概要

       

1. 設定に移動し、 メール & 通知 > メールを選択します。
   
   
   
   

2. 必要に応じて新規データ/更新データタブに移動し、設定をクリックします。
   
   新規データ: テンプレートを新規データタブで設定した場合、新しいフォーム入力が受信されるとメール通知が送信されます。新規データには最大 2 件のメールテンプレートを設定できます。たとえば、自分宛ての通知用に 1 件、回答者宛ての通知用に 1 件のテンプレートを設定できます。
   
   更新データ: テンプレートを更新データタブで設定した場合、既存データが更新されるとメール通知が送信されます。更新データにも最大 2 件のメールテンプレートを設定できます。

3. メールの差出人アドレスを選択します。初期設定の差出人メールアドレスを変更したい場合は、 差出人アドレス設定の詳細をご覧ください。
   

4. メールに差出人名を表示したい場合は、差出人アドレス欄の右側にある差出人名を追加をクリックして設定できます。
   

5. 組織内ユーザーにメールを送信するには、宛先 (To)欄でユーザーのメールアドレスを検索します。
   回答者にメールを送信するには、フォームにメールアドレスを収集するためのメール項目を追加し、宛先 (To)欄の(差し込み) アイコンをクリックして、フォームのメール項目を挿入します。また、チェックボックス、ドロップダウン、ラジオボタン、複数選択、画像選択などの選択式項目に割り当てた値に対応する特定のアドレス宛てにメールを送信することもできます。
   
   組織内限定で共有されたフォームの回答者にメールを送信するには、追加されたメール ID を選択します。
   
   Zoho Forms ユーザー以外にも、メールアドレスを直接入力してメールを送信できます。
   
   

6. メールへの返信を差出人アドレスとは別のメールアドレスで受信したい場合は、返信先を追加をクリックします。チームメンバーや Zoho Forms 以外のユーザーにもメールのコピーを送信して共有したい場合は、宛先欄でCC を追加をクリックし、メールアドレスを入力します。先ほどと同様に、各欄の横にあるアイコンをクリックして、フォームのメール項目を挿入できます。また、組織内限定で共有されたフォームで回答者にもメールを共有したい場合は、追加されたメール IDオプションを選択します。

   メモ: 返信先フィールドには最大 20 件の受信者を追加できます。

   
   

   
   

   メモ: 宛先 (To) と CC にはそれぞれ最大 50 件のメールアドレスを追加できます。To と CC を合わせて、1 通のメールで送信できる受信者数は最大 70 件です。
7. 件名を入力し、メッセージ欄にメール本文を作成します。
   
   

8. フォーム回答の値を差出人、件名、本文に差し込みたい場合は、アイコンをクリックし、必要な項目を選択します。

   メール本文にすべてのフォーム項目を含めたい場合は、マージアイコンをクリックし、すべての項目オプションをフォーム概要の下から選択します。
   メール本文から未入力のフォーム項目を除外したい場合は、未入力以外の項目オプションを選択します。
   データ更新時にメールを送信するよう設定している場合は、更新された項目オプションを選択することで、メール本文に更新された項目のみを含めることができます。
   

   メモ: フォーム概要の設定（すべての項目、未入力以外の項目、更新された項目）は、メール本文内に 1 回のみ挿入できます。

   
   

   オプションでは、    をクリックして画像を挿入したり、 クリックして   リンクを挿入したり、   をクリックして表を挿入したりできます。また、本文のテキストを書式設定することもできます。
   

   
   

   Zoho の AI アシスタントである Zia を使用してメール本文を生成することもできます。その場合はアイコンをクリックします。
   

   

   Zoho Forms は、メール本文生成のために Zia に入力したメール内容を保存または処理することはありません。
   メモ: フォーム概要の設定（すべての項目、未入力以外の項目、更新された項目）は、メール本文内に 1 回のみ挿入できます。
   
   
9. 視覚的に魅力的なメールを作成し、詳細メールエディターを使用してメール内容をパーソナライズできます。これを行うには、詳細エディターを使用をクリックします。
   

   

   
   

10. メールには、次の添付ファイルを含めることができます:
    

    
    項目アップロード添付ファイル:

    フォーム送信時に回答者がアップロードしたファイルです。これには、ファイル、音声、動画、画像を含めることができ、1 通のメールにつき最大 20 個まで添付できます。

    添付ファイル:

