概要

       

1. ［設定］→［メールと通知］→［メール］の順に移動します。
   
   
   
   

2. 必要に応じて、［新しいデータ］／［更新されたデータ］タブに移動し、
   ［設定する］をクリックします。
   
   新しいデータ： ［新しいデータ］タブでテンプレートを設定すると、新しいフォームの入力データが送信された際に、メール通知が送信されます。［新しいデータ］では、最大2件のメールテンプレートを設定できます。たとえば、自分宛てに通知を送るテンプレートを1件、回答者宛てに通知を送るテンプレートを1件、設定できます。
   
   更新されたデータ： ［更新されたデータ］タブでテンプレートを設定すると、既存のデータが更新された際に、メール通知が送信されます。
   ［更新されたデータ］では、最大2件のメールテンプレートを設定できます。

3. ［差出人］アドレスを選択します。標準の［差出人］メールアドレスを変更する場合は、さまざまな［差出人］アドレスの選択肢についてご確認ください。詳細はこちら。
   

4. メールに［差出人名］を表示する場合は、右側の［差出人］アドレスセクションの横にある［差出人名を追加する］をクリックして設定します。 
   

5. 組織内のユーザーにメールを送信するには、［宛先］欄で相手のメールアドレスを検索します。 
   回答者にメールを送信するには、フォームにメールアドレスを収集するためのメール項目を追加し、［宛先］セクションにある（差し込み）アイコンをクリックして、フォームからこのメール項目を挿入する必要があります。また、チェックボックス、ドロップダウン、ラジオボタン、複数選択、画像選択といった選択肢に応じた項目で［値を設定する］が設定されている特定のアドレス宛てに、メールを送信することも可能です。
   
   非公開で共有されたフォームの回答者にメールを送信するには、追加されたメールアドレスを選択します。
   
   メールアドレスを入力することで、Zoho Formsをご利用でない方にもメールを送信できます。
   
   

6. 返信メールを差出人アドレスではなく別のメールアドレスに転送したい場合は、［返信先の追加］をクリックします。チームメンバーやZoho Formsを利用していないユーザーにメールのコピーを送信し、情報を共有したい場合は、［宛先］欄の［CCを追加する］をクリックし、相手のメールアドレスを入力します。先ほどと同様、各セクションの横にあるアイコンをクリックすると、フォームのメール項目をメールに含めることができます。
   非公開で共有されているフォームにおいて、回答者に最新情報を共有し続けるには、［追加されたメールアドレス］を選択します。

   メモ：  ［返信先］項目には、最大20名まで受信者を指定できます。

   
   

   
   

   メモ：［宛先］欄および［CC］欄には、それぞれ最大50件のメールアドレスを登録できます。［宛先］と［CC］のアドレスを合わせて、合計で最大70名の受信者にメールを送信できます。
7. ［件名］を入力し、［メッセージ］欄にメール本文を入力します。 
   
   

8. アイコンをクリックし、必要な項目を選択することで、フォームの回答内容を件名や本文に組み込むことができます。 

   メール本文にすべてのフォーム項目を含めるには、［差し込み］アイコンをクリックし、フォームの概要で［すべての項目］を選択します。
   
   メール本文に表示されないようにする空欄の項目がある場合、［入力済みの項目］を選択します。
   データが更新された際にメールを送信するように設定する場合、［編集済みの項目］を選択することで、変更された項目をメール本文に含めるように設定できます。 
   

   メモ：  フォームの概要の内容（すべての項目／入力済み項目／修正済み項目）をメッセージに含めることができるのは、一度のみです。

   
   

   では、をクリックすると画像を挿入、
   をクリックするとリンクを挿入、をクリックすると表を挿入できるほか、メッセージ内のテキストの書式設定を行うことができます。
   

   
   

   また、アイコンをクリックすると、ZohoのAIアシスタント「Zia」を使用してメール本文を生成できます。プロンプトを入力するだけで、文脈に即したメール本文を数秒で生成できます。内容が適切になるまで何度でも再生成でき、さまざまな言語に翻訳できるため、幅広いユーザー層にリーチできます。たとえば、「イベント登録フォームの回答者へのお礼と、今後の流れを伝える確認メールを作成する」と入力すると、数秒でメールの本文が生成されます。

   

   Zoho Formsでは、メールメッセージの作成のためにZiaに入力されたメール本文を保存したり処理したりすることはありません。
   メモ： フォームの概要の内容（すべての項目／入力済み項目／修正済み項目）をメッセージに含めることができるのは、一度のみです。
   
   
9. 当社の「高度なメールエディタ」を使用すれば、魅力的なメールを作成したり、メールの内容を個別化したりすることができます。これを行うには、［詳細編集画面を使用する］をクリックします。
   

   

   
   

