Zoho Flow利用時のベストプラクティス
ワークフローは、組織の業務プロセスや日々の活動の一部です。効果的な業務ワークフローを構築するには、綿密な計画と、意図したとおりに動き続けるようにするための一連のベストプラクティスが必要です。同様に、自動化されたワークフローも、計画とベストプラクティスの活用によって、より効果的になります。
ここでは、Zoho Flow を利用する際に押さえておきたい 10 個のベストプラクティスを紹介します。
1. データ型を一致させる
データ項目に変数をマッピングする際は、挿入する各変数のデータ型に注意してください。たとえば、string 型の変数を、integers のみを受け付ける項目に挿入すると、フローが停止してしまうようなエラーの原因になります。
2. アクションの優先順位付け
フローによっては複数のアクションが必要になる場合がありますが、その一部またはすべてが直前のアクションに依存しないことがあります。このような場合は、重要なアクションを先に配置することを強く推奨します。これにより、前のステップでエラーが発生した場合でも、重要なアクションが影響を受ける可能性を低く抑えられます。
3. サポート終了ステップを優先的に置き換える
サポート終了（非推奨化）は、アプリやそのトリガー、アクションの古いバージョンを削除し、新しいバージョンに置き換えるプロセスです。この場合は必ず事前にお知らせしますので、サポート終了ステップを再設定するための十分な時間があります。
対応手順:
- サポート終了となるトリガーやアクションを使用しているフローを特定する
- サポート終了となるトリガーまたはアクションを再設定する
- すべての項目に正しい変数がマッピングされていることを確認する
4. 日付・時刻形式の変換
アプリによって、日付や時刻の値の扱い方は異なります。たとえば、あるアプリが入力値04-03-2020を受け取った場合、設定によって 2020 年 3 月 4 日とも 2020 年 4 月 3 日とも解釈される可能性があります。フローを作成する際は、日付・時刻の値が正しく変換されていることを必ず確認してください。これにより、フロー内のエラーを最小限に抑え、正しい値を他のアプリに渡せるようになります。詳細はこちら
5. 「テスト & Debug」の活用
テスト & Debugツールを使うと、フローを有効化する前にエラーをトラブルシューティングできます。新しいフローを作成する場合や、既存のフローを変更する場合は、「テスト & Debug」を使用して、その場でエラーを検出・修正してください。
6. フローループを回避する
ループとは、一連の接続されたタスクが繰り返し実行されるシナリオを指します。このようなループを制御しないままにしておくと、無限ループとなり、延々と実行されてしまいます。アプリからデータを取得し、そのデータを同じアプリに戻す（データの重複）ようなステップは、フロー内で極力避けてください。詳細はこちら
7. アプリ連携のテストと再接続
一部のアプリ連携は、時間の経過とともに動作しなくなる場合があります。これは、認証方式の変更やパスワードの変更などが原因となることがあります。フローにとって重要なアプリの連携については、たとえば月に 1 回など、または認証方式を変更したタイミングで、定期的に連携をテストしてください。[設定] > [外部連携] に移動すると、Zoho Flow で作成されたすべての連携の一覧を確認できます。連携の所有者である場合は、[再接続]オプションも利用できます。
8. 変更履歴の追跡に Audit Trail とバージョンを利用する
組織の所有者または管理者であれば、Audit Trailを使用して、Flow 組織内で何が起きているかを追跡できます。Audit Trail は、組織全体のアクティビティログです。
特定のフローにおける変更を追跡したい場合は、Versions機能を利用すると、そのフローのライフサイクル全体を通して行われた変更内容を確認できます。
9. Fetch アクションの活用
ある操作でデータが返されない可能性がある場合は、利用可能であれば Fetch 操作を使用してください。Fetch 操作は、検索用の入力値を受け取り、その入力値に関連付けられたデータの詳細をアプリのデータベースから取得します。取得したデータは、後続のステップで利用できます。詳細はこちら
10. フローとアクションの名前付けと説明の活用
フロー名: 組織内の下書きフロー、有効なフロー、一時停止中のフローの数が増えると、メンバーがそれぞれを見分けるのが難しくなります。これを防ぐ簡単な方法は、利用シーンや対象となるチーム／機能に基づいてフローに名前を付けることです。
フローの説明: フロー作成時に適切な説明を追加しておくと、次の 2 つの点で役立ちます。
- フローで達成したい内容を書き留めておけるため、ステップやロジックの追加がしやすくなる
- 後からフローの目的を確認したいときに、説明を参照できる
アクション名: アクション名は、初期設定では一般的な名前になっていることが多くあります。たとえば、タブエントリーを更新というアクション名だけでは、どのタブのエントリーが更新されるのか分かりません。フローの動作を自分や組織のメンバーが理解しやすくするために、各アクションの内容が具体的に分かるラベルを付けてください。
