Zoho CRMへのデータエクスポート

Zoho CRMへのデータエクスポート

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Zoho DataPrepからZoho CRMへの営業データのエクスポートがZoho CRMコネクターを使って可能です。Zoho DataPrepを活用してデータクリーニングデータ移行データバックアップなど、さまざまな方法で実施できます。CRMデータをクリーンアップするためのZoho DataPrepの使い方は、こちらの短い動画をご覧ください。



Zoho CRMへのデータエクスポート手順

1. 既存のパイプラインを開くか、パイプラインを作成するには、ホームページ、Pipelinesタブ、またはWorkspacesタブから操作します。50以上のソースからデータを取り込むことができます。

2. Pipeline Builderページで、データフローの作成と必要な変換処理を各ステージに適用した後、ステージを右クリックしてDestinationの追加オプションを選択します。



3. すべてのdestinationsタブでZoho CRMを検索するか、Zohoアプリカテゴリーでフィルターし、クリックします。



4. データをエクスポートしたい必須のenvironmentを選択する environment ドロップダウンから選択してください。



下記の2つのenvironmentがあります:

Production - Production environmentは、アプリケーション、Webサイト、またはソフトウェアが稼働し、ユーザーがアクセスできる有効なシステムです。最終的に完全にテストされたバージョンの商品が配備され、エンドユーザーが利用できる環境となります。

テスト環境(BETA)- テスト環境は、さまざまな法人ケースをリアルタイムでテスト・認証するための分離された環境です。これにより、誤ったコードや設定ミスなどによる問題からProduction environmentを保護できます。組織は複数の分離された環境を運用し、既存システムに影響を与えずにテストや変更を行えます。テストが成功したら、その変更をProductionアカウントに配備できます。Zoho CRM テスト環境を利用することで、組織ユーザーや外部開発者と連携し、有効なCRM環境外で新しい設定のテストや課題の修正が可能です。複数のenvironmentを作成し、異なるCRM設定を個別にテストできます。

5. Zoho CRMでデータをエクスポートしたい組織およびタブを選択してください。次のいずれかのタブにデータのエクスポートが可能です:
  1. 見込み客
  2. 連絡先
  3. 取引先
  4. 商談
  5. キャンペーン
  6. 仕入先
  7. ケース
  8. ソリューション
  9. 価格表
  10. 商品
Zoho CRMでデータをエクスポートできるその他のタブ:
  1. サブフォーム
  2. カスタムタブ
メモ: いずれのタブでも、Multi選択するルックアップ項目へのデータのエクスポートはできません。

6. Zoho CRMへエクスポートするデータの処理方法を決定するため、以下の設定のいずれかを選択してください:
  1. 新規データのみ追加する: このオプションを使用すると、Zoho CRMから新たにインポートされたデータのみ追加できます。
  1. 既存データのみ更新する: このオプションを使用すると、選択済み項目(項目に基づいて照合)と一致する既存データだけをZoho CRM内で更新できます。
  1. データを追加および更新する: このオプションでは、選択済み項目と一致するデータを更新し、一致しない場合は新たにデータを挿入します。



6. ID 項目はデータの照合に使用され、CRMタブから自動入力されます。ただし、項目に基づいて照合ドロップダウンから希望する項目を手動で選択することも可能です。なお、選択した項目が必須としてマークされ、かつ重複を許可しないとしてマークされていることをCRMタブでご確認ください。詳細はこちらをご覧ください。
メモ: Zoho CRM以外のデータ元からインポートしたデータをエクスポートする場合は、項目に基づいて照合で値を手動で選択してください。

7. 既存データを更新する際には、既存データの更新時に項目を空欄にしないようスキップすることもできます。これにより、DataPrepの項目が空で、CRMデータに値がある場合でも、更新時のデータ消失を防げます。

8. インポート元と同じタブにデータをエクスポートする場合、エクスポート済みデータと照合しないCRM内のデータをCRMから削除することが可能です。たとえば、見込み客タブからデータをインポートし、重複を削除した場合、エクスポート時に同じ見込み客タブへ戻す際、重複したデータをZoho CRMから削除することも選択できます。



9. 保存してエクスポート先の設定を確定します。

ターゲットマッチングの確認

Zoho CRMが宛先として設定されているステージのDataPrep Studioページに移動します。



右上隅のターゲットマッチングアイコンをクリックし、「表示ターゲット」オプションを選択します。ターゲットマッチングが完了していることを確認してください。未完了の場合はエクスポートが失敗するおそれがあります。こちらをクリック すると、ターゲットマッチングの詳細をご覧いただけます。