10. メールテンプレートに追加できる添付ファイルの種類は、以下のとおりです。
    

    
    添付ファイルのアップロード用の項目：

    フォームの送信時にアップロードされるファイルです。これには、文書、音声、動画、画像などが含まれます。1通のメールにつき、最大20件の添付ファイルが可能です。

    添付ファイル：

    プライバシーポリシー、利用規約、会社案内などの追加ファイルを、こちらに添付できます。これらは回答者が送信した内容とは別のもので、最大4件まで添付できます。
    
    

11. その下では、メール通知にフォームの送信内容をPDF形式で添付するかどうか、差し込み文書を添付するかどうか、回答を編集するためのリンクを含めるかどうかを選択できます。
    
    

メモ： 

1. 新規データ用のメール通知テンプレートを設定する際、［フォームのデータの入力者に通知する］の設定は、以前にこの機能を選択していないユーザーには表示されません。フォームの回答者にメールを送信したり、最新情報を共有したりするには、非公開で共有されたフォームの場合、［宛先］またはCCの欄に、［追加されたメールアドレス］を選択します。
   
2. データの更新に関するメール通知テンプレートを設定するには、［フォームのデータのを編集するユーザーに通知する］を選択することで、特定の回答を編集したユーザーにメールを送信できます。また、非公開で共有されたフォームの場合、［宛先］または［CC］に追加されたメールアドレスを選択することで、フォームの回答者にもメールを送信できます。
   

メール通知テンプレートを保存すると、テンプレートの概要を確認できます。 

画面右上の［+新しいテンプレート］をクリックすると、さまざまなコミュニケーションの要件に応じて、複数のメールテンプレートを作成カスタマイズできます。たとえば、フォームの送信について回答者と管理者の両方にメールを送信する必要がある場合、それぞれのメールに適切な詳細を記載した別々のテンプレートを設定することで、関係者全員に情報を確実に伝えることができます。

差出人アドレスの変更

メモ：差出人アドレスとしてnotification@zohoforms.comを選択した場合、受信者として追加できるのは、自身の組織内のユーザーのみとなります。返信先アドレスは、フォーム所有者のメールアドレスとなり、変更できません。

予備のメールアドレスの追加 

予備のメールアドレスを追加するには：

1. ページ右上にあるプロフィール写真をクリックします。［自分のアカウント］をクリックします。

2. ［プロフィール］タブを開き、左側のメニューから［メールアドレス］をクリックします。

3. ［メールアドレスを追加する］をクリックします。
   
   
   
   
   

4. ポップアップ画面で予備のメールアドレスを入力し、［追加する］をクリックします。

5. 追加したメールアドレスに送信されたワンタイムパスワードを入力し、［認証する］をクリックします。

メモ：この予備のメールアドレスは、他のZohoサービスへのアクセスには使用されていないアドレスである必要があります。

差出人メールアドレス              

「差出人メールアドレス」とは、回答者へメール通知を送信する際に使用する、差出人のアドレスを指します。Zoho Formsの組織に所属している同僚、またはご自身が管理者もしくはモデレーターを務めるZohoグループに所属している同僚のメールアドレスを、フォームの差出人メールアドレスとして使用できます。組織のユーザーのメールアドレスを差出人メールアドレスとして使用するには、まずそのユーザーの許可を得る必要があります（Zohoグループを差出人メールアドレスとして使用する場合は、許可を得る必要はありません）。       

設定するには：

1. フォームの一覧画面の［設定する］で、［管理画面］をクリックします。

2. ［通知設定］で、［差出人メールアドレス］をクリックします。
   
   
   

3. ［差出人メールアドレスの一覧］で、［差出人メールアドレスを追加］をクリックし、フォームの差出人メールアドレスとして使用するユーザーのメールアドレス、または自身が管理者およびモデレーターを務めるグループのメールアドレスを入力します。
   
   

4. ユーザーには、申請を承認または拒否するためのアプリ内通知が届くほか、メールの送信を選択した場合は、メール通知も送信されます。 
   

5. ユーザーから承認が得られ次第、メールアドレスを、フォームの［差出人］メールアドレスとして使用できます。

メモ：グループメールアドレスを差出人メールアドレスとして追加できるのは、「ベーシック」プラン以上をご利用の場合に限られます。組織のユーザーのメールアドレスを差出人メールアドレスとして追加する場合は、「スタンダード」プラン以上にアップグレードする必要があります。

メール通知の設定中に［差出人メールアドレス］のドロップダウンメニューを使用して、差出人メールアドレスを追加することも可能です。 

差出人メールアドレスの権限管理

Zoho Formsの組織内のユーザーに対して、自身のメールアドレスを使用するための権限を管理できます。［権限を管理する］では、新しい申請を承認／却下したり、既存のユーザーのアクセス権を取り消したりできます。

