従業員オンボーディングフロー

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従業員オンボーディングフローは、新規雇入れの方があなたの組織に参加するためのものです。このフローは彼らが組織に参加する日に開始でき、会社への総合的な紹介を提供します。それは、住所確認、本人確認、その他の基本詳細など、必要な情報を提供するための書式を含みます。さらに、署名、読み、承認が必要な文書やポリシーも含まれています。オンボーディングプロセスには、チームメンバーへの紹介、目標の簡単な概要、彼らの役割に円滑に移行するための必須トレーニングも含まれています。

Zoho Peopleは従業員のオンボーディングを助けます。

従業員オンボーディングフローを確立する手順

従業員オンボーディングフローを確立するためには、設定> すべて表示> オンボーディングへ移動し、その後の手順に従ってください。

フローの編集

従業員オンボーディングフローの名前を、あなたの組織の好みに合わせて変更したり、フローが適用される場所、役職または肩書き、フローの開始後に期限を設定したりすることができます（オプション設定）。

フローを設定するには：

設定 > Onboarding > Flows > 従業員 Onboarding > Flowへ移動し、編集（鉛筆）アイコンをクリックします。
フローの名前をあなたの組織の好みに合わせて変更します。
フローの適用対象となるロケーションを選択します。
オンボーディングフローは、選択されたロケーションにのみ適用されます。
フローの適用対象となる役割または職務を選択します。
オンボーディングフローは、選択された役割または職務にのみ適用されます。
フローの有効期限を日数で設定し、保存をクリックします。

許容される最大期限は120日です。

従業員オンボーディングフローは、開始日から指定された期間アクセス可能で、例えば15日で有効期限を設定した場合、その時間が経過すると非アクティブになります。その場合、従業員はHRパートナーに連絡してオンボーディングフローを再アクティブにする必要があります。

従業員オンボーディングフローの設定

従業員オンボーディングフローには以下のタブが含まれており、組織の好みに合わせて定義したりカスタマイズしたりすることで、新規採用者のオンボーディングプロセスを会社の方針と要件により一致させることができます。

従業員オンボーディングフローを設定するには、設定 > Onboarding > Flows > 従業員 Onboarding > Flowへ移動し、フローの名前をクリックします。

船に乗って

以下に記載されている詳細を入力してください。これは候補者が最初に見るページです。。

ホーム page video URL

ホームページのビデオURLを使用して、オリエンテーション、会社関連のビデオなどを追加できます。このビデオは埋め込まれ、ポータルのウェルカムページで従業員によって閲覧可能です。
説明
お好みの説明文をウェルカムボードセクションにカスタマイズし、フローインターフェースで更新します。
Welcome Feed
Welcome FeedはPost Toドロップダウンで選択されたオプションに基づき、新規ジョイニー(ユーザー)または全ての部署メンバーに投稿されます。従業員や部署メンバーはフィードの送信者をZoho People ホームページ > My Space > 概要 > Feedsで表示することができます。
HRパートナーの選択
従業員が疑問を解消するために連絡を取ることができるHR連絡先を選択します。

権限およびその他のフォーム

お好みの説明文を権限セクションにカスタマイズし、フローインターフェースで更新します。

オンボーディングプロセス中に従業員が記入する必要があるフォームにタグを付けることができます。「Forms を選択」の下で、従業員に記入してもらいたい関連フォームを選択します。フォームの順序をドラッグして並べ替えることも、従業員がスキップしないようにフォームを必須項目に設定することもできます。

新規フォームを作成する方法については、オンボーディング - 拡張サービスを参照してください。

複数のセクションがある長いフォームには、従業員が記入しやすいようMulti-ページレイアウトを選択します。このオプションは「設定 > サービス > 拡張サービス > フォーム > カスタマイズ」セクションで利用可能です。

ドキュメントおよび方針

このオンボーディングフローのドキュメントおよび方針インターフェースに更新されるように、説明をあなたの好みに合わせてカスタマイズします。

ドキュメントおよび方針タブを有効にし、新規従業員とドキュメントを共有します。これらのドキュメントは、組織への参加時に署名、閲覧、および承認が必要です。

受け入れが必要なドキュメント

新規従業員によって読まれ、承認され、または署名が必要なドキュメントを追加します。

このセクションでは、メールマージテンプレートのみがサポートされます。

このセクションにドキュメントを追加するには、次の手順に従います：

ドロップダウンメニューから定義済みのメールマージテンプレートを選択します。

Zoho Peopleの設定> Onboarding> 自動化> テンプレート> メールマージテンプレートでメールマージテンプレートを作成できます。ここでカスタムテンプレートを設定することができます。

以下に、従業員のオンボーディングのためのメールマージテンプレートの一部を例示します：

秘密保持契約(NDA)
従業員ハンドブック
会社の方針（IT規定、ソーシャルメディア規定など）
行動規範
メールマージテンプレートに関するその他の詳細については、自動化 - 概要 & 使用事例を参照してください。