ターゲットマッチングの確認が終わったら、まずは手動実行でパイプラインを試してみることをおすすめします。手動実行で正常に動作することを確認できたら、スケジュールを設定してパイプラインの自動化が可能です。さまざまな実行方法についてはこちらをご参照ください。
Info
情報:各実行はジョブとして保存されます。パイプラインの実行時、データソースから取得済みのデータは、各ステージで申請済みの一連の変換処理により準備され、その後エクスポート済みデータが宛先に送信されます。この完了したプロセスはジョブページで確認できます。

10. 手動実行がエラーなく成功した場合、データは正常にエクスポート済みとなります。手動実行が失敗し、以下のターゲット照合エラーが発生した場合は、ターゲットマッチングの手順を完了することで修正できます。

ターゲットマッチングは、DataPrepでデータモデルの不一致によるエクスポートする失敗を防ぐための便利な機能です。
 


CRMへのエクスポートする際のターゲットマッチング

Target matchingは、データが宛先にエクスポートされる前に実行されます。これは、データモデルの不一致によるエクスポート失敗を防ぐためにDataPrepで提供されている便利な機能です。ターゲットマッチングを利用することで、必要なCRMタブをターゲットとして設定し、データ元のデータ列をターゲットに合わせて照合できます。これにより、高品質なデータをZoho CRMへシームレスにエクスポートすることが可能となります。
メモ: ターゲットマッチングの失敗は、エクスポート失敗と同じではありません。ターゲットマッチングは、データが実際にエクスポートされる前に実行されます。これにより、エクスポートの失敗原因となるスキーマやデータモデルのエラーを事前に検出し、エクスポート失敗を防ぎます。

ターゲット照合チェックが失敗した場合

1. エクスポート中にターゲット照合チェックが失敗した場合は、DataPrep Studioページに移動し、右上隅のターゲットマッチングアイコンをクリックし、ターゲットを表示オプションを選択します。ターゲットのデータモデルが既存のデータ元データの上部に表示されます。データ元の列は、ターゲットの列が見つかれば自動的に照合されます。



ターゲットマッチングでは、照合済みの列や未照合の列に異なるアイコンや提案が表示されます。これらの提案をクリックすることで、既存の列をターゲット列に素早く照合することができます。エラー修正を簡単に行えるよう、CRM内のターゲットタブがデータのターゲットとして紐付けられます。DataPrep Studioページ内で、データとテーブルのマッピングおよび不一致がある箇所のエラーを確認できます。エラーアイコンにカーソルを合わせて内容を確認し、クリックして個別にエラーを解決できます。

メモ: 初期設定ですべての列がグリッドに表示されます。ただし、すべての列リンクをクリックすることで、必須オプションにフィルターをかけることができます。
2. 概要を表示リンクをクリックすると、ターゲット照合エラーの概要が表示されます。概要では、さまざまなモデル照合エラーおよび各エラーに関連する列数が確認できます。必須エラー列をクリックし、適用するをクリックすると、特定のエラー列にフィルターをかけられます。



ターゲット照合エラー概要

  1. ターゲット照合エラーセクションでは、エラーおよび各エラーに関連付けられた列数が表示されます。
  2. 上部のセクションには、エラーカテゴリーと各カテゴリー内のエラー数が一覧表示されます。
  3. 各カテゴリーをクリックして、パネル内で関連するエラーのみをフィルタリングできます。
  4. 初期設定表示ではすべての列が表示されますが、任意のエラーカテゴリーをクリックすると、列を詳細に確認したり、エラーのみ表示チェックボックスを選択してエラー列のみを表示できます。
  5. ターゲット照合エラー概要でのフィルター選択は、DataPrep Studioページのグリッドにも適用されます。

ターゲットマッチングエラー

ターゲットマッチング時のエラーについて、以下に説明します。
  1. 未照合列:このオプションでは、データ元およびターゲットで一致していないすべての列が表示されます。

    メモ:
    1. ターゲットの非必須列は、利用可能な場合はデータ元列と照合するか、無視できます。
    2. データ元データをCRM以外のデータ元からインポートした場合、データ元に存在する追加列は初期設定ではエクスポート時に含まれません。ただし、必要に応じて名称を変更し、照合することで含めることができます。
    3. データ元データをCRMからインポートした場合、ターゲットに存在しないデータ元の列は、照合するか削除しないとエクスポートを続行できません。ただし、追加列(システム作成済み)はエクスポート時に無視されます。