差出人メールアドレスの権限を管理するには：

1. フォームの一覧画面の［設定する］で、［管理画面］をクリックします。

2. ［通知設定］で、［差出人メールアドレス］をクリックします。
   

3. ［差出人メールアドレス］で［権限を管理する］をクリックします。
   

   

4. あなたのメールアドレスの利用許可を申請したユーザーの一覧が表示されます。 
   

5. 新しい申請を承認／却下したり、既存のユーザーのアクセス権を取り消したりすることができます。

メール通知内のリンクの追加

メール本文内にリンクを挿入することで、回答者を即座にWebページやほかのフォームに誘導したり、特定のメールアドレスへメールを送信したりできます。

Webページへのリンク    

メール本文内にWebページのURLを記載することで、回答者を任意のページへ誘導できます。たとえば、自社のビジネスについてより詳しい情報を提供するために、Webページへのリンクを掲載できます。

設定するには：

1. メール通知テンプレートを設定するには、メッセージセクションでアイコンをクリックし、アイコンを選択します。ポップアップ画面で［URL］を選択します。 

2. ［表示テキスト］に、メール内でリンクとして表示されるテキストを入力します。
   

3. 回答者がリンクをクリックした際に、このURLへリダイレクトされる［Webサイトのアドレス］を入力します。
   
   

   
   
   
   
   

4. ［完了する］をクリックします。

メールへのリンク    

メール通知内にメールアドレスへのリンクを掲載することで、回答者は必要な担当者に素早くメールを送信できるようになります。 

設定するには：

1. メール通知テンプレートを設定するには、メッセージセクションでアイコンをクリックし、アイコンを選択します。ポップアップ画面で［メールアドレス］を選択します。 

2. ［表示テキスト］に、メール内でリンクとして表示されるテキストを入力します。

3. ［メールアドレス］を入力します。回答者がリンクをクリックした際に、このメールアドレス宛てにメールが送信されるようになります。

4. リンクをクリックした際に事前入力される［メールの件名］を入力できます。
   
   たとえば、ユーザーは「Zylkerサポートへのお問い合わせ」をクリックすることで、製品に関するお問い合わせについてサポートチームに連絡できます。宛先と件名が事前入力されたメールの下書き画面が表示されます。
   
   

   
   
   
   
   

事前に入力済みの値があるフォームへのリンク    

メール通知にフォームのリンクを追加することで、回答者に次のステップとして別のフォームに記入してもらうことができます。また、現在のフォームからリダイレクト先のフォームへ値を引き継ぐことで、フォーム入力の手間を軽減することができます。

メールにフォームへのリンクを追加するには：

1. メール通知テンプレートを設定するには、メッセージセクションでアイコンをクリックし、アイコンを選択します。ポップアップ画面で［別のフォーム］を選択します。 

2. ［表示テキスト］に、メール内でリンクとして表示されるテキストを入力します。

3. ［フォーム名］で、回答者をリダイレクトさせるフォームを検索します。

リダイレクト先のフォームに値を事前入力するには、［フォーム名］で選択したフォームの［項目の別名］を設定してください。次に、メール通知を設定する際、［フォームの移動処理時の値の自動入力］を選択します。

フォームの回答を編集するためのリンク

回答者へ確認メールを送信するためのメール通知ワークフローを設定する際、メール内に、送信者が送信済みの回答を編集するためのリンクを含めることができます。設定するには：

1. メール通知テンプレートを設定するには、メッセージセクションでアイコンをクリックし、アイコンを選択します。ポップアップ画面で［別のフォーム］を選択します。
   

2. ［表示テキスト］に、メール内でリンクとして表示されるテキストを入力します。
   
   

   

今後、このメールには、送信者がフォームへの回答内容を編集するためのリンクが含まれるようになります。

メモ：送信者が自身の回答を編集できるリンクをメール通知に含める機能は、［設定］→［送信と保存］→［送信内容の編集］の順に移動し、［送信者に対して送信内容の編集を許可する］で［はい］を選択した場合にのみ有効になります。

メール通知テンプレートの設定時に［送信内容を編集するためのリンクを含める］を選択することで、回答編集用のリンクを含めることもできます。

フォーム回答に基づくメールの送信

特定の条件が満たされた際にメール通知が送信されるよう、フォームのルールを設定できます。これにより、ワークフローを設定し、フォームへの回答内容に応じてさまざまなメールを送信できるようになります。
この機能は、以下の用途にご利用いただけます。

1. 回答者のフォームへの回答内容に基づいて、個別にカスタマイズしたメールを送信できます。
   

1. 回答者の入力内容に基づき、組織内の選択したメンバーにメールを送信できます。
   

条件付きワークフローに基づいてメールを送信するには、［ルール］タブで［フォームのルール］を選択し、［メールを送信する］を選択します。

条件付きメールのワークフローの設定に関する詳細ついては、こちらをご参照ください。

効果的なメールの作成に関する詳細ついては、こちらをご参照ください。