ドキュメントの名前を入力します。
署名の種類を次のいずれかで選択します：

承認/却下：これにより、候補者はドキュメントを読んで承認または却下を選択できます。
Zoho Sign：これにより、候補者はドキュメントを読んで署名できます。

E-Signの設定は、Zoho PeopleがZoho Sign、DocuSign、Adobe SignなどのE-Signプラットフォームと統合されている場合にのみ使用できます。E-Sign統合の詳細は、E-Signアプリケーション統合を参照してください。

省略記号アイコンをクリックして、追加されたドキュメントの差出人メールマージテンプレートを表示・編集します。
追加をクリックして、読んで承認する必要があるその他のドキュメントを含めます。

読むべきドキュメントに含める：

組織に加入する従業員が読む必要があるポリシーや組織のドキュメントなどのドキュメントを追加します。

Zoho Peopleのファイルサービスの組織ファイルに追加した、適用範囲がすべてと設定されているドキュメントをこのセクションに追加することができます。組織のファイルにドキュメントを追加する方法については、組織ファイルを参照してください。

チーム

あなたのニーズに合わせて説明をカスタマイズします。これは、このオンボーディングフローのチームインターフェースで更新されます。

このセクションを有効にすると、新規入社者にチームメンバーや部署の責任者について知らせることができます。彼らは、従業員ディレクトリでSay Hi!をクリックして会話を開始し、自己紹介するためのチームとの接触を始めることができます。

企業情報

ご自身のニーズに合わせて説明をカスタマイズしてください。これは、このオンボーディングフローの企業情報インターフェイスで更新されます。

企業のWebサイトURLのセクションにWebサイトのURLを提供してください。これにより、新規採用者は、企業の価値観、企業文化、その他の重要な情報を見つけることができるWebサイトにアクセスできます。

目的

設定 > パフォーマンスサービスで、KRA、KRA and Goals、またはKRA vs Goalsのパフォーマンス手法を設定して、このオンボーディングフローにKRAをタグ付けします。パフォーマンス評価手法がGoalsと設定されている場合、このセクションでKRAを設定することはできません。パフォーマンス手法の設定についての詳細は、パフォーマンス手法をご覧ください。

ご自身のニーズに合わせて説明をカスタマイズしてください。これは、このオンボーディングフローの目的インターフェースで更新されます。

目的セクションでは、新規採用者の役職、部署、場所に基づいて主要結果領域(KRAs)を定義できます。利用可能なKRAsをタグ付けて、このセクションでその重要性を定義したり、パフォーマンスサービスで新規KRAを設定し、それをここにタグ付けすることができます。

このようにすると、従業員は自分の期待されるパフォーマンス指標と責任を把握し、組織の目標に向けた努力を整理するのに役立ちます。

トレーニング

トレーニングセクションでは、従業員が組織に参加した際にこのオンボーディングプロセスを通じて完了する必要がある自己学習コースをタグ付けできます。
ご自身のニーズに合わせて説明をカスタマイズしてください。これは、このオンボーディングフローのトレーニングインターフェースで更新されます。

LMSサービスで自己学習コースを定義し、それをここにタグ付けすることができます。Zoho People Learning Management Systemについて詳しく知りたい場合は、LMS サービスをご覧ください。

企業の規定と手続き、倫理規程、行動規範、ITセキュリティなどの必須コースをここにタグ付けできます。新規採用者が組織の標準と実践を理解し、組織の方針に従うようにするために、一部のコースを必修として指定してください。

チェックリスト

従業員オンボーディングにおけるチェックリストは、管理者の使用に制限され、従業員からはアクセスできません。

管理者が従業員がオンボーディングプロセスのすべての必要な手順を完了していることを確認し、チェックリストの完了時にそれぞれの処理をトリガーするためにチェックリストを組み込みます。処理にはメールアラート、項目の更新、カスタム関数などがあります。

候補者を従業員に変換する前にフローにチェックリストを埋め込むと、後続の従業員オンボーディングでも利用可能になります。

チェックリストを追加し、詳細について知るために、自動化 - 概要 & 使用ケースを参照してください。

従業員がオンボーディングプロセスを完了した後、管理者はチェックリストを認証し、最終決定することができます。従業員オンボーディングデータのチェックリストは、オペレーション > オンボーディング > 従業員オンボーディングレポート > Onboardedで見つけることができます。データをクリックしてチェックリストを表示し、最終確定します。

新しいフローを追加

従業員オンボーディングは、新入社員の勤務地、役割、または役職に基づいて個別に従業員のオンボーディングプロセスを行えるよう、複数のオンボーディングフローの作成をサポートします。

オンボーディングフローを作成するには：

設定 > Onboarding > Flows > 従業員 Onboardingへ進む。
新しく追加する Flowをクリック。
Flowの名前を入力。
このオンボーディングフローの対象地域を選択。
役割または役職に基づいた対象を選択。
フローの有効期限日数を入力し、保存をクリック。

最大期限は120日です。

従業員のオンボーディングフローは、開始日から指定された期間アクセス可能です。例えば15日後に有効期限を設定すると、その期間後に非活性化します。従業員はそのHRパートナーに連絡してオンボーディングフローを再活性化する必要があります。
フローを組み込んだ後、オンボーディングプロセスを確立します。詳細については、従業員オンボーディングフローの設定を参照してください。