Zoho Notebook for Business
概要
Zoho Notebook for Businessは、強力なメモ作成、チームコラボレーション、プロジェクト管理、外部サービス連携を1つの統合ワークスペースにまとめた、業務向けの生産性向上プラットフォームです。個人用のメモ帳以上の機能を必要とするチーム向けに設計されており、エンタープライズレベルのストレージ、管理者コントロール、組織の成長に合わせて拡張できるリアルタイムコラボレーションツールを備えています。
チームがZoho Notebookを選ぶ理由
- すべてのメモは保存時に暗号化され、権限のあるユーザーのみがアクセスできます。
- モバイル、タブレット、デスクトップ間で即時に同期されます。
- 幅広いZohoエコシステムの一部として、Zoho CRM、Zoho Meetingなどとネイティブに連携します。
はじめに
Businessプランへの登録
チームでZoho Notebook for Businessを利用開始するには、次の手順を実行します。
- 弊社のWebサイトにアクセスし、既存のZohoアカウントでサインインするか、無料アカウントを作成します。
- チームに必要なシート数／ユーザー数を選択します。
- 購入手続きを完了するか、クレジットカード不要の無料試用を開始します。
- 登録が完了したら、Zoho Notebookアプリを開き、メモ作成を始めます。
組織の設定
登録後、アカウント所有者が組織管理者になります。管理コントロールパネルを使用して、チームを設定します。
- Zoho NotebookのWebアプリを開き、［設定］→［管理者と権限］に移動します。
- チームメンバーのZohoアカウントのメールアドレスを入力して追加します。
- 役割と作業量に応じて、購入済みライセンス／Notebook AIライセンスを割り当てます。
- 組織内の任意のユーザーに、管理者またはメンバーの役割を割り当てることができます。
ストレージとファイル管理
Businessプランでは、チームの成長に合わせて拡張できる、十分で柔軟なストレージを利用できます。個人ごとにストレージ容量が固定される一般向けプランとは異なり、Businessのストレージは共有され、管理者が管理します。そのため、頻繁に利用するユーザーには多くの容量を、時々利用するメンバーには少ない容量を割り当てることができます。
1TBのチームストレージ
基本プランには、最大10ユーザー向けに1TBの共有ストレージが含まれます。数千件のメモ、音声録音、スキャン文書、大容量の添付ファイルを長期間保存するのに十分な容量です。
ストレージは管理コントロールパネルから一元管理でき、管理者はチーム全体の容量使用状況を詳しく確認できます。
追加シートあたり100GB
1GBのファイル添付
PDF、プレゼンテーション、スプレッドシート、高解像度画像、デザインファイルなどを、メモカード内に直接添付できます。ファイルごとの上限が1GBのため、Notebookをメモと関連資料の両方を保管する中央リポジトリとして活用できます。
コラボレーションと共有
効果的なチームワークは、適切なアクセス制御から始まります。Zoho Notebook for Businessでは、閲覧専用の参考資料から、チーム全員が参加できる完全な共同作業用ノートブックまで、細かな共有オプションを利用できます。
表示アクセス権でのノートブック共有
内容を表示できる一方で変更はできないようにする必要がある同僚と、任意のノートブックを共有できます。公開済みのSOP、社内Wiki、オンボーディングガイド、参考資料に適しています。
- すべての組織アカウントで追加費用なしで利用できます。
- 読み取り専用／表示専用アクセス権を持つ共同編集者は、メモの編集、削除、追加はできません。
- 誤編集のリスクを避けながら、大人数に情報を共有する場合に最適です。
編集アクセス権でのノートブック共有
複数のチームメンバーが投稿する必要があるノートブックには、書き込み権限と削除権限を持つ共同編集者を招待します。これにより、共有ノートブックでリアルタイムの共同編集が可能になります。
- 書き込みアクセス権を持つ共同編集者は、メモの追加、編集、整理ができます。
- 削除アクセス権を持つ共同編集者は、共有ノートブックからメモを削除できます。
- 権限は、ノートブックの所有者がいつでも更新または取り消すことができます。
- 共同編集者は、ノートカードの表示、作成、編集、並べ替えができます。
- 共同編集者は、ノートブックを他のユーザーと共有し、共同編集者のアクセス権限を管理できます。
- ノートブックの所有者に依頼しなくても、既存の共同編集者とその権限を管理できます。
- チーム全体の共同作業を調整する必要があるプロジェクトマネージャー、部門長、チームリーダーに最適です。