    プライバシーポリシー、利用規約ドキュメント、会社案内などの追加ファイルをここで添付できます。これらはユーザーの送信内容とは独立しており、最大 4 個まで添付できます。
    
    

11. さらに下部では、フォーム送信内容を PDF として添付したり、マージドキュメントやフォーム回答を編集するためのリンクをメール通知に含めることができます。
    
    

メモ :

1. 新規データ用のメール通知テンプレートを設定する際のフォーム回答者に通知オプションは、これまでにこのオプションを選択していないユーザーに対しては利用できません。フォーム回答者にメールを送信したり、CC に含めて共有したい場合は、組織内で共有されたフォームの宛先またはCCに追加したメール IDを選択してください。
   
2. 更新データ用のメール通知テンプレートを設定する際は、フォーム回答を編集したユーザーに通知オプションを選択することで、そのエントリーを更新したユーザーにメールを送信できます。また、フォーム回答者に送信する場合は、組織内で共有されたフォームの宛先またはCCに追加したメール IDを選択します。
   

メール通知テンプレートを保存すると、そのメールテンプレートの概要を確認できます。

複数のメールテンプレートを作成してカスタマイズし、さまざまなコミュニケーションニーズに対応できます。右上の+ 新規テンプレートをクリックします。たとえば、フォーム送信について回答者と管理者の両方にメールを送信する必要がある場合、それぞれに必要な詳細を含めた別々のテンプレートを設定し、関係者全員に情報を共有できます。

差出人アドレスの変更

メモ : 差出人アドレスとして notification@zohoforms.com  を選択した場合、受信者として追加できるのは組織内のユーザーのみです。Reply-To アドレスはフォーム担当者のメールアドレスになり、変更することはできません。

サブメールアドレスの追加    

サブメールアドレスを追加するには、

1. ページ右上のプロフィール画像をクリックし、My アカウントをクリックします。

2. プロフィール タブで、左側メニューのメールアドレスをクリックします。

3. メールアドレスを追加をクリックします。
   
   
   
   
   

4. ポップアップでサブメールアドレスを入力し、追加をクリックします。

5. 追加したメールアドレスに送信された OTP を入力し、認証をクリックします。

メモ: サブメールアドレスは、他の Zoho サービスへのアクセスに使用されていないアドレスである必要があります。

差出人メールアドレス              

差出人アドレスは、回答者にメール通知を送信する際に使用するメールアドレスです。Zoho Forms 組織に所属している場合は、同僚のメールアドレスや、管理者またはモデレーターとして所属している Zoho グループのメールアドレスを、フォームの差出人アドレスとして使用できます。組織ユーザーのメールアドレスを差出人アドレスとして使用するには、事前にそのユーザーの許可をリクエストする必要があります（Zoho グループを差出人アドレスとして使用する場合は、許可リクエストは不要です）。      

操作手順は次のとおりです。

1. フォーム一覧ページで、左側ペインの設定の下にあるControl Panelをクリックします。

2. 通知設定で、差出人メールアドレスをクリックします。
   
   
   

3. 差出人アドレス一覧で、差出人メールを追加をクリックし、フォームの差出人アドレスとして使用したいユーザーのメールアドレス、または（自分が管理者またはモデレーターである）グループのメールアドレスを入力します。
   
   

4. ユーザーには、リクエストを承認または拒否するためのアプリ内通知が届き、メール送信を選択した場合はメール通知も送信されます。
   

5. ユーザーが承認すると、そのユーザーのメールアドレスをフォームの差出人アドレスとして使用できるようになります。

メモ : グループメールを差出人アドレスとして追加できるのは、ベーシックプラン以上をご利用の場合のみです。組織ユーザーのメールを差出人アドレスとして追加するには、スタンダードプラン以上にアップグレードする必要があります。

また、メール通知を設定する際に、差出人アドレスのドロップダウンで差出人アドレスを追加をクリックして、新しい差出人アドレスを追加することもできます。

差出人メールアドレスの権限管理

Zoho Forms 組織内のユーザーに対して、自分のメールアドレスを差出人アドレスとして使用する権限を管理できます。新しいリクエストを承認または拒否したり、既存ユーザーのアクセス権を取り消したりできます。

差出人アドレスの権限を管理するには、

1. フォーム一覧ページで、左側ペインの設定の下にあるControl Panelをクリックします。

2. 通知設定で、差出人メールアドレスをクリックします。
   

3. 差出人メールアドレスの下にある権限を管理をクリックします。
   

   

