メール

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概要

メール通知を使用すると、世界中のさまざまなタイムゾーンにいるフォーム回答者に通知を送信できます。注文の受領書、参照番号、関連書類、請求書など、長期間にわたって参照できる重要な情報をユーザーが管理するのに役立ちます。  
       


新しいフォーム入力を受信したとき、または既存のデータが更新されたときに、自分やチームに通知するように、メールテンプレートを設定できます。また、回答者に個別のメールを送信して受付確認を行ったり、メールに回答の概要を含めたり、 便利なリンクを含めること、 ドキュメントの添付、画像の挿入などによって商品やサービスに関する詳細情報を提供したりできます。回答者とのコミュニケーションを維持することで、強固な顧客基盤の構築につながります。

Email Notifications    

送信されたフォーム回答に基づいて、 条件付きメール通知 を送信したり、参照用にフォーム送信内容をPDFとして添付したり、回答者が回答を編集できるリンクをメールに含めたりするなど、さまざまな操作を行えます。

メールテンプレートの設定

メールテンプレートを作成して、フォーム入力が追加されたときや既存のデータが更新されたときに通知できます。
メールテンプレートを設定するには、
  1. ［設定］に移動し、 ［メール＆通知］→［メール］を選択します。

    Configure Email Notification

  2. 必要に応じて［新しいデータ／更新されたデータ］タブに移動し、［設定］をクリックします。
    ［新しいデータ］    ：     ［新しいデータ］タブでテンプレートを設定すると、新しいフォーム入力を受信したときにメール通知が送信されます。新しいデータでは、最大2件のメールテンプレートを設定できます。たとえば、自分に通知するテンプレートと回答者に通知するテンプレートを1件ずつ設定できます。

    ［更新されたデータ］：         ［更新されたデータ］タブでテンプレートを設定すると、既存のデータが更新されたときにメール通知が送信されます。 更新されたデータでは、最大2件のメールテンプレートを設定できます。

  3. ［差出人］アドレスを選択します。 デフォルトの差出人メールアドレスを変更する場合は、詳細はこちらから各種 差出人アドレスのオプションをご確認ください。

  4. メールに［差出人名］を表示する場合は、［差出人］アドレスセクションの右側にある［差出人名を追加］をクリックして設定できます。

  5. 組織内のユーザーにメールを送信するには、［宛先］セクションで対象ユーザーのメールアドレスを検索します。
    回答者にメールを送信するには、メールアドレスを収集するためのメール項目をフォームに追加し、［宛先］セクションの（差し込み）アイコンをクリックして、このメール項目をフォームから挿入する必要があります。チェックボックス、ドロップダウン、ラジオ、複数選択、画像選択などの選択式項目で値の割り当てに関連付けられた特定のアドレスにもメールを送信できます。

    非公開共有フォームの回答者にメールを送信するには、［追加されたメールID
    ］を選択します。
    Zoho Forms以外のユーザーにも、メールアドレスを入力してメールを送信できます。

  6. メールへの返信を差出人アドレス以外の別のメールアドレスに転送する場合は、［返信先を追加］をクリックします。また、メールのコピーをチームやZoho Forms以外のユーザーに送信して情報共有するには、宛先アドレスセクションで［CCを追加］をクリックし、メールアドレスを入力します。前述と同様に、各セクションの横にあるアイコンをクリックして、フォームのメール項目を挿入できます。 非公開共有フォームで回答者にも情報を共有するには、［追加されたメールID］オプションを選択します。

    Notesメモ：返信先項目には最大20件の受信者を含めることができます。


    Notesメモ：［宛先］セクションと［CC］セクションには、それぞれ最大50件のメールアドレスを含めることができます。宛先とCCのアドレスを含め、合計で最大70件の受信者にメールを送信できます。
  7. ［件名］を入力し、［メッセージ］にメール本文を作成します。
    Email Content

