「メール通知の設定方法」

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

概要

電子メール通知を使用すると、世界中の様々な時間帯のユーザーに通知を送信することができます。ユーザーは、注文領収書、参照番号、支援文書、請求書など、何日間も参照できる重要な詳細を追跡するのに役立ちます。

あなた自身やチームに新しいフォームエントリが受信されたときや既存のレコードが更新されたときに通知を受け取るために、メールテンプレートを設定することができます。受信者に対して個人化されたメールを送信して承認し、メールに回答の概要を含めることもできます。製品やサービスに関する詳細な情報を提供するために、有用なリンクを含める、添付文書を挿入したり、画像を挿入したりするなどして、彼らとのコミュニケーションを維持して強力な顧客基盤を築くこともできます。

フォームの回答に基づいて条件付きのメール通知をトリガーすることができます。参照のためにフォーム提出をPDFとして添付したり、メールに編集可能な回答へのリンクを含めたり、その他多くのことが可能です。

メールテンプレートの設定

フォームにエントリが追加されたり、既存のレコードが更新されたりしたときに通知するためのメールテンプレートを作成できます。

メールテンプレートを設定するには、

設定に移動してメール通知を通知の下から選択してください。
新しいレコード/更新されたレコードタブを必要に応じて選択してください、そして「設定」をクリックしてください。

新しいレコード: 新しいフォームエントリーを受け取ったときに、「新しいレコード」タブ内の設定テンプレートによって、最大2つのメール通知がトリガーされます。例えば、自分自身への通知と、回答者への通知の2つのテンプレートを設定できます。

更新されたレコード: 「更新されたレコード」タブ内の設定テンプレートによって、既存のレコードが更新されたときに最大2つのメール通知がトリガーされます。「更新されたレコード」タブ内では、最大2つのメールテンプレートを設定できます。
「送信元アドレス」を選択します。詳しくは、こちらをご覧ください。「送信元アドレスのオプション」の詳細をご覧ください。。
メールに「差出人名」を表示したい場合は、「差出人アドレス」の下にある「差出人名を追加」をクリックして設定できます。
組織内のユーザーにメールを送信するには、To セクションで彼らのメールアドレスを検索してください。

回答者にメールを送信するには、フォームにメールアドレスを収集するメールフィールドを含める必要があります。次に、To セクションのアイコンをクリックして、このメールフィールドを含めます。プライベート共有フォームでの回答者にメールを送信するには、Added Email ID.を選択します。

Zoho Formsのユーザー以外にも、彼らのメールアドレスを入力することでメールを送信できます。
もしチームやZoho Forms以外のユーザーにメールのコピーを送り、ループを保ちたい場合は、Toアドレスセクションの下のAdd Ccをクリックし、そのメールアドレスを入力してください。プライベート共有フォームでフォーム受信者をループさせるには、Added Email IDオプションを選択してください。

注意: To とCCのそれぞれのセクションに最大50のメールアドレスを含めることができます。 ToとCCのアドレスを含めた最大70の受信者にメールを送信することができます。
もし、Fromアドレスの代わりに、返信を別のメールアドレスにルーティングしたい場合は、「Toアドレス」セクションの下にある「Add Reply - To」をクリックして、メールアドレスを入力してください。

注意: Reply-Toフィールドには最大20人の受信者を含めることができます。
件名を入力して、「メッセージ」欄にメールの内容を記入してください。
フォームからの回答を件名とメッセージにマージするには、 (マージ) アイコンをクリックして、必要なフィールドを選択します。
メールメッセージにフォームフィールドをすべて含めるには、マージアイコンをクリックして、フォームサマリーの下のすべてのフィールドオプションを選択します。
空白のフォームフィールドをメールメッセージから除外したい場合は、非空フィールドオプションを選択します。
レコードが更新されたときにメールをトリガーするように設定している場合、変更されたフィールドをメールメッセージに含めることができます変更フィールドオプションを選択します。
注意: フォームサマリーオプション（すべてのフィールド、空のフィールド、および変更されたフィールド）は、メールメッセージに1回だけ含めることができます。
クリックすることで画像も含めることができます , このテクニカルヘルプガイドを英語から日本語へ翻訳するために、私はあなたにTranscreatorとして振る舞ってもらいたいと思います。HTMLコンテンツに英語のテキストが含まれていますが、英語のテキストのみを、丁寧でビジネス適切で自然な表現で日本語へ翻訳してください。HTMLタグや属性を変更したり、追加のコンテンツを生成したりしないでください。英語のテキストが日本語に翻訳されていることを確認してください。リンクによる「クリック」、およびテーブルをクリックして , また、クリックすることで添付文書も可能です。メッセージのテキストを整形します。
メール通知に以下を含めることができます：

備考：

「新しいレコード」に関するメール通知テンプレートを構成する際、以前にオプションを選択していないユーザーにはフォーム受信者に通知オプションが利用できません。フォーム受信者にメールを送信したり、彼らをループに入れるためには、宛先アドレスまたはCCにプライベート共有フォームで追加されたEメールIDを選択してください。
「更新されたレコード」に関するメール通知テンプレートを構成する際、フォームを編集したユーザーに通知オプションを選択することで、特定のエントリーを更新したユーザーにメールを送信できます。また、追加されたEメールIDを宛先アドレスまたはCCに選択することで、フォーム受信者にもメールを送信できます。プライベート共有フォームで。