4. ここに、自分のメールアドレスの使用をリクエストしているユーザーの一覧が表示されます。
   

5. リクエストを承認または却下し、既存ユーザーのアクセス権を取り消すことができます。

メール通知内へのリンクの追加

メール本文内に便利なリンクを挿入して、回答者をすぐに Web ページや 別のフォーム、 特定のメールアドレス宛てのメール送信画面などに誘導できます。

Web ページへのリンク   

メール内に Web ページの URL を追加すると、回答者を任意のページに誘導できます。たとえば、自社に関する詳細情報を提供するために Web ページへのリンクを案内することができます。

操作手順は次のとおりです。

1. メール通知テンプレートを設定する際に、メッセージセクションの アイコンをクリックし、  アイコンを選択し、ポップアップでURLオプションを選択します。

2. メール内でリンクとして表示するテキストを入力します。
   

3. Web アドレスとして、リンクをクリックしたときに回答者を遷移させたい URL を入力します。
   
   

   
   
   
   
   

4. 完了をクリックします。

メールアドレスへのリンク   

メール通知内にメールアドレスへのリンクを設定すると、回答者は必要な担当者宛てのメールをすばやく送信できます。

これを行うには、

1. メール通知テンプレートを設定しているときに、メッセージセクションの アイコンをクリックし、   アイコンを選択し、ポップアップでメールオプションを選択します。

2. メール内でリンクとして表示するテキストを入力します。

3. リンクをクリックしたときに、回答者がメールを送信できるメールアドレスを入力します。

4. リンクをクリックしたときに自動入力されるメール件名を入力することもできます。
   
   たとえば、ユーザーがZylker サポートに連絡というリンクをクリックして、製品に関する問い合わせについてサポートチームに連絡できるようにします。リンクをクリックすると、宛先アドレスと件名があらかじめ入力されたメールの下書き画面が開きます。
   
   

   
   
   
   
   

事前入力された値付きフォームへのリンク   

メール通知にフォームのリンクを追加して、次のステップとして別のフォームに回答してもらうことができます。また、現在のフォームの値をリダイレクト先のフォームに引き継いで事前入力し、回答者の入力作業を簡略化できます。

メールにフォームのリンクを追加するには、

1. メール通知テンプレートを設定しているときに、メッセージセクションの アイコンをクリックし、   アイコンを選択し、ポップアップで別のフォームオプションを選択します。

2. メール内でリンクとして表示するテキストを入力します。

3. リダイレクト先として回答者に入力してもらいたいフォームを、フォーム名から検索して選択します。

リダイレクト先フォームに値を事前入力するには、そのフォームで項目エイリアス オプションを、フォーム名で選択したフォームに対して設定します。次に、メール通知を設定する際に、リダイレクト先フォームに項目値を事前入力 オプションを選択します。

フォーム回答を編集するためのリンク

回答者に確認メールを送信するメール通知ワークフローを設定する際、メール内に送信済みの回答を編集するためのリンクを含めることができます。これを行うには、

1. メール通知テンプレートを設定しているときに、メッセージセクションの アイコンをクリックし、   アイコンを選択し、 回答を編集オプションを選択します。
   

2. メール内でリンクとして表示するテキストを入力します。
   
   

   

これで、メールに回答者がフォーム回答を編集するためのリンクが含まれるようになります。

メモ: メール通知に回答者が回答を編集できるリンクを含めるオプションは、回答者による回答の編集を許可 ではいを選択している場合にのみ有効になります（回答設定内）。

Alternatively, できること 含める the リンク to 編集 response by selecting the 含める a リンク to allow respondents to 編集 their response while configuring your メール 通知 テンプレート.

フォーム回答に基づいてメールをトリガーする

特定の条件が満たされたときにメール通知をトリガーするフォームルールを設定できます。この方法でワークフローを設定し、フォーム回答に基づいて異なるメールを送信できます。
このオプションは次の用途に使用できます。

1. フォーム回答に基づいて、各回答者にパーソナライズされたメールを送信する。
   

1. 回答内容に基づいて、組織内の選択したメンバーにメールを送信する。
   

条件付きワークフローに基づいてメールを送信するには、フォームルール を［ルール］タブで設定し、メールを送信 アクションを選択します。

こちら で、条件付きメールワークフローオプションの設定方法について詳しく確認できます。

フォーム通知メールの書き方のヒントを確認して、効果的なメールを作成しましょう。