  • 件名と本文では、アイコンをクリックして必要な項目を選択することで、フォームの回答の値を差し込めます。
    差し込みアイコンをクリックし、［すべての項目］オプション（フォームの概要内）を選択すると、メール本文にすべてのフォーム項目を含めることができます。
    メール本文で空のフォーム項目を除外するには、［空でない項目］オプションを選択します。
    データの更新時にメールを送信するよう設定している場合は、［変更された項目］オプションを選択すると、変更された項目をメール本文に含めることができます。
    Notesメモ：フォームの概要のオプション（［すべての項目］、［空でない項目］、［変更された項目］）は、メール本文に1回だけ含めることができます。


    のオプションでは、    をクリックして画像を挿入できます。リンクは、次のアイコンをクリックして挿入できます：   。表は次のアイコンをクリックして挿入できます：   。また、メッセージ内のテキストを書式設定することもできます。
    More Options
    ZohoのAIアシスタントであるZoho Ziaを使用してメール本文を生成するには、アイコンをクリックします。プロンプトを入力すると、プロフェッショナルで文脈に合ったメール本文を数秒で生成できます。内容が適切になるまで再生成したり、さまざまな言語に翻訳してより多くの対象者に届けたりできます。たとえば、「イベント登録フォームの確認メールを作成し、回答者にお礼を伝え、次に想定される内容を共有してください」と入力すると、メール本文が数秒で生成されます。
    Info
    Zoho Formsでは、メール本文を生成するためにZoho Ziaに入力したメール内容を保存または処理することはありません。
    Notes メモ：フォームの概要のオプション（［すべての項目］、［空でない項目］、［変更された項目］）は、メール本文に1回だけ含めることができます。

  • 高度なメールエディターを使用すると、見栄えのよいメールを作成し、メール本文をカスタマイズできます。これを行うには、［高度なエディターを使用］をクリックします。
    Advanced Email Editor

  • 次のメール添付ファイルを含めることができます。


    項目でアップロードされた添付ファイル：

    フォーム送信時に回答者がアップロードしたファイルです。ファイル、音声、動画、画像を含めることができ、1通のメールにつき最大20件の添付ファイルを追加できます。

    添付ファイル：

    プライバシーポリシー、サービス規約文書、会社案内などの追加ファイルを、こちらに含めることができます。これらはユーザーの送信内容とは独立しており、最大4件の添付ファイルを追加できます。

    Attachments

  • 下部では、メール通知に、フォームの送信内容のPDF、差し込み文書、フォーム回答を編集するリンクを含めるかどうかを選択できます。

    • Notes
    メモ：
    1. 新しいデータ用のメール通知テンプレートを設定する際の［フォーム回答者に通知］オプションは、以前にこのオプションを選択していないユーザーには利用できません。フォーム回答者にメールを送信する、または共有先に含めるには、非公開共有フォームで、［To］アドレスまたは［CC］に［追加したメールアドレス］を選択します。
    2. 更新されたデータ用のメール通知テンプレートを設定する際は、［フォーム回答を編集したユーザーに通知］オプションを選択すると、その特定のデータを更新したユーザーにメールを送信できます。また、［追加したメールアドレス］を［To］アドレスまたは［CC］に選択すると、非公開共有フォームのフォーム回答者に送信できます。
    メール通知テンプレートを保存すると、メールテンプレートの概要を確認できます。
    右上の［+ 新しいテンプレート］をクリックすると、さまざまなコミュニケーションのニーズに合わせて複数のメールテンプレートを作成、カスタマイズできます。たとえば、フォーム送信について回答者と管理者の両方にメールを送信する必要がある場合、別々のメールに関連情報を含む個別のテンプレートを設定して、全員に情報を共有できます。

    Template Summary

    ［From］アドレスの変更

    メール通知テンプレートを設定する際、［From］アドレスは、初期設定でフォーム所有者のメールアドレスになります。送信者アドレスとして、notifications@zohoforms.com、予備のメールアドレスを追加する、または同僚のメールアドレスを使用する（送信者メールアドレス）に変更できます。同僚がZoho Forms組織、またはあなたが管理者／モデレーターであるZohoグループに所属している場合に利用できます。