Notebook AI
Notebook AIは、チームが情報をより効率的に作成、改善、整理、検索できるよう支援する、インテリジェントなメモ作成アシスタントです。Zoho Notebook Businessで利用でき、組織の管理者が管理者コントロールから有効にできます。
Notebook AIでは、次のような幅広い機能を利用できます。
既存のメモの改善
AIを活用した支援により、メモを改善、調整できます。次の操作が可能です。
- メモを要約する
- 未完成のコンテンツを完成させる
- 文章や文法を改善する
- 表現を簡潔にする
- 文体を変更する
- コンテンツを翻訳する
- 関連タグを提案する
- メモの内容に基づいて質問する
新しいコンテンツの生成
Notebook AIを使用すると、簡単なプロンプトから新しいコンテンツを作成できます。次のコンテンツを生成できます。
- メモ
- チェックリスト
- コードスニペット
- 表
- テンプレート
- マインドマップ
利用可能なプロンプトがニーズに合わない場合は、［何でも質問］オプションを使用して、Notebook AIに自然言語でメモ作成に関するサポートを依頼できます。
音声と動画の文字起こし
Notebook AIでは、音声録音や対応している動画コンテンツを、編集や検索が可能なテキストに文字起こしできます。これにより、会議、講義、インタビュー、ディスカッションの内容を簡単に記録できます。
ヒント：Notebook AIはメモとシームレスに連携し、より速く書き、より適切に整理し、必要な情報をすばやく見つけられるよう支援します。
チームで共同作業するための専用ワークスペースが必要な組織向けに、Zoho Notebook for BusinessにはTeamsが含まれています。
- 部署、プロジェクト、チーム向けの共有ワークスペースを作成できます。
- 1つの共同作業スペース内で複数のノートブックを整理できます。
- チームのナレッジ、ドキュメント、リソースを一元管理できます。
- コンテンツを構造化してアクセスしやすく保ちながら、シームレスな共同作業を実現できます。
- プロジェクトチーム、ナレッジベース、オンボーディング資料、部署別ドキュメントに最適です。
TeamsはZoho Notebook Businessユーザーが利用でき、現在はNotebookのWebアプリケーションでサポートされています。
共有のベストプラクティス
閲覧のみ：会社のハンドブック、SOP、ポリシー文書、会議の議題、研修資料。
書き込み権限：チーム全体で共同編集する進行中のプロジェクト用ノートブック、コンテンツの下書き、会議メモ。
組織共有：お知らせ、経営陣からの最新情報、全社向けリソース、アイデアボード。
プレミアム機能
次の機能はBusinessプラン専用で、Zoho Notebookで利用できる最も強力なツールです。プロフェッショナルチームに求められる説明責任、規模、連携のニーズに対応するよう設計されています。
メモカードで実行されたすべての操作は、タイムスタンプと実行した共同編集者の名前とともに自動的に記録されます。これにより、作成された時点から最新の変更まで、組織内のすべてのメモについて、完全で変更不可能な監査証跡が作成されます。
アクティビティ履歴を使用する場面
コンプライアンスと監査：ドキュメントが特定の日付に最後に変更されたことを示せます。
説明責任：共有ノートブックに変更を加えたチームメンバーを特定できます。
復元：バージョンを使用して以前の状態に戻す前に、何が変更されたかを把握できます。
メモカードが保存または変更されるたびに、Zoho Notebookは新しいバージョンを自動的に保存します。Businessプランでは、任意のメモカードについて直近1,000件のバージョンにアクセスでき、単純なCtrl+Zをはるかに超える詳細な取り消し履歴を利用できます。
これは、複数の共同編集者が同じカードを編集する可能性がある共有メモで特に役立ちます。チームメンバーが誤ってセクションを削除したり、内容を上書きしたり、意図しない変更を行ったりした場合でも、バージョンのタイムラインを確認し、メモを過去の任意の時点の状態に正確に復元できます。
ヒント：バージョンを復元しても現在のバージョンは削除されません。履歴の先頭に新しいバージョンが作成されるため、いつでも元に戻せます。
Businessプランの利用者は、ライブチャットと専用電話回線の2つの専用窓口から、Zoho Notebookサポートチームに優先的に問い合わせできます。これにより、通常の受付待ちをすることなく、質問や問題にすぐ対応してもらえます。
Businessプランのユーザーは、1回のセッションで最大60分間の音声を録音できます。チームミーティング、顧客インタビュー、講義、ブレインストーミングセッションにも十分な長さです。録音は単独の音声ノートカードとして作成することも、文脈を補足するためにテキストメモ内に直接埋め込むこともできます。
