。

3. エラーを修正した後、Pipeline builderページに移動し、パイプラインを実行してデータをエクスポートします。手動実行が正常に動作することを確認したら、パイプラインの自動化のためにスケジュールを設定できます。各種実行タイプについてはこちらをご覧ください

4. 部分的なエクスポート失敗が発生した場合、Zoho CRM に対して行った変更を元に戻すかキャンセルすることができます。その際はRollback now機能をご利用ください。エクスポートが成功した場合でもロールバックが可能です。ロールバックの詳細は次のセクションをご参照ください。

Rollback エクスポートする

CRMタブでの変更を部分的なエクスポート失敗時に元に戻す、またはキャンセルすることができます。Rollback機能を使用すると、挿入されたデータの削除、更新されたデータの変更取り消し、削除されたデータの復元が可能です。Rollbackエクスポートに関する簡単な動画をご覧ください。



Rollbackの手順

部分的なエクスポート失敗の場合、Rollback now機能を使ってZoho CRMで行った変更を元に戻す、またはキャンセルできます。エクスポートが正常に完了した場合でも、必要に応じてRollbackを実行できます。

 

 

1. OutputタブのRollback nowリンクをクリックし、エクスポートを今すぐRollbackします。




2. Rollbackの詳細を確認し、確認ダイアログでRollbackをクリックします。



3. Rollbackの進行状況が表示されます。Rollbackが進行中は、他の操作を行わないでください。Rollbackプロセスは開始後、元に戻すことはできません。



重要:
1. Rollbackできるのは最新のエクスポートのみです。Rollback data syncリンクは、処理済みデータを使って出力された直近のエクスポートにのみ表示されます。
2. Rollbackプロセスは開始後、元に戻すことができません。Rollbackが進行中は、他の操作を行わないでください。

制限事項

1. エクスポート時にデータを照合するには、照合する based オン 項目の中でID列のみ使用できます。

2. 一度にエクスポートできるデータの最大件数は600,000(60万)です。

3. 親データの各サブフォームに最大100件までエクスポートできます(タブごと)。

サブフォーム内で許可される最大行数は、各サブフォームのプロパティで設定できます。こちらをクリックして詳細をご覧ください。

4. Zoho DataPrepはCRMのワークフロートリガーをサポートしていません。また、初期設定ではZoho CRMもワークフロートリガーをサポートしていません。ただし、Zoho CRMチームに連絡することでワークフローを有効にできます。

関連情報

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