    初期設定の［From］アドレスを変更する予定がある場合は、以下の点に留意してください。
    1. 実在する有効なメールアドレスを使用してください。無効なメールアドレスや存在しないメールアドレスを使用すると、メール通知が迷惑メールとして判定される可能性があります。
    2. メールが迷惑メールとして扱われないように、Webサイトのドメインに対応するメールアドレスを使用してください。
    3. ［From］メールには、無料メールサービスプロバイダーのメールアドレスを使用しないことをおすすめします。一部のメールサーバーでは、これらのプロバイダーからのメールが迷惑メールとして分類される場合があります。
    4. フォーム回答者のメールアドレスを［From］メールとして使用しないでください。
    Notes メモ：差出人アドレスに notification@zohoforms.com  を選択した場合、受信者として追加できるのは組織内のユーザーのみです。返信先アドレスはフォーム所有者のメールアドレスになり、変更できません。

    予備メールアドレスの追加    

    予備メールアドレスを追加するには、

    1. ページ右上にあるプロフィール画像をクリックします。［マイアカウント］をクリックします。

    2. ［プロフィール］タブで、左側のメニューから［メールアドレス］をクリックします。

    3. ［メールアドレスを追加］をクリックします。

      Add secondary email address

    4. ポップアップで予備メールアドレスを入力し、［追加］をクリックします。

    5. 追加したメールアドレスに送信されたワンタイムパスワードを入力し、［認証］をクリックします。

    Notes メモ：予備メールアドレスは、他のZohoサービスへのアクセスに使用されていない必要があります。

    送信者メールアドレス              

    送信者アドレスとは、回答者にメール通知を送信する際に使用する差出人アドレスです。同僚のメールアドレスは、その同僚がZoho Forms組織に所属している場合、または自分が管理者またはモデレーターであるZohoグループに所属している場合に、フォームの送信者アドレスとして使用できます。組織ユーザーのメールアドレスを差出人アドレスとして使用するには、事前にそのユーザーの許可を要求する必要があります（Zohoグループを送信者アドレスとして使用する場合、許可の要求は不要です）。      

    設定するには、

    1. フォーム一覧ページの左側のペインで、［設定］の下にある［コントロールパネル］をクリックします。

    2. ［通知設定］で、［送信者メールアドレス］をクリックします。

      Sender Email Address

    3. 送信者アドレス一覧で、［送信者メールアドレスを追加］をクリックし、フォームで送信者アドレスとして使用するユーザーのメールアドレス、または自分が管理者またはモデレーターであるグループのメールアドレスを入力します。
      Add Sender Email

    4. ユーザーには、要求を承認または拒否するためのアプリ内通知が届きます。メールの送信を選択した場合は、メール通知も届きます。

    5. ユーザーが承認すると、そのユーザーのメールアドレスをフォームの差出人 アドレスとして使用できます。

    Notes メモ：グループのメールアドレスを送信者アドレスとして追加できるのは、Basic プラン以上を利用している場合のみです。組織ユーザーのメールアドレスを送信者アドレスとして追加するには、Standard プラン以上にアップグレードする必要があります。
    メール通知の設定中に、 差出人アドレスのドロップダウンで［送信者アドレスを追加］をクリックして、新しい送信者アドレスを追加することもできます。

    送信者メールアドレスの権限管理

    自分のメールアドレスの使用をZoho Forms組織内のユーザーに許可する権限を管理できます。［権限の管理］で、新しい要求を承認または拒否したり、既存ユーザーのアクセス権を取り消したりできます。
    送信者アドレスの権限を管理するには、
    1. フォーム一覧ページの左側のペインで、［設定］の下にある［コントロールパネル］をクリックします。

    2. ［通知設定］で、［送信者メールアドレス］をクリックします。

    3. 送信者メールアドレスの下にある［権限の管理］をクリックします。

      Manage Permissions

    4. こちらで、自分のメールアドレスを使用するためのアクセス権を要求したユーザーの一覧を確認できます。

    5. 要求を承認または拒否したり、既存ユーザーのアクセス権を取り消したりできます。

    メール通知内のリンクの追加

    メール本文に便利なリンクを挿入すると、回答者をすぐに Webページや ほかの フォームに移動させたり、 また、 特定の メールアドレス宛てにメールを送信できるようにしたりできます。
    メール内にWebページのURLを追加すると、回答者を任意のページに移動させることができます。たとえば、自社ビジネスに関する詳しい情報を回答者に提供するために、Webページへのリンクを追加できます。
    設定するには、

