コマンドセンターは、プロセス管理に役立つツールです。ビジネスモデルをオンラインで視覚化し、管理できます。特に、複数の部門があり、幅広い商品やサービスを扱っていて、さまざまな種類の業務が行われるような組織において、業務プロセスを一元管理するのに役立ちます。
コマンドセンターの効果的な使用例をいくつか見てみましょう。
その他の利用例もご参照ください
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Zylkerファイナンスでは、中小規模の組織に対して金融支援を行っています。融資の申請者は、融資申請書に必要な情報を入力して提出し、次のプロセスに進みます。このプロセスでは、提出された申請書は、所定の金額が承認されるまでに、承認前、書類審査、資金準備、法的審査、最終審査など、様々なステージや部門を通過します。申請書の処理を進め、プロセスを完了するまでの一連の流れにおいて、それぞれのプロセスが重要です。このプロセスをオンラインで視覚化することで、申請書が止まったステージはどこか、スキップされたステージがないかどうかを手軽に把握できます。また、各ステージに要した時間などを確認することも可能です。
コマンドセンターのプロセス作成画面は、視覚的に使用できます。CRMの複数のタブから、ステージと遷移を追加できます。プロセス完了の期限を設定したり、ステージ間に自動処理を追加したりできます。さまざまなタブをまたがって遷移時の処理を設定することも可能です。コマンドセンターでのプロセスの表示例:
Zyller物流では、サプライチェーン管理事業を運営しています。生産から配送までのサイクルを完了するには、様々な部門、生産部門、仕入先、物流業者、その他の外部業者とのやりとりが発生します。サプライチェーン管理(SCM)の流れ:
購入者が商品に興味を示した時点から商品が消費者に届くまでの一連の流れにおいて、サプライチェーン管理(SCM)では、さまざまな人や組織が関与します。サプライチェーン管理(SCM)において、すべての段階や関係者が重要です。対応状況について定期的に細かく確認し、状況を正確に把握することが欠かせません。
コマンドセンターを使用してプロセスをオンライン上に再現し、見える化することで、現在の段階やその次の段階、停滞している段階などを把握できます。また、特定の段階においてかかった時間なども把握できるようになります。
この仕組みは、既存のプロセスの見直しや、きめ細やかなコスト管理、顧客の購入行動の予測などにも役立ちます。リードナーチャリング活動などへのヒントも得ることができ、組織の売上向上にもつなげることができます。
ブループリント
と同様に、コマンドセンターでは状態と遷移を設定する必要があります。
状態
とは、プロセスのさまざまなステージ(ステップ、段階)のことです。たとえば、上記の融資承認プロセスでは、事前承認待ち、手動承認待ち、書類審査などの状態があります。Zoho CRMのさまざまなタブに応じて、各状態を設定できます。状態についての
詳細はこちら
をご参照ください。
遷移
とは、プロセス内の2つの状態を関連付けるリンクです。データをある状態から別の状態に移動するために必要な条件を設定できます。たとえば、融資申請を[書類審査]から[融資却下]に移動するのに必要な条件を、[遷移却下]で設定します。状態についての
詳細はこちら
をご参照ください。
コマンドセンターの設定が、ブループリントの設定と同じであることをご理解いただけたと思います。
ブループリントの設定
についてもご参照ください。
コマンドセンターで作成できるプロセス数は、利用中のZoho CRMのプランによって異なります。各プロセスやモデルには、5つの異なるバージョンを作成できますが、一度に1つのバージョンのみ有効にできます。
コマンドセンターの設定手順:
プロセスを作成するには、次の手順を実行します:
すぐに実行する処理
:発注時に仕入先にメール通知を送信したい場合や、注文確定時に顧客にSMSで決済リンクを送信したい場合を考えてみましょう。設定例:
遷移を実行するタイミングを選択できます(必須設定):
以下の自動生成シグナルから、トリガーを選択できます:
履歴に差し込み項目を挿入して、特定の遷移に至るまでのデータのプロセス全体を確認できます。たとえば、以下の画像では、遷移が関連するプロセス、遷移名、実行日時、実行した処理と結果が表示されています。
プロセスを設計するには:
最初の状態において複数の遷移がある場合、遷移は、設定の一覧で表示されている順番で適用されます。必要に応じて、優先度の順番を設定することで、実行順を変更できます。
融資承認プロセスの例を見てみましょう。「事前承認待ち」の状態において、「情報不足」と「承認上限超過」という2つの遷移がある場合、表示されている順番で遷移が適用されます。遷移を並べ替える場合、遷移をドラッグ&ドロップして希望の順番に並べ替えます。
プロセス全体の期限を設定できます。たとえば、見込み客の獲得に関するプロセスを設定する場合、見込み客の獲得状態になった後の、プロセスの期限を設定できます。プロセスの設定時または設定後に、期限を追加できます。プロセスを選択し、
[期限]
タブに移動して、
[プロセスに期限を設定]
をクリックします。
プロセスが終了すべき
期限
の日、時間、分に数値を設定する必要があります。
プロセス開始から数日後、または、該当の状態になって(例:見込み客が精査済みになる)から数日後が期限になるように選択できます。データをエスカレーションするか、別の状態に移動するかを設定できます。
期限を設定すると、完了状態に達したデータの数を把握でき、特定の状態で止まっているデータに関する対応を実行できます。
1つのプロセスに最大5件のバージョンを作成できますが、一度に有効にできるのは1件だけです。有効なプロセスを編集するには、次の3つの方法があります:
コマンドセンターでプロセスを作成すると、利用中のZoho CRMアカウントに、「コマンドセンター」と呼ばれるシステム定義のタブが追加されます。特定のプロセスに関連するデータを表示でき、ID、コマンドセンターの開始日、コマンドセンターの期限、状態の期限などに応じて抽出できます。複数のモデルがある場合、カスタムビューを使用して、対象のモデルを抽出して表示できます。スマートフィルターを使用して、特定のデータを表示することもできます。
プロセスの並べ替え
:コマンドセンターのプロセスは、表示順に応じてデータに適用されます。作成したすべてのプロセスが、作成順に一覧表示されますが、[プロセス管理] → [コマンドセンター]から
[プロセスの並べ替え]
オプションをクリックして、プロセスを並べ替えることができます。プロセスを並べ替えると、新しい順番に基づいて、プロセスがデータに適用されます。
プロセスの無効化
:
ステータスボタン
を切り替えると、プロセスを無効にできます。 一旦無効にすると、再度有効にするまで、新しいデータにはプロセスが適用されなくなります。ただし、プロセス内のデータには引き続き適用されます。
プロセスの削除
:プロセスにカーソルを合わせて、
削除アイコン
をクリックすると、プロセスを削除できます。プロセスを削除する前に、以下の留意事項をご確認ください:
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。