    未照合列オプションを利用する場合、「必須列のみ表示」オプションを切り替えることで、ターゲットで必須と設定されている列があるかどうかを確認し、それらを含めることができます。また、必須列のみ修正してエクスポートを続行することも可能です。


  1. データの種類不一致:このオプションでは、データ元のデータ型がターゲットの列と一致しない列が表示されます。
  2. データ形式不一致:このオプションでは、データ元の列のうち、日付・日時・時間のフォーマットがターゲットと異なる列が表示されます。
  3. 制約不一致:このオプションでは、ターゲット列のデータ型制約に一致しない列が表示されます。列に制約を追加する方法については、こちらをクリックしてください。
  4. 必須列不一致:このオプションでは、ターゲットで必須に設定されているが、データ元では必須に設定されていない列が表示されます。

    メモ: 必須列は照合され、必須として設定されていない限り、宛先にエクスポートできません。列を必須に設定するには、アイコンをクリックするか、「必須として設定(null不可)」チェックボックスをデータの種類変更変換内で使用してください。
  5. データサイズ超過警告:このオプションでは、ターゲットで許容されている最大サイズを超えるデータが含まれる列をフィルタリングします。

3. エラーを修正した後、パイプラインビルダーページに移動し、パイプラインを実行してデータをエクスポートできます。手動実行が正常に動作することを確認したら、パイプラインの自動化スケジュールを設定可能です。実行タイプの詳細はこちらをご参照ください。

4. 部分的なエクスポート失敗が発生した場合、変更内容の取り消しやZoho CRMへの反映をキャンセルするには今すぐロールバック機能を選択できます。エクスポートが成功している場合でも、必要に応じてロールバック可能です。ロールバックの詳細については次のセクションをご覧ください。

Rollback エクスポートする

部分的なエクスポートに失敗した場合、Rollback機能を使ってCRMタブで実行された変更を元に戻したり、キャンセルしたりできます。Rollbackは、挿入されたデータの削除、更新済みデータの変更の取り消し、削除されたデータの復元をサポートします。Rollbackエクスポートについての簡単な動画をご覧ください。



Rollback の手順

部分的なエクスポートに失敗した場合、Rollback now機能を使ってZoho CRMで行った変更を元に戻すことができます。エクスポートが成功した場合でも、必要に応じてロールバックを行うことができます。

 

 

1. OutputタブのRollback nowリンクをクリックし、今すぐエクスポートをロールバックします。




2. ロールバック内容を確認し、確認ダイアログでRollbackをクリックします。



3. ロールバックの進行状況が表示されます。ロールバック実行中は他の操作を行わないでください。ロールバック処理は、一度開始すると元に戻すことができません。



重要:
1. ロールバックできるのは最新のエクスポートのみです。つまり、Rollback data syncリンクは、処理済みデータで出力された直近のエクスポートのみ表示されます。
2. ロールバック処理は一度開始すると元に戻すことができません。ロールバック実行中は他の操作を行わないでください。

制限事項

1. エクスポート時のデータ照合には、照合する based オン 項目内のID列のみ利用できます。

2. 一度にエクスポートできるデータは最大600,000(60万)件です。

3. 各親データのサブフォームごとに最大100件までエクスポート可能です。

サブフォームの行数上限は、それぞれのサブフォームのプロパティで設定できます。こちらをクリックして詳細をご覧ください。

4. Zoho DataPrep は CRM のワークフロートリガーをサポートしていません。また、初期設定では Zoho CRM もワークフロートリガーをサポートしていません。ただし、Zoho CRM チームに連絡することでワークフローを有効化できます。

5. データを Zoho CRM にエクスポートする際、CRM タブのスタンダードレイアウトに存在する項目のみが対象となります。データに他のレイアウトに存在する項目が含まれている場合、それらの項目は考慮されません。

必要なすべての項目がエクスポートされるようにするには:
  1. エクスポートを開始する前に、対象となる CRM タブのスタンダードレイアウトに含めてください。
  1. スタンダードレイアウト内の項目のみが自動的にマッピング・エクスポートされます。スタンダードレイアウトに含まれない項目のデータはスキップされ、データ損失の原因となります。

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