    1. 設定中の メール通知テンプレートで、［メッセージ］欄のアイコンをクリックし、  アイコンを選択して、ポップアップで［URL］オプションを選択します。

    2. メール内でリンクとして表示するテキストを入力します。

    3. リンクをクリックした回答者の移動先となる［Webアドレス］を入力します。

      Insert link URL


    4. ［完了］をクリックします。

    メール通知内にメールアドレスへのリンクを設定すると、回答者は必要な相手にすばやくメールを送信できます。

    手順は次のとおりです。

    1. メール通知テンプレートを設定しているときに、メッセージ欄のアイコンをクリックし、   アイコンを選択して、ポップアップで［メール］オプションを選択します。

    2. メールにリンクとして表示するテキストを入力します。

    3. 回答者がリンクをクリックしたときにメールを送信する宛先の［メールアドレス］を入力します。

    4. リンクをクリックしたときに事前入力される［メールの件名］を入力できます。

      たとえば、ユーザーは製品に関する質問がある場合に、ジルカーサポートに問い合わせるをクリックしてサポートチームに連絡できます。これにより、［宛先］アドレスと［件名］が事前入力されたメール作成画面が開きます。

      Insert link email


    メール通知にフォームのリンクを追加することで、回答者に次のステップとして別のフォームへの入力を促すことができます。また、現在のフォームの値をリダイレクト先のフォームに反映し、回答者のフォーム入力を簡略化できます。

    メールにフォームのリンクを追加するには、
    1. メール通知テンプレートを設定しているときに、メッセージ欄のアイコンをクリックし、   アイコンを選択して、ポップアップで［別のフォーム］オプションを選択します。

    2. メールにリンクとして表示するテキストを入力します。

    3. 回答者のリダイレクト先にするフォームを、［フォーム名］で検索します。

      4. リダイレクト先フォームに値を事前入力するには、項目エイリアスオプションを、［フォーム名］で選択したフォームに対して設定します。次に、メール通知を設定するときに、［リダイレクト先フォームに項目値を事前入力する］オプションを選択します。

      Insert link Another Form

    確認メールを回答者に送信するメール通知ワークフローを設定すると、回答者が送信済みの回答を編集するためのリンクをメールに含めることができます。手順は次のとおりです。
    1. メール通知テンプレートを設定しているときに、メッセージ欄のアイコンをクリックし、   アイコンを選択して、 ［回答を編集］オプションを選択します。

    2. メールにリンクとして表示するテキストを入力します。

      Edit response

    これで、回答者がフォーム回答を編集するためのリンクがメールに含まれます。
    Notes メモ：メール通知で回答者による回答の編集を許可するリンクを含めるオプションは、［はい］が［回答者による回答の編集を許可］（［回答設定］内）で選択されている場合にのみ有効になります。

    また、［回答者による回答の編集を許可するリンクを含める］を選択することでも、メール通知テンプレートを設定しているときに回答編集用リンクを含めることができます。
    edit form response

    フォーム回答に基づくメールの送信

    特定の条件が満たされたときにメール通知を送信するよう、フォームルールを設定できます。この方法でワークフローを設定し、フォーム回答に応じて異なるメールを送信できます。
    このオプションは、次の用途に使用できます。

    1. フォーム回答に基づいて、各回答者にパーソナライズされたメールを送信する。
    1. 回答者の入力に基づいて、組織内の選択したメンバーにメールを送信する。

    条件付きワークフローに基づいてメールを送信するには、フォームルールを［ルール］タブで設定し、［メールを送信］アクションを選択します。

    詳細はこちら：条件付きメールワークフローオプションの設定について。

    Idea こちらをご覧ください：効果的なメールの書き方に関するヒント。