Zoho Peopleのフォームから署名用書類を送信する方法

Zoho Peopleのフォームから署名用書類を送信する方法

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すべてのデータセンターで利用可能です。


管理者とフォーム所有者は、e署名機能がサポートされている任意のフォームで、ドキュメントをe署名用に送信できます。

ドキュメントは、Zoho People から次の3つの方法で送信できます。


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ファイルアップロード項目からドキュメントを署名用に送信する

  1. Zoho People のダッシュボードから、Operations に移動し、任意のフォームを選択します（例：従業員情報）。
  2. 従業員情報 タブで、従業員 をクリックし、対象の従業員データを選択します。
  3. 設定済みのファイルアップロード項目にファイルをアップロードします。ファイルアップロード項目の作成方法はこちら
  4. 詳細データ表示の末尾までスクロールし、 E-siganture ドキュメント を見つけます。
  5. ＋アイコンをクリックして、「署名用に送信」タブの詳細表示を開きます。
  6. アップロード済みドキュメント を選択し、ファイルアップロード項目のドロップダウンをクリックして、アップロードしたドキュメントを選択します。
  7. 既存のフォルダーを選択するか、フォルダーを追加をクリックして新しいフォルダーを作成します。
  8. ドキュメント名を入力します。
  9. 必要に応じて、受信者へのメッセージを追加できます。
  10. 次の2種類の受信者タイプから1つを選択します。
    1. 特定のメールアドレス：Zoho People 組織に所属していない受信者にドキュメントを送信する場合に使用します。
    2. 特定のユーザー：Zoho People 組織内のユーザーにドキュメントを送信する場合に使用します。
  11. 複数の受信者がいる場合は、順番に送信チェックボックスをオンにして、ドキュメントを指定した順番で送信します。
  12. ドロップダウンを使用して、次のいずれかを選択します。
    1. Manager: 従業員の直属の上長を含めたい場合に選択します。
    2. 特定のユーザー：含めたい特定の従業員を検索して追加できます。
    3. ルックアップ項目：自動入力したい特定のデータを検索して選択する場合に使用します。ルックアップ項目の詳細はこちら。
  13. 各受信者に対して、ドキュメント上で実行してほしい操作に基づいてロールを割り当てます。受信者アクションの割り当てについてはこちらをご覧ください。
  14. 受信者の署名体験を向上させるために、メールと言語（インターフェイス言語）を選択します。
  15. 対象のアイコンをクリックし、特定の受信者向けのメッセージを追加してから、保存をクリックします。
  16. 認証アイコンをクリックして認証を有効にし、その後 保存 をクリックすることで、メール OTP による署名者認証を行うこともできます。
  17. ［追加設定］で、有効期限の日付を設定し、リマインダーを追加し、自動Webサイトリダイレクト機能を使用できます。なお、自動Webサイトリダイレクト機能を使用できるのは、Zoho Sign エンタープライズアカウントをお持ちのユーザーのみです。
  18. 送信をクリックします。
  19. Zoho Sign のドキュメントビューアーページにリダイレクトされます。ここで、必要な項目をドキュメント上にドラッグ＆ドロップする必要があります。
  20. 送信をクリックします。
  21. 確認ダイアログボックスで 確定 をクリックします。