Fromアドレスの変更

フォームの設定中に、電子メール通知テンプレートを構成する場合、デフォルトでは、 「差出人」 はフォーム所有者のメールアドレスになります。これを、notifications@zohoforms.com、二次メールアドレスを追加するか、または Zoho Formsの組織または管理者/モデレーターとして登録されているZohoグループの他の同僚のメールアドレスを差出人アドレスとして変更することができます。

注意: もし、あなたが notification@zohoforms.com をFromアドレスとして選択した場合、組織内のユーザーだけを受信者として追加できます。Reply-Toアドレスはフォーム所有者のメールアドレスとなり、変更することはできません。

二次のメールアドレスを追加する

二次用のメールアドレスを追加するには、

ページの右上にあるプロフィール画像をクリックして、マイアカウントをクリックしてください。
プロフィールタブの下で、メールアドレスを左のメニューからクリックしてください。
「追加のメールアドレス」をクリックしてください。
ポップアップで、二次メールアドレスを入力し、追加をクリックしてください。
追加されたメールアドレスに送信されたOTPを入力し、検証をクリックしてください。

注意: セカンダリのメールアドレスは、他のZohoサービスへのアクセスに使用しないでください。

送信者のメールアドレス

送信者アドレスとは、回答者に電子メール通知を送信するために使用される「差出人」アドレスです。Zoho Formsの組織に所属している同僚のメールアドレスを使用することができますもし管理者またはモデレーターであるZohoグループの一部である場合、フォームの送信者アドレスとして使用できます。組織のユーザーのメールアドレスをFromアドレスとして使用するには、まず彼らの許可を求める必要があります（Zohoグループを送信者アドレスとして使用している場合は、許可を求める必要はありません）。

それを行うために、

右上隅にあるアイコンをクリックして、コントロールパネルにアクセスしてください。
「通知設定」の下で、送信元メールアドレスをクリックしてください。
クリックして送信元メールアドレスを追加します。フォームで使用するユーザーのメールアドレスまたは（管理者とモデレーターである）グループメールアドレスを入力します。
ユーザーは、リクエストを承認または拒否するためのアプリ内の通知を受け取り、または電子メールを送信する場合は電子メール通知も受け取ります。
ユーザーがあなたを承認すると、彼らのメールアドレスをフォームの 「差出人」として使用することができます。

注意: グループメールを送信者アドレスとして追加するには、Basicプラン以上のプランにアップグレードする必要があります。組織ユーザーのメールを送信者アドレスとして追加したい場合は、Standardプラン以上のプランにアップグレードする必要があります。

メール通知の設定中に、「新しい送信者アドレスを追加」をクリックすることで、代替的に新しい送信者アドレスを追加することができます。「差出人」アドレスのドロップダウンから選択します。

送信者メールアドレスの権限管理

ユーザーに与えられたZoho Forms組織のパーミッションを管理できます。マネージパーミッションの下で、新しいリクエストを承認または拒否し、既存のユーザーへのアクセスを取り消すことができます。

Senderアドレスの権限を管理するために

右上の角にあるアイコンをクリックして、コントロールパネルにアクセスしてください。
「通知設定」の下にある、「送信者メールアドレス」をクリックしてください。
左のメニューから、「送信者メールアドレス」の下にある「権限の管理」をクリックしてください。
ここでは、メールアドレスを使用するためのアクセスを要求したユーザーのリストが見つかります。
要求を承認または拒否し、既存のユーザーへのアクセスを取り消すことができます。

メール通知内にリンクを追加する

メール本文内に有用なリンクを挿入することで、回答者を即座にウェブページや他のフォームへ、または特定のメールアドレスへメールを送信することができます。

ウェブページへのリンク

メール内にウェブページのURLを追加することで、回答者を望む場所に誘導することができます。例えば、回答者に事業に関する詳しい情報を提供するために、ウェブページへのリンクを提供することができます。

そうするためには、

設定時に、あなたのメール通知テンプレートをクリックします。アイコンをメッセージセクションで選択し、ポップアップで URL オプションを選択します。
メールにリンクとして表示するテキストを入力します。
リンクをクリックしたときにレスポンダーがリダイレクトされる ウェブアドレス を入力します。
「完了」をクリックします。

メールへのリンク

メール通知内に電子メールアドレスへのリンクを提供することで、回答者は必要な人たちへすぐにメールを送信することができます。

そうするためには、

メール通知テンプレートを設定する際、Messageセクション内のアイコンをクリックし、ポップアップ内のメールオプションを選択してください。。
メールに表示するリンクのテキストを入力してください。
リンクをクリックした際に、回答者が送信先として使用できるメールアドレスを入力してください。
入力することができます Eメール件名 をクリックしたときに事前に入力されます。

例えば、ユーザーは、「Zylkerサポートに連絡する」をクリックすることで、製品に関するご質問などをサポートチームにお問い合わせできます。宛先と件名が事前に入力された状態でメールを作成することになります。