生産性向上ツール
ストレージと共同作業に加えて、Zoho Notebook for Businessには、反復作業を自動化し、情報の取り込みを迅速化し、チームが必要な情報をすぐに見つけられるようにする生産性向上ツールが含まれています。
受信トレイをナレッジベースに変えましょう。任意のメールをadd@notebook.appに転送すると、Zoho Notebookがメールの内容、件名、本文、添付ファイルを自動的に解析し、アカウント内のメモとして保存します。コピー＆ペーストも手入力も不要です。
予約確認メールは情報が多く、見づらくなりがちです。フライト予約メールをadd@notebook.appに転送すると、Notebookがチケットを自動的に解析し、便名、出発時刻と到着時刻、ターミナル情報、予約番号を抽出して、見やすく美しいフライトカードとして表示します。
移動に必要な詳細をひと目で確認でき、スマートフォンでオフラインでも利用できます。
一部のタスクや予定には、1回限りのリマインダーだけでは不十分です。カスタム繰り返しリマインダーでは、毎日、毎週、毎月の特定の日、毎年など、通知を受けたいタイミングを正確に指定でき、重要なことの見落としを防げます。
使用例：週次プロジェクト確認のリマインダー、月次レポートの締め切り、年次契約更新の通知、毎日のスタンドアップ準備の促し。
スキャン、OCR & ドキュメントインテリジェンス
モバイルカメラが強力なドキュメント取り込みツールになります。Zoho Notebookのスキャン機能を使用すると、紙のドキュメントをデジタル化し、テキストを抽出し、表形式データも取り込めます。追加された時点でインデックス化され、検索可能になります。
印刷されたドキュメント、名刺、表にカメラを向けます。Notebookが関連項目を解析し、ドキュメントカードと連絡先カードを自動的に作成します。
印刷されたスプレッドシート、在庫一覧、フォームからスキャンした表形式データは、ノートカード内の編集可能な表セルに変換されます。
OCRによるテキスト抽出
スキャンしたドキュメントは、OCR技術により編集可能で検索可能なテキストに変換されます。複数の言語に対応しています。抽出されたテキストはすべてのデバイス間で同期され、完全に検索できます。つまり、スキャンした契約書や印刷されたレポートも、入力したメモと同じように見つけられます。
Zoho Notebookの高度な検索は、メモのタイトルや本文だけにとどまりません。埋め込み画像内のオブジェクトやテキストを検索し、PDF内のテキストを抽出して検索できるほか、キーワードに基づいて関連するノートブックやメモも表示します。
スキャンした名刺に記載された顧客名や、添付PDF内に埋もれた用語を探す場合でも、スマート検索で見つけられます。
Noteboardは、Zoho Notebookを軽量なプロジェクト管理ツールに変えます。未着手、進行中、レビュー、完了など、ワークフローのステージを表す列を備えたカンバン形式のボードでノートカードを整理できます。
- ボード上の各ノートカードには、チェックリスト、添付ファイル、音声、共同編集者を含めることができます。
- Noteboardをチームと共有すると、全員がプロジェクトの状況をリアルタイムで確認できます。
- コンテンツカレンダー、製品リリース、オンボーディングチェックリスト、スプリント計画に最適です。
インタラクティブなデジタルホワイトボードにより、チームでアイデア出しに使える共有キャンバスを利用できます。チームメンバーの所在地に関係なく、リアルタイムでコンセプトの図示、図表の作成、ワークフローのマッピング、アイデアへの注釈を共同で行えます。
- 複数の共同作業者が同時に描画や注釈を行えます。
- 付箋メモ、図形、フリーハンド描画を追加できます。
- ホワイトボードのセッションはノートカードとして保存され、セッション終了後もアクセスできます
Zoho Notebook Businessには、メモの共有、アーカイブ、バックアップに役立つ複数のエクスポートオプションがあります。個別のノートカードまたはノートブック全体を対応形式でエクスポートしたり、クラウドストレージサービスにコンテンツをアップロードしたり、メモを印刷したり、他のZohoアプリケーションにコピーしたりできます。必要な場所で情報を簡単に活用できます。
Notebookがメモの内容を分析し、関連するタグを自動で提案します。提案されたタグはタップするだけで確認して適用でき、手動でタグ付けする必要はありません。タグを使用すると、ノートブックやプロジェクト全体からメモを簡単に絞り込み、見つけられます。
重要なメモをホーム画面に直接固定して、アプリを開かずにすばやくアクセスできます。