メールマージテンプレートからドキュメントを署名用に送信する

Zoho People でメールマージテンプレートからドキュメントを署名用に送信するには、Zoho Writerとの連携が必要です。

  1. Zoho People のダッシュボードから、Operationsに移動し、任意のフォームを選択します（例：従業員情報）。
  2. 従業員データをクリックし、詳細表示の一番下までスクロールして、電子署名ドキュメントを探します。
  3. 詳細表示を開くには+ボタンをクリックし、署名用に送信タブを開きます。
  4. 詳細表示で、ドキュメントをアップロードを選択し、メールマージテンプレートのドロップダウンをクリックして、必要なテンプレートを選択します。 新しいメールマージテンプレートの作成方法はこちら
  5. 既存のフォルダーを選択するか、フォルダーを追加をクリックして新しいフォルダーを作成します。ドキュメント名を入力します。必要に応じて、受信者へのメッセージを追加することもできます。
  6. 次の 2 種類の受信者タイプから 1 つを選択します：
    1. 特定のメールアドレス：Zoho People 組織外の受信者にドキュメントを送信します。
    2. 特定のユーザー：Zoho People 組織内の受信者にドキュメントを送信します。
  7. 複数の受信者がいる場合は、順番に送信チェックボックスをオンにして、ドキュメントを指定した順番で送信します。 
  8. ドロップダウンを使用してマネージャーを選択すると、その従業員の直属の上長を受信者に含めることができます。
  9. ドロップダウンを使用して特定のユーザーを選択します。
  10. 含めたい従業員を検索して追加します。各受信者に対して、ドキュメント上で実行してほしい操作に基づいて役割を割り当てます。 受信者アクションの割り当てについて詳しくはこちら。
  11. 受信者の署名体験を向上させるために、メールと言語（インターフェイス言語）を選択します。
  12. 対象の受信者向けのメッセージを追加するには、該当するアイコンをクリックし、続けて［保存］をクリックします。
  13. 認証アイコンをクリックして認証を有効にし、その後保存をクリックすることで、メール OTP による署名者の認証を行うことができます。
  14. ［追加設定］では、有効期限の日付を設定し、リマインダーを追加し、自動 Web サイトリダイレクト機能を使用できます。自動 Web サイトリダイレクト機能を使用できるのは、Zoho Sign エンタープライズアカウントをお持ちのユーザーのみであることにご注意ください。
  15. ファイルのコピーをデータ担当者に送信するか、従業員ルックアップ項目から 1 名を選択して送信することもできます。
  16. ［送信］をクリックします。
  17. Zoho Sign のドキュメントビューアーページにリダイレクトされます。ここで、必要な項目をドキュメント上にドラッグ＆ドロップする必要があります。
  18. ［送信］をクリックします。
  19. 確認ダイアログボックスで［確定］をクリックします。

Zoho Sign テンプレートから署名用にドキュメントを送信する

ここでは、Zoho People の組織ファイルにある、または Zoho Sign から直接利用できるテンプレートを使用して、署名用の文書を送信できます。Zoho Sign テンプレートを組織ファイルに追加する方法と、Zoho Sign でテンプレートを作成する方法を参照してください。
  1. Zoho People のダッシュボードから、Operations に移動し、いずれかのフォームを選択します（例：従業員情報）。
  2. 従業員データをクリックし、詳細表示の一番下までスクロールして、E-siganture ドキュメント セクションを見つけます。
  3. + ボタンをクリックして、署名用に送信 タブの詳細表示を開きます。
  4. 詳細表示で、Zoho Sign テンプレート を選択し、ドロップダウンから必要なテンプレートをクリックして選択します。
  5. 既存のフォルダーを選択するか、追加する folder をクリックして新しいフォルダーを作成します。
  6. ドキュメント名を入力します。
  7. 必要に応じて、受信者へのメッセージを追加することもできます。
  8. 次の 2 種類の受信者タイプのいずれかを選択します。
    1. 特定のメールアドレス：Zoho People 組織に所属していない受信者にドキュメントを送信します。
    2. 特定のユーザー：Zoho People 組織内の受信者にドキュメントを送信します。
  9. 複数の受信者がいる場合は、ドキュメントを順番に送信するには「送信する in 順番」 ボックスをオンにします。
  10. ドロップダウンを使用して Manager を選択すると、その従業員の直属の上長を受信者に含めることができます。
  11. ドロップダウンを使用して Specific ユーザー を選択し、検索して対象の従業員を追加します。
  12. 各受信者に対して、ドキュメント上で実行してほしい操作に基づいてロールを割り当てます。受信者アクションの割り当てについての詳細はこちら
  13. 受信者の署名体験を向上させるために、メールと言語（インターフェイス言語）を選択します。
  14. 対象の受信者向けのメッセージを追加するには、該当するアイコンをクリックし、続けて 保存 をクリックします。
  15. 認証アイコンをクリックして認証を有効にし、その後 保存 をクリックすることで、メール OTP による署名者認証を行うことができます。
  16. Additional 設定 では、有効期限の日付を設定したり、リマインダーを追加したり、Automatic Webサイト Redirection 機能を使用できます。Automatic Webサイト Redirection 機能を使用できるのは、Zoho Sign エンタープライズアカウントをお持ちのユーザーのみであることに注意してください。
  17. 送信する をクリックします。
  18. Zoho Sign のドキュメントビューアーページにリダイレクトされるので、そこで必要な項目をドキュメント上にドラッグ＆ドロップする必要があります。
  19. 送信する をクリックします。
  20. 確認ダイアログボックスで 確定 をクリックします。

メール受信トレイからドキュメントに署名する方法を参照してください