Zoho Flow 利用時のベストプラクティス
ワークフローは、業務プロセスや日々の活動の一部です。効果的な業務ワークフローを実現するには、入念な計画と、意図したとおりに機能し続けるための一連の運用方法が必要です。同様に、自動化されたワークフローでも、事前の計画とベストプラクティスの活用が役立ちます。
Zoho Flowを使用する際に役立つ10のベストプラクティスを紹介します。
1. データ型の一致
データ項目に変数を関連付ける際は、挿入する各変数のデータ型に十分注意してください。たとえば、文字列型の変数を、整数のみを受け付ける項目に挿入すると、エラーが発生してフローが停止する可能性があります。
2. アクションの優先順位付け
フローに複数のアクションが必要でも、その一部またはすべてが先行するアクションに依存しない場合があります。このような場合は、重要なアクションを先に配置することを強くおすすめします。これにより、前のステップでエラーが発生しても、重要なアクションが影響を受ける可能性を抑えられます。
3. 廃止予定のステップの優先的な置き換え
廃止とは、古いバージョンのアプリ、トリガー、アクションを削除し、新しいバージョンに置き換えるプロセスです。廃止予定のステップを再設定する時間を十分に確保できるよう、必ず事前にお知らせします。
次の手順を実行します。
- 廃止予定のトリガーやアクションを使用しているフローを特定します
- 廃止予定のトリガーまたはアクションを再設定します
- すべての項目に適切な変数が関連付けられていることを確認します
4. 日時形式の変換
日付と時刻の値の処理方法は、アプリによって異なります。たとえば、アプリが04-03-2020という入力値を受け取った場合、設定に応じて2020年3月4日または2020年4月3日として認識する可能性があります。フローを作成する際は、日時の値が正確に変換されるようにする必要があります。これにより、フロー内のエラーを最小限に抑え、他のアプリに正しい値を渡すことができます。詳細はこちら
5. テストとデバッグの使用
テストとデバッグツールを使用すると、フローを有効にする前にエラーの原因を特定して解決できます。新しいフローの作成時や既存のフローの変更時にテストとデバッグを使用すると、エラーを発見してすぐに修正できます。
6. フローのループの回避
ループとは、連携された一連のタスクが繰り返し実行される状態です。このようなループを制御しないと、無限ループとなって処理が際限なく実行されます。アプリから取得したデータを同じアプリに戻す可能性のあるステップ（データの重複）は、フローに含めないようにしてください。詳細はこちら
7. アプリ接続のテストと再接続
アプリへの接続は、時間の経過とともに機能しなくなることがあります。認証方法やパスワードの変更が原因となる場合があります。フローに不可欠なアプリの接続は、毎月、または認証方式を変更したときなど、定期的にテストしてください。Zoho Flowで作成されたすべての接続の一覧を確認するには、［設定］→［接続］に移動します。接続の所有者には、再接続のオプションも表示されます。
8. 監査履歴とバージョンによる変更の追跡
組織の所有者または管理者は、監査履歴を使用して、Zoho Flowの組織内で行われた操作を追跡できます。監査履歴は、組織全体の活動を記録したログです。
特定のフローの変更を追跡するには、バージョンを使用すると、フローの作成後に行われた変更を確認できます。
9. データ取得アクションの使用
アクションからデータが返されない可能性がある場合は、利用できればデータ取得アクションを使用してください。データ取得アクションでは、検索条件を入力すると、その条件に関連するデータの詳細がアプリのデータベースから取得されます。取得したデータは、後続のステップで使用できます。詳細はこちら
10. フローとアクションの命名、説明の使用
フロー名：組織内で下書き、稼働中、一時停止中のフローが増えると、メンバーが各フローを識別しにくくなります。用途や使用するチーム、機能に基づいてフローに名前を付けることで、簡単に識別できるようになります。
フローの説明：フローの作成時に適切な説明を入力すると、次の2つの利点があります。
- フローで実現する内容を記載できるため、ステップやロジックを追加しやすくなります
- 後からフローの目的を確認する際にも参照できます。
アクション名：アクション名は通常、初期設定では汎用的な名前になっています。たとえば、タブのデータを更新というアクション名だけでは、どのタブのデータが更新されるのか分かりません。自分や組織のメンバーがフローの仕組みを理解しやすいように、具体的なアクションの内容が分かるラベルを付けてください。