Zohoの社内アーティストがデザインした美しいプレミアムカバーでノートブックをカスタマイズできます。独自の画像をアップロードして、チームの個性、プロジェクト、個人のスタイルを反映したワークスペースを作成することもできます。
実際の活用例
これらのシナリオでは、さまざまな種類のチームがZoho Notebook for Businessを実際にどのように使用しているかを示します。それぞれの例で、特定の機能を実際のワークフロー上の課題に対応付けています。
編集チーム — コンテンツ制作ワークフロー
役割：編集長、ライター、校正編集者
デジタル出版の編集チームは、号やトピックごとに整理された共有ノートブックを使用しています。ライターは個別のノートカードで記事の下書きを作成し、校正編集者は書き込み権限を使って注釈や推敲を共同で行います。編集長は公開前にメモの活動履歴を使用して、誰がいつ何を変更したかを追跡します。バージョン履歴により、修正の方向性が誤っていた場合でも、チームは以前の下書きを復元できます。完成した記事は、参照やコンプライアンスのために完全なバージョン履歴付きでアーカイブされます。
使用した機能：ノートブック共有（書き込み権限）、メモの活動履歴、バージョン履歴（1,000バージョン）、組織全体の共有
営業チーム — 顧客管理と出張
役割：営業リーダー、アカウントマネージャー、項目担当者
アカウントマネージャーは、顧客との通話要約やフォローアップメールをadd@notebook.appに転送します。これらは顧客別に整理されたメモとして自動保存されます。すべての出張予約に対してフライトカードが生成されます。営業リーダーは、パイプラインのノートブックを書き込み権限付きで共有し、チーム全体が商談状況をリアルタイムで更新できるようにしています。Slack連携により、アプリを開かなくてもメモの変更がチームに通知されます。
使用した機能：メール取り込みメモ、フライトカード、ノートブック共有（書き込み権限）、Slack連携、カスタム繰り返しリマインダー
人事部門 — 規程とオンボーディングのハブ
役割：人事マネージャー、人事ビジネスパートナー、新入社員
人事チームは、会社規程、従業員ハンドブック、オンボーディングチェックリスト、福利厚生ガイドを含む読み取り専用ノートブックを管理し、組織全体で共有しています。スキャンした規程文書はOCR処理され、全文検索できます。スマートタグにより、従業員はトピック別に簡単に絞り込めます。規程が更新された場合、メモの活動履歴によって、何がいつ変更されたかを明確に把握でき、監査やコンプライアンス要件への対応に役立ちます。
使用する機能：ノートブック共有（読み取り専用）、OCRテキスト抽出、スマートタグ、メモの活動履歴、組織全体での共有
個人講師 — クラスの計画と受講者とのコミュニケーション
役割：講師、スタジオまたはスクールのオーナー
ヨガ講師は、各クラスのセッションをNotebookで計画します。セッションの概要、ポーズの順序、時間配分のメモを1つのカードにまとめられます。クラスの音声録音で参加者からのフィードバックを記録できます。繰り返しリマインダーにより、クラス前の準備チェックリストを毎回確認できます。代行講師と読み取り専用ノートブックを共有しておけば、担当講師が不在の場合でも継続して対応できます。
使用する機能：音声録音（1時間）、カスタム繰り返しリマインダー、ノートブック共有（読み取り専用）、メモウィジェット、PDFとしてエクスポート
よくある質問
1. 基本のBusinessプランには何人のユーザーが含まれますか？
2. 無料トライアルはありますか？何が含まれますか？
3. 組織外のユーザーとノートブックを共有できますか？
4. メール-Inはどのように機能しますか？複数のメールアドレスを使用できますか？
5. Businessプランからダウングレードすると、データはどうなりますか？
6. Zoho Notebookは安全ですか？自分のメモは誰が閲覧できますか？
7. Zoho Notebookはオフラインで利用できますか？
8. Noteboardとは何ですか？通常のNotebookとどう違いますか？
9. 複数の言語のスキャン済み文書にOCRを使用できますか？
無料トライアルの開始
Zoho Notebook for Businessは無料でお試しいただけます。すべての機能を利用でき、クレジットカードは不要です。アイデアの記録、リアルタイムでの共同作業、業務の把握に毎日活用している多くのチームと同じように、ぜひご活用ください。
さらにサポートが必要な場合
Zoho Notebook Businessに関するご質問やサポートが必要な場合は、お気軽にサポートチームまでお問い合わせください。お問い合わせ先：support@zohonotebook.com。喜んでお手伝いいたします。